Tuy nhiên, để có kỹ năng để làm sự kiện thì Event Manager (Quản lý sự kiện) phải có đầy đủ các tố chất thiết yếu: óc tổ chức tốt, có khả năng quản lý quĩ thời gian, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp tốt, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp.
Dưới đây là 10 kỹ năng cần thiết của một Event Manager (Quản lý sự kiện)
1. Chú ý đến từng chi tiết
Đây là kỹ năng tối cần thiết của một Event manager. Bởi mỗi một sự kiện đều có hàng trăm thậm chí hàng nghìn hạng mục lớn nhỏ, liên quan chặt chẽ đến nhau và ảnh hưởng để thành bại của sự kiện. Quản lý sự kiện không chỉ bao quát tổng thể và còn phải để tâm từng chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo sự kiện vận hành trơn tru.
Có một tố chất rất cần để có thể hoàn thành tốt cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát. Ở vị trí giám sát, Quản lý sự kiện không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết, Quản lý sự kiện cần nắm được yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực/ hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.
2. Xử lý vấn đề
Sự kiện càng to thì càng có nhiều vấn đề xảy ra và hoàn toàn khó đoán trước. Người quản lý sự kiện cần có cái đầu lạnh, sự bình tĩnh để xử lý mọi vấn đề xảy ra theo cách hiệu quả nhất. Nếu không, mọi thứ sẽ trở nên “rối như tơ vò” và dẫn đến khủng hoảng không cần thiết. Cần có khả năng bao quát mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết vấn đề và những khó khăn một cách nhanh chóng.
3. Giao tiếp
Từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện, người quản lý sẽ phải gặp gỡ, làm việc với rất nhiều người: từ nghệ sĩ, đạo diễn đến nhà cung cấp, nhà tài trợ hay chính đội ngũ chạy chương trình. Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa để mọi thông tin về chương trình được truyền tải đến mọi người một cách rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh đó, giao tiếp không đơn thuần là nói mà còn phải biết lắng nghe để hiểu và nhìn ra các vấn đề còn khúc mắc của sự kiện.
4. Đàm phán
Có rất nhiều việc cần đàm phán trong sự kiện: đàm phán với cấp trên, với đối tác, đàm phán thuê địa điểm, đàm phán giá cả với nhà cung cấp, đàm phán thời gian, mức thù lao với nghệ sĩ, đàm phán với nhà tài trợ, thậm chí phân chia công việc cho team cũng là cả một quá trình đàm phán. Quản lý sự kiện cần phải có khả năng giao tiếp và đàm phán: phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
5. Làm “dâu trăm họ”
Với cường độ công việc nhanh, đặc biệt là thời điểm gấp rút chuẩn bị cho các sự kiện lớn, bạn sẽ khó tránh khỏi những lúc stress, căng thẳng với đồng nghiệp cũng như những đối tác của mình. Vì vậy, bạn phải rèn luyện cho mình kỹ năng kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống. “Giữ bình tĩnh” là kỹ năng quan trọng mà người trong ngành tổ chức sự kiện cần có.
Người ta nói làm nghề quản lý sự kiện là “làm dâu trăm họ”, là phải “ba đầu sáu tay” để giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra trong suốt quá trình từ khâu chuẩn bị đến lúc chương trình diễn ra. Có thể đang làm việc này nhưng bạn sẽ phải trả lời mọi người việc khác, hoặc nghe điện thoại hoặc kiểm tra hạng mục chuẩn bị. Nếu không có kỹ năng này, khả năng bị stress sẽ cao hơn hẳn và mọi việc dễ bị rối và chậm tiến độ.
6. Quản lý ngân sách tốt
Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Quản lý sự kiện không chỉ đảm bảo mọi thứ đúng tiến độ, đúng guồng quay mà còn phải chắc chắn ngân sách không bị vượt quá so với dự định. Cần chặt chẽ ngay từ đầu với check-list chuẩn chỉnh bao gồm đầy đủ các hạng mục cùng một vài dự tính cho phát sinh. Để thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân sách, trước hết cần phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra.
7. Quản lý thời gian
Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Lên một kế hoạch chi tiết với các đầu việc cụ thể và thời gian chính xác đến từng phút sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả bất ngờ.
8. Sáng tạo
Sáng tạo ở đây không chỉ dừng lại ở các ý tưởng thể hiện trong chương trình. Để có được sự sáng tạo trong từng yếu tố của một Sự kiện thì cảm hứng chính là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không. Nhiều khi sáng tạo bắt đầu từ những tình huống giải quyết vấn đề nhỏ nhoi để mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Kỹ năng này không hẳn đã có sẵn ở từng người mà có thể trau dồi dần bằng cách quan sát kỹ lưỡng sự vật và sự việc xảy ra xung quanh mình. Những ý tưởng mới còn có thể được bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống.
9. Kỹ năng viết Kịch bản
Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.
11. Quản lý rủi ro
Đã gọi là Sự kiện thì không thể tránh được những sai sót dù lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình. Nhưng đối với một Quản lý sự kiệnh, việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều hết sức quan trọng.
Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người Quản lý sự kiện luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …
