TÓM TẮT:
Mô hình tập đoàn kinh tế đang bộc lộ nhiều hạn chế như: hiệu quả kinh doanh thấp chưa tương xứng với những lợi thế và sự đầu tư của Nhà nước; chưa phát huy tốt vai trò chủ lực trong nền kinh tế; công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản còn nhiều bất cập;... Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó, trong đó có nguyên nhân quan trọng là hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn chưa được thiết lập và vận hành hiệu quả. Qua đó, bài viết tập trung phân tích thực trạng tình hình và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế ở Việt Nam hiện nay.
Từ khóa: Tập đoàn kinh tế, kiểm soát nội bộ, kế toán, công ty mẹ, công ty con, doanh nghiệp.
I. Đặt vấn đề
Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho tập đoàn kinh tế. Thông thường, hệ thống này sẽ được hoàn thiện cùng với sự phát triển của tập đoàn nhằm mục đích:
- Giảm thiểu nguy cơ gây ra rủi ro trong sản xuất kinh doanh (SXKD) (các sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...);
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp;
- Đảm bảo tính chính xác, tin cậy của các số liệu kế toán và Báo cáo tài chính (BCTC);
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp;
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra;
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Hệ thống KSNB hữu hiệu là nhân tố chủ chốt của một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hiệu lực và điều này rất quan trọng đối với những đơn vị có sự tách biệt giữa chủ sở hữu với người điều hành.
Tuy nhiên, hệ thống KSNB tại các tập đoàn hiện nay vẫn tồn tại những hạn chế vốn có như: Do sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn trong việc xây dựng các quy định, chính sách, thủ tục kiểm soát không phù hợp; sự vô ý, bất cẩn, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên; sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý nhằm phục vụ lợi ích riêng; sự lỗi thời, lạc hậu của các thủ tục kiểm soát do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi. Như vậy, việc hoàn thiện hệ thống KSNB để có thể phát hiện và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động của đơn vị là hết sức cần thiết.
II. Thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế Việt Nam hiện nay
1. Đặc thù quản lý
Theo kết quả khảo sát, nhà quản lý tại các doanh nghiệp trong các tập đoàn đều đặt ra yêu cầu về việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị. Chiếm 88% doanh nghiệp trả lời phiếu khảo sát (28/32) đánh giá lãnh đạo của các doanh nghiệp trong tập đoàn đã gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên noi theo. Do việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB là trách nhiệm của các nhà quản lý tại mỗi doanh nghiệp nên cần quan tâm đến đặc thù quản lý tại các doanh nghiệp đặc biệt là tại công ty mẹ. Hệ thống KSNB tại mỗi công ty thành viên chịu ảnh hưởng rất lớn từ quan điểm, phong cách, triết lý của các nhà lãnh đạo cấp cao tại công ty mẹ. Ví dụ: Theo kết quả khảo sát, 84% cho rằng nhà quản lý tại các doanh nghiệp trong tập đoàn đã nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp, thỏa đáng. Quan điểm ứng xử với rủi ro của các nhà quản lý cấp cao của các doanh nghiệp trong tập đoàn, đặc biệt là của công ty mẹ ảnh hưởng quyết định đến việc thiết lập và vận hành các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu các rủi ro đó. Tuy nhiên, công tác đánh giá rủi ro của các nhà quản lý cấp cao công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong tổng công ty vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là trên cơ sở sử dụng bộ máy giúp việc chuyên trách về đánh giá rủi ro với những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học.
2. Bộ máy kiểm soát
Thông thường ban kiểm soát tại tập đoàn do Đại hội cổ đông bầu ra, là bộ phận kiểm soát các hoạt động của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông. Tuy nhiên qua khảo sát điều tra thì có đến 18/32 (chiếm 56%) doanh nghiệp trả lời phiếu khảo sát đánh giá ban kiểm soát chưa hoàn thành tốt công việc và trách nhiệm được giao. Một trong những nguyên nhân của tình trạng hoạt động chưa hiệu quả, mang nặng tính hình thức của một số ban kiểm soát trong các đơn vị thành viên tổng công ty là thành viên ban kiểm soát còn hạn chế về năng lực, trình độ chuyên môn. Theo quy định hiện nay phải có ít nhất một thành viên trong ban kiểm soát có chuyên môn về tài chính kế toán, tuy nhiên tại một số ban kiểm soát qua khảo sát thực tế nhận thấy thành viên có chuyên môn về tài chính kế toán lại thiếu kinh nghiệm, chưa từng làm công tác kế toán tổng hợp, vì vậy việc kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán tại tập đoàn gặp rất nhiều khó khăn. Hơn thế nữa, tính độc lập và tinh thần trách nhiệm của thành viên ban kiểm soát còn nhiều hạn chế. Thành viên an kiểm soát được bầu vốn là các cán bộ từ các phòng, ban chức năng trong công ty, do có mối quan hệ quen biết từ trước nên trong quá trình kiểm tra, kiểm soát còn có sự nể nang, chưa làm hết trách nhiệm. Hoạt động của hầu hết các ban kiểm soát trong các công ty trực thuộc tập đoàn còn phụ thuộc vào ý chí và định hướng của HĐQT.
3. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận trong hệ thống KSNB của một đơn vị, có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị. Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong tập đoàn hiện nay đều không tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Tại công ty mẹ và một số công ty con cấp 1 có quy mô lớn, có đầu tư vốn vào các công ty con cấp 2 thì trong phòng/ban tài chính kế toán bố trí một số cán bộ chuyên trách việc kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán của các công ty con, và đơn vị trực thuộc. Qua kết quả trả lời phiếu khảo sát, hầu hết các ý kiến trả lời 31/32 (chiếm 97%) đánh giá cao vai trò của kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn thông qua việc phỏng vấn trực tiếp thì có không ít các nhà quản lý tại các doanh nghiệp trong tập đoàn chưa hiểu đúng về bản chất, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ, còn có suy nghĩ nếu tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ bị chống chéo, lãng phí vì hàng năm đơn vị vẫn phải đi thuê kiểm toán độc lập và vẫn còn tâm lý không muốn tự hình thành một bộ phận để kiểm tra, soát xét lại hoạt động của chính mình.
Qua khảo sát, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp trong các tập đoàn nhận thấy mỗi một doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về quy mô, cách thức tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, song nhìn chung việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB đều có những ưu điểm và hạn chế như sau:
- Ưu điểm:
+ Các doanh nghiệp trong tập đoàn có môi trường kiểm soát bên trong thuận lợi để duy trì và tổ chức hệ thống KSNB nhằm phát huy tác dụng của hệ thống này trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp. Các nhà quản lý công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn luôn nhận thức sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp. Lãnh đạo các doanh nghiệp trong tập đoàn đều đặt ra yêu cầu về việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị. Lãnh đạo của các doanh nghiệp đã gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên noi theo. Các chính sách, thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm của mỗi đơn vị và phù hợp với đặc thù chung của các doanh nghiệp.
+ Hệ thống kế toán được tổ chức phù hợp tại các doanh nghiệp các tập đoàn cả về tổ chức bộ máy kế toán cũng như quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kiểm toán (BCKT) tuân thủ theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Công tác thu nhận thông tin kế toán (TTKT) tại các doanh nghiệp trong tập đoàn đã được chuẩn hóa thông qua việc quy định cụ thể biểu mẫu, cũng như quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn trước khi ghi sổ. Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, các doanh nghiệp trong tập đoàn đã thiết kế các chứng từ hướng dẫn đáp ứng yêu cầu thu nhận thông tin kế toán được nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống TKKT được vận dụng phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp.
+ Các thủ tục kiểm soát được các doanh nghiệp trong tập đoàn áp dụng đã hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như: bất kiêm nhiệm; ủy quyền và phê chuẩn; phân công, phân nhiệm đã được vận dụng trong xây dựng các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát đã được các doanh nghiệp trong tổng công ty “luật hóa” bằng hệ thống các văn bản như quy trình, quy chế, quy định nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát được thực thi trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Hạn chế:
+ Nhận thức về hệ thống KSNB của một số nhà quản lý trong một vài doanh nghiệp của các tập đoàn còn chưa đầy đủ. Tính chính trực và giá trị đạo đức được các doanh nghiệp trong tập đoàn coi trọng nhưng các nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp chưa có chiến lược xây dựng và duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức như một nét văn hóa riêng của doanh nghiệp. Các quy định riêng của từng doanh nghiệp về tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách ứng xử trong công việc chưa được nghiên cứu, ban hành và tổ chức thực hiện
+ Tính độc lập, khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của kiểm soát viên hoặc thành viên ban kiểm soát tại các doanh nghiệp trong tập đoàn chưa thực sự đảm bảo vì các lý do như: Kiểm soát viên tại công ty mẹ được hưởng mọi chế độ đãi ngộ tại đơn vị; thành viên ban kiểm soát của hầu hết các doanh nghiệp còn kiêm nhiệm chức vụ cấp phó các phòng ban chức năng.
+ Kiểm toán nội bộ, chưa được tổ chức tại các doanh nghiệp trong các tập đoàn. Điều này làm giảm đi một mắt xích quan trọng trong việc giám sát, phát hiện kịp thời các khiếm khuyết, hạn chế của hệ thống KSNB trong quá trình vận hành.
+ Hệ thống kế toán còn bộc lộ nhiều hạn chế, dẫn đến quá trình thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán không đầy đủ, kịp thời, chính xác ảnh hưởng tới việc ra quyết định quản lý, điều hành của các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
Có thể nói, sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB như đã nêu trên là vô cùng bức bách và tối quan trọng cho mọi tổ chức. Tuy nhiên, hệ thống KSNB bao gồm những thành phần gì, phương pháp xây dựng ra sao, phương pháp nào để đánh giá tính khả thi của hệ thống KSNB, phương pháp nào để cải tiến hệ thống KSNB… vẫn còn là thắc mắc của rất nhiều tổ chức. Một số tổ chức mơ hồ về hệ thống KSNB. Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa KSNB và kiểm toán nội bộ. Nhiều tổ chức mơ hồ về phương pháp tiến hành xây dựng hệ thống KSNB. Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tương quan của hệ thống KSNB và hệ thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức. Nhiều tổ chức gọi tên và nhiệm vụ của KSNB bằng những tên gọi khác và mang những ý nghĩa khác… Tất cả các vấn đề trên cần phải được giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận thức đầy đủ về hệ thống KSNB, các thành phần, phương pháp xây dựng, phương pháp đánh giá và cải tiến,… một cách bài bản và hệ thống.
III. Một số giải pháp
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát.
Một là, quan điểm, nhận thức và trách nhiệm trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao của công ty mẹ có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của hệ thống KSNB. Các nhà quản lý cấp cao tại mỗi tập đoàn kinh tế hay tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con cần xác định một triết lý kinh doanh phù hợp, tạo ra bản sắc văn hóa của doanh nghiệp, gắn kết các cá nhân trong doanh nghiệp làm việc với tinh thần trách nhiệm chung cho sự thành công của doanh nghiệp và hướng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh. Ngoài ra, Nhà nước cần ban hành văn bản pháp lý quy định trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao tại doanh nghiệp trong việc xây dựng và duy trì hệ thống KSNB và phải công bố kết quả đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB như đối với các doanh nghiệp ở Mỹ.
Hai là, bố trí cơ cấu HĐQT hợp lý với những thành viên độc lập bên ngoài không tham gia điều hành để tạo lập một cơ chế kiểm soát khách quan và công bằng thành lập đầy đủ các ban tư vấn, giúp việc cho HĐQT của công ty mẹ, trong đó nên có các ban kiểm toán và ban quản lý rủi ro, những ban này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của HĐQT công ty mẹ trong việc định hướng chiến lược, quyết định các vấn đề lớn của tập đoàn, tổng công ty, cũng như chỉ đạo, giám sát ban điều hành sẽ giảm đi rất nhiều nếu chỉ sử dụng các phòng ban chức năng thuộc ban điều hành mà không có bộ máy giúp việc đầy đủ và độc lập.
Ba là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp với từng thời điểm và từng vị trí công việc cụ thể. Các doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn ở Việt Nam tùy theo điều kiện cụ thể có thể tham khảo chính sách nhân sự mở, tuyển dụng những nhân viên có bằng cấp và chuyên môn làm việc được ngay cho vị trí yêu cầu, giảm thiểu chi phí đào tạo hoặc vận dụng chính sách nhân sự, đó là quan tâm tới công tác đào tạo nâng cấp trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, thực hiện đào tạo chéo trong nội bộ doanh nghiệp, luân chuyển nhân viên qua nhiều vị trí công tác để họ hiểu được quy trình chung và trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Bốn là, phát huy vai trò, trách nhiệm của ban kiểm soát trong hệ thống KSNB thông qua việc lựa chọn, bổ nhiệm những thành viên ban kiểm soát có trình độ chuyên môn về tài chính, kế toán, am hiểu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo tính độc lập với bộ máy quản lý điều hành..
Năm là, công tác kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hệ thống KSNB, vì vậy cần phải lập kế hoạch đầy đủ cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Kế hoạch có ý nghĩa định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp, nhận diện các rủi ro có thể xảy ra và là cơ sở đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn sẽ không hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững nếu nhà quản lý cấp cao chỉ quan tâm đến các kế hoạch ngắn hạn, gắn với nhiệm kỳ công tác như hiện nay.
Sáu là, môi trường kiểm soát bên ngoài có tác động rất lớn đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của các doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn. Đối với các tập đoàn kinh tế sử dụng một lượng lớn tiền vốn, tài sản của Nhà nước vào hoạt động SXKD, vì vậy rất cần có sự kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn nhà nước của một cơ quan quản lý cấp trên do nhà nước thành lập với những thẩm quyền đặc biệt.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. LATS Nguyễn Thị Lan Anh (2013): “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam”.
2. VAS 400.
3. Đặng Thái Hùng (2008): “Củng cố và kiện toàn bộ máy kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn kinh tế”.
4. Nguyễn Thị Phương Hoa, Giáo trình kiểm soát quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, 2009.
5. Ngô Thế Chi, Đoàn Xuân Tiên, Vương Đình Huệ (1995), Kế toán - Kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính - Hà Nội.
PROPOSING SOLUTIONS TO REINFORCE THE INTERNAL CONTROL SYSTEMS OF VIETNAMESE BUSINESS CORPORATION
MA. LE THI HOA
Faculty of Accounting, University of Economic and Technical Industries
ABSTRACT:
The business corporation model in Vietnam is facing a few limitations, such as low business efficiency and lack of management in capital and assets of corporations. There are several reasons for these limitations. In which, the most important reason is that the internal control systems of these corporations are not effective, or even some corporations have not yet establish their internal control systems. This study analyses the current situation and proposes some solutions to reinforce the internal control systems of Vietnamese business corporations.
Keywords: Business corporations, internal control, accounting, parent companies, subsidiaries, enterprises.
Xem toàn bộ ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 03 tháng 03/2017 tại đây
