Giải pháp áp dụng lệnh giao hàng điện tử (E-D/O - Electronic Delivery Order) trong hoạt động giao nhận vận tải biển cho các hãng tàu container tại Hải Phòng

ThS. Trần Hải Việt (Bộ môn Kinh tế Ngoại thương, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Hàng hải)

TÓM TẮT:

Thông qua phân tích những ưu, nhược điểm của việc sử dụng lệnh điện tử tại khu vực cảng miền Nam trong hoạt động giao nhận container, bài viết chỉ ra tính cấp thiết cần nhanh chóng sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động giao nhận container cho các hãng tàu tại Hải Phòng. Điều này nhằm giảm dần việc sử dụng lệnh giấy và nhân lực cho việc chuyển lệnh từ văn phòng hãng tàu xuống khu vực bãi container và kho CFS.

Từ khóa: Lệnh điện tử, chứng từ điện tử, cảng Hải phòng, container.

1. Đặt vấn đề

Chi phí logistics hiện chiếm 20,9% GDP của Việt Nam (theo thống kê của Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam - VLA năm 2019). Nguyên nhân chủ yếu do chưa điện tử hóa được các quá trình nghiệp vụ, thậm chí có những nghiệp vụ vẫn thuần túy dùng sức người như nghiệp vụ phát và sử dụng lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) giữa các hãng tàu, cảng và chủ hàng. Điều này khiến rắc rối phát sinh, tốn thời gian, công sức của các bên khi nhầm lẫn thông tin, thất lạc lệnh gốc,… Đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh Covid 19 bùng phát vừa qua, việc tập trung một số lượng lớn người ở văn phòng các hãng tàu để nhận lệnh từ bộ phận chứng từ tạo ra rất nhiều rủi ro và nguy cơ lây nhiễm. Do đó, cảng và các hãng tàu đã bắt đầu áp dụng lệnh điện tử Electronic Delivery Order (e-D/O) thay thế cho lệnh giấy truyền thống.

Theo tính toán của Hiệp hội VLA, lợi ích khi chuyển sang giao dịch e-D/O là rất lớn. Cụ thể, (1) Tiết kiệm nhiều thời gian (hàng ngàn ngày công) so với giao nhận D/O giấy (cho mảng LCL và giao nhận hàng không - airfreight) với số lượng hơn 2 triệu giao dịch D/O giấy/năm trên phạm vi cả nước; (2) Giải phóng lao động (khoảng 3 ngàn người) để tham gia các công đoạn giá trị gia tăng khác của ngành logistics; (3) Tránh rủi ro từ việc giao nhận và kiểm soát giao dịch một lượng tiền mặt rất lớn cho giao dịch D/O giấy/ năm trên phạm vi cả nước.

Tuy nhiên, chỉ có khu vực cảng phía Nam là áp dụng triệt để lệnh điện tử với các hãng tàu, còn khu vực cảng phía Bắc, tập trung chủ yếu ở cảng Hải Phòng thì e-D/O vẫn chưa được quan tâm và chủ động sử dụng. Điều này đặt ra nhu cầu cấp thiết phải có các biện pháp thúc đẩy nhanh quá trình điện tử hóa lệnh giao hàng nói riêng và các chứng từ xuất nhập khẩu nói chung.

2. Thực trạng áp dụng lệnh điện tử trong hoạt động giao nhận vận tải biển Việt Nam

Trong hoạt động giao nhận vận tải đường biển thì Delivery Order (D/O) là 1 chứng từ quan trọng giúp bên chủ hàng hoặc bên được ủy nhiệm tiến hành lấy hàng tại các bãi Container Yard (C/Y) hoặc các kho Container Freight Station (CFS). Hiện nay, nghiệp vụ phát lệnh và lấy lệnh, xuất trình lệnh bước đầu được điện tử hóa, chủ yếu tập trung tại các cảng phía Nam. Giải pháp tổng thể được áp dụng qua cách thực hiện của cụm cảng miền Nam có thể thấy lợi ích đạt được là không hề nhỏ. Cụ thể, có 4 bên có những lợi ích riêng. (Bảng 1, Hình 1)

Bảng 1. Dự báo lượng hàng thông qua hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2030

Bảng 1. Dự báo lượng hàng thông qua hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2030

Hình 1: Quy trình sử dụng lệnh giao hàng điện tử

Hình 1: Quy trình sử dụng lệnh giao hàng điện tử

2.1. Đối với các công ty xuất nhập khẩu

Tiết kiệm tới 2/3 các bước phát hành và giảm thiểu gần như tối đa các tranh chấp liên quan đến hóa đơn. Rút ngắn thời gian thanh toán đối với các hãng tàu sử dụng hệ thống dịch vụ ngân hàng trong nước, quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian phát hành đến khách hàng cho mỗi bộ lệnh và hóa đơn kèm theo. Doanh nghiệp không phải chờ đợi nhận lệnh giao hàng và hóa đơn từ bộ phận kế toán cũng như bộ phận hàng nhập tại quầy giao dịch của hãng tàu - hóa đơn hãng tàu phát hành ra phải gửi bưu điện như cách làm với hóa đơn giấy. Người mua sẽ nhận được cả lệnh EDO và hóa đơn bằng email dù đang ở bất cứ nơi nào chỉ cần có internet.

Giảm chi phí về giấy in, mực in, chi phí chuyển phát nhanh hóa đơn cho khách hàng, chi phí kê khai lưu trữ hóa đơn. Khách hàng không lo tình trạng thất lạc lệnh chưa xử lý, hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong khi chuyển phát. Đối với hãng tàu sẽ giảm chi phí thuê văn phòng, bố trí khu vực quầy phát lệnh và nơi chờ đợi tới lượt nhận lệnh. Doanh nghiệp nhận hàng cũng không phải bố trí nhân lực để đi tới các hãng tàu ở những nơi khác nhau.

Doanh nghiệp sử dụng lệnh điện tử sẽ đảm bảo độ bảo mật thông tin, an toàn và hạn chế rủi ro thất lạc hoặc sai sót. Không bị làm giả chứng từ nhờ vào chuỗi mã số bảo mật trên lệnh được khởi tạo theo quy tắc riêng của mỗi hãng tàu. Doanh nghiệp nhận lệnh cũng không sợ bị thất lạc lệnh giấy giống như trước đây, mọi lệnh đều là điện tử có thể lấy lại qua hệ thống email đã được gửi. Bên cạnh đó, lệnh điện tử còn tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hiệu quả; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ giấy…

2.2. Đối với cơ quan quản lý, hải quan                        

Áp dụng lệnh điện tử giúp công tác quản lý, giám sát, điều tra hiệu quả hơn. Thực hiện theo hướng hiện đại hóa qua việc áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, thống kê, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Ngoài ra, còn giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn tập trung; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để kết nối lô hàng, kết nối cảng, kết nối với doanh nghiệp khai hải quan; loại bỏ chi phí thời gian đối chiếu các chứng từ khi kiểm tra cước vận chuyển, chi phí tính vào giá hàng.

2.3. Đối với cảng                     

Tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí, đảm bảo chính xác, giảm bớt nhân lực. Chỉ mất 2 phút để hoàn tất các thủ tục đăng ký nghiệp vụ, nâng hạ 1 lô hàng/ container, giúp cảng chủ động về kế hoạch làm hàng theo yêu cầu của chủ hàng và đảm bảo tài chính. Hỗ trợ thay đổi thông tin lô hàng/ số container ngay cả khi giao dịch đã hoàn tất; kiểm soát chặt chẽ, giảm rủi ro thất thoát, mất mát về tiền mặt.

2.4. Đối với hãng tàu                     

Thanh toán nhanh chóng qua NAPAS, thanh toán điện tử qua Internet Banking là dịch vụ giúp khách hàng thanh toán hữu hiệu 24/7 chỉ trong vài phút, bằng cách ủy quyền cho ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, tự động thanh toán cho hãng tàu, cảng bãi.

Lệnh điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ số, hệ thống máy tính. Chính vì vậy, việc khởi tạo và phát hành lệnh trở nên thuận tiện giúp doanh nghiệp hạn chế những sai sót trong quá trình tạo và phát hành. Cũng như đối với hóa đơn điện tử, dễ dàng chỉnh sửa trong quá trình tạo lập và đơn giản hóa thủ tục.

3. Thực trạng áp dụng lệnh điện tử tại các hãng tàu ở Hải Phòng

Hiện nay, có 36 hãng tàu Container tại Hải Phòng nhưng chỉ có 10 hãng tàu áp dụng dùng lệnh điện tử, chủ yếu là các hãng tàu container, gồm có: KMTC, MAERSK, SNK, HEUNG A, OOCL, NSS, YANGMING, GLS, VSICO, HOIWAH. Quy trình giao và sử dụng lệnh điện tử của các hãng tàu này còn nhiều công đoạn thủ công và chưa thực sự được coi là lệnh điện tử. Cách làm của 10 hãng tàu này đều được tiến hành theo phương thức như sau:

Bước 1: Khách hàng đăng ký địa chỉ email nhận E-D/O (lệnh giao hàng tích hợp giấy mượn cược container) theo mẫu và gửi bản gốc cho hãng tàu.

Bước 2: Sau khi nhận thông báo hàng đến (Arrival notice), khách hàng gửi thông tin đến hãng tàu để lên hóa đơn cước biển (O/F), các phụ phí (local charges) và tiến hành thanh toán qua ngân hàng.

Bước 3: Khách hàng cược toàn bộ container trên B/L (không tách cược) bằng hình thức chuyển khoản. Trường hợp khách hàng ủy quyền cho bên thứ 3 khác để cược container (công ty vận tải hoặc khách hàng trực tiếp), đề nghị cung cấp cho bên thứ 3 bản ủy quyền cược container và nhận lại tiền cược. Khách hàng sẽ xuất trình ủy quyền này khi làm thủ tục nhận lại tiền cược tại hãng tàu.

Bước 4: Sau khi thanh toán phí và cược container, bên nhập khẩu gửi email tới bộ phận hàng nhập của hãng tàu.

Bước 5: Bộ phận hàng nhập sẽ phát hành E-D/O bắt đầu từ ngày tàu cập bến và gửi tới quý công ty theo địa chỉ e-mail đăng ký trong khung giờ làm việc của hãng tàu. Khách hàng dùng bản in E-D/O này cho việc lấy hàng, trả rỗng theo đúng quy định của hãng tàu.

Bước 6: Đổi lệnh tại cảng. Sau khi nhận được email từ hãng tàu, khách hàng in E-D/O, đồng thời ký tên, đóng dấu công ty có tên trên lệnh. Khách hàng mang bộ lệnh giao hàng đã được ký tên, đóng dấu chức danh và dấu công ty kèm theo Chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu công ty nhận hàng (bản gốc) đến cảng đổi lệnh.

Cách làm như trên của các hãng tàu tại Hải Phòng còn chưa hoàn toàn điện tử hóa chứng từ D/O. Các thao tác của nhân viên hãng tàu còn quá nhiều để xử lý dữ liệu từ các chứng từ liên quan như B/L hoặc A/N để đưa thông tin dạng EDI sang phần mềm E-port của cảng. Hiện nay, có cảng Tân Vũ tại Hải Phòng đã áp dụng lệnh điện tử cho tất cả hãng tàu ra vào cảng này, tuy nhiên cách áp dụng không đồng đều, có sự sai khác về nghiệp vụ giữa các hãng tàu.

4. Giải pháp đẩy mạnh quá trình dùng lệnh điện tử tại các hãng tàu container ở Hải Phòng

4.1. Về phía hãng tàu

Hãng tàu và cảng phải đồng ý trao đổi dữ liệu điện tử để cảng giao container cho người nhận hàng. Cam kết bảo mật và lưu giữ an toàn các tài liệu, thông tin liên quan đến giao nhận container và thông tin, giao dịch của khách hàng. Dữ liệu điện tử trao đổi giữa hai bên có giá trị pháp lý như văn bản.

Hãng tàu phải cung cấp dữ liệu điện tử cho cảng, bao gồm: Số lệnh, thời hạn lệnh, mã của người nhận hàng (trong hệ thống của hãng tàu), số vận đơn, tên người nhận hàng, số container, tên tàu, số hiệu chuyến, nhiệt độ (đối với container lạnh), thông tin bổ sung (nếu có), danh sách mã người nhận hàng. Hãng tàu phải thông báo mã của người nhận hàng cho người nhận hàng (để đối chiếu với cảng), thông tin về container, hướng dẫn quy trình nhận hàng. Nếu hãng tàu có lỗi trong việc trao đổi dữ liệu điện tử gây thiệt hại cho cảng và/hoặc người nhận hàng thì phải bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp bất khả kháng (kể cả tấn công mạng).

Hãng tàu và cảng chỉ thực hiện hợp đồng giao nhận container sau khi xác nhận khả năng kết nối, xử lý giữa hệ thống điện tử của hai bên. Khả năng vận hành dịch vụ giao nhận container theo quy trình nghiệp vụ được thống nhất giữa hai bên bằng việc ký một văn bản gọi là “Biên bản nghiệm thu”. Cảng có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử từ hãng tàu, kiểm tra, đối chiếu thông tin, nhận bàn giao container từ tàu, làm phiếu xuất, tổ chức giao nguyên container cho người nhận hàng.

4.2. Về phía người nhận hàng

Người nhận hàng phải đăng ký sử dụng “lệnh giao hàng điện tử” để làm thủ tục nhận container hàng nhập và số điện thoại nhận OTP (mật khẩu giao dịch một lần), ký hợp đồng với cảng, dùng website chính thức của cảng để giao nhận container, truy vấn thông tin về lô hàng, container đã được đăng ký.

Người nhận hàng phải bảo mật tên truy cập, mật khẩu, bảo đảm an toàn và bí mật đối với dữ liệu lệnh giao hàng, mã nhận container (do hãng tàu cấp) và số đăng ký (do cảng cấp) không để lộ cho bên thứ ba, thông báo ngay cho cảng khi mật khẩu bị mất, đánh cắp. Cảng không chịu trách nhiệm về những thiệt hại do để mất, lộ tên truy cập, mật khẩu, sự kiện bất khả kháng. Người nhận hàng thừa nhận bất cứ truy cập nào bằng tên truy cập do cảng cung cấp đúng với mật khẩu truy cập đều được coi là người nhận hàng truy cập. Cần hiểu rằng, các giao dịch qua mạng internet tiềm ẩn rủi ro, sẵn sàng phối hợp với các bên giải quyết khi có sự cố.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Bộ Công Thương (2017, 2018, 2019), Báo cáo Thương mại điện tử Việt Nam năm 2017, 2018, 2019.
  2. Dương Văn Bạo (2013), Giáo trình Giao nhận vận tải quốc tế, NXB Hàng hải.
  3. Cục Hàng hải Việt Nam (2018), Đề án phát triển hệ thống cảng đến năm 2030.

SOLUTION FOR APPLYING ELECTRONIC DELIVERY ORDER IN MARITIME TRANSPORTATION AND FORWARDING OPERATION OF CONTAINER SHIPPING LINES IN HAI PHONG

Master. Tran Hai Viet

Department of International Economics, Faculty of Economics, Vietnam Maritime University

ABSTRACT:

By analyzing the advantages and disadvantages of the use of electronic delivery order (E-D/O) in containers forwarding operations among shipping lines, importers and ports at Southern sea ports of Vietnam, this article presents the urgency of using electronic delivery orders in containers forwarding operations of shipping lines at Hai Phong City. The implementation of electronic delivery orders would reduce the use of paper orders and the number of workers for delivering paper orders from offices to container yards and CFS warehouses.

Keywords: Electronic delivery order, E- documents, Hai Phong Port, container.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 11, tháng 5 năm 2020]