TÓM TẮT:

Bài viết nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức kế toán tại Bệnh viện Sản Nhi tỉnh Trà Vinh nhằm chỉ rõ những kết quả đạt được và những vấn đề còn tồn tại trong công tác tổ chức kế toán tại đây. Từ đó, đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện thời gian tới.

Từ khóa: Công tác kế toán, Bệnh viện Sản Nhi tỉnh Trà Vinh, chăm sóc sức khỏe.

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ở mọi thời đại, mọi quốc gia trên thế giới, sức khỏe luôn là vốn quý nhất của con người. Bảo vệ, chăm sóc sức khỏe là vấn đề trọng tâm được đặt lên hàng đầu trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Do đó, đổi mới và phát triển để chăm sóc sức khỏe cho nhân dân là nhiệm vụ vô cùng to lớn của ngành Y tế, là mối quan tâm đặc biệt trong chính sách an sinh xã hội.

Bệnh viện Sản Nhi Trà Vinh là đơn vị áp dụng quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và tài chính theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. Là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Việt Nam, kế toán hành chính sự nghiệp luôn được đổi mới và càng thích ứng với yêu cầu của cơ chế tài chính mới, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng tài chính, tài sản phù hợp, hiệu quả ở các đơn vị này.

Trong những năm qua, tại Bệnh viện Sản Nhi Trà Vinh (BVSNTV), công tác kế toán đã thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra, cung cấp số liệu cho lãnh đạo bệnh viện và các cơ quan quản lý của Nhà nước. Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán ở đây vẫn còn bộc lộ một số tồn tại như tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, thiết kế bộ sổ đã đặt ra yêu cầu cần phải hoàn thiện. Để có thể đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao trong công tác quản lý và cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác, kịp thời, cũng như hướng tới việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thích hợp, thì hệ thống thông tin kế toán bệnh viện phải chú trọng đến việc đổi mới tổ chức công tác kế toán.

Do vậy, cần có sự bổ sung và hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính để đảm bảo hoạt động của bệnh viện ngày càng tốt hơn, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện, một công cụ quản lý kinh tế quan trọng cũng cần phải hoàn thiện để phù hợp. Vì vậy, nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Sản Nhi Trà Vinh” là cần thiết được thực hiện nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BVSNTV.

2. Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập

2.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Theo Đoàn Xuân Tiên và cộng sự (2014), tổ chức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán. Mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó.

Trong khi đó, theo Lưu Đức Tuyên và Ngô Thị Thu Hồng (2011), tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh có hiệu quả.

2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Cũng như các hoạt động khác, tổ chức hạch toán kế toán cũng phải hướng đến mục tiêu cuối cùng là hiệu quả (Lê Thị Thúy Hằng, 2017). Tuy nhiên, hạch toán kế toán lại là một hoạt động đặc biệt sản xuất ra những thông tin có ích về kinh phí được huy động, vốn và sử dụng cho quản lý, cho nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán phải được xem xét toàn diện.

2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là việc lựa chọn kiểu bộ máy kế toán cho đơn vị hạch toán, sắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của đơn vị, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của đơn vị (Đặng Công Khánh, 2017). Đối với mỗi một mô hình có những đặc điểm riêng về việc tổ chức các phần hành kế toán. Do đó, cần phải nghiên cứu lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với mỗi đơn vị, giúp phát huy được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà đơn vị lựa chọn.

3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BVSNTV

3.1. Những kết quả đạt được

Về tổ chức nhân lực kế toán và trang bị bộ máy kế toán: Tại BVSNTV, nhân viên kế toán có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, luôn kịp thời cập nhật kiến thức mới từ văn bản, quy định của Nhà nước. Có sự phân công rõ ràng chuyên môn hóa từng phần công việc, cán bộ làm công tác kế toán luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đơn vị thường xuyên sắp xếp cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn chuyên ngành, học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn cùng ngành để nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn. Phần mềm kế toán luôn được nâng cấp lên theo sự phát triển của công ty cung cấp phần mềm.

Về bộ phận chứng từ kế toán: Các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, phản ánh được đầy đủ nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Cụ thể, do ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán nên bệnh viện có hệ thống chứng từ được lập trên phần mềm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán, bảng kê thanh toán lương; theo đó đã tạo điều kiện cho công việc của kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tại đơn vị có xây dựng kho chứa chứng từ thuận lợi cho việc bảo quản, lưu trữ chứng từ tập trung, tránh việc thất lạc, hư hỏng chứng từ khi lưu trữ.

Về hệ thống tài khoản kế toán: Bệnh viện đã xây dựng hệ thống tài khoản đầy đủ dựa trên quy định của Bộ Tài chính và công tác hạch toán kế toán đảm bảo đúng theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định, các tài khoản chi tiết theo từng nguồn kinh phí giúp cho công tác quản lý điều hành được chặt chẽ và có hiệu quả; công tác tổ chức hạch toán kế toán đã đi vào nền nếp từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán, việc thanh quyết toán các nguồn kinh phí tại đơn vị.

Về sổ sách kế toán: Sổ kế toán và áp dụng hình thức kế toán tại Bệnh viện đã được thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Việc ghi sổ kế toán đã tuân thủ theo những văn bản quy định của Nhà nước, công tác lưu trữ sổ sách cũng được bộ phận kế toán thực hiện có trách nhiệm và đảm bảo.

Về tổ chức báo cáo kế toán: BVSNTV đã lập các báo cáo kế toán đúng theo mẫu quy định, thời hạn lập và nộp các báo cáo kế toán đã tuân theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước. Nội dung các báo cáo kế toán đã phản ánh đầy đủ tổng quát tình hình quản lý tài chính của Bệnh viện. Việc công khai tình hình tài chính của đơn vị được thực hiện tốt, đảm bảo thực hiện quyền làm chủ của cán bộ viên chức và người lao động.

Về tổ chức kiểm tra kế toán: Đây là công việc luôn được lãnh đạo Bệnh viện đặc biệt quan tâm, do đó công tác kiểm tra kế toán đã được thực hiện hàng năm một cách triệt để, các cá nhân và bộ phận được giao đã nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình; công tác tổ chức kiểm tra của nội bộ và của cơ quan chủ quản được tiến hành cả hai, điều này giúp công tác kiểm tra trở nên khách quan, đảm bảo tính chính xác cao.

3.2. Những tồn tại

Về tổ chức nhân lực kế toán và trang bị bộ máy kế toán: Số lượng cán bộ làm công tác kế toán còn ít, đặc biệt khối lượng công việc hàng năm luôn tăng, nên cường độ làm việc của các kế toán nhiều áp lực. Các kế toán viên được bố trí rải rác tại một số khoa phòng như: Khu tiếp nhận bệnh nhân và thu viện phí ngoại trú, khu thu viện phí nội trú, khu quyết toán bảo hiểm xã hội, do đó rất khó khăn trong việc chỉ đạo và chưa có sự đồng bộ hóa trong bộ máy kế toán. Việc sử dụng nhiều phần mềm kế toán không đồng nhất cũng là một vấn đề tồn tại cho phòng kế toán của BVSNTV, điều này sẽ làm mất thời gian hơn, công sức khi phải kết xuất báo cáo, tính chính xác không tuyệt đối khi nhập lại số liệu.

Về tổ chức chứng từ kế toán: Sự kết nối giữa các khoa, phòng trong quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm, đặc biệt một số chứng từ kế toán về nhập, xuất thuốc, vật tư khi chuyển về phòng tài chính kế toán, các thủ tục nghiệm thu hàng hóa giữa các khoa, phòng với công ty khách hàng còn nhiều sai sót, khi chuyển về phòng kế toán phải trả về bộ phận lập chứng từ bổ sung, sửa lỗi nên dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa được đảm bảo một cách kịp thời. Mặc dù việc lưu giữ chứng từ kế toán tuy đã sắp xếp được phòng riêng để lưu trữ, tuy nhiên do số lượng chứng từ quá lớn mà diện tích kho lại nhỏ nên việc chứng từ phải xếp chồng chất lên nhau gây khó khăn trong việc tìm kiếm.

Về tổ chức sổ kế toán: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán để thực hiện công tác hạch toán trên phần mềm còn hạn chế; phần mềm thu viện phí không liên kết với phần mềm kế toán MISA, vì thế cuối ngày bộ phận làm báo cáo lại một lần nữa phải nhập số thu viện phí vào phần mềm kế toán; việc này vừa mất thời gian, công sức và việc nhập lại số liệu có thể xảy ra sai sót.

Về thực hiện chế độ báo cáo: Do BVSNTV là đơn vị sử dụng song song nhiều phần mềm kế toán không liên kết được với nhau, kết quả kết xuất dữ liệu thông tin không đồng bộ, số liệu báo cáo phải nhập lại nên mất rất nhiều thời gian, công sức thường bị chậm trễ so với quy định.

Việc kiểm tra chứng từ kế toán: Việc kiểm tra chưa chặt chẽ từ khâu lập chứng từ, dù đã quy định quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán nhưng tại BVSNTV vẫn còn diễn ra tình trạng chạy theo sau chứng từ; việc hàng hóa đã nhập về kho rồi mới làm thủ tục mua hàng, lấy báo giá và ký hợp đồng vẫn thường xuyên xảy ra. Do có một số loại thuốc mới không nằm trong danh mục mua sắm tập trung, lại cần gấp cho việc cấp cứu nên đơn vị phải vay mượn trước để phục vụ điều trị cho bệnh nhân.

4. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BVSNTV

4.1. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính

Hoàn thiện công tác lập và chấp hành dự toán: Trong quá trình chấp hành dự toán, cần bám sát dự toán đã được duyệt và hoàn thiện các thước đo làm cơ sở chấp hành dự toán như các định mức chi và quy chế chi tiêu nội bộ, hoàn thiện quy trình quản lý thu, chi và tăng cường các giải pháp nhằm tăng thu, tiết kiệm chi. Trước khi lập báo cáo quyết toán, bộ phận kế toán phải tiến hành phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí, tình hình thực hiện dự toán, các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước. Tổ chức kiểm tra đối chiếu chéo số liệu kế toán giữa các phần hành, giữa chi tiết và tổng hợp, đảm bảo lập báo cáo quyết toán kinh phí và tình hình sử dụng kinh phí đầy đủ, đúng thời gian quy định.

Hoàn thiện về quản lý tài chính: Sử dụng tài sản phải có trách nhiệm quản lý và bảo quản tài sản được giao; khi phát hiện nguyên nhân có thể làm hư hỏng tài sản thì chủ động báo với đơn vị hoặc các phòng chức năng có liên quan để có biện pháp xử lý. Những người được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản của đơn vị phải nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy, giữ gìn không để tài sản bị hư hỏng, mất mát. Hàng năm xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ mới phù hợp tình hình thực tế. Quản lý chặt chẽ các khoản thu chi trong đơn vị, đảm bảo hoạt động chi tiêu của bệnh viện đúng mục đích, tiết kiệm, chống lãng phí, hiệu quả nhằm giảm bớt các chi phí. Tăng cường tính hiệu quả đối với việc quản lý hóa đơn, góp phần đề cao ý thức tự giác chấp hành pháp luật về thuế và chế độ kế toán.

4.2. Hoàn thiện bộ phận chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán luôn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập một hệ thống thông tin đầy đủ, có tính pháp lý cao. Do đó, hoàn thiện hệ thống và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán là vấn đề tiếp tục nghiên cứu, vận dụng những chứng từ kế toán được ban hành trong chế độ kế toán, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Thay đổi kịp thời đối với những chứng từ mẫu cũ, đồng thời phải phổ biến cho tất cả các bộ phận có liên quan đến công tác thanh toán về sự thay đổi những biểu mẫu này. Việc lưu trữ chứng từ phải đảm bảo tính khoa học và đặc biệt là dễ tìm kiếm khi cần thiết. Đối với khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, việc bảo vệ chương trình để chống virus và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần được quan tâm. Với chứng từ giấy cần mở rộng thêm kho lưu trữ, mua thêm số lượng tủ để lưu trữ chứng từ mới, khóa sổ trong vòng 5 năm gần nhất, xịt mối, côn trùng định kỳ để bảo quản chứng từ.

4.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở Bệnh viện về cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu, phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu chính sách tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán của Bệnh viện khá hoàn thiện. Tuy nhiên, phải thường xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định, đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Công tác in ấn sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc kỳ kế toán phải đưa vào kho lưu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.

4.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán

Kế toán cần nắm được bản chất cách lập các chỉ tiêu trên báo cáo, ý nghĩa của từng chỉ tiêu để từ đó hoàn chỉnh hệ thống báo cáo, phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị. Đặc biệt, Bệnh viện có thể nâng cao chất lượng thông tin của thuyết minh báo cáo tài chính bằng cách bổ sung thêm một số thông tin để làm rõ hơn về tình hình hoạt động, sử dụng nguồn kinh phí, sản xuất kinh doanh nhằm làm phong phú thêm nội dung của báo cáo này. Báo cáo tài chính hiện tại bệnh viện đang sử dụng chỉ mới mang tính báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên, chưa giúp cho lãnh đạo đơn vị nhận thức rõ được tình hình tài chính. Bệnh viện nên lập thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ để có cơ sở xác định chính xác các luồng tiền ra, vào tại đơn vị. Căn cứ trên báo cáo này, lãnh đạo đơn vị có thể thấy được khả năng chuyển đổi thành tiền, khả năng thanh toán cũng như khả năng tạo ra tiền của đơn vị trong quá trình thực hiện.

4.5. Hoàn thiện công tác kiểm tra và công khai tài chính

Công tác kiểm tra: Kiểm tra kế toán là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán, có thể đánh giá tình hình chấp hành dự toán ngân sách, đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu - chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản… phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Đồng thời, tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.

Với cơ chế quản lý tài chính tự chủ, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát triển của đơn vị, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sự nghiệp, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị. Do đó, trong quá trình hoạt động các đơn vị khó tránh khỏi những sai phạm về pháp luật, những quy định của Nhà nước về chế độ quản lý kinh tế tài chính, chế độ kế toán.

Công khai tài chính: Hoàn thiện công khai tài chính tạo điều kiện cho các cá nhân và tập thể người lao động được phát huy quyền làm chủ, tham gia vào quá trình quản lý tài chính, giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính của đơn vị, giúp hoàn thiện công tác quản lý tài chính. Nhằm nâng cao công khai tài chính cần phải công khai tình hình hoạt động, tình hình tài chính như doanh nghiệp niêm yết, phải thực hiện kiểm toán hàng năm, phải có hội đồng quản trị và có ban kiểm soát tại đơn vị nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố các thông tin kinh tế tài chính của các bệnh viện. Ngoài ra, BVSNTV cần thực hiện công khai tài chính trên website nội bộ của đơn vị về tình hình quyết toán kinh phí đã sử dụng như: Tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh để cho toàn thể cán bộ, công - nhân viên của các bệnh viện có thể nắm bắt được một cách cụ thể và bên cạnh đó là sự thuận tiện cho việc phục vụ quá trình kiểm tra, giám sát thường xuyên, liên tục của các cơ quan chức năng nhà nước.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Đặng Công Khánh (2017) Hoàn thiện công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Hòa Vang, Luận văn thạc sĩ ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng.
  2. Đoàn Xuân Tiên, Lê Văn Liên và Nguyễn Thị Hồng Vân (2014). Giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính, NXB Tài chính.
  3. Lê Thị Thúy Hằng (2017). Hoàn thiện công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình, Luận văn thạc sĩ ngành Kế toán, Trường Đại học Lao động - Xã hội.
  4. Lưu Đức Tuyên và Ngô Thị Thu Hồng (2011). Giáo trình Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, Học viện Tài chính, NXB Tài Chính.
  5. Bộ Tài chính (2017). Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính, hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

PERFECTING THE ACCOUNTING

ORGANIZATION  OF TRA VINH OBSTETRICS

AND GYNECOLOGY HOSPITAL

• NGUYEN CHAU HUNG TINH

• HONG THI KIM THANH

Tra Vinh University

ABSTRACT:

This paper studies the current status of the accounting organization of Tra Vinh Obstetrics and Gynecology Hospital in order to highlight achieved results and point out remaining accounting problems. Based on this paper’s findings, some recommendations are proposed to improve the efficiency of Tra Vinh Obstetrics and Gynecology Hospital’s accounting works.

Keywords: Accounting work, Tra Vinh Obstetrics and Gynecology Hospital, health care.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 25, tháng 10 năm 2020]