TÓM TẮT:
Trong xu hướng hội nhập và mở cửa hiện nay, các doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để đầu tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cũng gặp không ít những khó khăn, nhất là trong việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Để khắc phục khó khăn, bên cạnh việc không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất, đầu tư thêm trang thiết bị công nghệ, mua quyền sáng chế thì việc tăng cường công tác quản lý là yêu cầu thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay, đặc biệt là tổ chức kế toán. Bài viết đề cập đến những kinh nghiệm tổ chức kế toán ở các nước Mỹ, Pháp và Nhật Bản, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm về tổ chức kế toán ở Việt Nam. Đây là nền tảng cho việc nghiên cứu để giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra đối với tổ chức kế toán các doanh nghiệp Việt Nam.
Từ khóa: Tổ chức kế toán, doanh nghiệp, chuẩn mực kế toán.
1. Kinh nghiệm tổ chức kế toán của một số nước trên thế giới
Tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng quyết định đến tính hiệu quả, chất lượng kinh doanh của các đơn vị. Việc thiết lập bộ máy kế toán hợp lý sẽ không những giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí bỏ ra mà còn giúp cho hiệu quả hoạt động của bộ phận này đảm bảo tính hợp lý, chặt chẽ. Sau đây sẽ là một số kinh nghiệp tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp Mỹ, Pháp và Nhật Bản, để trên cơ sở đó giúp chúng ta nhận ra những điểm khác biệt cơ bản liên quan đến việc tổ chức công tác kế toán tại nước ta thời gian qua.
* Tổ chức kế toán ở Mỹ
Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán Mỹ, chức năng cơ bản của kế toán bao gồm:
- Kế toán quan sát các hoạt động, nhận biết và đo lường các sự kiện và các quá trình kinh tế bằng thước đo giá trị thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép lại và sau đó được phân loại theo nhóm và cuối cùng được tổng hợp theo từng đối tượng.
- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng…
Với các chức năng cơ bản đó, mô hình tổ chức kế toán ở Mỹ được xây dựng bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
Về tài khoản kế toán: Mỗi đơn vị, tùy theo loại hình kinh doanh và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để tổ chức thiết lập các tài khoản kế toán đáp ứng yêu cầu kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT). Nhà nước không xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Việc xác định số lượng tài khoản, tên gọi, ký hiệu của tài khoản là tùy doanh nghiệp quyết định phụ thuộc vào đặc điểm, điều kiện kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp muốn mở tài khoản kiểu gì, sắp xếp các tài khoản một cách tùy tiện được mà các hiệp hội kế toán ở Mỹ ban hành các chuẩn mực kế toán Mỹ, quy định chung về tài khoản kế toán cần mở ở các doanh nghiệp. Theo đó, các tài khoản kế toán của mỗi đơn vị đều được xây dựng trong mối quan hệ với báo cáo tài chính, do đó bao gồm hai loại lớn, đó là các tài khoản thuộc BCĐKT và các tài khoản thuộc BCKQHĐKD. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp ở Mỹ được chia thành 6 loại bao gồm: Loại 1: Tài sản; Loại 2: Công nợ phải trả; Loại 3: Nguồn vốn chủ sở hữu; Loại 4: Doanh thu; Loại 5: Chi phí kinh doanh; Loại 6: Lãi cổ phần. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán trong các đơn vị là đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc kế toán được thừa nhận.
Về sổ kế toán và hình thức kế toán: Tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán. Kế toán tài chính được ghi vào các sổ kế toán tổng hợp để cung cấp cho việc lập các BCTC. Kế toán quản trị được ghi chép vào các sổ kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị. Việc ghi chép vào các tài khoản kế toán thường được chú trọng phản ánh theo từng khâu kinh doanh như khâu thành lập công ty, khâu mua hàng, khâu sản xuất, khâu xác định kết quả và phân phối kết quả kinh doanh.
Về báo cáo kế toán: Bao gồm Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính được lập theo năm tài chính gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo quản trị được lập theo yêu cầu quản lý cụ thể từng chỉ tiêu kinh tế tài chính và theo định kỳ ngắn. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị bao gồm hai loại là báo cáo kiểm soát chi phí và báo cáo định hướng cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Hệ thống báo cáo kiểm soát thường có các báo cáo chủ yếu như sau:
* Báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào: Phản ánh số lượng và giá trị của các loại nguyên vật liệu chính mua vào trong kỳ theo dự toán và thực tế, xác định mức chênh lệch giữa số thực tế và dự toán của từng loại nguyên vật liệu chính để cung cấp thông tin cho nhà quản lý kiểm soát quá trình thu mua vật liệu. Báo cáo này chỉ sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất.
* Báo cáo chi phí sản xuất chung: Phản ánh số dự toán và thực tế của các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ như chi phí nguyên liệu gián tiếp, chi phí lao động gián tiếp, chi phí bảo trì,... không bao gồm chi phí khấu hao vì theo quan điểm của kế toán Mỹ thì khoản chi phí này không thuộc đối tượng phải lập dự toán. Báo cáo này cung cấp thông tin để nhà quản trị kiểm soát chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.
* Báo cáo chi phí bán hàng và quản lý: Phản ánh số dự toán và thực tế của các khoản chi phí thuộc CPBH và CPQLDN để cung cấp thông tin cho nhà quản trị quản lý các loại chi phí này.
* Báo cáo ngân sách: Phản ánh số dự toán và số thực tế của các khoản thu chi bằng tiền trong kỳ. Thông qua báo cáo này, nhà quản trị có thông tin để kiểm soát các dòng tiền và từ đó đưa ra các quyết định chi tiêu hợp lý.
Hệ thống báo cáo định hướng cho việc ra quyết định của nhà quản trị (còn gọi là báo cáo bộ phận) được lập theo nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong từng tình huống cụ thể như: báo cáo kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng, theo từng đơn vị nội bộ, theo từng thị trường tiêu thụ, theo từng giai đoạn công nghệ... Các báo cáo định hướng cho việc ra quyết định của nhà quản trị đều được lập dựa trên một nguyên tắc chung là phân loại chi phí trong mối quan hệ với sản lượng hoặc quy mô hoạt động của từng bộ phận, để từ đó xác định mức biến phí, lãi gộp, lãi riêng của từng bộ phận. Các báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho nhà quản trị đưa ra các quyết định để hoạch định quá trình SXKD trong tương lai như: điều chỉnh cơ cấu, mặt hàng kinh doanh, nên chế biến thành thành phẩm hay bán ngay ra ngoài, nên sản xuất một bộ phận, chi tiết của sản phẩm hay mua ngoài, điều chỉnh thị trường tiêu thụ,...
* Tổ chức công tác kế toán ở Cộng hòa Pháp
Kế toán ở Cộng hòa Pháp được chia thành hai loại là kế toán tổng quát (kế toán tài chính) và kế toán phân tích (kế toán quản trị). Kế toán phân tích trong các tập đoàn ở Pháp có đặc trưng gắn kết chặt chẽ với kế toán tổng quát, đề cao thông tin kiểm soát nội bộ và có sự ảnh hưởng đáng kể của Nhà nước.
Kế toán tổng quát là loại kế toán bắt buộc đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình mua, bán, công nợ, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh dưới dạng tổng quát. Số liệu của kế toán tổng quát phục vụ cho việc lập BCTC, cung cấp tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin của doanh nghiệp trong quan hệ kinh doanh và kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước. Còn kế toán phân tích là loại kế toán mà các doanh nghiệp sử dụng để thu nhận, phân tích các thông tin phục vụ cho nhà quản lý có căn cứ để đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu nhất. Mục tiêu của kế toán phân tích là cung cấp thông tin về chi phí của từng trung tâm, giá thành của từng loại sản phẩm, dịch vụ, tính toán, kiểm soát được việc thực hiện và giải thích được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán.
Về tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán tổng quát được xây dựng thống nhất áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản này được chia thành 9 loại, trong đó tài khoản loại 1 đến loại 8 được sử dụng cho kế toán tổng quát (trong đó nhóm các tài khoản từ loại 1 đến loại 5 thuộc bảng tổng kết tài sản, nhóm các tài khoản loại 6, 7 là tài khoản quản lý và tài khoản loại 8 là tài khoản đặc biệt); còn tài khoản loại 9 dùng cho kế toán phân tích nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa kế toán tổng quát và kế toán phân tích, tức là phản ánh các giá trị liên hệ từ kế toán tổng quát mang sang kế toán phân tích. Các doanh nghiệp khác nhau trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán này để lựa chọn các tài khoản kế toán thích hợp cho doanh nghiệp mình. Hệ thống tài khoản kế toán phân tích được xây dựng riêng một cách chi tiết, gồm các tài khoản kế toán tham chiếu phản ánh chi tiết tình hình mua bán tài sản, hàng hóa, công nợ và kết quả kinh doanh theo từng hoạt động trong đơn vị.
Về sổ và hình thức kế toán: Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng quát là các loại sổ mang tính pháp định mà Luật Thương mại quy định như sổ nhật ký, sổ cái và các sổ kế toán tổng hợp khác.
Về báo cáo kế toán: BCTC của doanh nghiệp thường được lập vào cuối các quý và cuối niên độ kế toán bao gồm hai báo cáo chủ yếu là:
Bảng tổng kết tài sản: Phản ánh tình hình tài sản của doanh nghiệp (bất động sản và tài sản lưu động) và nguồn tài trợ (có thể hiểu là nguồn vốn), trong đó gồm vốn chủ sở hữu và các khoản nợ. Thực chất đây là bảng cân đối kế toán ở Việt Nam.
Báo cáo kết quả kinh doanh: Phản ánh tình hình thu nhập, chi phí, lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đặc biệt của doanh nghiệp.
Việc tập hợp và phân bổ chi phí được thực hiện tại các trung tâm phân tích như trung tâm hành chính quản trị, trung tâm tiếp liệu, trung tâm chế tạo sản xuất, trung tâm thương mại, trung tâm quản trị nhân sự… Các trung tâm này được chia thành các trung tâm chính và các trung tâm phụ. Do đó, hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp gồm các thông tin về chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả của từng loại sản phẩm, từng loại dịch vụ, ngành hàng hoặc của từng trung tâm chi phí để từ đó có thể kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và ra các quyết định cần thiết cho quản lý.
* Tổ chức công tác kế toán ở Nhật Bản
Về tổ chức công tác kế toán ở Nhật Bản: Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị để lựa chọn các chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán phù hợp nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời các mặt hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Về chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán được lập trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành bởi các nhân viên hạch toán ban đầu, sau đó chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và nhập vào máy tính. Với phần mềm máy tính đã được thiết lập sẵn, các dữ liệu kế toán được tự động vào các sổ kế toán có liên quan và chuyển sang BCTC và báo cáo kế toán quản trị.
Về tài khoản kế toán: Các tài khoản kế toán được xây dựng phù hợp với đặc điểm của đơn vị, bao gồm các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng cho việc ghi chép kế toán tài chính và các tài khoản kế toán chi tiết theo các cấp khác nhau được sử dụng cho việc ghi chép kế toán quản trị để cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Về sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán hầu hết được thiết kế theo mẫu riêng của từng đơn vị trên cơ sở phản ánh các thông tin theo yêu cầu của các chỉ tiêu quản lý kinh tế và thường được máy tính thực hiện.
Về báo cáo kế toán: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán gồm các công việc ngay từ khi chuẩn bị mẫu biểu, thu nhận các số liệu của KTTC và KTQT trên cơ sở phân định chức năng được thiết kế trên phần mềm kế toán, để khi số liệu được cập nhật từ các chứng từ kế toán vào máy tính sẽ tự động ghi vào các chỉ tiêu quản lý trên mẫu BCTC hoặc mẫu báo cáo kế toán quản trị.
2. Bài học cho Việt Nam
Thông qua nghiên cứu 3 mô hình kế toán điển hình ở trên, có thể thấy việc tổ chức kế toán ở Việt Nam đã kế thừa kinh nghiệm của một số nước. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu hướng phát triển chung của các nước đang phát triển. Tuy nhiên, do chế độ kế toán ở Việt Nam chưa chưa khuyến khích các doanh nghiệp vận dụng linh hoạt, công tác kế toán còn cứng nhắc. Đối với thực trạng tổ chức kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, để vận dụng kinh nghiệm của các nước cần phải có sự nhận thức về bản chất, nội dung và phạm vi áp dụng của kế toán, trên cơ sở đó xác định và hoàn thiện tổ chức kế toán phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Ngoài ra, kế toán ở Việt Nam chưa thực sự chú trọng tới kế toán quản trị, trong khi đó đây lại là một trong những điều kiện tiên quyết giúp nhà quản trị hiểu rõ cũng như nắm bắt được thông tin tại doanh nghiệp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Bộ Tài chính (2008), 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội.
- Bộ Tài chính (2006), Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 23/03/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội.
- Bộ Tài chính (2014), Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội.
- Phí Thị Lâm (2015), Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng Hải Âu, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
EXPERIENCE OF ORGANIZING THE ACCOUNTING SYSTEM
OF COMPANIES IN THE U.S, FRANCE AND JAPAN AND LESSONS
OF EXPERIENCE FOR VIETNAM’S ENTERPRISES
Master. VU THI DIEP
Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries
ABSTRACT:
In the context of current integration and opening up trend, enterprises have many opportunities to expand their production and businesses. However, they have to face with many difficulties, especially challenges in reducing their production costs as well as lowering their cost of goods manufactured. In order to overcome these difficulties and constantly improving the organization of production, it is necessary for enterprises to invest more in their technological equipment, buy patent rights and strengthen their management, especially the organization of their accounting systems. This article presents experience of organizing the accounting system of companies in the U.S, France and Japan, thereby drawing lessons of experience in organizing accounting systems for Vietnam’s enterprises. This article is expected to bring effective solutions to solve problems related to the organization of accounting system of Vietnamese enterprises.
Keywords: Organization of accounting system, enterprise, accounting standards.
