Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc thực hiện hóa đơn điện tử trong công tác kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam

ThS. Mai Thanh Hằng (Khoa Kế toán - Trường Đại học Kinh tế kỹ thuật công nghiệp)

TÓM TẮT:

Trước xu thế mở rộng và phát triển thương mại điện tử trên thế giới, Việt Nam đang hướng đến thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại. Chứng từ điện tử trong công tác kế toán đang hướng đến áp dụng rộng rãi và là một phần quan trọng trong cấu phần của thương mại điện tử. Việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan thuế. Bài viết phân tích thực trạng đang áp dụng hóa đơn điện tử của Việt Nam, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian tới.

Từ khóa: Hóa đơn điện tử, hoàn thiện, kế toán, doanh nghiệp Việt Nam.

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hóa, dưới sự tác động của cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, xu thế giao dịch mua bán, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển. Đây là điều kiện rất thuận lợi để phát triển hóa đơn điện tử, góp phần mang lại những lợi ích không nhỏ cho cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Để không bị tụt hậu trong quá trình hội nhập cũng như theo kịp xu thế, các doanh nghiệp (DN) luôn phải chủ động tìm hiểu và áp dụng công nghệ hiện đại trong quá trình vận hành. Hóa đơn điện tử góp phần cắt giảm chi phí, hiện đại hóa hoạt động của DN. Sự phổ biến và phát triển ngày càng mạnh mẽ cùng những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử ngày càng thu hút sự chú ý của DN, góp phần nâng cao hiệu quả lao động, khả năng quản lý và quản trị tài chính.

Việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại các DN thời gian vừa qua đã mang lại những tác động tích cực đến hệ thống tài chính nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Các DN kỳ vọng việc triển khai HĐĐT sẽ giảm chi phí và là cơ hội để doanh nghiệp đồng bộ hóa, kết hợp và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, việc triển khai HĐĐT giúp cơ quan thuế thuận tiện cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, khắc phục tình trạng gian lận và sử dụng trái phép hóa đơn trong các DN.

Bên cạnh những lợi ích đem lại, quá trình triển khai HĐĐT đang gặp không ít khó khăn bởi một số vướng mắc nhất định. Việc triển khai còn chưa bài bản gây khó khăn cho DN, ngành Thuế lại chưa làm tốt công tác tuyên truyền vận động có hướng dẫn chi tiết, cụ thể để các DN thấy rõ lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, cần có những giải pháp cụ thể đồng bộ để triển khai HĐĐT, hướng đến việc chuyển đổi bắt buộc DN sử dụng HĐĐT tại thời điểm năm 2020.

2. Thực trạng tình hình thực hiện hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Xu hướng sử dụng HĐĐT là xu hướng tất yếu trong giao dịch thương mại trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ở mức độ cao tại các DN. Để tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử nói chung và sử dụng HĐĐT nói riêng, Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý khá đồng bộ và ngày càng hoàn thiện, như: Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, Luật Kế toán ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015. Cùng với đó, Chính phủ cũng ban hành các nghị định hướng dẫn liên quan đến giao dịch điện tử.

Sau hơn 10 năm thực hiện Luật Giao dịch điện tử nói chung và sử dụng hóa HĐĐT nói riêng, tình hình triển khai tại DN đạt được những kết quả tích cực. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, số lượng DN sử dụng HĐĐT đã tăng khá trong những năm vừa qua (30 DN năm 2011 tăng lên 331 trong năm 2015, năm 2016 tăng 656). Tại hội thảo hướng dẫn thực hiện HĐĐT năm 2018 do Phòng Thương mại và Công nghiệp VN tổ chức ngày 24/1/2018 cho biết có khoảng 3.000 DN sử dụng hình thức này. Các quy định pháp lý về HĐĐT cơ bản được hoàn thiện và bổ sung trong thời gian qua.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 12/9/2018 quy định về HĐĐT khi bán hàng và cung cấp dịch vụ có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 đã có những quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT: Phạm vi áp dụng là việc sử dụng HĐĐT khi bán hàng và cung cấp dịch vụ; đối tượng áp dụng là tổ chức, DN, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Cũng theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020 về HĐĐT khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Hiện tại, Tổng cục Thuế đang triển khai kết nối thông tin giữa cơ quan thuế với các DN trên toàn quốc, đồng thời hoàn thiện hạ tầng CNTT giải pháp kỹ thuật, đảm bảo việc triển khai HĐĐT trên diện rộng được vận hành trơn tru. Với xu hướng như hiện tại, HĐĐT đang  thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống.

Những lợi ích căn bản trong áp dụng HĐĐT

Đối với DN:

Việc sử dụng HĐĐT trước hết đảm bảo việc luân chuyển hóa đơn trở nên thuận tiện và an toàn. Thực tế hiện nay khi sử dụng hóa đơn giấy, thời gian luân chuyển chứng từ kế toán giữa các DN và giữa các bộ phận nội bộ DN có thể dẫn đến việc hóa đơn chậm được cập nhật ảnh hưởng để tính kịp thời của dữ liệu kế toán, thậm chí một số nghiệp vụ kế toán phải ghi nhận theo giá tạm tính vì chưa có chứng từ kế toán được luân chuyển kịp thời. Thực hiện HĐĐT đảm bảo chứng từ kế toán luân chuyển nhanh chóng khi hóa đơn được khởi tạo.

Việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn), rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn… Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách truyền thống.

DN cũng không lo tình trạng thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Giảm các chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy, như: chi phí giấy in, mực in, chuyển phát hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Đồng thời giảm thời gian tìm kiếm, tăng cường khả năng bảo mật, lưu trữ quản lý hóa đơn vĩnh viễn, không có rủi ro mất, nhàu nát như hóa đơn giấy…

Bên cạnh đó, việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Các thủ tục hành chính thuế của DN được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

Đối với cơ quan thuế:

Việc sử dụng HĐĐT giúp cho công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo xu hướng hiện đại hóa, trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT, thay vì các phương pháp thủ công như hóa đơn giấy trước đây. Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành Thuế xây dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cơ quan thuế ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển; đồng thời, góp phần bảo vệ môi trường, khắc phục tình trạng sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Một số tồn tại, hạn chế:

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ, đến năm 2020 là thời điểm các DN, hộ kinh doanh cả nước buộc phải chuyển sang sử dụng HĐĐT. Tuy nhiên tính đến thời điểm này, việc triển khai HĐĐT tại nhiều nơi vẫn bộc lộ khá nhiều bất cập và gặp không ít khó khăn như sau:

Do khung pháp lý cho HĐĐT chưa thực sự đầy đủ cho việc triển khai rộng rãi, phổ biến áp dụng, nhất là trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế đã có sự chuyển biến rõ rệt so với các năm trước.

Do tập quán và thói quen của các DN đã nhiều năm sử dụng giao dịch mua bán bằng hóa đơn giấy. HĐĐT chưa thực sự được biết đến rộng rãi bởi người dân như hóa đơn giấy, khiến nhiều DN khó khăn trong việc giải thích về tính pháp lý của HĐĐT. Trình độ hiểu biết về công nghệ thông tin còn hạn chế. Chất lượng đội ngũ quản lý ít được đào tạo bài bản, ngại thay đổi và không muốn thay đổi.

Việc áp dụng HĐĐT cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ HĐĐT có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới những khu vùng sâu xa… Bên cạnh đó, DN phải có hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Cùng với hệ thống nhân lực có trình độ, dễ dàng xử lý các trường hợp khi có sự cố phát sinh như mất điện, mất tín hiệu internet, hệ thống lỗi. Do đó, chi phí cho đầu tư ban đầu cũng là một khó khăn, đặc biệt chủ yếu đối với các DN nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh là không hề đơn giản.

Một số DN không muốn công khai minh bạch thông tin, lợi dụng cách quản lý cũ để dễ bề gian lận thuế, kinh doanh mập mờ, tìm mọi lý do để ngăn cản, trì hoãn việc triển khai HĐĐT cũng là một cản trở không nhỏ. Ngoài ra, còn một số thủ tục quy định chưa phù hợp và chưa sát với thực tế cụ thể cũng làm DN lo ngại vướng mắc trong quá trình sử dụng HĐĐT.

3. Giải pháp tăng cường áp dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp Việt Nam

Nhằm thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT ở Việt Nam trong thời gian tới cần tập trung một số giải pháp như sau:

Xây dựng khung pháp lý đầy đủ hơn về HĐĐT. Mặc dù Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về HĐĐT đã được ban hành nhưng vẫn cần rà soát và bổ sung quy định về HĐĐT trong Luật Quản lý thuế, cũng như các quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của HĐĐT, tạo được cơ sở dữ liệu về hóa đơn của ngành thuế để ứng dụng quản lý hiện đại. Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành HĐĐT, để các DN hiểu rõ lợi ích của HĐĐT và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.

Cần có những biện pháp khuyến khích các đối tượng DN chuyển đổi phương thức thanh toán sang HĐĐT như giảm thủ tục hành chính khi sử dụng HĐĐT, thực hiện khấu trừ trực tiếp tiền thuế thu nhập hoặc ưu tiên hoàn thuế GTGT cho những DN tích cực áp dụng HĐĐT, hỗ trợ chi phí cho DN trong việc phát hành HĐĐT.

Cần có lộ trình hợp lý tiến tới áp dụng HĐĐT một cách bắt buộc. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang HĐĐT là một yêu cầu tất yếu của hệ thống thương mại điện tử, minh bạch. Để HĐĐT đi vào cuộc sống cần áp dụng các giải pháp đồng bộ theo lộ trình hợp lý do nhiều DN chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và các hướng dẫn cụ thể để thực thi HĐĐT. Nhà nước cần có lộ trình thích hợp để các DN chuẩn bị đầy đủ và chủ động hơn.

Tiếp nhận và hoàn thiện những hạn chế, bất cập của chính sách do mới được ban hành HĐĐT là hình thức hoàn toàn mới nên không thể tránh khỏi những sai sót và vướng mắc. Việc triển khai theo lộ trình sẽ giúp cơ quan quản lý phát hiện và khắc phục những tồn tại để sửa đổi hoàn thiện hơn.

Song song với việc mở rộng HĐĐT, cũng cần phải thu hẹp đối tượng sử dụng hóa đơn giấy theo hình thức tự in, đặt in. Theo đó, đề xuất từ năm 2019, DN tổ chức kinh doanh mới thành lập không đặt in hóa đơn, cơ quan thuế đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn để bán/cấp trong một số trường hợp và quy định sử dụng đặc thù như tem, vé…

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền về HĐĐT. Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng HĐĐT nhưng những bất cập mà DN đưa ra cũng là điều mà cơ quan chức năng cần xem xét để có hướng giải quyết phù hợp, giúp việc sử dụng HĐĐT trở thành một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của DN trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0. Đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích phát hành HĐĐT để các DN hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT và triển khai sớm loại hình dịch vụ này.

4. Kết luận

Trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0, để không bị tụt hậu trong bối cảnh hội nhập, toàn cầu hóa, các DN cần phải chủ động tìm hiểu và áp dụng công nghệ hiện đại trong quá trình vận hành. Sự bùng nổ của các ứng dụng CNTT nói chung và HĐĐT nói riêng sẽ đem đến cả những lợi ích, cơ hội và thách thức đặt ra cho DN. Việc chuyển đổi giao dịch từ hóa đơn giấy sang HĐĐT là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Để HĐĐT trở nên phổ cập, cần có sự nỗ lực của cơ quan quản lý, của DN và thay đổi tư duy nhận thức của người dân Việt Nam.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Các văn bản quy định pháp lý có liên quan đến hóa đơn điện tử.
  2. http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu--trao-doi/trao-doi-binh-luan/mot-so-van-de-ve-hoa-don-dien-tu-136968.html.
  3. http://fimexco.com.vn/ap-dung-hoa-don-dien-tu-o-viet-nam-va-mot-so-kien-nghi/.
  4. http://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-phap-luat/trien-khai-hoa-don-dien-tu-kho-khan-vuong-mac-va-giai-phap-310795.html.

Some solutions to promote the implementation of electronic invoices in Vietnamese enterprises

Master. Mai Thanh Hằng

Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

Facing the development of e-commerce in the world, Vietnam is going to implement advancements in information technology into commercial activities. Electronic invoices are becoming more widespread and playing an increasingly important role in e-commerce. The implementation of electronic invoices brings many benefits to enterprises, customers and tax authorities. This article analyzes the current situation of applying electronic invoices in Vietnam, thereby offering some solutions to promote the use of electronic invoices in the coming time.

Keywords: Electronic invoice, completion, accounting, Vietnamese enterprises.