TÓM TẮT:
Công tác lưu trữ đối với xã hội nói chung và đối với mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng có vai trò hết sức quan trọng và cần thiết. Trên thực tế, ở Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự, hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của một số các cơ quan, tổ chức còn không ít hạn chế, thậm chí không được chú trọng đúng mức. Bài viết chỉ ra một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lưu trữ, từ đó đề xuất một số giải pháp, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hiện nay.
Từ khóa: Giải pháp, công tác văn thư - lưu trữ, quản lý, Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.
1. Đặt vấn đề
Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất nước. Trường có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp (QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-SC) và là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân Việt Nam anh hùng.
Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng công cụ rất đặc biệt đó là công tác văn thư - lưu trữ (VT-LT). Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị nào, bởi nó là công cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy) đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường.
Công tác VT-LT là nền tảng rất căn bản cho công tác tổ chức, quản lý điều hành các hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Cho nên, việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng. Đặc biệt là sự quan tâm chăm lo của lãnh đạo, chỉ huy các cấp để hiệu quả hoạt động công tác VT-LT tại các cơ quan ngày càng cao, cũng như công tác VT-LT trong các cơ quan đơn vị Quân đội nói riêng, luôn hoạt động nền nếp chính quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt ra yêu cầu cao về thái độ nghiệp vụ chuyên môn phải luôn tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan đơn vị trong mọi tình huống.
2. Giải quyết vấn đề
Hệ thống tổ chức quản lý VT-LT của Bộ Quốc Phòng nói chung và Trường SQKTQS nói riêng đang ngày càng được hoàn thiện. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, quân nhân, viên chức quốc phòng các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác VT-LT đã từng bước được nâng lên rõ rệt, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị quốc phòng và công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nghiên cứu, xây dựng được nhiều văn bản mang tính chất quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện. Cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản được quan tâm, đầu tư. Đội ngũ cán bộ ngày càng được chuẩn hóa.
Tuy nhiên, để công tác VT-LT thật sự phát triển ngang tầm với các lĩnh vực khác, trong thời gian tới, xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trường SQKTQS hiện nay như sau:
Một là, hoàn thiện về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc đó.
Con người là yếu tố cơ bản, quyết định đến kết quả của mọi công việc. Người làm công tác VT-LT phải đảm bảo tốt các tiêu chuẩn về chính trị, trung thành với Đảng, với chế độ; có ý thức tổ chức kỷ luật, phẩm chất đạo đức tốt; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đủ sức khỏe hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Cán bộ, nhân viên làm công tác VT-LT luôn tiếp xúc trực tiếp với văn bản, tài liệu và con dấu. Do vậy, quản lý nhiều thông tin quan trọng và tin cậy bằng văn bản của cơ quan, đơn vị, trong đó có nhiều thông tin mật không được tiết lộ. Nếu quá trình tuyển chọn không chặt chẽ, kỹ lưỡng, sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Ngoài ra, cần tuyển chọn kỹ đội ngũ cán bộ, nhân viên, đòi hỏi phải có kế hoạch sử dụng ổn định lâu dài. Từ kinh nghiệm thực tế cho thấy, cơ quan, đơn vị nào sử dụng ổn định lâu dài đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ thì ở đó chất lượng và hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, số vụ việc vi phạm quy định ít xảy ra. Bên cạnh những phẩm chất kiên định, vững vàng, đội ngũ cán bộ, nhân viên VT-LT cũng cần được đào tạo tinh thông về chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu sâu, rộng để có thể tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy về công tác VT-LT.
Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ hiện hành, cần thường xuyên tổ chức đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên VT-BM-LT trong quân đội là một trong những nhiệm vụ quan trọng, cơ bản và lâu dài; nhằm xây dựng đội ngũ chuyên môn có đủ trình độ, năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần chung vào việc hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị.
Việc mạnh dạn đề bạt những cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn tốt, có lòng yêu nghề, hăng say với công việc, có thời gian gắn bó lâu dài với công việc VT-LT giữ chức vụ trưởng ban VT-LT cũng là một biện pháp hữu hiệu.
Quan tâm thực hiện các chế độ, chính sách đại ngộ đặc thù đối với cán bộ, nhân viên lưu trữ. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại với cán bộ, nhân viên ngành lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; kịp thời động viên khen thưởng, xem xét ưu tiên những đóng góp của cán bộ, nhân viên lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao hàng năm.
Như vậy, giải pháp tổ chức bộ máy và nhân sự là giải pháp có tác động sâu sắc tới việc nâng cao hiệu quả hoạt động VT-LT, bởi lẽ con người là trung tâm của mọi hoạt động. Khi nguồn nhân lực có sự tác động về nhận thức, biến nhận thức đúng đắn thành hành động có hiệu quả, thì lúc đó hiệu quả hoạt động công tác VT-LT trong Nhà trường sẽ có sự chuyển biến tích cực sâu sắc.
Hai là, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.
Trong những năm gần đây các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Bộ Quốc Phòng đã ban hành gần như đầy đủ các quy định về công tác VT-LT là cơ sở pháp lý để thực hiện công tác này. Những văn bản quy phạm dưới luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong thời gian qua đã đưa ra gần như đầy đủ các cơ sở pháp lý về công tác VT-LT. Thường xuyên cập nhật các văn bản, hướng dẫn, quy định mới, để áp dụng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm tính chính xác, thực hiện nghiêm quy định về quản lý văn bản, tài liệu, thực hiện nghiêm túc Quy chế về công tác VT-LT và bảo mật tài liệu trong Quân đội.
Để quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường cần xây dựng và ban hành những văn bản như: Quy chế công tác VT-LT. Mục đích của Quy chế là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để lãnh đạo, tổ chức, hướng dẫn thực hiện và cũng là công cụ quan trọng để Nhà trường quản lý công tác VT-LT.
Xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lưu trữ bảo quan theo thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và dễ dàng loại tài liệu ra tiêu hủy khi hết giá trị.
Ba là, tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
Đây là những giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động VT-LT của Trường SQKTQS, để tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ VT-LT cụ thể là:
Phải tích cực, chủ động, trách nhiệm hơn nữa trong công việc giải quyết công văn, tài liệu hằng ngày, bảo đảm giải quyết nhanh gọn, an toàn, hiệu quả.
Cán bộ, nhân viên liên quan đến công tác giải quyết công văn, tài liệu: sau khi tiếp nhận phải đăng ký, giải quyết triệt để ngay trong ngày; các ngày nghỉ, giờ nghỉ, văn thư hoặc trực ban nhận được công văn, tài liệu đến, phải kịp thời báo cáo đồng chí trực chỉ huy cơ quan, đơn vị biết để giải quyết, bảo đảm thời gian quy định.
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị mình và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan. Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân thì cơ quan đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản đó (kèm theo phiếu trình có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan) để lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan. Nếu cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc đúng thời hạn đã quy định (nếu có) hoặc theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền; trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc thì phải báo cáo người có thẩm quyền để kịp thời xử lý.
Giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng ở dạng bó, gói tại các đơn vị; hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải được tập hợp thành hồ sơ, có thống kê và xác định thời hạn bảo quản theo quy định.
Bốn là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.
Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của cách mạng công nghiệp 4.0, nhất là công nghệ thông tin, Trường SQKTQS hiện nay và trong thời gian tới đây cần đẩy nhanh và sâu hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT để đáp ứng nhu cầu kịp thời, chính xác, khoa học, bảo đảm bí mật trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trên cơ sở phần mềm đã có, Nhà trường cần nâng cấp sao cho phù hợp với thực tế của đơn vị, từng bước tiến hành các bước nghiệp vụ để chuyển một số tài liệu giấy sang dạng điện tử nhằm bảo quản, bảo hiểm tài liệu được tốt hơn và thuận lợi trong việc số hóa tài liệu lưu trữ.
Để công tác tin học hóa được tiến hành thuận lợi, cần thiết phải tổ chức các lớp tập huấn về sử dụng phần mềm chuyên dụng, về nền tảng kiến thức tin học cho các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong Nhà trường để nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
3. Kết luận
Có thể nói nhận thức sâu sắc vai trò và ý nghĩa của công tác quản lý VT-LT, trong hoạt động phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị đó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên trong việc chỉ đạo bảo quản khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay trong quá trình hoạt động nội bộ mà có. Đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy, hướng dẫn chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trong toàn Trường tham gia quản lý công tác VT-LT ngày càng tốt hơn. Đây là nguồn lực có vai trò quan trọng quyết định chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ nâng cao hiệu quả công tác trong tình hình mới, mỗi cơ quan, đơn vị trong trường phải luôn vận động, phát triển hoàn thiện mình, trong đó có bộ phận văn thư - lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT tại Nhà trường trong tình hiện nay.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định số 128- QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001- 2000.
- Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội.
- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
- Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội.
- Chu Thị Hậu (chủ biên) (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội.
- Quốc hội (2014), Luật Doanh nghiệp, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
- Quốc hội (2014), Luật Lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
- Đặng Bảo Quốc (1999), Khoa học tổ chức và quản lý - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội.
- Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
ENHANCING THE EFFICIENCY OF ARCHIVING WORK AT THE SCHOOL OF MILITARY TECHNICAL OFFICERS
Master’s student Tran Thi Binh
Hanoi University Of Home Affairs
ABSTRACT:
Archiving plays an important and necessary role in society in general and in each agency and unit in particular. In fact, the archiving and documents management of some units under the School of Military Technical Officers have not received adequate attention with many limitations. This article points out a number of current issues in the archiving work, thereby proposing some solutions for enhancing the efficiency of archiving and documents management at agencies and units.
Keywords: Solutions, clerical work and archiving, management, School of Military Technical Officers.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ,
Số 17, tháng 7 năm 2020]
