TÓM TẮT:
Nhằm mục đích nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức kiểm toán nội bộ (KTNB) của các nước trên thế giới để rút ra bài học kinh nghiệm tổ chức KTNB trong các trường đại học công lập tự chủ ở Việt Nam, thông qua các tài liệu có được, tác giả tiếp cận kinh nghiệm tổ chức KTNB trong các đơn vị công trên các khía cạnh: (i) Môi trường pháp lý cho hoạt động của KTNB; (ii) Tổ chức bộ máy trong đó bao gồm lựa chọn người đứng đầu bộ phận KTNB; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của KTNB; Quan hệ báo cáo của KTNB; Tổ chức thực hiện các hoạt động KTNB; Tiêu chuẩn về tổ chức bộ máy, nhân viên và (iii) Các nguồn lực hỗ trợ cho hoạt động của KTNB (nguồn tài chính, hỗ trợ tổ chức đào tạo, tư vấn và giám sát hoạt động của KTNB).
Từ khóa: Kiểm toán nội bộ, đơn vị công, giám sát hoạt động, hiệu quả, các nước trên thế giới.
1. Về địa vị pháp lý
Ở Anh, cách tiếp cận và các tiêu chuẩn liên quan đến việc KTNB của các phòng ban và các cơ quan chính phủ được Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Anh áp dụng như KTNB trong khu vực doanh nghiệp.
Tại Hoa Kỳ, KTNB là một hoạt động thẩm định độc lập được thành lập trong một tổ chức như một dịch vụ cho tổ chức. Đó là một hoạt động kiểm soát quản lý, có chức năng đo lường và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kiểm soát khác.
Trong khi ở hầu hết các nước, KTNB là một phần của hệ thống kiểm soát quản lý của một tổ chức, thì ở Đức KTNB lại được coi là một phần của công việc kiểm toán bên ngoài (Sparberg, 1996).
Tại Đức, KTNB là một phần của công việc kiểm toán bên ngoài. Mặc dù việc KTNB là một phần không thể thiếu trong các hoạt động của các cơ quan hành chính, kiểm toán viên nội bộ là chỉ chịu sự hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật của FCA (Tổ chức kiểm toán tối cao Đức). Họ chỉ báo cáo với FCA và có thể không thực hiện bất kỳ yêu cầu chuyên nghiệp nào khác.
Tại Pháp và Italia, "KTNB được xem là để nắm lấy các khía cạnh của KTNB, chẳng hạn như kế toán công cộng và thanh tra tại Pháp thực hiện các chức năng quan trọng trong kiểm soát chi tiêu". Trong khi tại Ba Lan "KTNB được coi là công cụ để Nhà nước và cơ quan quản lý giám sát và kiểm soát chi tiêu công theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và phòng ngừa rủi ro (Richard Allen, 1996).
Tại Thụy Điển, KTNB là một phần của hệ thống kiểm soát quản trị trong các đơn vị công, cơ quan Kiểm toán quốc gia Thụy Điển (The Swedish National Audit Office - RRV) là đơn vị chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động và giám sát kết quả hoạt động của KTNB trong các đơn vị công. Năm 1994, cơ quan này (RRV) ban hành quy định về hoạt động của KTNB.
2. Tổ chức hoạt động của kiểm toán nội bộ trong các cơ quan chính phủ ở Thụy Điển
Chính phủ Thụy Điển quy định, từ năm 1995, các cơ quan lớn và quan trọng phải có bộ phận KTNB với các nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra các hoạt động kiểm soát của các cơ quan trong hệ thống và đánh giá sự phù hợp và tin cậy của số liệu kế toán. Về vai trò của người đứng đầu đơn vị công đối với hoạt động của KTNB, RRV quy định người đứng đầu cơ quan phải phê duyệt kế hoạch kiểm toán hàng năm của bộ phận KTNB. Kế hoạch kiểm toán hàng năm của KTNB phải được xây dựng dựa trên sự phân tích những hoạt động có nguy cơ xảy ra rủi ro cao và được phê chuẩn sau khi tổ chức tham vấn với RRV. Để đảm bảo hiệu quả và chất lượng KTNB, quy định này cũng nêu rõ hoạt động của KTNB phải thực hiện theo các tiêu chuẩn chuyên nghiệp được chấp nhận. Trong quan hệ báo cáo kết quả của KTNB, Chính phủ quy định KTNB phải báo cáo kết quả kiểm toán bằng văn bản cho Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc của cơ quan (Jan Hagvall, 1996).
3. Tổ chức hoạt động KTNB trong khu vực công tại Canada
Mục đích của KTNB tại Canada không chỉ để phát hiện các hoạt động bất hợp pháp mà còn góp phần ngăn chặn những hoạt động này (G.M. Kirby, 1996). Tại Canada, để kiểm soát kinh phí và hoạt động và của các đơn vị chính phủ, Canada quy định mỗi Bộ phải thành lập bộ phận KTNB để kiểm toán và đánh giá nội bộ riêng của mình. Các báo cáo KTNB thường báo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc (DH) hoặc một ủy ban kiểm toán do một Phó giám đốc phụ trách. Tuy nhiên, báo cáo này được xem như tài liệu công cộng và phải cung cấp cho các cơ quan lập pháp và công chúng. Mặc dù là KTNB nhưng bộ phận này làm việc theo các tiêu chuẩn của kiểm toán, có trách nhiệm đánh giá độc lập giống như các nhân viên kiểm toán độc lập.
Để hỗ trợ thực hiện các chức năng kiểm soát quản lý, Chính phủ Canada thành lập Hội đồng quản trị Kho bạcvới chủ tịch có cấp bậcvàquyền hạn tương đương thứ trưởng.
4. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Hà Lan
Để giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát quản lý, Hà Lan cũng quy định mỗi bộ phải thành lập một Cục Kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ của mỗi bộ có trách nhiệm giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát quản lý trong đó bao gồm trách nhiệm của kiểm toán nội bộ hàng năm lập một báo cáo đánh giá các hoạt động. báo cáo này là một phần trong hồ sơ tài chính của các Bộ được báo cáo với Quốc hội. Báo cáo của KTNB tùy theo từng trường hợp sẽ được thảo luận tại Ủy ban Kiểm toán. Để phục vụ cho hoạt động của Cục Kiểm toán nội bộ của các bộ, các cơ quan cấp dưới cũng thành lập bộ phận KTNB để thực hiện các công việc kiểm toán và đánh giá hiệu quả hoạt động trong phạm vị đơn vị mình.
Các kiểm toán viên cấp bộ chịu trách nhiệm kiểm tra các công việc do kiểm toán viên nội bộ cấp dưới thực hiện và các báo cáo chi phí và coi đây là một biện pháp kiểm soát nội bộ cần thiết phải thực hiện.
Các kiểm toán viên phòng ban kiểm tra hàng năm các hoạt động đúng đắn của kiểm soát nội bộ cấp dưới bằng cách đưa ra ý kiến khác về một số lượng nhất định (khoảng 10 %) các cuộc kiểm toán nội bộ của cấp dưới. Nếu các yêu cầu cơ bản của một cuộc kiểm toán được đáp ứng, khi đó KTNB cấp trên có thể thay thế bằng một "đánh giá hạn chế" với sự trợ giúp của một danh sách các câu hỏi sau:
- Một nghiên cứu xem xét lại các hoạt động bình thường được thực hiện trong những năm trước đó và các dịch vụ kiểm toán của bộ có thể sử dụng các báo cáo của kiểm toán viên cấp dưới.
- Nếu không có dấu hiệu nào cho thấy tình hình trong năm cần phải được kiểm tra đã thay đổi hoặc xấu đi thì các nội dung báo cáo của kiểm toán viên cấp dưới sẽ được phê duyệt. Nếu một báo cáo không được phê duyệt có thể do kiểm toán viên cấp dưới đã không thực hiện đúng công việc của mình, kiểm toán viên cấp trên sẽ đòi hỏi thêm thông tin về lý do báo cáo chưa được phê duyệt.
Dựa trên những đánh giá và "đánh giá hạn chế", các dịch vụ kiểm toán của bộ tạo ra một đánh giá về tính đúng đắn của báo cáo kiểm toán đưa ra với các báo cáo chi phí xác định và đánh giá thủ tục của công việc kiểm toán viên cấp dưới và đưa vào đánh giá của riêng mình.
5. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Đức
Tại Đức cũng như hầu hết các nước, KTNB là một phần của hệ thống kiểm soát quản lý. Đây là một công cụ quản lý quan trọng để giám sát các mục tiêu đã đặt ra để đảm bảo rằng chính quyền đang hoạt động tốt. Tại Cộng hòa Liên bang Đức, KTNB là một phần của công việc kiểm toán bên ngoài. Mặc dù việc KTNB là một phần không thể thiếu trong các hoạt động của các cơ quan hành chính, kiểm toán viên nội bộ chỉ chịu sự hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật của FCA. Họ chỉ báo cáo với FCA và có thể không thực hiện bất kỳ yêu cầu nào từ bên ngoài. Do đó, KTNB ở Đức được gọi là kiểm toán trước do KTNB được thực hiện trước các cuộc kiểm toán của FCA và không mang ý nghĩa của tiền kiểm.
Tại Đức, KTNB có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc quản lý vì các báo cáo KTNB có thể cho biết sự thiếu hụt nói chung. Tuy nhiên, KTNB ở Đức không được sử dụng như một công cụ cho kiểm soát quản lý mà chúng mang ý nghĩa là một bộ phận của kiểm toán độc lập nhiều hơn. Các hoạt động của KTNB tại Đức thường có mục đích trợ giúp cho kiểm toán của FCA.
6. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Anh
Tại Anh, trách nhiệm kiểm soát quản lý thuộc về bộ phận kế toán của mỗi đơn vị. Để hỗ trợ cho hoạt động này, bộ phận KTNB được thành lập trong mỗi đơn vị. Chức năng, nhiệm vụ của KTNB tại Anh do cán bộ kế toán quy định. Vai trò của KTNB là đánh giá độc lập hiệu quả của hệ thống kiểm soát quản lý, cung cấp cho các cán bộ kế toán và nhà quản lý cao cấp thông tin quan trọng về hoạt động của hệ thống kiểm soát quản lý của đơn vị. Người đứng đầu bộ phận KTNB có thể làm việc trực tiếp với các cán bộ kế toán. Cán bộ kế toán là người chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hiệu quả của các hoạt động và các rủi ro phát sinh từ bất kỳ những hành động không được chấp nhận nào.
Để hoạt động KTNB thực sự là một công cụ giúp cho quản trị tốt các đơn vị trong khu vực công, chính phủ Anh đã ban hành chuẩn mực KTNB làm cơ sở cho việc thành lập các bộ phận KTNB trong các đơn vị công. Nội dung của chuẩn mực này quy định các phạm vi, tính độc lập của KTNB, vai trò của KTNB trong kiểm soát và quản lý rủi ro, chiến lược kiểm toán và các dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp. Chuẩn mực này cũng quy định KTNB phải đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan về độ tin cậy và tính minh bạch trong việc sử dụng có hiệu quả tài sản. Sau khi ban hành, chuẩn mực KTNB được gửi cho văn phòng kế toán, hội đồng quản trị và các thành viên ủy ban kiểm toán, Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên bên ngoài và các bên liên quan khác như giám đốc tài chính và giám đốc điều hành của các đơn vị công. Chuẩn mực KTNB trong khu vực công cơ sở pháp lý để hoạt động KTNB trở thành một dịch vụ kiểm toán nội bộ chuyên nghiệp, độc lập và khách quan và cho đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho quản trị tốt (Gansberghe, 2005).
7. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Trung Quốc
Theo Xiangdong (1997), KTNB ở Trung Quốc phát triển xuất phát từ sự phát triển kinh tế xã hội và nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Vai trò của KTNB trong nền kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa tại Trung Quốc đã có những thay đổi đáng kể. Để phát huy được vai trò của KTNB, Nhà nước Trung Quốc đã ban hành Điều lệ Kiểm toán. Trách nhiệm và vai trò của KTNB tiếp tục được thay đổi và phát triển bằng tuyên bố thay đổi trách nhiệm của kiểm toán nội bộ do IKTNB công bố năm 2000 như là một phần của khung tiêu chuẩn KTNB:
"Kiểm toán viên nội bộ có liên quan với bất kỳ giai đoạn nào của hoạt động kinh doanh, nếu thấy cần thiết để phục vụ cho quản lý”. Quy định này thể hiện vai trò ngày càng quan trọng của KTNB nhằm có được một sự hiểu biết đầy đủ về các hoạt động cần được xem xét".
8. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Malaysia
Tại Malaysia, sự thất bại ngày càng nhiều trong các tổ chức do quản lý yếu kém đã làm phát sinh nhu cầu KTNB trong cả khu vực công và tư (Dowsett & Morris, 1981; Buttery, 1985; Coombs & Jenkins, 1994; Jones & Pendlebury , 2000). Trong các tổ chức khu vực công, KTNB có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy trách nhiệm giải trình và cải thiện hiệu suất của chính phủ. Để thúc đẩy hiệu quả quản lý trong khu vực công, Chính phủ Malaysia đã thực hiện một loạt các chính sách: yêu cầu thành lập các đơn vị kiểm toán nội bộ; xây dựng tiêu chuẩn KTNB chuyên nghiệp; đào tạo, phân bổ nguồn lực; tăng cường vai trò của kiểm toán viên nội bộ trong đánh giá hiệu suất.
Để tạo thuận lợi cho hoạt động KTNB trong các đơn vị, năm 1979, Malaysia đã ban hành Thông tư số 2 của Kho bạc về thực hiện KTNB trong các cơ quan chính phủ liên bang. Thông tư này được thay thế vào tháng 04/2001 bằng một Thông tư chi tiết hơn về chức năng kiểm toán nội bộ trong các cơ quan chính phủ và chính quyền địa phương. Gần đây nhất, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 9/2004 để thay thế cho Thông tư năm 1979 (New Straits Times: 18/122004) áp dụng cho các cơ quan chính phủ và chính quyền các tiểu bang.
9. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Sudan
Trong khi KTNB ở các nước phương tây tương đối phát triển thì KTNB ở các nước đang phát triển vẫn đang trong giai đoạn sơ khai. Điển hình như tại Sudan. Theo nghiên cứu của Brierley et al.(2001, tr. 73-4), bộ phận KTNB ở Sudan tham gia vào phần lớn các giao dịch; tuy nhiên, hiệu quả kiểm toán nội bộ ở Sudan rất thấp do các nhân viên KTNB thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo và có đủ độ tin cậy, độc lập hay quyền hành động như kiểm toán viên nội bộ ở nhiều nước. Một số ít KTNB không đáp ứng được ngay cả một trong năm tiêu chuẩn cốt lõi của IIA về độc lập, trình độ chuyên môn, phạm vi công việc, hiệu suất và quản lý. Nguyên nhân của tình trạng này, Ali et al. (2007) cho là do nền kinh tế của Sudan còn nghèo, bất ổn chính trị và tham nhũng đã ảnh hưởng không nhỏ đến môi trường chính trị và sự đầu tư cho KTNB.
10. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Israel
Tại Israel, theo Schwartz và Sulitzeanu-Kenan (2002), để tăng cường vai trò của KTNB, chính quyền Israel đã thông qua một giải pháp lập pháp từ trên xuống. Luật Kiểm toán nội bộ 1992 yêu cầu thành lập bộ phận KTNB để thực hiện kiểm toán trong mỗi tổ chức công, kiểm toán viên nội bộ phải được đào tạo chuyên nghiệp, được quyền truy cập thông tin và được trao trách nhiệm kiểm toán, đánh giá hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động. Người đứng đầu bộ phận KTNB trực tiếp báo cáo các phát hiện cho Tổng giám đốc hoặc Bộ trưởng. Ngoài ra, Luật sửa đổi năm 1995 yêu cầu quản lý cấp cao phải thảo luận về kết quả kiểm toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. Tuy nhiên, Schwartz và Sulitzeanu-Kenan (2002) cho rằng, Luật này đã bỏ quên một số quy định mà có thể cải thiện được hiệu quả của chức năng KTNB là: năng lực của nhân viên kiểm toán, kỹ năng chuyên môn và địa vị pháp lý của tổ chức KTNB. Tại Israel cũng chưa có một cơ quan trung ương làm nhiệm vụ đào tạo và tư vấn cho kiểm toán viên nội bộ và giám sát công việc của họ.
11. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Ý
Trong các trường đại học tại Ý, hoạt động cốt lõi của KTNB là kiểm toán hoạt động, các nỗ lực KTNB chủ yếu tập trung vào kiểm toán tài chính và kiểm toán tuân thủ. Theo một số tác giả (Colicchia, Dallari, & Melacini, 2010; Lettieri & Masella, 2009), các tổ chức giáo dục đại học, tương tự như các tổ chức công cộng và tổ chức tư nhân khác, phải đối phó với một bối cảnh phức tạp và không chắc chắn. Do vậy, một số trường đại học ngày càng chú ý nhiều hơn đến quản lý rủi ro.
12. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ trong khu vực công tại Mỹ
Tại Mỹ, KTNB là một công cụ quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp cũng như các tổ chức chính quyền. Tổng thanh tra là người đứng đầu bộ phận KTNB của mỗi Bộ, chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng KTNB và báo cáo kết quả kiểm toán cho người quản lý cao nhất và Quốc hội. Do đó, KTNB không chỉ chịu trách nhiệm KTNB như là một công cụ quản lý mà còn là một phần của hoạt động kiểm toán bên ngoài để hỗ trợ quản lý cấp cao của các tổ chức chính phủ.
Ban đầu, các kiểm toán viên nội bộ tập trung chủ yếu vào đánh giá hệ thống kế toán, kiểm soát tài chính và đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính. Dần dần, nhiệm vụ của KTNB được mở rộng sang các vấn đề khác được người đứng đầu của cơ quan và cán bộ quản lý cao cấp quan tâm như độ tin cậy của báo cáo quản lý nội bộ và sự phù hợp với chính sách quản lý của các hoạt động.
Để tạo khung pháp lý cho hoạt động KTNB, chính phủ Mỹ ban hành Khung khổ pháp lý cho KTNB. Dựa trên quy định pháp lý được ban hành, đồng thời với áp lực từ các cơ quan phòng chống tham nhũng như GAO (General Audit Office) và OMB (The Office of Management and Budget), các cơ quan chính phủ đều phải thành lập bộ phận KTNB để giám sát hoạt động, phát hiện gian lận hoặc tham nhũng và hỗ trợ cho quản lý.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Jan Hagvall (1996). Management controls in central government activities: A swedish perspective.
2. G.M. Kirby (1996), Management controls: A senior executive perspective.
3. Christianne E.P et al., (1996), The case of the national welfare act (Netherlands).
4. Van Gansberghe, C. (2005). Internal Auditing in the Public Sector: a consultative forum in Nairobi, Kenya, shores up best practices for government audit professionals in developing nations. Internal Auditor, 62 (4), pp. 69-73.
5. Xiangdong, W. (1997). Development Trends and Future Prospects of Internal Auditing. Managerial Auditing Journal, 12 (4/5), pp. 200-204.
6. James Q. McCrindell (1996), Management controls: The role of central agencies (Canada).
ANALYZE EXPERIENCES OF SOME COUNTRIES IN CARRYING OUT INTERNAL AUDIT IN PUBLIC UNITS TO DRAW SPECIFIC EXPERIENCES FOR VIETNAM
Ph.D. CANDIDATE NGUYEN NGOC KHUONG
University of Economic and Technical Industries
ABSTRACT:
This study is to analyze experiences of countries around the world in carrying out internal audit to draw specific experiences in implementing internal audit in Vietnamese autonomous public universities. By analyzing documents, the study approached experiences in carrying out internal audit in various aspects, namely (i) the legal environment of implementing internal audit; (ii) organizing internal audit unit including choosing the unit’s leader, identifying the unit’s functions, duties and authorities, report mechanism of the unit, carrying out internal audits, standards in developing organization, human resources and (iii) resources to support internal audit activities (including financial resources, support for organizing training, consulting and monitoring internal audit activities)
Keywords: Internal audit, public unit, monitor operation, effectiveness, countries around the world.
