TÓM TẮT:
Tài liệu hình thành từ hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước và nghiên cứu về doanh nghiệp, do đó rất cần được quản lý chặt chẽ. Quá trình cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước ở tỉnh Long An đã diễn ra từ những năm đầu của thế kỷ XXI. Bài viết trình bày khái quát về thực trạng hoạt động thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước sau khi cổ phần hóa tại tỉnh Long An. Từ đó, tác giả đưa ra một vài trao đổi về hoạt động quản lý tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước ở tỉnh Long An.
Từ khóa: quản lý hồ sơ, tài liệu, cổ phần hóa, doanh nghiệp, lưu trữ doanh nghiệp, tỉnh Long An.
1. Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước là bằng chứng về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng đối với cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan có chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ đóng thuế của doanh nghiệp. Khi xảy ra tranh chấp, khiếu kiện vi phạm hợp đồng, tài liệu chính là những chứng cứ rõ ràng để giải quyết vấn đề.
Các doanh nghiệp nhà nước tại Long An có khối lượng lớn tài liệu lưu lại quá trình thành lập, tổ chức doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, thành lập các công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện,… Đây là những tài liệu không chỉ có giá trị pháp lý, minh chứng tính pháp nhân để các nhà đầu tư, các đối tác liên doanh tin tưởng trong quá trình hợp tác, mà còn có giá trị phục vụ nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp từ khi ra đời đến khi thực hiện cổ phần hóa chuyển đổi sở hữu nhà nước.
Từ khảo sát sơ bộ tại một số doanh nghiệp nhà nước đã thực hiện cổ phần hóa trong các lĩnh vực sản xuất, xây dựng, dịch vụ,… tại Long An cho thấy, hồ sơ, tài liệu hình thành từ tổ chức và hoạt động kinh doanh chưa được chỉnh lý, chưa giao nộp về các cơ quan chức năng và các cơ quan có chức năng cũng chưa có động thái nào để thu thập và quản lý khối tài liệu này. Nếu không có sự quản lý kịp thời và những giải pháp hợp lý cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu của các doanh nghiệp này sẽ dẫn tới tình trạng hư hỏng, mất mát những tài liệu có giá trị.
2. Thực trạng quản lý tài liệu của doanh nghiệp nhà nước sau cổ phần hóa tại tỉnh Long An
Doanh nghiệp nhà nước bao gồm: các doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết theo quy định của pháp luật. (Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2020). Trước đây, doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ (Luật Doanh nghiệp 2014). Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần bằng cách bán cổ phần cho cá nhân, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội trong nước và nước ngoài, có nhiều chủ sở hữu, tạo động lực và cơ chế quản lý năng động; huy động thêm nguồn vốn của xã hội vào sản xuất - kinh doanh; nâng hiệu quả, sức cạnh tranh và khả năng hội nhập của doanh nghiệp. Ở Việt Nam, quá trình chuyển đổi, cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần diễn ra từ những năm đầu của thập niên 1990. Tại tỉnh Long An, quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước được bắt đầu từ những năm cuối của thế kỷ XX và được đẩy mạnh từ những năm đầu của thế kỷ XXI.
Tác giả thực hiện khảo sát 9 doanh nghiệp nhà nước đã cổ phần tại Long An, gồm: Công ty CP Đô thị Thạnh Hóa; Công ty CPXi măng Hà Tiên 1 - Trạm nghiền Long An; Công ty CP Cấp nước và Dịch vụ Đô thị Bến Lức; Công ty Cổ phần Đô thị Tân An; Công ty Cổ phần Cấp thoát nước Long An; Công ty CP Tư vấn Xây dựng Thủy lợi Long An; Công ty CP Đô thị Cần Đước; Công ty CP Xây dựng Thủy lợi Long An; Công ty CP Cấp nước và Dịch vụ Đô thị Vĩnh Hưng.
Phiếu khảo sát gửi tới các doanh nghiệp hoạt động sản xuất - kinh doanh ở nhiều lĩnh vực, như: xây dựng, tư vấn xây dựng, đô thị, dịch vụ đô thị, sản xuất xi măng, cấp thoát nước, thủy lợi thực hiện cổ phần hóa trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2018. Tính đến thời điểm gửi phiếu khảo sát (năm 2020), doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa sớm nhất là Công ty Cổ phần Đô Thị Tân An (năm 2009), muộn nhất là Công ty Cổ phần Cấp thoát nước Long An (năm 2013). Những thông tin trong phiếu khảo sát là cơ sở để trình bày thực trạng công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ của các doanh nghiệp tại tỉnh Long An.
Hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp: Tài liệu hình thành từ hoạt động của các công việc cần được bảo đảm theo nội dung hoặc theo cơ cấu tổ chức (chức năng nhiệm vụ) để thuận lợi cho việc phân loại, bảo quản và khai thác sử dụng. Thực trạng hoạt động thu thập tài liệu của các doanh nghiệp khi chưa cổ phần vào lưu trữ của doanh nghiệp là rất khác nhau. Trong số 9 doanh nghiệp khảo sát, có 3 doanh nghiệp bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ của doanh nghiệp, 2 doanh nghiệp bảo quản tại phòng hành chính và 4 doanh nghiệp bảo quản tại các phòng ban (Tổng hợp từ phiếu khảo sát). Tài liệu của doanh nghiệp nhà nước là đối tượng giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, thực tế, các trung tâm lưu trữ lịch sử cũng không liên hệ với doanh nghiệp để thu thập. Với câu hỏi: “Trung tâm lưu trữ lịch sử có liên hệ để thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trước khi cổ phần?”, có 3 doanh nghiệp trả lời “có”, 2 doanh nghiệp trả lời “không”. Như vậy, hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ doanh nghiệp hoặc vào các cơ quan lưu trữ lịch sử còn hạn chế.
Hoạt động lập, phân loại hồ sơ tài liệu: Hoạt động tổ chức, quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp rất đa dạng, do đó, việc lập hồ sơ cũng có những đặc điểm, phương pháp khác nhau, có những nội dung công việc yêu cầu hồ sơ chuẩn mực theo pháp lý như hồ sơ thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ sản phẩm, mẫu mã hàng hóa, hồ sơ tài chính kế toán (hồ sơ pháp lý) thực hiện theo yêu cầu của pháp luật (Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán), nhưng cũng có công việc hồ sơ chỉ cần “tương đối”. Những “nét cơ bản” lập hồ sơ của doanh nghiệp nhà nước ở Long An trước khi thực hiện cổ phần hóa được phản ánh qua câu hỏi.Thực trạng lập hồ sơ của doanh nghiệp trước khi tiến hành cổ phần hóa được thấy qua câu hỏi: “Những nhóm tài liệu nào của doanh nghiệp nhà nước khi chưa cổ phần được lập hồ sơ?”, nhóm khảo sát nhận được câu trả lời từ phiếu khảo sát. Chúng tôi tổng hợp, hệ thống lại thông tin trong Bảng 2.
Bảng 2: Tình trạng lập hồ sơ của các doanh nghiệp nhà nước
trước khi cổ phần
Nguồn: Tổng hợp từ phiếu khảo sát gửi các doanh nghiệp tại Long An
Ghi chú: dấu (X) đã lập hồ sơ, dấu (0) chưa lập hồ sơ
Có thể thấy tình trạng lập hồ sơ của các doanh nghiệp là khác nhau. Trong từng doanh nghiệp cũng khác nhau, có nội dung lập hồ sơ nhưng có nội dung không lập hồ sơ. Đặc biệt có những doanh nghiệp không thực hiện hoạt động lập hồ sơ đối với hầu hết các nội dung công việc (ngoài nhóm văn bản đi, đến).
Trường hợp tài liệu chưa được chỉnh lý thì quá trình phân loại chỉ dừng lại ở việc phân loại theo nhóm cơ bản (nội dung). Hiện nay, hoạt động chỉnh lý tài liệu ở các doanh nghiệp nhà nước tại tỉnh Long An sau cổ phần ở nhiều mức độ khác nhau. Trong số 9 doanh nghiệp khảo sát có 2 doanh nghiệp trả lời đã chỉnh lý, 1 doanh nghiệp trả lời đã chỉnh lý sơ bộ, còn lại 6 doanh nghiệp trả lời là chưa chỉnh lý. Thực trạng cho thấy, tỷ lệ hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp đã được chỉnh lý là rất ít, khoảng 30% (cả chỉnh lý và chỉnh lý sơ bộ).
Hoạt động bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Bảo quản tài liệu là nội dung quan trọng của hoạt động lưu trữ doanh nghiệp, trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ được pháp luật quy định như sau: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật”(Điều 25 Luật Lưu trữ, năm 2011).
Tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước được các doanh nghiệp cổ phần sử dụng vào nhiều mục đích, với câu hỏi: “Hiện tại doanh nghiệp cổ phần khai thác, sử dụng thông tin tài liệu của doanh nghiệp nhà nước khi chưa cổ phần vào các mục đích gì?” đã nhận được 7 câu trả lời là phục vụ tổ chức và quản lý doanh nghiệp, 4 câu trả lời là khai thác sử dụng vào mục đích kinh doanh; 3 câu trả lời là sử dụng vào mục đích nghiên cứu. Thông tin từ khảo sát cho thấy, tài liệu của các doanh nghiệp Nhà nước được sử dụng vào nhiều mục đích nghiên cứu khác nhau, do đó rất cần được bảo quản để phục vụ khai thác sử dụng.
3. Một vài trao đổi về hoạt động quản lý tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước ở tỉnh Long An
Một là, các cơ quan có chức năng “bị động” trong việc quản lý tài liệu khi doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa: Pháp luật về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các doanh nghiệp được quy định ở nhiều văn bản. Với chức năng quản lý nhà nước, mà cụ thể là Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Long An cần có những văn bản chỉ đạo hướng dẫn để thực hiện tốt công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, Tuy nhiên, thực tế hoạt động này còn rất “mờ nhạt”. Câu hỏi trong phiếu khảo sát gửi tới 9 doanh nghiệp: “Sau khi cổ phần hóa doanh nghiệp, trung tâm lưu trữ lịch sử có liên hệ để thu thập tài liệu của doanh nghiệp nhà nước trước khi cổ phần?” Có 3 doanh nghiệp trả lời cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có liên hệ, 6 doanh nghiệp trả lời không có cơ quan nào liên hệ.
Công ty mẹ, tổng công ty có vai trò đối với tổ chức và hoạt động chuyên môn hành chính văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, việc quản lý của các tập đoàn, tổng công ty đối với hoạt động quản lý tài liệu là rất mờ nhạt, câu hỏi: “Sau khi cổ phần hóa, cơ quan quản lý nhà nước hoặc tổng công ty gửi văn bản yêu cầu giao nộp tài liệu của doanh nghiệp nhà nước khi chưa cổ phần”? Có 2 doanh nghiệp trả lời là doanh nghiệp nhà nước yêu cầu, 2 doanh nghiệp trả lời tổng công ty yêu cầu, 5 doanh nghiệp trả lời không có cơ quan nào gửi văn bản yêu cầu. Thông tin khảo sát cho thấy các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan chức năng và các doanh nghiệp (Tổng công ty, công ty mẹ) chưa thực sự quan tâm đến việc quản lý khối tài liệu hình thành từ hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước trước khi cổ phần hóa.
Hai là, doanh nghiệp cổ phần “né tránh” khối tài liệu của doanh nghiệp nhà nước trước khi cổ phần: Sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ 100% vốn nhà nước sang hình thức công ty cổ phần, các doanh nghiệp từng bước tổ chức lại doanh nghiệp (tách, gộp các đơn vị), phân công lại công việc với mục tiêu tổ chức hiệu quả công việc và chi phí thấp. Những công việc hành chính (không tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp) như việc quản lý tài liệu hay những nội dung nghiệp vụ như thống kê số lượng và tình trạng thực tế về công tác này cũng không được các doanh nghiệp thực hiện, hoặc nếu có thực hiện cũng rất đơn giản. Thực tế 9 phiếu khảo sát gửi tới các doanh nghiệp sau khi cổ phần hóa, lãnh đạo có yêu cầu thống kê tình trạng tài liệu của doanh nghiệp trước đó thì chỉ nhận được 2 câu trả lời là thống kê trên sổ sách, còn lại là không. Hoạt động chỉnh lý tài liệu của các doanh nghiệp ở rất nhiều “cấp độ” khác nhau. Có những doanh nghiệp chỉnh lý hoàn thiện khối tài liệu trước đó, cũng có những doanh nghiệp lựa chọn chỉnh lý theo từng khối (chỉnh lý không hoàn thiện), hoặc có những doanh nghiệp chỉnh lý sơ bộ.
Theo quy định của pháp luật: “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.” (Điều 24, Luật Lưu trữ). Khi doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa, tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định. Có nghĩa, tài liệu hình thành từ hoạt động của doanh nghiệp trước khi cổ phần riêng biệt một “phông độc lập”, do đó các doanh nghiệp ít quan tâm tới nhóm tài liệu này.
4. Kết luận
Từ thực trạng quản lý tài liệu của các doanh nghiệp cổ phần đối với khối tài liệu của doanh nghiệp nhà nước trước khi cổ phần, các cơ quan chức năng cần quan tâm đến một số giải pháp để thực hiện công tác lưu trữ tốt hơn. Đó là cần bổ sung và hoàn thiện cơ sở pháp lý về việc quản lý hồ sơ tài liệu doanh nghiệp nhà nước sau khi cổ phần; trung tâm lưu trữ lịch sử cần có những kế hoạch cụ thể về hoạt động quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước sau cổ phần hóa; số hóa tài liệu của doanh nghiệp nhà nước trước khi cổ phần; quy định rõ ràng yêu cầu doanh nghiệp cổ phần bảo quản khối hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp nhà nước trước đó (những giải pháp này chúng tôi sẽ phân tích và trình bày ở một nghiên cứu tiếp theo).
LỜI CẢM ƠN:
Nghiên cứu được tài trợ bởi Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG - HCM) trong khuôn khổ Đề tài mã số C2020-18b-03.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Nguyễn Văn Báu (chủ biên) (2020). Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, TP. Hồ Chí Minh. NXB. Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh.
- Nguyễn Văn Báu (2014). Quy định pháp luật đối với lưu trữ tài liệu doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 2.
- Quốc hội (2014). Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng. NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
- Quốc hội (2011). Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13, ngày 01/11/2011.
- Vũ Thị Phụng (2014). Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tài cấu trúc - Những vấn đề đặt ra hiện nay. Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 2.
- Nguyễn Thị Kim Thu (2014). Thực trạng lưu trữ doanh nghiệp - Những vấn đề đặt ra đối với công tác quản lý. Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 6.
- Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư, Lưu trữ (Cục Lưu trữ Nhà nước) (2012). Tổ chức và kiểm soát tài liệu hiện hành.
- Chính phủ (2013). Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 quy định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ.
DOCUMENT MANAGEMENT OF STATE-OWNED ENTERPRISES
IN LONG AN PROVINCE AFTER THE EQUITIZATION PROCESS
NGUYEN VAN BAU
University of Social Sciences and Humanities,
Vietnam National University - Ho Chi Minh City
ABSTRACT:
Documents and records formed from activities of state-owned enterprises are valuable for state management activities and researches on state-owned enterprises. Therefore, it is important for state-owned enterprises to manage their documents and records carefully. The process of equitization of Long An Province’s state-owned enterprises has been taking place since the early years of the twenty-first century. This paper presents an overview about the current document management of state-owned enterprises in Long An Province after the equitization process. The paper also presents the author’s some points of view about the document management of state-owned enterprises in Long An Province.
Keywords: document management, document, equitization, enterprise, document management in enterprises, Long An Province.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ,
Số 20, tháng 8 năm 2021]
