Kế toán quản trị hàng tồn kho tại Nhật Bản và Mỹ : Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam

PHAN HƯƠNG THẢO (Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Thương mại)

TÓM TẮT:

Cho đến nay, hệ thống kế toán Việt Nam trong đó có kế toán quản trị (KTQT) còn khá nhiều điểm bất cập so với nhiều quốc gia. Theo kết quả khảo sát sơ bộ của tác giả, các doanh nghiệp biết đến và áp dụng KTQT ở mức độ đơn giản khoảng 23%; có tới 61% doanh nghiệp được khảo sát đều trả lời là biết nhưng không áp dụng, còn lại là chưa biết đến. Việc nhận thức và quá trình tổ chức KTQT trong điều kiện và môi trường của các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là tổ chức KTQT hàng tồn kho còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những hạn chế bởi một số nguyên nhân chủ yếu, như: Các doanh nghiệp đã áp dụng KTQT nhưng mô hình áp dụng chưa khoa học và hợp lý, trình độ người làm KTQT chưa đáp ứng được nhu cầu, thông tin KTQT cung cấp còn ở mức độ khiêm tốn… Do đó, cần thiết phải nghiên cứu quá trình ứng dụng KTQT hàng tồn kho tại một số quốc gia phát triển trên thế giới như Nhật Bản và Mỹ để rút ra bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế.

Từ khóa: Kế toán quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp, hội nhập.

1. Đặt vấn đề

Kế toán quản trị hàng tồn kho luôn luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, tuy nhiên tác dụng cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau sẽ khác nhau, tùy thuộc vào việc xây dựng và khai thác hệ thống kế toán đó. Các doanh nghiệp ở các nước phát triển trên thế giới đã xây dựng hệ thống KTQT hàng tồn kho hiện đại, cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị nội bộ để trợ giúp họ trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để đưa ra được phương án kinh doanh mang lại lợi nhuận tối ưu, trước hết doanh nghiệp phải nắm vững những quy luật của thị trường. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải biết cách phát huy, tận dụng tối đa những nguồn lực có sẵn, tìm ra một số giải pháp quản lý khoa học phù hợp với cơ cấu tổ chức riêng của mình. Do vậy, việc tổ chức KTQT hàng tồn kho luôn là sự quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp và được vận dụng vào công tác quản lý của họ, bởi KTQT có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích, linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả phục vụ tốt cho quá trình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Giới thiệu về vai trò KTQT hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp không chỉ thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình quản lý và sử dụng hàng tồn kho trong đơn vị một cách kịp thời, chi tiết theo yêu cầu quản lý mà còn thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, phục vụ cho mục đích ra quyết định của nhà quản trị: xây dựng kế hoạch đặt hàng cụ thể cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín có thể hợp tác lâu dài. Thông tin do KTQT hàng tồn kho cung cấp không chỉ bao gồm thông tin tài chính mà còn bao gồm thông tin phi tài chính. Với vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, thông tin của KTQT hàng tồn kho là vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị. KTQT hàng tồn kho có chức năng liên kết giữa hàng mua vào và hàng bán ra. Khi cung và cầu của một loại hàng hóa tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng hàng hóa tồn kho nhằm tích lũy cho thời kỳ cao điểm là một công việc rất quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần làm tốt. Khi thực hiện tốt chức năng này thì doanh nghiệp sẽ đảm bảo được lượng hàng tiêu thụ, đảm bảo được uy tín của mình và đặc biệt là đảm bảo ổn định giá cả mua vào và bán ra. Tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt của doanh nghiệp nếu như bộ phận KTQT có những thông tin và hoạch định đúng đắn, có những tính toán xem xét đến rủi ro trong quá trình dự trữ chính xác. Nhờ thông tin của KTQT hàng tồn kho, nhà quản trị thông qua đó lên kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.

Như vậy, thông tin KTQT hàng tồn kho tạo điều kiện cho các chức năng quản trị được thực hiện tốt hơn và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà quản trị mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức.

3. Kinh nghiệm KTQT hàng tồn kho tại Nhật Bản

Bắt đầu từ những năm 1980, thế giới đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Nhật Bản. Một trong những đóng góp quan trọng vào sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản là hệ thống quản lý và KTQT hàng tồn kho. Mặc dù không có một bề dày phát triển như ở các nước Anh, Mỹ, nhưng KTQT hàng tồn kho ở Nhật Bản đã có sự vươn dậy mạnh mẽ. Hệ thống KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Nhật Bản thường được xây dựng tách rời với hệ thống kế toán tài chính.

Theo kết quả điều tra 500 doanh nghiệp sản xuất của Nhật Bản có niêm yết trên thị trường chứng khoán Tokyo năm 1998, các doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản đánh giá hệ thống kế toán hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho, lập và kiểm soát dự toán cũng như trong việc xác định giá bán sản phẩm cũng như ra các quyết định kinh doanh. Thời kỳ đó, việc lập dự toán tồn kho ở các doanh nghiệp Nhật Bản không được thực hiện đầy đủ. Có khoảng 50% các doanh nghiệp điều tra chỉ lập mỗi dự toán kết quả kinh doanh và kỳ lập dự toán của các doanh nghiệp Nhật Bản là hàng năm và nửa năm, chỉ có 4% các doanh nghiệp lập dự toán theo tháng và quí.

Nhật Bản là quốc gia áp dụng thành công mô hình quản lý hàng tồn kho kịp lúc (Just in time - JIT) và mô hình này đóng vai trò quan trọng trong công tác KTQT hàng tồn kho. Vào những năm 1970, quy trình sản xuất theo mô hình JIT mới được hoàn thiện và được Toyota Motors áp dụng. Trong công cuộc công nghiệp hóa sau Đại chiến Thế giới thứ 2, nước Nhật thực hiện chiến lược nhập khẩu công nghệ nhằm tránh gánh nặng chi phí cho nghiên cứu và phát triển (R&D) và tập trung vào việc cải thiện quy trình sản xuất (Kaizen). Mục tiêu của chiến lược này là nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm. Eiji Toyoda và Taiichi Ohno của Toyota Motor đã phát triển một khái niệm hệ thống sản xuất mới, mà ngày nay được gọi là hệ thống sản xuất Toyota. Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, nước Nhật có được ngày hôm nay xuất phát từ nền tảng sản xuất dựa trên hệ thống tuyệt với đó. Nền tảng của hệ thống sản xuất Toyota dựa trên khả năng duy trì liên tục dòng sản phẩm trong các nhà máy nhằm thích ứng linh hoạt với các thay đổi của thị trường. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Bên cạnh đó, mặc dù khả năng giảm thiểu chi phí hàng tồn kho là yêu cầu hàng đầu của hệ thống, Toyota đã đưa ra 3 mục tiêu phụ nhằm đạt được mục tiêu chính yếu đó:

- Kiểm soát chất lượng: Giúp cho hệ thống thích ứng hàng tháng hay thậm chí hàng ngày với sự thay đổi của thị trường về số lượng và độ đa dạng.

- Bảo đảm chất lượng: Đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình tiếp theo.

- Tôn trọng con người: Vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nỗ lực giảm thiểu chi phí.

Trong quy trình lắp ráp ô tô, các linh kiện phải được các quy trình khác cung cấp đúng lúc với đúng số lượng cần thiết. Từ đó, tồn kho sẽ giảm đáng kể kéo theo việc giảm diện tích kho hàng. Kết quả là chi phí cho kho bãi và dự trữ được triệt tiêu, tăng tỷ suất hoàn vốn.

Sau Nhật Bản, phương pháp JIT được 2 chuyên gia TQM (Total Quality Manufacturing) là Deming và Juran phát triển ở Bắc Mỹ. Từ đó, mô hình JIT lan rộng trên khắp thế giới. JIT là một phương pháp quản lý hàng tồn kho với mục tiêu triệt tiêu tất cả các nguồn gây hao phí, bao gồm cả tồn kho không cần thiết và phế liệu sản xuất.

Có thể thấy đóng góp của hệ thống KTQT hàng tồn kho vào sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản là không thể phủ nhận và một trong những nguyên nhân của sự thành công này đó là những nhân viên KTQT có sự hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp của mình. Trước khi là nhân viên KTQT, các nhân viên này phải làm việc trong nhiều lĩnh vực khác của doanh nghiệp, như bộ phận sản xuất, bộ phận marketing, thiết kế… Số nhân viên KTQT trong một doanh nghiệp Nhật Bản cũng lớn hơn so với các nước khác. Theo kết quả điều tra, bình quân có 18 nhân viên KTQT trong một doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản, còn chỉ có 9 nhân viên KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất Anh và ở các nước khác con số này còn nhỏ hơn rất nhiều.

Ngoài ra, hệ thống KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Nhật Bản tham gia rất chặt chẽ vào quá trình ước tính chi phí cho các sản phẩm mới. Việc ước tính chi phí cho các sản phẩm mới trong các doanh nghiệp Nhật Bản được tiến hành rất sớm, ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Các nhân viên KTQT tham gia chặt chẽ vào việc xác định định mức nguyên vật liệu tiêu hao cho sản phẩm mới cũng như việc phân tích, đánh giá sự biến động của nguyên vật liệu giữa định mức và thực tế thông qua hệ thống báo cáo phân tích, cung cấp cho nhà quản trị làm cơ sở ra quyết định và kiểm soát tồn kho.

4. Kinh nghiệm vận dụng mô hình KTQT hàng tồn kho ở Mỹ

Mỹ là một quốc gia có bề dày phát triển KTQT nguyên vật liệu (NVL) cả về lý luận và thực tiễn. Các doanh nghiệp Mỹ hầu hết đều áp dụng mô hình kết hợp giữa KTQT và kế toán tài chính. Đặc trưng cơ bản của mô hình này là hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống kế toán tài chính và được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Cụ thể:

- Về tổ chức bộ máy kế toán: KTQT chi phí không tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng mà được tổ chức chung với kế toán tài chính, các bộ phận thực hiện từng phần hành công việc theo chức trách nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận này vừa làm nhiệm vụ của kế toán tài chính, vừa làm nhiệm vụ của KTQT.

- Về chứng từ kế toán: Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều sử đụng hệ thống chứng từ gốc duy nhất.

- Về tài khoản kế toán: Thông thường kế toán tài chính sử dụng các tài khoản tổng hợp còn KTQT hàng tồn kho sử dụng tài khoản phân tích. Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thông tin từ hệ thống tài khoản này được tính đến cả hai mục đích của kế toán tài chính và kế toán quản trị.

- Về báo cáo kế toán: Mỗi bộ phận kế toán có chức năng thu nhận, cung cấp thông tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp, vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Bộ phận KTQT hàng tồn kho sử dụng báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp, bộ phận kế toán tài chính sử dụng hệ thống báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

- Về các phương pháp kế toán quản trị HTK: Theo kết quả điều tra các doanh nghiệp sản xuất ở Mỹ năm 1997 của Hội Kế toán quốc gia (NAA), 38% các doanh nghiệp áp dụng phương pháp “Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình”, mục đích của phương pháp này là giúp doanh nghiệp Mỹ dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho, xác định lượng dự trữ là thừa hay thiếu, là một tỷ lệ tương đối cao so với các nền kinh tế tương đối phát triển lúc bấy giờ (ở Nhật Bản chỉ có 15% và Hàn Quốc là 24%). Ngoài ra, các phương pháp khác được sử dụng để mã hóa và xếp đặt các sản phẩm dự trữ cũng được sử dụng khá sớm tại Mỹ nhằm quản lý hàng tồn kho như phương pháp “bất kì vật gì, bất kì chỗ nào”, phương pháp tần suất quay vòng, phương pháp hai kho, phương pháp vào trước ra trước.

Để nắm được số lượng dự trữ, các doanh nghiệp Mỹ sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng tồn kho và lượng hàng dự trữ. Trong kế toán Mỹ, cho phép sử dụng 1 trong 4 phương pháp: nhận diện, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO để tính giá hàng xuất kho. KTQT hàng tồn kho tại các doanh nghiệp Mỹ đã xây dựng chức năng dự trữ hàng tồn kho phải thực hiện 2 mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

+ Mục tiêu an toàn: Có dự trữ để tránh mọi gián đoạn.

+ Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm thiểu chi phí kho tàng.

Để giải quyết chức năng đó, KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Mỹ phải trả lời 2 câu hỏi: đặt hàng khi nào và số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

Mặc dù các lý thuyết về phương pháp quản lý hàng tồn kho kịp lúc (JIT) được phát triển ở Mỹ từ giữa thập kỷ 80 của thế kỷ trước và được đánh giá là phương pháp quản lý NVL hiệu quả trong việc xác định giá phí sản phẩm trong môi trường hoạt động phức tạp vì phương pháp này sẽ giúp phát hiện các hoạt động không gia tăng giá trị và có thể cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp. Phương pháp này còn được đánh giá là một công cụ để kết nối hệ thống xác định giá phí sản phẩm với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, tuy nhiên việc áp dụng nó ngay tại nước Mỹ còn khá hạn chế. Theo kết quả điều tra các doanh nghiệp sản xuất tại Mỹ, tỷ lệ áp dụng phương pháp này năm 1996 là 20% và năm 2000 là 21%. Việc áp dụng phương pháp JIT cũng đã tăng lên trong những năm gần đây. Theo kết quả cuộc điều tra các doanh nghiệp sản xuất năm 2003 tại Mỹ, có 35% các doanh nghiệp áp dụng các phương pháp JIT, 8% áp dụng phương pháp EOQ (phương pháp đặt hàng hiệu quả), 30% áp dụng cả các phương pháp JIT và phương pháp EOQ. Như vậy, tổng cộng kết quả điều tra năm 2003 có 38% các doanh nghiệp áp dụng phương pháp JIT, một tỷ lệ cao hơn rất nhiều so với kết quả của các cuộc điều tra trước.

Có thể thấy là tại Mỹ các doanh nghiệp đang tiếp tục áp dụng các phương pháp kế toán quản lý NVL khác nhau. Lý do của thực tế này là các phương pháp kế toán NVL khác nhau có bản chất và phạm vi thông tin cung cấp khác nhau. Hơn nữa, việc lựa chọn áp dụng một hệ thống KTQT NVL nào đó là do sức ép bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, với các yếu tố về quá trình sản xuất, mức độ cạnh tranh, mức độ sử dụng công suất… Tuy nhiên, kết quả điều tra cho thấy không có sự khác biệt rõ ràng về cơ cấu chi phí, mức độ phức tạp của quá trình sản xuất giữa các doanh nghiệp Mỹ áp dụng các phương pháp quản lý NVL khác nhau.

5. Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam

Kinh nghiệm vận dụng KTQT hàng tồn kho ở các nước trên thế giới cho thấy mặc dù các lý thuyết về KTQT hàng tồn kho có những bước phát triển rất dài, nhưng việc áp dụng các lý thuyết đó vào thực tế ở các nước rất đa dạng. Không phải tất cả những lý thuyết KTQT khi ra đời đều được áp dụng ngay và cũng không phải tất cả các lý thuyết KTQT cổ điển đều không còn giá trị thực tiễn, mà việc áp dụng các lý thuyết KTQT phụ thuộc vào môi trường kinh doanh, điều kiện kinh tế và trình độ của các nhân viên kế toán. Từ thực tế áp dụng KTQT hàng tồn kho ở Nhật Bản và Mỹ, tác giả đã rút ra một số kinh nghiệm cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam như sau:

- KTQT hàng tồn kho có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô khác nhau. Tuy nhiên, KTQT hàng tồn kho thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nguồn tài chính dồi dào và chính sách hoạt động nghiêm ngặt.

- Hàng tồn kho có thể được quản lý hiệu quả như các thành phần tích hợp của chuỗi cung ứng. Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành chính sách dòng sản phẩm.

- Việc quản lý hàng tồn kho được thể hiện hiệu quả nhất thông qua kiểm soát chi phí, sự đóng góp trong quá trình cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.

- Cần thiết phải đào tạo được đội ngũ nhân viên KTQT để họ trực tiếp tham gia vào quá trình thu thập, phân tích và cung cấp thông tin về KTQT hàng tồn kho cho nhà quản trị.

- Mô hình lượng đặt hàng tồn kho tối ưu (EOQ) là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam hiện nay để góp phần quản lý chi phí hàng tồn kho một cách tối ưu và hiệu quả.

KTQT hàng tồn kho là bộ phận của hệ thống KTQT nhằm cung cấp các thông tin về hàng tồn kho để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý. Những bài học kinh nghiệm từ quá trình áp dụng KTQT hàng tồn kho tại Nhật Bản và Mỹ sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệpViệt Nam nhanh chóng áp dụng có hiệu quả KTQT hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị kinh tế và làm tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế với khu vực và thế giới.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Alan Robert (1997), “Charts of Accounts in Europe: An Overview”, Management Accounting, Jun, Vol. 75, Iss. 6, page 39 - 40.

2. Garrison (1991), Managerial Accounting: Concepts for Planning, Control, Decision Making, Irwin, Boston

3. Howell, Robert A., Sakurai, Michiharu (1992), “Management Accounting (And other) Lessons from the Japanese”, Management Accounting. Dec. Vol.74. Iss. 6, page 28 - 34.

4. Shirley J.Daniel, Wolf D.Reitsperger, “Linking quality strategy with inventory management control system: Empericial evidence from Japanese industry”, Accounting, Organizations and Society, Volume 16, Issue 7, 1999.

5. Gary C - Biddle,“Accounting methods and management decisions: the case of inventory costing and inventory policy”, Journal of Accounting Research, University of Chicago, 2009

6. TS. Đặng Thị Hòa (2006), "Giáo trình Kế toán quản trị", Nhà xuất bản Thống kê.

7. Phan Hương Thảo, “Vai trò của kế toán quản trị hàng tồn kho trong điều hành doanh nghiệp”, Tạp chí Công Thương số 8, 2016.

INVENTORY MANAGEMENT ACCOUNTING IN JAPAN AND AMERICA:

LESSONS FOR VIETNAMESE MANUFACTURERS

● PHAN HUONG THAO

Faculty of Accounting and Auditing

Thuong Mai University

ABSTRACT:

So far, the Vietnamese accounting system including management accounting, has many disadvantages compared with many countries. According to the preliminary survey of the author, enterprises only apply international accounting at a simple level of about 23%; Almost 61% of enterprises surveyed said they knew but did not apply, the rest were unknown. The perception and the process of organizing management accounting in the conditions and environment of Vietnamese enterprises, especially accounting management of inventory still face many difficulties and limitations due to following reasons: Enterprises have applied management accounting but the applied model is not scientific and reasonable and the level of management accountant has not met the accounting requirements. It is therefore necessary to study the application of inventory management accounting in some developed countries in the world such as Japan and the United States to draw lessons for Vietnamese enterprises in the process of economic integration.

Keywords: Inventory management accounting, enterprise integration.

Xem tất cả ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 12 tháng 11/2017 tại đây