TÓM TẮT:
Chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPIs) trong đánh giá thực hiện công việc với người lao động tại các doanh nghiệp (DN) là một chủ đề mới, thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai KPIs, các DN đã gặp phải không ít vướng mắc.
Trên cơ sở phân tích về lý luận và ý nghĩa, tác giả đưa ra những đề xuất, giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn trong việc triển khai KPIs của hệ thống đánh giá thành tích.
Từ khóa: Nhận thức người lao động, KPIs, đánh giá thành tích, doanh nghiệp.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, với áp lực cạnh tranh và đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, nguồn nhân lực của doanh nghiệp cần được xem như nguồn lực giúp các DN xây dựng lợi thế cạnh tranh (Barney (1991), Lado & Wilson (1994), Tạ Huy Hùng (2018)). Nó chỉ thực sự được xem là lợi thế khi nguồn nhân lực có thể đáp ứng được các yêu cầu mang lại giá trị cho DN, nguồn lực có tính khan hiếm, khó có thể bắt chước và thay thế.
Với mục tiêu xây dựng nguồn lực mang lại lợi thế cạnh tranh, các hoạt động quản trị nhân lực trong DN cần nhận được sự quan tâm hơn nữa. Trong đó, công tác đánh giá hoàn thành công việc là một trong những nội dung quan trọng, làm căn cứ cho các hoạt động quản trị nhân sự khác trong DN.
Do đó, đánh giá thực hiện công việc cần được nhìn nhận đúng đắn về vai trò và được đầu tư thích đáng để xây dựng hệ thống đánh giá quản trị nhân lực đáp ứng được những yêu cầu của hệ thống cũng như phù hợp với định hướng phát triển của DN. Để nguồn nhân lực thực sự là nguồn lực mang lại lợi thế cạnh tranh, nhà quản trị trong DN cần chú trọng tới xây dựng hệ thống quản trị nhân lực hiệu quả, trong đó, chú trọng tới công tác đánh giá thành tích của nhân viên (Mai Thanh Lan, Nguyễn Thị Minh Nhàn, 2016).
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, khi nguồn lực (nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất) còn hạn chế, các DN gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng và triển khai hệ thống đánh giá thành tích, một cấu phần quan trọng trong hệ thống quản trị nhân lực của DN.
Trước đây, các công trình nghiên cứu về đánh giá thực hiện công việc với người lao động trong DN là một chủ đề được quan tâm. Nghiên cứu của Murphy và Cleveland (1991), Fletcher (2001), Levy và Williams (2004), đề cập tới hệ thống đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức và những khía cạnh tích cực từ xã hội khi doanh nghiệp xây dựng và triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức. Meier và Rathmann (2013), đề cập tới việc xây dựng và triển khai chỉ số KPIs trong lĩnh vực dịch vụ.
2. Ý nghĩa của chỉ số KPIs trong đánh giá hoàn thành công việc với doanh nghiệp
Nghiên cứu về phương pháp đánh giá hoàn thành công việc trong doanh nghiệp, có nhiều cách đã được áp dụng, như: phương pháp so sánh cặp, thang đo hành vi, xếp hạng luân phiên... Trong những năm gần đây, chỉ số KPIs được nhiều học giả, nhà nghiên cứu và doanh nghiệp quan tâm như một công cụ quan trọng trong hệ thống đánh giá thành tích của DN.
Chỉ số đo lường thành thích cốt yếu (KPIs) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xác định và đo lường được tiến trình giúp DN đạt được mục tiêu. Chỉ số KPIs là các chỉ số đo lường định lượng được để có thể xác định mức độ cải thiện thành tích cốt lõi của nhân viên nhằm đạt được mục tiêu cá nhân, đơn vị và tổ chức. Nghiên cứu của David Paramenter (2010) chỉ ra rằng, chỉ số KPIs là tập hợp các chỉ số đo lường tập trung vào những khía cạnh quan trọng của DN. Những chỉ số quan trọng này phản ánh sự thành công của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai. Chỉ số đánh giá KPIs khởi phát từ mục tiêu của tổ chức, và ngược lại, căn cứ vào mục tiêu của tổ chức để xây dựng chỉ số KPIs.
Nghiên cứu của tác giả Shahin & Mahbod (2007) chỉ ra, ví dụ khi một doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu trở thành một DN lợi nhuận cao nhất trong ngành thì mục tiêu đó là căn cứ để xây dựng các chỉ số KPIs với DN, như: lợi nhuận trước thuế, giá trị cổ phiếu... Nghiên cứu của David Paramenter (2010) đề cập tới những đặc tính quan trọng của chỉ số KPIs:
a) Phi tài chính: Chỉ số KPIs là những chỉ số phi tài chính (không được thể hiện qua số tiền và các đơn vị tiền tệ như $, Yen, VND...). Những chỉ số này nếu được đo lường với những đơn vị tiền tệ thì nó không còn là chỉ số KPIs, mà chỉ là những chỉ số kết quả (Result Indicators). KPIs là những chỉ số tạo nên kết quả như số lần ghé thăm của khách hàng quan trọng.
b) Chu kỳ: Những chỉ số KPIs cần đo lường thường xuyên (24giờ/ngày và hàng ngày, hàng tuần). Nó không được đo theo chu kỳ tháng, quý hoặc năm, vì những chỉ số nếu đo theo chu kỳ dài sẽ không tạo ra được sự thay đổi lớn trong vận hành và kết quả của DN.
c) Đối tượng: Được sự quan tâm và tập trung của CEO và lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
d) Đơn giản: Tất cả các nhân viên cần hiểu được chỉ số này và cách đo chính xác của chỉ số này với công việc.
e) Nỗ lực nhóm: Những chỉ số KPIs được hoàn thành dựa trên sự kết hợp và nỗ lực của các nhóm làm việc, bao gồm sự phối hợp của các nhóm, các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp.
f) Sự tác động: Chỉ số KPIs có sự tác động lớn tới doanh nghiệp (tác động lớn hơn chỉ số thành công của DN và hơn cả một khía cạnh đơn lẻ của chỉ số KPIs).
g) Hạn chế: Chỉ hỗ trợ các hành động đúng và thiếu tập trung vào chỉ số kết quả. Nghiên cứu của tác giả Lê Quân (2015) khẳng định, chỉ số KPIs là chỉ số phản ánh hoạt động của doanh nghiệp, của bộ phận, của cá nhân trong từng giai đoạn, chu kỳ kinh doanh nhất định. Trong nghiên cứu này, tác giả cũng làm rõ 4 vai trò quan trọng của chỉ số KPIs trong DN, gồm: vai trò kết nối, vai trò định hướng, vai trò đo lường, đánh giá và vai trò điều chỉnh. Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng khẳng định chỉ số KPIs được áp dụng tại đa phần các doanh nghiệp như công cụ đánh giá thành tích, đây là những chỉ số nền tảng trong hệ thống đánh giá nhằm giúp DN thực hiện được những kế hoạch và mục tiêu chiến lược.
Tác giả Tsai and Cheng (2012) khẳng định tầm quan trọng của các chỉ số KPIs khi cho rằng, các chỉ số KPIs có liên quan mật thiết với những chỉ số thành công của mỗi doanh nghiệp và DN cũng cần xây dựng KPIs phù hợp với chiến lược, điều kiện, hoàn cảnh của mình. Những chỉ số này không chỉ phản ánh kết quả hoạt động tác nghiệp mà còn cung cấp định hướng, dữ liệu và điều kiện cần thiết để đánh giá việc hoàn thành chiến lược của DN.
3. Triển khai đánh giá với chỉ số KPIs trong doanh nghiệp
Quá trình triển khai KPIs trong doanh nghiệp gắn với truyền thông đánh giá thực hiện công việc và đào tạo cũng như hướng dẫn đánh giá thực hiện công việc. Truyền thông đánh giá thực hiện công việc nhằm giúp người lao động trong tổ chức hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bản chất chỉ số KPIs với cá nhân người lao động, các nội dung của chương trình đánh giá mà DN thực hiện.
Trong đó, nội dung truyền thông đánh giá gắn với nội dung làm rõ: mục đích đánh giá thực hiện công việc với bộ chỉ số KPIs, mức độ phù hợp của triển khai KPIs trong DN, những lợi ích do KPIs mang lại với người lao động và trách nhiệm của cá nhân khi triển khai đánh giá theo KPIs. Đào tạo, hướng dẫn người lao động trong quá trình triển khai đánh giá theo KPIs để giúp họ hiểu đúng về bản chất của chỉ số KPIs, hiểu được cách thức tính, cách thức đo lường từng chỉ số gắn với cá nhân họ, để họ có thể tự đo lường chính xác mức độ hoàn thành công việc của mình.
4. Giải pháp đối với doanh nghiệp
Thứ nhất, KPIs là công cụ hiện đại được nhiều doanh nghiệp phát triển trên thế giới áp dụng trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Để các DN ở Việt Nam có thể triển khai áp dụng thành công KPIs, các DN cần chú trọng nâng cao nhận thức của người lao động trong quá trình xây dựng và triển khai áp dụng công cụ này. Kết quả khảo sát phản ánh vẫn còn hiện tượng người lao động không hiểu đúng, hiểu đầy đủ về bản chất KPIs trong đánh giá thực hiện công việc. Do đó, công tác truyền thông trước khi doanh nghiệp triển khai KPIs là rất quan trọng, để người lao động hiểu được đúng bản chất, nắm rõ vai trò của chỉ số KPIs với cá nhân, với bộ phận và với doanh nghiệp.
Thứ hai, quá trình xây dựng và triển khai KPIs trong DN đòi hỏi cần có sự giám sát thường xuyên để phát hiện những sai sót, từ đó có những giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Thứ ba, với các DN mới triển khai áp dụng KPIs thường gặp phải khó khăn với tâm lý đối với người lao động. Người lao động trong DN thường không ủng hộ sự thay đổi về cách thức quản lý do họ chưa nhìn thấy rõ lợi ích của bản thân khi thay đổi phương thức quản lý. Vì vậy, bên cạnh việc xây dựng và hoàn thiện KPIs trong đánh giá thực hiện công việc, doanh nghiệp cần chú trọng hoàn thiện hệ thống đãi ngộ (đặc biệt, đãi ngộ tài chính) để người lao động thấy được rõ lợi ích của mình khi DN triển khai KPIs, từ đó, vượt qua rào cản tâm lý để cùng DN tham gia quá trình xây dựng và triển khai KPIs.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Barney, J. (1991), Firm resources and sustained competitive advantage, Journal of Management, 17(1), 99-120
- Garengo, P., Biazzo, S., & Bititci, U. S. (2005). Performance measurement systems in SMEs: A review for a research agenda, International journal of management reviews, 7(1), 25-47.
- Fletcher, C. (2001). Performance appraisal and management: The developing research agenda, Journal of Occupational and organizational Psychology, 74(4), 473-487.
- Tạ Huy Hùng (2018). Nhận thức của nhà quản trị về chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế và Kinh doanh, Tập 34, 66-75.
- Lado, A. A., & Wilson, M. C. (1994), Human resource systems and sustained competitive advantage: A competency-based perspective, Academy of management review, 19(4), 699-727.
- Mai Thanh Lan (2016), Xây dựng các năng lực cho nhà quản trị cấp trung nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, 225, 90-99.
Implementing the key performance indicators (KPIs) to evaluate performance at enterprises
Master. Nguyen Thi Hoai
Faculty of Business Administration
University of Economics - Technology for Industries
ABSTRACT:
The key performance indicators (KPIs) for evaluating performance of employees are a new topic that has attracted the attention of many researchers and the KPIs have been applied in many businesses. However, when implementing the KPIs, businesses face many obstacles and challenges including the lack of employee awareness about the KPIs. By analyzing in terms of theoretical and practical aspects of implementing the KPIs, this article proposes solutions for businesses to overcome difficulties in implementing the KPIs into their performance evaluation systems.
Keywords: Employee awareness, KPIs, performance evaluation, business.
