TÓM TẮT:
Với sự phát triển của ngành Công nghiệp khách sạn trên toàn thế giới, thị trường kinh doanh khách sạn tại Việt Nam cũng đang trên đà tăng trưởng, chiếm vị trí quan trọng trong nền kinh tế của đất nước. Tuy nhiên, nhằm giúp các khách sạn kinh doanh một cách hiệu quả, đạt được những mục tiêu đề ra, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ là một trong những biện pháp cần thiết và quan trọng vì chúng sẽ giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị. Do vậy, để kịp thời phát hiện những rủi ro, yếu kém tại khách sạn thì sự hữu hiệu trong hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đóng vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá chất lượng hoạt động của khách sạn. Trong lĩnh vực nghiên cứu, vấn đề tìm hiểu về kiểm soát nội bộ được khá nhiều nhà khoa học thực hiện nhưng đối tượng nghiên cứu trong phạm vi khách sạn thì vẫn còn khiêm tốn. Trong bài viết này, tác giả xin nêu lên tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực khách sạn; cũng như mong muốn góp phần đánh giá, bổ sung, tăng cường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với ngành công nghiệp khách sạn tại Việt Nam trong thời gian tới.
Từ khóa: Khuôn mẫu báo cáo COSO 2013, kiểm soát nội bộ, khách sạn, hữu hiệu.
1. Khái quát về hệ thống KSNB trong lĩnh vực khách sạn
Ngành Công nghiệp khách sạn là một ngành tương đối rộng với nhiều loại hình kinh doanh đa dạng, từ các tổ chức cá nhân đơn lẻ đến các tập đoàn trên toàn thế giới đều có thể tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này. Công nghiệp khách sạn không đơn thuần chỉ là kinh doanh phòng ở và dịch vụ ăn uống, mà còn mở rộng ra nhiều dịch vụ khác như tổ chức sự kiện, du lịch lữ hành, thẻ hội viên, chăm sóc sức khỏe,… Theo nghiên cứu của Mara.A (1991), ngoài các hoạt động kiểm soát đặc thù của từng khách sạn, một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hoàn chỉnh và hữu hiệu sẽ bao gồm:
- Tính xác thực của doanh thu và chi phí của từng bộ phận thuộc khách sạn (bộ phận lễ tân, ẩm thực, bếp, quản gia,…).
- Tính hợp lý trong quy trình mua hàng, nhận hàng và ghi nhận chi phí.
- Tính hợp lý trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
- Tính chính xác và kịp thời trong các số liệu tài chính.
Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hệ thống KSNB của tổ chức luôn chịu nhiều tác động từ nhiều nhân tố, bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Theo khuôn mẫu báo cáo COSO 2013, sự tồn tại và hoạt động của năm thành phần đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ của một công ty, vì thế chúng được xem là các nhân tố chính tác động đến tính hữu hiệu của KSNB. Năm nhân tố chính bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; và (5) Giám sát.
Nhằm mục đích xây dựng một hệ thống KSNB chặt chẽ, hạn chế rủi ro, các doanh nghiệp nói chung và các khách sạn nói riêng cần phải tìm hiểu kỹ càng và chi tiết về năm nhân tố ảnh hưởng, mức độ tác động của các nhân tố lên hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó thiết lập chính sách và thủ tục kiểm soát hợp lý, đánh giá và thực hiện các biện pháp kiểm soát, ngăn ngừa rủi ro, giám sát đầy đủ các hoạt động diễn ra nhằm giúp đơn vị nâng cao hiệu suất trong hoạt động, đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
2. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB trong lĩnh vực khách sạn
Dù có sự khác biệt về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh cũng như cách thức xây dựng hệ thống KSNB giữa các doanh nghiệp, bất kỳ hệ thống KSNB của doanh nghiệp nào cũng chịu tác động bởi 5 nhân tố hình thành nên hệ thống KSNB.
2.1. Môi trường kiểm soát
Là nhân tố quan trọng tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong DN. Ngoài ra, môi trường kiểm soát còn phản ánh được thái độ và chính sách điều hành của nhà quản lý. Trong lĩnh vực khách sạn, môi trường kiểm soát được thể hiện qua các nhân tố sau:
- Cơ cấu tổ chức: Xây dựng một cơ cấu tổ chức rõ ràng, có sự phân chia quyền hạn và nghĩa vụ giữa các bộ phận nhằm hạn chế tối đa việc xung đột lợi ích giữa các bên liên quan. Trong lĩnh vực khách sạn, việc tách biệt giữa hội đồng quản trị và ban quản lý sẽ giúp khách sạn cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan, vừa tập trung vào chất lượng dịch vụ khách hàng nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Đối với một số tập đoàn khách sạn lớn trên thế giới, việc xây dựng những tiêu chuẩn về hoạt động (Standards of Operation) sẽ nhằm mục đích đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ theo những quy định đã đặt ra. Ngoài ra, lập kênh thông tin để khuyến khích nhân viên phản ánh các dấu hiệu, thực tế sai phạm tại nơi công tác sẽ giúp khách sạn kiểm soát tốt những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Các hoạt động thường ngày tại khách sạn thường liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Do vậy, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, phù hợp theo từng bộ phận sẽ giúp các hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao, đặc biệt là thời gian của lĩnh vực khách sạn mang tính linh hoạt.
- Chính sách nhân sự: Ban hành các quy chế về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt nhân viên rõ ràng, mang tính công bằng và hợp lý sẽ tác động tích cực đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
- Đảm bảo về năng lực: Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, giúp nhân viên đáp ứng được môi trường làm việc chuyên nghiệp tại khách sạn.
2.2. Đánh giá rủi ro
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Nhằm mong muốn đạt được những mục tiêu hoạt động kinh doanh đã đề ra, ban quản lý nên thường xuyên xây dựng các dự báo về tình hình hoạt động, tài chính và lập kế hoạch hỗ trợ ứng phó các rủi ro có thể xảy ra trong khách sạn.
- Nhận dạng rủi ro: Xây dựng ban ứng phó và các quy trình ứng phó cụ thể để đối phó với các trường hợp rủi ro khẩn cấp xảy ra tại khách sạn.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Ban quản lý thường xuyên xem xét, đánh giá các khung rủi ro có thể xảy ra đối với khách hàng tại mọi phạm vi trong khách sạn nhằm đưa ra biện pháp đối phó thích hợp, giảm thiểu hậu quả, ngăn ngừa sự tái diễn. Ngoài ra, thực hiện phân tích rủi ro và đề ra những biện pháp hạn chế rủi ro đối với các hoạt động do bên thứ ba cung cấp sẽ giúp khách sạn quản lý tốt và chặt chẽ các rủi ro có thể xảy ra đối với khách hàng.
2.3. Hoạt động kiểm soát
- Phân chia trách nhiệm: Các bộ phận trong khách sạn cần có sự phân quyền trách nhiệm tương ứng với từng bộ phận theo chức năng quản lý và thực hiện.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn, việc kiểm soát bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, đặc biệt là thông tin thẻ tín dụng được quan tâm hàng đầu. Vì vậy, khách sạn cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo vệ thông tin cá nhân, thẻ tín dụng của khách hàng (Payment Card Industry Data Security Standards) và nhân viên luôn phải thận trọng trong quá trình xử lý các thông tin đó.
- Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Ban quản lý khách sạn định kỳ phân tích số liệu tài chính tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của khách sạn.
- Phân tích rà soát: Ban quản lý định kỳ thực hiện đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với dự báo và kế hoạch nhằm có biện pháp điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
2.4. Thông tin và truyền thông
- Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hữu hiệu: Thông qua việc hình thành hệ thống các báo cáo hữu ích để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính,… khách sạn sẽ có thể duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, dự báo và ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra.
- Đảm bảo chất lượng thông tin: Khách sạn cần xây dựng bộ phận kiểm soát thông tin và chịu trách nhiệm phát ngôn cũng như đảm bảo sự chính xác đối với nguồn thông tin cung cấp cho bên trong lẫn bên ngoài.
2.5. Giám sát
- Giám sát thường xuyên: Khách sạn cần tổ chức những buổi kiểm tra đột xuất về quy trình làm việc, nhằm xem xét chất lượng hoạt động tại các bộ phận và phát hiện các dấu hiệu sai phạm bất thường.
- Giám sát định kỳ: Nhân viên kiểm soát nội bộ của khách sạn định kỳ tiến hành thực hiện xem xét lại các hoạt động kiểm soát nhằm đánh giá tính phù hợp của các hoạt động kiểm soát hiện hành và xây dựng hoạt động thay thế khi cần thiết.
3. Thực trạng về các hoạt động KSNB tại các khách sạn ở Việt Nam
Thị trường du lịch, khách sạn tại Việt Nam đang trên đà tăng trưởng, chiếm vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Theo thống kê của Tổng Cục Du lịch, trong năm 2016, du lịch Việt Nam tiếp tục có mức tăng trưởng cao với khoảng 10 triệu lượt khách quốc tế, tăng 26% so với năm 2015; khách du lịch nội địa đạt 62 triệu lượt; tăng 8.8%, tổng thu từ khách du lịch đạt 400 nghìn tỷ đồng, chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong cơ cấu GDP của cả nước (khoảng 14% GDP trong năm 2016). Với sự phát triển du lịch như hiện nay, Việt Nam đã hình thành nhiều loại hình cơ sở lưu trú du lịch như khách sạn nghỉ dưỡng, căn hộ du lịch, biệt thự du lịch…, hoạt động đầu tư khách sạn vì thế cũng tiếp tục sôi động ở các khu vực trung tâm du lịch trải dài khắp ba miền của đất nước. Do vậy, xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đang trở thành nhu cầu cấp thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban quản lý khách sạn cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của ngành dịch vụ du lịch nói chung và ngành khách sạn nói riêng.
Tuy nhiên, tại Việt Nam, trong lĩnh vực dịch vụ nói chung và lĩnh vực khách sạn nói riêng, hệ thống KSNB chưa được chú trọng vì các DN chưa hiểu rõ sự cần thiết và lợi ích của KSNB cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản đối với các hoạt động mang tính chất đặc thù ngành dịch vụ. Mỗi khách sạn có cách hiểu khác nhau, từ đó tự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB dựa trên nhu cầu kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa các nguy cơ tiềm ẩn nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra mà không dựa theo một bộ tiêu chuẩn nào. Dù vậy, vẫn có các khách sạn thuộc sự quản lý của các tập đoàn lớn ở trong và ngoài nước (Saigontourist, Marriott, IHG,…) rất chú trọng hệ thống KSNB. Các khách sạn này xây dựng và tổ chức các hoạt động KSNB một cách chuyên nghiệp dựa trên những bộ tiêu chuẩn, quy định cụ thể từ công ty mẹ nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh cũng như mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất đến khách hàng.
4. Xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu tại các khách sạn ở Việt Nam
Với sự phát triển vượt bậc của ngành “công nghiệp không khói”, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khách sạn tại Việt Nam cần xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với hình thức, quy mô của đơn vị để nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trong thị trường du lịch đa dạng hiện nay. Để hệ thống KSNB được vận hành tốt và hữu hiệu, phù hợp với đặc điểm của từng khách sạn, các khách sạn cần xác định rõ những đặc điểm kinh doanh, tiêu chí hoạt động của đơn vị, nhằm đề ra một hệ thống KSNB rõ ràng, chặt chẽ, có sự tương tác giữa các bên liên quan để mọi thành viên trong khách sạn đều hiểu rõ tầm quan trọng cũng như sự hỗ trợ hiệu quả của hệ thống KSNB đối với hoạt động của khách sạn. Các nội dung trọng tâm lưu ý bao gồm:
- Một là, về mục tiêu xây dựng hệ thống KSNB của khách sạn: Ban quản lý cần thiết lập các mục tiêu kiểm soát dựa trên các mục tiêu hoạt động của từng bộ phận, đồng thời xây dựng các công cụ hỗ trợ để tiến hành các thủ tục kiểm soát, căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác của các nhân viên trong khách sạn.
- Hai là, phạm vi và đối tượng thực hiện nhằm đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống KSNB: Hoạt động KSNB cần được áp dụng trên mọi hoạt động diễn ra trong khách sạn và có sự tham gia của tất cả các cá nhân đang làm việc tại khách sạn. Bên cạnh đó, khách sạn cần xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin được thực hiện dễ dàng, thông suốt. Đồng thời, đối với những khách sạn thuộc sự quản lý của các tập đoàn, hệ thống KSNB cần được áp dụng thống nhất trong toàn bộ các khách sạn thành viên, đảm bảo rằng các tiêu chuẩn về KSNB của tập đoàn đều được các thành viên tuân thủ áp dụng.
- Ba là, nội dung chi tiết của các hoạt động KSNB: Ngoài việc kiểm tra, đánh giá, xử lý các thông tin về tài chính, khách sạn còn cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ của các hoạt động mà đơn vị cung cấp đến khách hàng để dự báo, phân tích được các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp đối phó thích hợp, giảm thiểu hậu quả, ngăn ngừa sự tái diễn.
- Bốn là, phương thức thực hiện kiểm soát nội bộ: Ngoài nhân viên phụ trách kiểm soát nội bộ luôn theo dõi, xem xét các hoạt động kiểm soát, khách sạn cần phải quy định rõ về trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, từng nhân viên, tránh mâu thuẫn nội bộ dẫn đến sự kém hiệu quả trong quá trình thực hiện.
- Năm là, bảo đảm các nguyên tắc hoạt động trong quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ: Các khách sạn cần xây dựng một ban kiểm soát nội bộ độc lập nhằm đảm bảo tính khách quan, trung thực trong việc đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, góp phần hỗ trợ cho ban quản lý trong việc đưa ra các báo cáo kiểm soát, đề xuất các biện pháp đối phó với rủi ro.
5. Kết luận
Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực khách sạn phát triển bền vững hơn, nâng cao hiệu quả cạnh tranh, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh. Các khách sạn cần tìm hiểu và quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm có những cải tiến để hệ thống quản lý ngày càng hiệu quả hơn và đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Với sự cạnh tranh khốc liệt đang diễn ra trên thị trường, việc xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống KSNB trở thành một yêu cầu cấp thiết hiện nay và về sau.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Mara, A. (1991) Internal Control, Cost Analysis, Pricing in Hotels, The Technological Education Institute of Athens.
2. Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2012), Kiểm soát nội bộ. NXB Lao động xã hội.
3. Đỗ Thị Lan Anh (2015) Bàn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, Tạp chí tài chính số 5 kỳ 2, trang 29-30.
4. Nguyễn Anh Phong & Hà Tôn Trung Hạnh (2010), Nâng cao hiệu quả hoạt động bộ phận kiểm soát nội bộ ở các ngân hàng thương mại cổ phần trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh, Tạp chí Phát triển kinh tế số 240.
THE IMPORTANCE OF THE INTERNAL CONTROL
SYSTEM IN THE HOTEL SECTOR IN VIETNAM
● PhD. PHAM QUANG HUY
Lecturer of School of Accounting – University of Ecnomics, Ho Chi Minh City
● VO NGOC TRANG DAI
General Accountant - Marriott International, Inc (JW Marriot)
ABSTRACT:
With the development of the hotel industry worldwide, the hotel business market in Vietnam is also on the rise, occupying an important position in the country's economy. However, achieving business goals effectively as well building a strict internal control system are the most important and necessary measures for helping to prevent and detect errors and weaknesses, minimizing losses, improving the efficiency of risk management and business administration. Therefore, in order to detect the risks and weaknesses at the hotel timely, the effectiveness of the internal control system will play a very significant role in evaluating the quality of hotel operations. Within the scope of the research, the problem of internal control is widely practiced by many scientists, but the object of study within the field of hotel is still a little. In this article, the main purpose is to highlight the importance of the internal control system in the hotel sector, as well as the desire to contribute to the assessment, implementation and enhancement of the effectiveness of the internal control system for the hotel industry in Vietnam in the near future.
Keywords: COSO 2013, internal control, hotel, efficiency.
Xem tất cả ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 09 tháng 08/2017 tại đây
