Ứng dụng công cụ pivottable trên microsoft excel trong việc hướng dẫn sinh viên lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp

NGUYỄN CHÂU HÙNG TÍNH (Khoa Kinh tế, Luật, Trường Đại học Trà Vinh)

TÓM TẮT:

Một công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ trong Excel đó là PivotTable, giúp ta thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng, thao tác đơn giản, dễ sử dụng và hiệu quả vượt trội. Công cụ này có thể giúp ta thống kê những vùng hay khối dữ liệu lớn mà không phải mất nhiều thời gian, giúp cho hiệu quả công việc kế toán nhẹ nhàng hơn trong việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Trong bài viết này, tác giả sẽ ứng dụng công cụ PivotTable trong việc hướng dẫn sinh viên ngành Kế toán lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp trong môn học Lập báo cáo tài chính.

Từ khóa: báo cáo lưu chuyển tiền tệ, PivotTable, sổ cái.

1. Mục đích báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của từng hoạt động. Mỗi dòng tiền thu vào và dòng chi ra đều chia ra làm 3 hoạt động: hoạt động sản xuất - kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.

- Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp và các hoạt động khác không phải là các hoạt động đầu tư hay hoạt động tài chính.

- Dòng tiền từ hoạt động đầu tư là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động mua sắm, xây dựng, thanh lý, nhượng bán các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không được phân loại là các khoản tương đương tiền.

- Dòng tiền từ hoạt động tài chính là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động tạo ra các thay đổi về quy mô và kết cấu của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp.

2. Công cụ Pivot Table

PivotTable là một công cụ có thể sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của Excel cho phép bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình. PivotTable biến một tập hợp dữ liệu với khối lượng lên đến hàng chục Megabyte trở thành những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu.

PivotTable rất mạnh mẽ và được ứng dụng rất nhiều trong thực tế vì những lợi ích mà công cụ này mang lại như sau:

- Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo yêu cầu.

- Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc vào việc chúng ta tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu.

- Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại.

- Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn.

3. Nội dung và phương pháp lập lưu chuyển tiền tệ trực tiếp

Lấy sổ cái của tài khoản 111, 112, 113 và 128 (Các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định) để lập. Lấy tất cả dữ liệu trên các số cái này để lập. Gồm lấy số dư đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ, Số dư cuối kỳ. Cùng với lấy số liệu báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm trước để lập. Cụ thể:

3.1. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

Mã số 01. Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và kinh doanh

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 511, 131, 3331, 515, 121

Mã số 02. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ

Nợ TK 331 (không lấy 331 của hoạt động đầu tư), 152, 153, 156, 133, 621, 627, 641, 642…

Có TK 111, 112, 113

Mã số 03. Tiền chi trả cho người lao động

Nợ TK 334

Có TK 111, 112, 113

Mã số 04. Tiền chi trả lãi vay

Nợ TK 635, 335, 242

Có TK 111, 112, 113

Mã số 05. Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

Nợ TK 3334

Có 111, 112, 113

Mã số 06. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 711 (Trừ hoạt động bán tài sản), 133, 138, 141, 161, 344, 244 ...

Mã số 07. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh

Nợ TK 811 (Trừ hoạt động bán tài sản), 161, 244, 338, 344, 352, 353, 356, 333 (nộp thuế, không bao gồm thuế TNDN), 141….

Có TK 111, 112, 113

Mã số 20 = Mã số (01 + 02 + 03 + 04 + 05 + 06 + 07)

3.2. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

Mã số 21. Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác

Nợ TK 211, 213, 241, 217, 331 (không lấy 331 của hoạt động SXKD)

Có TK 111, 112, 113

Mã số 22. Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 711, 131 

Mã số 23. Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của các đơn vị khác

Nợ TK 121, 128, 171

Có TK 111, 112, 113  

Mã số 24. Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 121, 128, 171 

Mã số 25. Tiền chi vốn góp vào đơn vị khác

Nợ TK 221, 222, 228

Có TK 111, 112, 113

Mã số 26. Tiền thu hồi từ đầu tư vốn góp vào đơn vị khác

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 222, 221, 228

Mã số 27. Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 515 

Mã số 30 = Mã số (21 + 22 + 23 + 24 + 25 + 26 + 27)

3.3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

Mã số 31. Thu tiền từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 411

Mã số 32. Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại CP của DN đã phát hành

Nợ TK 411, 419

Có TK 111, 112, 113

Mã số 33. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được

Nợ TK 111, 112, 113

Có TK 171, 3411, 3431, 3432, 41112 

Mã số 34. Tiền chi trả nợ gốc vay

Nợ TK 171, 3411, 3431, 3432, 41112

Có TK 111, 112, 113

Mã số 35. Tiền chi trả nợ thuê tài chính

Nợ TK 3412

Có TK 111, 112, 113

Mã số 36. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu

Nợ TK 421, 3388

Có TK 111, 112, 113

Mã số 40 = Mã số (31 + 32 + 33 + 34 + 35 + 36)

Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ mã số 50 = Mã số (20 + 30 + 40)

Tiền và tương đương tiền đầu kỳ mã số 60: Lấy tiền và tương đương tiền cuối kỳ bảng lưu chuyển tiền tệ năm trước

Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ: Đối ứng 111, 112, 113 và 4131 (Mã số này được ghi bằng số dương nếu có lãi tỷ giá và được ghi bằng số âm (…) nếu phát sinh lỗ tỷ giá.)

Tiền và tương đương tiền cuối kỳ mã số 70 = Mã số (50 + 60+ 61)

4. Vận dụng số liệu minh họa để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp

4.1. Số liệu từ số cái 111, 112 của Công ty TNHH Thiên Hương như sau

- Sổ cái 112: 

công cụ- Sổ cái 111: 

PivotTable4.2. Áp dụng công cụ Pivot Table

Để tạo thành bảng tổng hợp theo từng mã số trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ta copy hai sổ cái 111 và 112 (Phần phát sinh nợ THU và phần Phát sinh có CHI) vào một sheet mới trên Excel. Tạo thêm cột phụ MA phía sau, dựa vào phần nội dung phương pháp lập lấy mã số cho cột “MA” ta được kết quả như Bảng 1.

Bảng 1. Bảng tổng hợp thu/chi

PivotTable

Sau khi đã gộp chung 2 sổ (111, 112) thành bảng số liệu như trên, chúng ta dùng PivotTable trên Excel để có số liệu tổng hợp các mã số, ta thực hiện như sau:

Chọn khối gồm 3 cột THU - CHI - MA (C21: E28)

Vào Insert\PivoTable click chọn Form Table/Range xuất hiện bảng PivotTable from table or range, chọn sheet điền dữ liệu tại dòng “Table/Range” và New Worksheet, sau đó ấn OK.

Xuất hiện bảng PivotTable Fields, ấn giữ MA kéo xuống ô Rows, ấn giữ THU và CHI kéo xuống Values, chỉnh thông số như Hình 1.

PivotTable

Kết quả ta được bảng tổng hợp thống kê mã như Bảng 2

Bảng 2. Thống kê mã      

PivotTable

Từ kết quả Bảng 2, ta điền lần lượt số liệu vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Mã số 20 = (1.132.443.972), Mã số 30 = (121.848.220), Mã số 40 = 1.273.983.315, Mã số 50 = 19.691.123, Mã số 60 = 1.254.186.662, Mã số 61 = 0, Mã số 70 = 1.273.887.785.

Nhập vào số liệu xong, ta có kết quả Lưu chuyển tiền tệ như sau:

PivotTable

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Bộ Tài chính, (2014). Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 V/v hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
  2. Bộ Tài chính, (2017). Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Tài chính.
  3. Trần Xuân Nam (2015). Kế toán tài chính (Tập 1, 2). Hà Nội: NXB Tài chính.
  4. Phạm Quang Huy, Phạm Phương Hoa (2020). Giáo trình thực hành Excel - Dùng cho các phiên bản 2013 - 2016 - 2019. Hà Nội: NXB Thanh niên.

TEACHING STUDENTS HOW

TO USE PIVOTTABLE TO PREPARE

A CASH FLOW STATEMENT USING DIRECT METHOD

• NGUYEN CHAU HUNG TINH

Faculty of Economics and Law

Tra Vinh University

ABSTRACT:

PivotTable is a powerful data statistics tool of Excel. This easy-to-use tool helps us quickly calculate data with outstanding efficiency. This tool can be used to collect, organize, and study large blocks of data quickly. Especially, it helps accountants prepare cash flow statements more easily. This paper is to present how to use  PivotTable to prepare a cash flow statement using direct method in the Financial Statement Preparation course.

Keywords: cash flow statement, PivotTable, ledger.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 3, tháng 2 năm 2023]