Với Bộ Công Thương, đây không đơn thuần là thay đổi cách nộp hồ sơ, mà là yêu cầu chuyển sang quản lý bằng dữ liệu, theo dõi toàn trình và tăng tính minh bạch trong quá trình xét chọn. Mục tiêu được đặt ra là 100% nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo được quản lý, theo dõi toàn trình trên nền tảng số trong quý IV/2026.
Từ yêu cầu thay đổi phương thức quản lý nhiệm vụ khoa học, công nghệ
Ngày 30/9, Cục Khoa học, Công nghệ và Chuyển đổi số phối hợp với Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ quốc gia (NAFOSTED) tổ chức đào tạo, tập huấn sử dụng Hệ thống quản lý trực tuyến nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. Buổi tập huấn có gần 100 đại biểu của 33 Vụ, Cục, Viện, Trường và đơn vị thuộc Bộ đăng ký tham gia trực tiếp và trực tuyến.
Đây cũng là một trong những hoạt động đầu tiên của Cục sau khi được tổ chức lại theo Quyết định số 2236/QĐ-BCT ngày 11/9/2026 của Bộ trưởng Bộ Công Thương. Định hướng được Cục trưởng Nguyễn Thị Lâm Giang nêu ngay tại buổi tập huấn là “lấy dữ liệu làm căn cứ điều hành, lấy nền tảng số làm phương thức quản lý khoa học, công nghệ”.
Theo bà Nguyễn Thị Lâm Giang, thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị và Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo năm 2025, quản lý khoa học, công nghệ đang chuyển từ kiểm soát thủ tục sang quản lý theo kết quả đầu ra, vận hành bằng dữ liệu và minh bạch. Hệ thống quản lý trực tuyến được xây dựng để số hóa toàn bộ vòng đời nhiệm vụ trên một cơ sở dữ liệu thống nhất.
Với tổ chức chủ trì và nhà khoa học, hệ thống hướng tới giảm hồ sơ giấy, rút ngắn thời gian xử lý và cho phép theo dõi tình trạng hồ sơ theo thời gian thực. Với cơ quan quản lý, hệ thống tạo khả năng lưu vết quá trình xử lý và cung cấp dữ liệu phục vụ theo dõi, điều hành.
Chương trình số 02-CTr/BCĐTW ngày 2/2/2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương và Quyết định số 318/QĐ-BCT ngày 13/2/2026 của Bộ trưởng Bộ Công Thương đã giao chỉ tiêu 100% nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo được quản lý, theo dõi toàn trình trên Nền tảng số, hoàn thành trong quý IV/2026. Thời gian thực hiện còn khoảng 03 tháng. “Đây không phải là việc cài thêm một phần mềm, mà là thay đổi phương thức quản lý. Nhiệm vụ nào chưa có trên Hệ thống thì chưa được quản lý theo yêu cầu mới”, Cục trưởng Nguyễn Thị Lâm Giang nhấn mạnh.
Để thực hiện mục tiêu này, Cục yêu cầu các đơn vị cập nhật đủ 7 khâu của vòng đời nhiệm vụ, gồm đặt hàng; tuyển chọn hoặc giao trực tiếp; hợp đồng; giải ngân; nghiệm thu; chuyển giao; theo dõi sau nghiệm thu. Các nhiệm vụ thuộc kế hoạch năm 2027 sẽ được tuyển chọn, giao trực tiếp và ký hợp đồng trên Hệ thống.
Cùng với đó là yêu cầu dữ liệu phải “đúng, đủ, sạch, sống”. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về dữ liệu của đơn vị; hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ gốc, bảo đảm lưu vết và ký số. Cục cũng đặt yêu cầu quản lý tài khoản theo từng cá nhân, không dùng chung; khi có thay đổi nhân sự phải điều chỉnh phân quyền. Những thông tin về kết quả, tài chính thuộc diện công khai phải được cập nhật trên Nền tảng.
Các mốc triển khai cũng đã được xác định: trước ngày 15/10/2026, 100% đơn vị phải kích hoạt tài khoản, phân quyền; từ ngày 15/10, toàn bộ thông báo, đăng ký đối với nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo của Bộ được triển khai trên Nền tảng quốc gia; đến tháng 12/2026, Cục đối soát và báo cáo lãnh đạo Bộ. Cục sẽ thông báo hằng tháng tỷ lệ cập nhật dữ liệu của từng đơn vị.
Từ nộp hồ sơ đến xét chọn trên một quy trình
Giới thiệu cụ thể các chức năng của Hệ thống và quy trình tham gia nhiệm vụ, ông Vũ Văn Phán, đại diện Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia cho biết, quy trình được phân theo các vai trò khá rõ: nhà khoa học, tổ chức chủ trì, cán bộ cơ quan quản lý nhiệm vụ và cán bộ quản trị hệ thống. Nhà khoa học có chức năng khởi tạo hồ sơ đề xuất, cập nhật lý lịch và báo cáo tiến độ. Tổ chức chủ trì thực hiện nộp đề xuất, ký hợp đồng, quản lý nhiệm vụ và báo cáo tiến độ. Cán bộ cơ quan quản lý thực hiện các bước thông báo tài trợ, đặt hàng, xét chọn, ký hợp đồng và quản lý nhiệm vụ.
Ngay từ đầu, cơ quan quản lý nhiệm vụ đăng tải kế hoạch tài trợ, công bố thông tin chương trình và hướng dẫn tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trên cổng thông tin điện tử. Nhà khoa học theo dõi thông báo, lựa chọn đợt tài trợ phù hợp, khởi tạo nhiệm vụ và chuẩn bị hồ sơ.
Các thông tin của nhiệm vụ được nhập theo từng phần. Hệ thống có các mục riêng cho đơn đăng ký, dự kiến kết quả, danh sách thành viên, thuyết minh và tài liệu, sau đó là bước nộp hồ sơ. Nhà khoa học có thể nhập thuyết minh trực tuyến và thực hiện ký số trực tiếp vào thuyết minh theo hướng dẫn.
Khi hoàn tất phần việc của mình, chủ nhiệm nhiệm vụ gửi thông báo cho tổ chức chủ trì. Tổ chức chủ trì tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và hoàn thiện các thông tin cần thiết trước khi nộp chính thức.
Tài liệu hướng dẫn cho thấy hệ thống hiện có hai hình thức nộp hồ sơ. Nộp bản giấy, ký tươi, đóng dấu đỏ là phương án không được khuyến khích. Phương án được ưu tiên là nộp bản điện tử ký số. Với phương án này, tổ chức chủ trì chuyển tài liệu sang PDF, ký số lãnh đạo, ký số tổ chức và tải lên hệ thống.
Hệ thống chỉ cho phép hoàn tất việc nộp khi các thông tin, tài liệu và thành viên tham gia đã đáp ứng yêu cầu. Với các tài liệu có thông tin người ký, tệp tải lên phải là văn bản PDF đã được tích hợp đầy đủ chứng thư số hợp lệ. Khi các tệp bắt buộc đã được tải lên đầy đủ và hợp lệ, chức năng “Nộp nhiệm vụ ký số” mới được kích hoạt để gửi hồ sơ chính thức tới cơ quan tài trợ.
Sau khi nộp, người dùng có thể kiểm tra trạng thái hồ sơ và theo dõi tiến trình nhiệm vụ ngay trên hệ thống. Như vậy, việc số hóa ở đây không chỉ dừng ở thao tác gửi một bộ hồ sơ qua mạng. Hệ thống quy định từng vai trò, từng bước xử lý và trạng thái của hồ sơ trong quá trình thực hiện.
Từ tiếp nhận hồ sơ, quy trình chuyển sang đánh giá xét chọn. Theo tài liệu hướng dẫn của Quỹ, chuyên gia, hội đồng khoa học thực hiện nhận hồ sơ đánh giá trực tiếp trên Hệ thống, điền phiếu đánh giá và ký số phiếu trực tuyến. Hệ thống có chức năng tổng hợp điểm và xếp hạng kết quả.
Đối với người được mời phản biện, trước hết phải phản hồi đồng ý hoặc không đồng ý tham gia. Sau khi đồng ý, người phản biện được xem hồ sơ nhiệm vụ, nhập ý kiến nhận xét theo các tiêu chí đánh giá và thông tin kết luận. Phiếu đánh giá có thể được ký bằng USB Token, SmartCA hoặc tải lên tệp đã ký số ngoài hệ thống.
Một chi tiết đáng chú ý là người dùng chỉ thấy phiếu được phân công thực hiện nhận xét, đánh giá. Khi có yêu cầu giải trình bổ sung, phần giải trình được đưa lên hệ thống để người có trách nhiệm xem và xác nhận hoặc từ chối. Sau cuộc họp, thư ký và chủ tịch hội đồng được phân quyền nhập và ký biên bản họp trên hệ thống.
Những bước này tạo thành một chuỗi xử lý liên tục: từ thông báo, đăng ký, nộp hồ sơ, tiếp nhận, phản biện, đánh giá, giải trình đến biên bản họp và các bước tiếp theo. Mỗi khâu có người thực hiện và quyền truy cập tương ứng.
Minh bạch hơn từ dữ liệu và dấu vết của quá trình
Điểm đáng chú ý trong cách thiết kế Hệ thống là việc quản lý không dừng ở hồ sơ đầu vào. Theo tài liệu giới thiệu của Quỹ, Hệ thống được xây dựng để tin học hóa toàn diện quy trình quản lý nhiệm vụ, từ kêu gọi đề xuất, đăng ký, xét chọn, ký kết hợp đồng, theo dõi thực hiện đến báo cáo định kỳ và nghiệm thu.
Cùng với các chức năng nghiệp vụ, Hệ thống có các trang tổng quan dành cho tổ chức chủ trì, nhà khoa học, chuyên viên tiếp nhận, chuyên viên đơn vị, trưởng phòng và lãnh đạo đơn vị. Các bảng thống kê cho phép theo dõi tình trạng hồ sơ, hợp đồng, nhiệm vụ, báo cáo, kinh phí và tiến độ xử lý theo từng nhóm người dùng.
Ở cấp lãnh đạo đơn vị, hệ thống có các thông tin về tổng số nhiệm vụ đã tài trợ, đang thực hiện, nghiệm thu; hợp đồng đã ký, đúng hạn hoặc quá hạn; tình hình xét chọn hồ sơ theo từng đợt tài trợ và kinh phí tài trợ theo loại hình nghiên cứu. Đây là những dữ liệu phục vụ theo dõi và điều hành trên cùng một nền tảng.
Từ góc độ xét chọn, việc hồ sơ, phiếu nhận xét, phiếu đánh giá, phiếu tổng hợp và biên bản họp được thực hiện theo quy trình trên hệ thống tạo ra khả năng lưu lại các bước xử lý. Cục Khoa học, Công nghệ và Chuyển đổi số cũng xác định đây là một trong những giá trị của hệ thống: đối với cơ quan quản lý, dữ liệu giúp bảo đảm lưu vết, minh bạch và cung cấp dữ liệu thực chứng để phân bổ nguồn lực.
Tuy nhiên, quá trình chuyển sang phương thức quản lý mới cũng đang đặt ra những việc phải xử lý. Cục đã đề nghị NAFOSTED bố trí đầu mối và kênh hỗ trợ kỹ thuật thường trực trong giai đoạn cao điểm tháng 10-11/2026, nhất là đối với tài khoản, phân quyền và ký số.
Một phần việc khác là cập nhật dữ liệu của các nhiệm vụ chuyển tiếp và đang thực hiện. Cục đề nghị Quỹ hỗ trợ, trong đó xem xét phương án nhập dữ liệu theo lô từ biểu mẫu thống nhất để rút ngắn thời gian số hóa. Cùng với đó là yêu cầu tiếp tục hoàn thiện các chức năng phù hợp với đặc thù ngành Công Thương, cấp quyền khai thác dữ liệu, báo cáo quản trị và từng bước nghiên cứu kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu tri thức ngành Công Thương.
Việc tổ chức tập huấn cũng được tính theo từng nhóm đối tượng. Cục đề nghị Quỹ tổ chức các đợt tập huấn chuyên sâu cho cơ quan quản lý, tổ chức chủ trì, chủ nhiệm nhiệm vụ và bộ phận kế toán; đồng thời cung cấp tài liệu, video hướng dẫn để các đơn vị có thể tự đào tạo.
Những yêu cầu này cho thấy quá trình chuyển sang hệ thống mới vẫn còn những khâu cần hoàn thiện. Nhưng đây cũng là phần việc khó tránh khi một quy trình quản lý đang được chuyển từ nhiều cách thức xử lý sang một nền tảng thống nhất.
Với Bộ Công Thương, mục tiêu trước mắt là hoàn thành việc quản lý, theo dõi toàn trình 100% nhiệm vụ trong Quý IV/2026. Cục trưởng Nguyễn Thị Lâm Giang nhấn mạnh, chuyển đổi số trong quản lý khoa học, công nghệ chỉ thành công khi mỗi đơn vị, mỗi cán bộ coi đây là trách nhiệm của chính mình.
Điều quan trọng của quá trình này không nằm ở việc một bộ hồ sơ được gửi trực tuyến nhanh hơn bao nhiêu, mà ở chỗ cả quá trình xử lý nhiệm vụ được đặt trên một hệ thống có quy trình, phân quyền, dữ liệu và lưu vết. Khi đó, yêu cầu về công khai, minh bạch trong xét chọn có thêm một nền tảng để thực hiện và kiểm tra.
Số hóa vì thế đang được đặt vào chính những công việc cụ thể của quản lý khoa học, công nghệ. Từ một hồ sơ được khởi tạo, một chữ ký số được xác nhận, một phiếu đánh giá được hoàn thành đến biên bản họp hội đồng, từng bước được đưa lên cùng một quy trình. Đó là thay đổi không nhỏ về cách làm, nhưng là hướng đi đã được xác định và đang được triển khai từng bước trong thực tế.
Nguồn tư liệu: Tài liệu do Cục Khoa học, Công nghệ và Chuyển đổi số và Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia cung cấp trong hồ sơ phục vụ buổi đào tạo, tập huấn ngày 30/9/2026.