Tăng cường hiệu quả công tác quản lý thu - chi quỹ tiền mặt trong đơn vị sự nghiệp công lập

Tóm tắt:

Bài viết phân tích tầm quan trọng của việc quản lý quỹ tiền mặt trong bối cảnh đổi mới cơ chế tài chính công và thực hiện tự chủ theo Nghị định số 60/2021/NĐ-CP. Mặc dù chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng tài sản, quỹ tiền mặt đóng vai trò then chốt trong đảm bảo tính minh bạch, an toàn tài chính và tuân thủ pháp luật. Qua khảo sát thực tiễn, bài viết chỉ ra nhiều đơn vị đã có tiến bộ trong việc ghi chép, đối chiếu và sử dụng phần mềm kế toán, song vẫn còn tồn tại các bất cập như chi vượt định mức, thiếu chứng từ hợp lệ, không cập nhật sổ sách kịp thời và thiếu kiểm tra nội bộ. Nguyên nhân bao gồm cơ chế kiểm soát lỏng lẻo, năng lực cán bộ chưa đồng đều và ứng dụng công nghệ còn hạn chế. Tác giả đề xuất các giải pháp như hoàn thiện thể chế nội bộ, kiểm soát nội bộ hiệu quả, tăng cường ứng dụng công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực và tăng tính minh bạch trong tài chính nhằm cải thiện công tác quản lý thu - chi quỹ tiền mặt một cách hiệu quả và bền vững.

Từ khóa: quản lý thu - chi, quỹ tiền mặt, đơn vị sự nghiệp công lập.

1. Đặt vấn đề

Trong giai đoạn đổi mới quản trị tài chính công, đặc biệt là thực hiện cơ chế tự chủ theo Nghị định số 60/2021/NĐ-CP, các đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) phải nâng cao năng lực tự chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính. Trong đó, công tác quản lý quỹ tiền mặt - mặc dù chỉ là một phần nhỏ trong tổng tài sản - lại có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính công khai, minh bạch và tuân thủ pháp luật tài chính công.

Thực tiễn cho thấy, việc kiểm soát thu - chi tiền mặt ở nhiều đơn vị còn mang tính hình thức, thủ công, thiếu giám sát chặt chẽ và chưa có cơ chế phòng ngừa rủi ro hiệu quả. Tình trạng chi vượt định mức, thiếu chứng từ hợp lệ, tồn quỹ lớn,… vẫn diễn ra. Chính vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý quỹ tiền mặt là cần thiết và cấp bách trong bối cảnh hiện nay.

2. Tổng quan lý luận và cơ sở pháp lý

2.1. Khái niệm quỹ tiền mặt và vai trò trong tài chính công

Theo Chuẩn mực kế toán công Việt Nam (VPSAS), tiền mặt là tài sản tài chính dưới dạng tiền giấy, tiền xu hoặc các khoản tiền gửi không kỳ hạn có thể sử dụng ngay cho các giao dịch hàng ngày. Trong đơn vị sự nghiệp, quỹ tiền mặt là bộ phận tiền mặt được lưu trữ trong két (thủ quỹ) phục vụ cho các giao dịch nhỏ, thanh toán trực tiếp không qua ngân hàng, kho bạc.

Quản lý quỹ tiền mặt hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong tài chính công, cụ thể như sau:

Chủ động trong thanh toán chi tiêu hành chính

Quản lý quỹ tiền mặt giúp các đơn vị chủ động trong việc thanh toán các chi phí hành chính như lương nhân viên, các khoản chi cho hoạt động văn phòng, mua sắm thiết bị và các khoản chi khác. Điều này giúp đảm bảo các hoạt động của cơ quan, đơn vị không bị gián đoạn, các dịch vụ công được duy trì ổn định.

Hạn chế rủi ro tài chính do thất thoát, gian lận

Quản lý quỹ tiền mặt chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro tài chính liên quan đến thất thoát hoặc gian lận. Việc theo dõi và kiểm tra thường xuyên các giao dịch tiền mặt sẽ phát hiện kịp thời các sai sót hoặc hành vi không minh bạch, từ đó có biện pháp xử lý, ngăn chặn các hành động tiêu cực.

Đảm bảo tính minh bạch trong sử dụng ngân sách

Quản lý quỹ tiền mặt một cách minh bạch giúp tăng cường sự tin tưởng của công chúng và các cơ quan kiểm tra. Việc công khai các khoản chi tiêu, thu chi quỹ tiền mặt một cách rõ ràng sẽ tạo sự minh bạch, giúp người dân và các bên liên quan dễ dàng giám sát và đánh giá việc sử dụng ngân sách công.

2.2. Khung pháp lý hiện hành

Công tác quản lý thu - chi quỹ tiền mặt tại đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (có hiệu lực từ 01/01/2017) - hiện hành. Luật quy định nguyên tắc kế toán, trong đó yêu cầu mọi khoản thu - chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp.

- Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, thay thế toàn bộ Thông tư số 107/2017/TT-BTC và một số thông tư kế toán công khác. Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có quy định rõ về quản lý quỹ tiền mặt, lập chứng từ thu - chi, ghi sổ quỹ và đối chiếu định kỳ.

- Thông tư số 72/2023/TT-BTC ngày 26/11/2023 quy định chế độ công khai ngân sách và tài chính trong các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước.

- Nghị định số 16/2015/NĐ-CP và Nghị định số 60/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

3. Thực trạng quản lý quỹ tiền mặt tại một số đơn vị sự nghiệp

Qua khảo sát tại một số trường đại học, bệnh viện và viện nghiên cứu công lập, công tác quản lý quỹ tiền mặt tại các đơn vị này đã đạt được một số thành tựu đáng kể. Các đơn vị đã triển khai tương đối tốt công tác quản lý tài chính, đặc biệt là trong việc quản lý quỹ tiền mặt.

Một trong những điểm mạnh rõ rệt là hệ thống sổ sách và chứng từ tại các đơn vị này được ghi chép một cách rõ ràng, đầy đủ, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra các giao dịch tài chính. Việc ghi chép chính xác các khoản thu chi không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan chức năng và đối tác trong việc kiểm tra, giám sát tài chính.

Ngoài ra, một số đơn vị đã thực hiện việc đối chiếu quỹ tiền mặt định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, giúp kiểm tra kịp thời số dư quỹ và phát hiện các sai sót hoặc bất thường trong quá trình sử dụng tiền mặt. Hệ thống kiểm tra này đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro tài chính liên quan đến quỹ tiền mặt.

Một điểm đáng chú ý là một số đơn vị đã ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý quỹ tiền mặt, điều này không chỉ giúp nâng cao tính chính xác trong việc ghi nhận và đối chiếu các giao dịch, mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự. Các phần mềm kế toán cũng giúp dễ dàng báo cáo tài chính, tạo ra sự minh bạch và chính xác trong công tác tài chính.

Cuối cùng, có sự phân công rõ ràng giữa kế toán, thủ quỹ và lãnh đạo phụ trách tài chính, giúp mỗi người thực hiện đúng trách nhiệm của mình, từ đó tăng cường sự phối hợp hiệu quả trong quản lý tài chính và quỹ tiền mặt. Việc phân công này cũng giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao trách nhiệm của các cá nhân trong công tác quản lý.

Bên cạnh những kết quả tích cực, công tác quản lý quỹ tiền mặt tại các đơn vị vẫn còn một số bất cập cần được khắc phục. Một trong những hạn chế phổ biến là tình trạng chi sai chế độ. Nhiều khoản chi chưa có định mức cụ thể hoặc vượt quá mức cho phép, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng ngân sách công và dẫn đến sự thiếu minh bạch trong việc chi tiêu.

Ngoài ra, việc thiếu chứng từ hợp lệ cũng là một vấn đề lớn trong công tác quản lý quỹ tiền mặt. Một số khoản chi không có hóa đơn tài chính hợp pháp, điều này không chỉ vi phạm các quy định pháp luật mà còn tạo ra cơ hội cho các hành vi gian lận tài chính, làm giảm tính minh bạch và độ tin cậy của hệ thống tài chính.

Bên cạnh đó, việc ghi chép và cập nhật sổ quỹ không được thực hiện kịp thời cũng là một yếu tố gây khó khăn trong công tác kiểm tra và giám sát. Việc không cập nhật sổ sách định kỳ khiến cho việc kiểm tra và đối chiếu trở nên khó khăn, làm giảm tính chính xác trong việc báo cáo tài chính.

Một hạn chế khác là thiếu sự kiểm tra nội bộ thường xuyên và đột xuất. Ít đơn vị tổ chức kiểm quỹ đột xuất, dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các sai sót hoặc bất thường trong quá trình sử dụng quỹ tiền mặt. Sự thiếu sót trong công tác kiểm tra này là một yếu tố quan trọng góp phần vào việc gia tăng rủi ro tài chính.

Cuối cùng, một số đơn vị vẫn duy trì số dư tiền mặt lớn mà không có kế hoạch sử dụng hợp lý, gây lãng phí tài chính và tiềm ẩn rủi ro. Việc không sử dụng quỹ tiền mặt một cách hiệu quả sẽ dẫn đến sự tích tụ tài chính không cần thiết, làm giảm hiệu quả sử dụng ngân sách và tăng nguy cơ rủi ro.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý quỹ tiền mặt tại các đơn vị công lập. Trước hết, cơ chế kiểm tra tài chính còn lỏng lẻo, thiếu hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Việc thiếu các biện pháp kiểm tra thường xuyên và đột xuất khiến cho các sai sót hoặc hành vi gian lận không được phát hiện kịp thời, gây tổn thất cho ngân sách.

Một nguyên nhân quan trọng nữa là năng lực cán bộ kế toán và thủ quỹ tại nhiều đơn vị chưa đồng đều. Việc thiếu chuyên môn và kinh nghiệm của một số nhân viên kế toán và thủ quỹ đã dẫn đến tình trạng ghi chép không chính xác, thiếu sót trong việc báo cáo tài chính, làm giảm hiệu quả công tác quản lý quỹ tiền mặt.

Thêm vào đó, nhiều đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến công tác tài chính. Sự thiếu quan tâm đến quản lý tài chính công đã dẫn đến việc không thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc sử dụng ngân sách.

Ngoài ra, việc chậm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cũng là một nguyên nhân khiến công tác quản lý quỹ tiền mặt chưa đạt hiệu quả cao. Việc không sử dụng các công cụ công nghệ hiện đại làm tăng chi phí, giảm tính chính xác và độ minh bạch trong quản lý tài chính.

Nhận thức về rủi ro tài chính từ quỹ tiền mặt còn hạn chế, khiến các đơn vị không chú trọng đến việc kiểm tra, giám sát và dự báo tài chính một cách chính xác. Hơn nữa, việc thiếu bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập và quy chế chi tiêu chưa được cập nhật theo các quy định mới của pháp luật cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản lý tài chính chưa hiệu quả.

Cuối cùng, việc đào tạo nghiệp vụ kế toán công còn mang tính hình thức, thiếu tính thực tế, khiến cho đội ngũ kế toán viên không có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công tác quản lý tài chính một cách chính xác và hiệu quả.

4. Đề xuất một số giải pháp tăng cường hiệu quả công tác quản lý thu - chi quỹ tiền mặt

Để nâng cao hiệu quả quản lý quỹ tiền mặt tại các đơn vị sự nghiệp công lập, cần phải thực hiện các giải pháp đồng bộ từ việc hoàn thiện thể chế nội bộ, thiết lập kiểm soát nội bộ, tăng cường ứng dụng công nghệ, đến việc đào tạo nâng cao năng lực và đảm bảo tính minh bạch trong công tác tài chính, cụ thể như sau:

Hoàn thiện thể chế nội bộ

Để khắc phục những hạn chế liên quan đến quy chế chi tiêu chưa rõ ràng và việc ghi chép không đầy đủ, cần rà soát và sửa đổi quy chế chi tiêu nội bộ của các đơn vị sao cho sát với quy định mới nhất của Thông tư số 24/2024/TT-BTC. Quy trình thu - chi tiền mặt cần được xây dựng chi tiết, bao gồm mức chi, các thủ tục phê duyệt, hồ sơ kèm theo để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong việc chi tiêu mà còn đảm bảo sự công bằng trong việc sử dụng ngân sách công.

Thiết lập kiểm soát nội bộ hiệu quả

Với vấn đề thiếu kiểm tra định kỳ và đột xuất, các đơn vị cần thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và đột xuất ít nhất hai lần mỗi năm để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo và phát hiện kịp thời các sai sót hoặc bất thường trong việc sử dụng tiền mặt. Việc lập biên bản kiểm quỹ có chữ ký của ba bên gồm thủ quỹ, kế toán và lãnh đạo sẽ giúp tạo ra sự minh bạch và tăng cường trách nhiệm cá nhân trong công tác quản lý. Đồng thời, cần phân quyền rõ ràng về trách nhiệm của từng bộ phận: kế toán sẽ ghi sổ, thủ quỹ sẽ giữ tiền và lãnh đạo sẽ duyệt chi để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc lạm dụng tài chính.

Tăng cường ứng dụng công nghệ

Với thực trạng nhiều đơn vị chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quỹ tiền mặt, việc áp dụng phần mềm kế toán có tích hợp quản lý phiếu thu/chi điện tử sẽ giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc ghi nhận các giao dịch tài chính. Phần mềm này có thể kết nối với ngân hàng/kho bạc để theo dõi dòng tiền và giúp các đơn vị kiểm soát được tình trạng tài chính trong thời gian thực. Ngoài ra, công cụ số có thể cảnh báo khi quỹ tiền mặt vượt mức cho phép, giúp các đơn vị chủ động điều chỉnh và ngăn chặn tình trạng lãng phí tài chính hoặc rủi ro từ việc giữ tiền mặt quá lớn.

Đào tạo nâng cao năng lực

Để giải quyết vấn đề năng lực cán bộ kế toán và thủ quỹ không đồng đều, các đơn vị cần tổ chức các khóa bồi dưỡng định kỳ về kế toán công, đặc biệt là kỹ năng kiểm tra và kiểm soát quỹ tiền mặt. Việc này không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn giúp cán bộ quản lý tài chính hiểu rõ hơn về các quy định, chuẩn mực kế toán công. Đồng thời, cần cập nhật kiến thức pháp lý mới, đặc biệt là các thay đổi trong các Thông tư như Thông tư số 24/2024/TT-BTC, giúp các đơn vị nắm bắt các quy định và điều chỉnh công tác quản lý cho phù hợp.

Minh bạch và trách nhiệm giải trình

Để khắc phục tình trạng thiếu minh bạch và công khai trong công tác quản lý quỹ tiền mặt, các đơn vị cần công khai báo cáo thu - chi tiền mặt hàng quý trong đơn vị, giúp các bên liên quan có thể theo dõi và đánh giá mức độ hợp lý của các khoản chi tiêu. Hơn nữa, việc gắn trách nhiệm giải trình tài chính với đánh giá thi đua cuối năm sẽ giúp thúc đẩy trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý tài chính, tạo động lực cho các bộ phận liên quan trong việc thực hiện các yêu cầu tài chính một cách chính xác và hiệu quả.

6. Kết luận

Quản lý quỹ tiền mặt trong các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ là yêu cầu về tuân thủ chế độ kế toán, mà còn là thước đo cho hiệu quả quản trị tài chính công. Việc triển khai Thông tư số 24/2024/TT-BTC là bước ngoặt quan trọng, tạo điều kiện chuẩn hóa quy trình kế toán và kiểm soát thu - chi tiền mặt. Tuy nhiên, để công tác này thực sự hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng trong đơn vị, nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân và đầu tư vào hệ thống công nghệ quản lý.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

 Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015.

 Bộ Tài chính (2024), Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024.

 Chính phủ (2021), Nghị định số 60/2021/NĐ-CP về cơ chế tự chủ tài chính.

 Bộ Tài chính (2023), Thông tư số 72/2023/TT-BTC về công khai ngân sách.

Strengthening cash receipt and payment management in public service units for greater efficiency and transparency

Le Thi Hong Hanh¹

Nguyen Gia Dan¹

¹University of Economics – Technology for Industries

Abstract:

This study examines the role of cash management within the broader context of public financial reform and the implementation of autonomy under Decree 60/2021/ND-CP. Although cash accounts for a relatively small proportion of total assets, it is critical for ensuring financial transparency, security, and legal compliance. Based on practical surveys, the research finds that while many units have improved in record-keeping, reconciliation, and the use of accounting software, persistent shortcomings remain, including overspending, insufficient supporting documents, delayed ledger updates, and the absence of internal audits. These issues stem from weak control mechanisms, uneven staff capacity, and limited technological adoption. The study proposes targeted solutions: strengthening internal policies, enhancing internal controls, expanding technology application, providing capacity-building training, and increasing transparency to enhance the effectiveness and sustainability of cash receipt and payment management.

Keywords: revenue and expenditure management, cash fund, public service unit.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 24 năm 2025]