Thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ở Việt Nam

Tóm tắt:

Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT từ MTT) là một trong những bước quan trọng trong chiến lược hiện đại hóa quản lý thuế và thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp, đặc biệt ở các ngành thương mại - dịch vụ. Bài báo phân tích vai trò, lợi ích, thực trạng triển khai và các giải pháp để thúc đẩy hơn nữa việc áp dụng loại hóa đơn này trong thực tiễn. Kết quả cho thấy HĐĐT từ MTT không chỉ giúp cơ quan thuế giám sát giao dịch theo thời gian thực mà còn hỗ trợ doanh nghiệp giảm thủ tục, rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn và hạn chế sai sót. Tuy nhiên, việc triển khai đang gặp nhiều khó khăn về hạ tầng, chi phí và khả năng thích ứng của các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ. Bài viết đề xuất các hướng tiếp cận nhằm thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT từ MTT một cách rộng rãi và bền vững.

Từ khóa: hóa đơn điện tử, máy tính tiền, quản lý thuế, chuyển đổi số, doanh nghiệp nhỏ, Việt Nam.

1. Đặt vấn đề

Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành Thuế nhằm thúc đẩy số hóa hoạt động kinh doanh và tạo môi trường minh bạch hơn cho các giao dịch bán lẻ. Không chỉ dừng ở yêu cầu quản lý, việc áp dụng loại hóa đơn này còn góp phần giảm tình trạng thất thu thuế, hạn chế sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và từng bước chuẩn hóa dữ liệu phục vụ chuyển đổi số quốc gia. Trong bối cảnh nhiều nước đã sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền như một công cụ chống gian lận hiệu quả, Việt Nam buộc phải đẩy nhanh tiến độ để phù hợp với xu hướng chung của khu vực.

Tuy nhiên, tiến độ triển khai trên phạm vi toàn quốc vẫn còn chậm so với kế hoạch. Một bộ phận doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chưa sẵn sàng đầu tư thiết bị bán hàng tích hợp; một số khác băn khoăn về tính ổn định của phần mềm, chi phí kết nối với cơ quan thuế hoặc quy trình vận hành mới. Ngoài ra, nhận thức của người bán và người mua về lợi ích của HĐĐT từ TMTT chưa đồng đều, khiến mục tiêu đồng bộ hóa dữ liệu doanh thu trong thời gian thực gặp nhiều trở ngại.

Trong bối cảnh đó, việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình áp dụng và đề xuất giải pháp đẩy mạnh sử dụng HĐĐT từ TMTT là cần thiết. Mô hình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nghiệp vụ, mà còn là công cụ hỗ trợ cơ quan thuế tăng cường giám sát, phòng chống gian lận và nuôi dưỡng nguồn thu bền vững. Bài báo hướng tới phân tích thực trạng, đánh giá các yếu tố tác động và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển khai HĐĐT khởi tạo từ MTT tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.

2. Thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ở Việt Nam

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được lập trực tiếp tại điểm bán hàng thông qua máy tính tiền có kết nối mạng và tích hợp phần mềm lập hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn sau khi phát sinh được truyền ngay về hệ thống của cơ quan thuế mà không cần qua các bước ký số hay phê duyệt thủ công như các loại hóa đơn điện tử thông thường. Chính đặc điểm “lập tức - tức thời” này giúp HĐĐT từ MTT đặc biệt phù hợp với các hoạt động bán lẻ, dịch vụ ăn uống, giải trí, siêu thị, cửa hàng tiện lợi hay các loại hình kinh doanh có tần suất giao dịch lớn.

Theo thông tin từ Bộ Tài chính, lũy kế từ khi triển khai đến ngày 31/3/2025, tổng số hóa đơn điện tử cơ quan thuế đã tiếp nhận và xử lý hơn 13 tỷ hóa đơn, trong đó hóa đơn có mã là hơn 3 tỷ hóa đơn; hóa đơn không mã là 8,27 tỷ hóa đơn; hóa đơn theo lần phát sinh là 2,3 triệu hóa đơn; hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là 1,94 tỷ hóa đơn.

Đối với tình hình triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Cục Thuế cho biết, trong 3 tháng đầu năm 2025, đã có 4.995 doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thành công, với số lượng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hơn 568 triệu hóa đơn.

Lũy kế từ khi triển khai đến hết ngày 31/3/2025, đã có 97.969 doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thành công, tăng 5,3% so với cuối năm 2024, với số lượng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là 1,94 tỷ hóa đơn, tăng 42% so với cuối năm 2024.

Lợi ích

Việc triển khai áp dụng HĐĐT từ MTT đối với các hộ kinh doanh khoán theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP là một trong nhiều bước trong lộ trình xây dựng một hệ thống thuế hiện đại, minh bạch, vì người nộp thuế và vì sự phát triển bền vững của nền kinh tế - xã hội. Đây là một bước chuyển lớn, có tính chất nền tảng trong lộ trình thực hiện xóa bỏ hình thức thuế khoán từ năm 2026, chuyển sang cơ chế tự khai, tự nộp, theo đúng định hướng tại Nghị quyết số 68-NQ/TW của Trung ương. Cơ chế này giúp giao dịch được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, hạn chế tối đa việc chỉnh sửa hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm - một vấn đề phổ biến khi còn sử dụng hóa đơn giấy.

Về vai trò, HĐĐT từ MTT góp phần quan trọng trong việc minh bạch hóa hoạt động thương mại, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại. Thông qua hệ thống kết nối trực tiếp, cơ quan thuế nhận được dữ liệu theo thời gian thực, giúp nâng cao khả năng giám sát, phân tích và quản lý rủi ro. Điều này cũng phù hợp với định hướng của Bộ Tài chính nêu tại Công văn 5113/TCT-CS (2022) về việc triển khai mở rộng HĐĐT từ MTT trên toàn quốc nhằm cải thiện môi trường kinh doanh và giảm thất thu thuế.

HĐĐT từ MTT đem lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Thứ nhất, toàn bộ quy trình lập hóa đơn được tự động hóa, giảm thời gian thao tác, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí nhân sự. Thứ hai, dữ liệu bán hàng được đồng bộ và lưu trữ an toàn, giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi doanh thu, lập báo cáo tài chính, kiểm soát dòng tiền mà không phải tổng hợp thủ công như trước đây. Thứ ba, khách hàng được nhận hóa đơn ngay lập tức dưới dạng mã QR hoặc email/SMS, tạo sự thuận tiện và tăng trải nghiệm dịch vụ.

Ngoài ra, áp dụng HĐĐT từ MTT còn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh khi tham gia kinh doanh đa kênh (online - offline). Việc kết nối dữ liệu bán hàng với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống POS giúp quá trình vận hành trơn tru, hạn chế thất thoát, đồng thời nâng cao hiệu suất quản trị nội bộ. Với cơ quan quản lý, việc khai thác dữ liệu chuẩn hóa từ hệ thống máy tính tiền hỗ trợ phát hiện giao dịch bất thường, rủi ro trốn thuế và kịp thời can thiệp.

Thách thức

Tốc độ triển khai ở nhóm hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp nhỏ còn khá chậm. Phần lớn các cơ sở kinh doanh ăn uống, tiệm tạp hóa, dịch vụ nhỏ lẻ chưa có thói quen sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, dẫn đến việc chuyển sang mô hình HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trở nên khó khăn hơn. Theo thống kê của Tổng cục Thuế công bố tại Hội nghị sơ kết, chỉ khoảng 30% hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc đã thực sự đưa máy tính tiền vào vận hành ổn định. Nhiều cơ sở vẫn duy trì việc ghi chép thủ công và chỉ sử dụng hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Nguyên nhân chủ yếu đến từ chi phí đầu tư ban đầu. Mặc dù Bộ Tài chính đã hướng dẫn cho phép sử dụng nhiều giải pháp linh hoạt (phần mềm miễn phí, thiết bị đơn giản tích hợp máy in), nhưng đối với các hộ kinh doanh nhỏ, mức chi từ 4 - 8 triệu đồng cho máy tính tiền và phí kết nối vẫn là rào cản đáng kể. Công văn 2455/BTC-TCT (2022) cũng ghi nhận phản ánh của nhiều địa phương về hạn chế này, đồng thời yêu cầu cơ quan thuế hỗ trợ tập huấn và phối hợp với nhà cung cấp giải pháp để giảm chi phí.

Bên cạnh yếu tố tài chính, sự thiếu đồng bộ trong hệ thống phần mềm bán hàng cũng khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó. Một số đơn vị đang sử dụng phần mềm POS không tương thích với chuẩn dữ liệu theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, buộc phải nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống mới. Việc này làm gián đoạn hoạt động bán hàng, nhất là đối với doanh nghiệp bán lẻ có lưu lượng giao dịch lớn. Một số doanh nghiệp phản ánh tốc độ truyền dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền lên hệ thống của Tổng cục Thuế đôi lúc chưa ổn định, ảnh hưởng đến trải nghiệm thanh toán của khách hàng.

Ngoài ra, nhận thức của người mua hàng cũng tác động tới mức độ áp dụng hóa đơn điện tử gắn với máy tính tiền. Đại đa số người tiêu dùng chưa có thói quen yêu cầu hóa đơn khi mua hàng tại cửa hàng nhỏ hoặc quán ăn. Điều này khiến doanh nghiệp chưa thấy rõ áp lực phải xuất hóa đơn theo đúng quy trình, dẫn tới tình trạng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền chỉ mang tính hình thức hoặc chỉ thực hiện vào thời điểm kiểm tra. Dù tồn tại nhiều rào cản, nhưng các kết quả tích cực trong giai đoạn đầu triển khai cho thấy mô hình này phù hợp với xu hướng số hóa quản lý thuế và thương mại hiện đại.

3. Giải pháp thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trước hết, cơ quan thuế cần tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý và các hướng dẫn nghiệp vụ. Thực tế cho thấy nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực ăn uống, bán lẻ, vẫn lúng túng khi triển khai do chưa hiểu rõ về quy trình kết nối dữ liệu, cách xử lý khi máy tính tiền gặp sự cố hay khi cần điều chỉnh hóa đơn. Do đó, các văn bản hướng dẫn tiếp theo cần đi sâu hơn vào quy trình kỹ thuật, tiêu chuẩn kết nối và các tình huống xử lý đặc thù theo từng mô hình kinh doanh.

Bên cạnh khung pháp lý, công tác hỗ trợ và đào tạo cũng đóng vai trò quan trọng. Với nhóm hộ kinh doanh nhỏ lẻ - đối tượng chiếm tỷ trọng lớn nhưng có mức độ hiểu biết công nghệ hạn chế - cơ quan thuế cần có chương trình tập huấn ngắn hạn, hướng dẫn trực tiếp tại địa bàn, hoặc phối hợp với các nhà cung cấp MTT để triển khai mô hình “cầm tay chỉ việc”. Việc hướng dẫn cụ thể ngay tại cửa hàng, quán ăn, siêu thị mini sẽ giúp người kinh doanh nắm được quy trình thực tế, giảm tâm lý e ngại khi chuyển từ bán hàng thủ công sang bán hàng có xuất hóa đơn điện tử.

Một giải pháp khác là đẩy mạnh hỗ trợ hạ tầng. Nhiều hộ kinh doanh phản ánh chi phí đầu tư thiết bị còn cao, phần mềm chưa đồng bộ hoặc tốc độ truyền dữ liệu chưa ổn định. Cơ quan thuế có thể xem xét triển khai thí điểm mô hình hỗ trợ máy tính tiền giá rẻ, hoặc đàm phán với các nhà cung cấp để xây dựng gói giải pháp tiết kiệm cho hộ kinh doanh nhỏ. Hạ tầng được bảo đảm sẽ giúp quá trình phát hành HĐĐT diễn ra trơn tru, hạn chế lỗi gián đoạn, từ đó nâng cao sự tin tưởng của người dùng.

Ngoài ra, cần tăng cường công tác truyền thông để người tiêu dùng hiểu và yêu cầu xuất hóa đơn. Khi khách hàng chủ động đòi hỏi hóa đơn sau mỗi giao dịch, các cơ sở kinh doanh buộc phải sử dụng HĐĐT từ MTT một cách nghiêm túc.

4. Kết luận

HĐĐT khởi tạo từ MTT là một bước tiến quan trọng của ngành Thuế Việt Nam nhằm xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại và thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý. Dù vậy, thực tế triển khai cho thấy còn nhiều rào cản liên quan đến hạ tầng, trình độ công nghệ của người kinh doanh và mức độ sẵn sàng của từng lĩnh vực. Việc hoàn thiện cơ chế pháp lý, tăng cường hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo người dùng và phát huy vai trò của người tiêu dùng sẽ là các yếu tố quyết định giúp mô hình này phát triển bền vững. Khi những giải pháp trên được thực hiện đồng bộ, HĐĐT từ MTT sẽ thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thương mại - dịch vụ.

Tài liệu tham khảo:

Tổng cục Thuế (2025). Công văn 1269/CT-CĐS triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh.

Tổng cục Thuế (2024). Hội nghị sơ kết công tác thuế năm 2024 và triển khai nhiệm vụ năm 2025.

Tổng cục Thuế (2021). Công văn 5113/TCT-CS hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử.

Tổng cục Thuế (2022). Công văn 4381/TCT-DNNCN hướng dẫn việc triển khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Văn Tuấn (2025). Gần 98 nghìn doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, truy cập tại: https://taisancong.vn/gan-98-nghin-doanh-nghiep-ho-ca-nhan-kinh-doanh-su-dung-hoa-don-dien-tu-tu-may-tinh-tien-41866.html.

Promoting the adoption of cash register–based electronic invoices in Vietnam

NGUYEN THI THU HA

Faculty of Accounting and Auditing, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

The adoption of electronic invoices generated from cash registers represents a pivotal step in modernizing tax administration and advancing digital transformation among businesses, particularly in the trade and service sectors. This study examines the role, advantages, and current implementation status of cash register–based e-invoices, drawing on an analysis of regulatory frameworks and practical application. The findings indicate that this invoicing model enables tax authorities to monitor transactions in near real time while assisting enterprises in streamlining administrative procedures, reducing invoice issuance time, and minimizing operational errors. At the same time, the implementation process faces notable challenges related to technical infrastructure, implementation costs, and the capacity of small and micro-sized enterprises to adapt. Overall, the study provides a comprehensive assessment of the practical implications of cash register–based e-invoices in the context of tax digitalization and business modernization.

Keywords: electronic invoices, cash registers, tax management, digital transformation, small businesses, Vietnam.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 2 năm 2026]