Điều này làm cho năng suất lao động tăng cao, nhưng lại phá vỡ tính khép kín của quá trình sản xuất ra sản phẩm cuối cùng. Khi quan hệ hiệp tác không được tổ chức tốt, tính cân đối của toàn bộ quá trình sản xuất sẽ bị phá vỡ. Chẳng hạn, tơ, sợi sẽ có rất nhiều nhưng ít máy dệt, không đủ để may quần áo cho người tiêu dùng. Hoặc ngược lại, các máy dệt nằm im không hoạt động, trong khi nhu cầu về vải rất lớn, vì các nhà máy kéo sợi không đủ năng lực xử lý hết số nguyên liệu thành sợi có quy cách, chất lượng cần thiết để có thể dệt thành vải.
Chính vì thế, cùng với sự phân công chuyên môn hóa, các nhà quản lý luôn tìm cách tổ chức các quan hệ hiệp tác giữa các đơn vị chuyên môn hóa. ở Việt nam, vấn đề này đã được đề cập trên giác độ vĩ mô, từ phía trách nhiệm của nhà nước. Một khía cạnh khác cần được quan tâm giải quyết triệt để hơn là trong phạm vi một doanh nghiệp, cần tổ chức quản lý như thế nào. Quản lý chuỗi cung ứng chính là một cách tiếp cận, một phương pháp quản lý cho phép giải quyết vấn đề trên một cách có hiệu quả.
Về cơ bản, chuỗi cung ứng là một tổng thể giữa hàng loạt các nhà cung ứng và khách hàng được kết nối với nhau, trong đó, mỗi khách hàng, đến lượt mình lại là nhà cung ứng cho tổ chức tiếp theo cho đến khi thành phẩm tới tay người tiêu dùng. Chuỗi này được bắt đầu từ việc khai thác các nguyên liệu nguyên thủy, và người tiêu dùng là mắt xích cuối cùng của chuỗi. Nó là một mạng lưới bao gồm những đơn vị, công đoạn có liên quan với nhau trong việc khai thác tài nguyên nhằm sản xuất ra sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng, kể cả các công đoạn trung gian như vận tải, kho bãi, bán buôn, bán lẻ và bản thân khách hàng. Trong nội bộ của một doanh nghiệp cũng có chuỗi cung ứng nội bộ, bao gồm các bộ phận sản xuất, các bộ phận phục vụ và các bộ phận chức năng có liên quan đến thỏa mãn nhu cầu của khách hàng như phát triển sản phẩm mới, tiếp thị, vận hành, phân phối, tài chính, và dịch vụ khách hàng.
Theo quan niệm hiện đại, quản lý chuỗi cung ứng là cách tiếp cận đối với quản trị kinh doanh, trong đó mỗi doanh nghiệp phải nắm vững và tác động vào toàn bộ các hoạt động xuyên suốt từ khai thác nguyên liệu nguyên thủy cho tới các dịch vụ cho khách hàng cuối cùng. Như vậy, đối tượng của các hoạt động quản lý của một doanh nghiệp vượt ra khỏi phạm vi hoạt động của mình, mà là hoạt động của tất cả các doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân liên quan tới toàn bộ quá trình nói trên. Nói cách khác, các hoạt động quản trị kinh doanh của một doanh nghiệp bao gồm:
Quản lý khách hàng; Quản lý quá trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ đồng bộ; Quản lý quá trình xử lý đơn hàng; Quản lý hoạt động sản xuất; Quản lý công tác mua nguyên vật liệu; Quản lý nhà cung ứng; Quản lý kho hàng; Quản lý vận chuyển; Quản lý tri thức và thông tin.
Hoạt động của chuỗi cung ứng được điều hành bằng nhiều cách khác nhau, từ việc tổ chức sản xuất khép kín trong một tổ hợp lớn, tổ chức các chương trình liên kết kinh tế giữa các chủ thể kinh tế độc lập ... hoặc đơn thuần chỉ là tổ chức các quan hệ thương mại ổn định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế. Trong trường hợp các bộ phận cấu thành chuỗi cung ứng là những đơn vị độc lập, các đối tượng và chức năng quản lý trên đây đều được thực hiện tại tất cả các bộ phận đó.
Việc áp dụng cách tiếp cận quản lý chuỗi cung ứng vào trong doanh nghiệp đem lại những lợi ích và tác động tích cực to lớn. Trước hết, nó cho phép doanh nghiệp thực hiện tốt chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tạo điều kiện để dễ dàng tăng lợi nhuận của toàn chuỗi, từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội cho mỗi thành viên của chuỗi, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng cuối cùng. Sự hợp tác giữa các đơn vị cấu thành chuỗi cung ứng sẽ tạo cơ sở vững chắc cho việc tổ chức tốt hơn, có hiệu quả hơn sự phân công lao động giữa các đơn vị thành viên. Nó cũng cho phép củng cố các mối quan hệ liên kết và cộng tác với các doanh nghiệp có liên quan trong toàn chuỗi cung ứng. Nhiều tác giả còn đặc biệt nhấn mạnh tác dụng của chuỗi cung ứng trong việc san xẻ hoặc hỗ trợ nhau khắc phục các rủi ro trong kinh doanh. Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc tổ chức kinh doanh theo chuỗi cung ứng có thể tạo điều kiện thuận tiện hơn cho các đơn vị thành viên trong việc thâm nhập vào các thị trường mới hoặc cạnh tranh với các đối thủ khác ngay trên thị trường trong nước. Chính vì thế, việc quản lý chuỗi cung ứng tạo điều kiện để các thành viên trong toàn chuỗi có thể phát triển một cách bền vững.
Quản lý chuỗi cung ứng là một cách tiếp cận đang được mở rộng trên thế giới. ở Việt nam, một số doanh nghiệp đã ứng dụng và đem lại kết quả tích cực. Trong những năm tới, việc mở rộng mô hình quản lý này sẽ diễn ra với tốc độ và quy mô ngày càng lớn. Muốn triển khai ứng dụng cách tiếp cận đó, các doanh nghiệp cần thực hiện những giải pháp sau đây:
Một là, cần nhận thức đúng về sự cần thiết, nội dung và phương pháp quản lý chuỗi cung ứng. Một nội dung rất quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng là đảm bảo sự tham gia rộng rãi và chủ động, tích cực của toàn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp, kể cả cán bộ quản lý lẫn công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Các đối tác trong chuỗi cung ứng đều cần được xem là khách hàng (chứ không phải chỉ là người tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp). Do vậy, khi thực hiện quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng được mở rộng và đòi hỏi chất lượng của nó phải được nâng cao, hoàn thiện không ngừng.
Hai là, cần nhận dạng, đánh giá lại cho rõ chuỗi cung ứng hiện tại về mặt công nghệ, trên cơ sở đó lựa chọn các thành viên tham gia chuỗi. Việc nhận dạng, đánh giá lại chuỗi cung ứng về mặt kỹ thuật- công nghệ thường không có gì phức tạp. Doanh nghiệp chỉ cần định kỳ cập nhật và phân tích các thông tin về tiến bộ kỹ thuật- công nghệ, phát hiện khả năng thay thế các phương tiện, thiết bị, công nghệ sản xuất và nguyên vật liệu cần dùng. Về nguyên tắc, do tiến bộ khoa học- công nghệ diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh, trong chuỗi cung ứng có thể có những thay đổi nhất định về kỹ thuật- công nghệ. Tuy nhiên, những thay đổi này chỉ dẫn tới sự thay đổi thành viên cấu thành chuỗi khi có những thay đổi lớn, làm biến đổi toàn bộ quy trình sản xuất. Việc nhận dạng, đánh giá lại chuỗi về mặt kinh tế- tổ chức đòi hỏi phải định kỳ phân tích mối quan hệ kinh doanh giữa các đơn vị cấu thành chuỗi cung ứng. Về lý luận cũng như thực tiễn, muốn kinh doanh một cách thuận tiện, doanh nghiệp cần có những đối tác quen thuộc, có thái độ hợp tác tích cực. Sự cạnh tranh trong một nền kinh tế thị trường làm cho bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có khả năng lựa chọn đối tác thích hợp cho mình. Do đó, về mặt kinh tế- tổ chức, việc nhận dạng, đánh giá chuỗi cung ứng chính là phân tích, đánh giá lại quan hệ hiệp tác, phối hợp với các đối tác hiện có trong chuỗi cung ứng và đánh giá, phân tích môi trường cạnh tranh để xác định xem có cần thay đổi đối tác nào trong chuỗi hay không. Như vậy, về mặt kỹ thuật- công nghệ, chuỗi cung ứng có thể tương đối ổn định, nhưng về mặt kỹ thuật- tổ chức, tính linh hoạt của chuỗi cao hơn. Điều này cũng cho thấy rằng, quản lý chuỗi cung ứng không phải là mô hình cứng nhắc, mà trái lại, rất động và linh hoạt.
Trong trường hợp cần thiết kế lại toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, cần xuất phát từ năng lực quản lý, tính chất của quy trình sản xuất, thực trạng các quan hệ hiệp tác, chuyên môn hóa sản xuất- kinh doanh và tập quán kinh doanh của vùng, của khu vực mà quyết định xem chuỗi cung ứng cần quản lý có thể dài đến mức độ nào và các thành viên cấu thành là những đơn vị cụ thể nào. Tiêu thức lựa chọn là các chỉ tiêu kinh tế (đặc biệt là các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh tế của toàn chuỗi), quy mô và mức độ phức tạp của các hoạt động quản lý trong chuỗi cũng như năng lực quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Một tiêu thức lựa chọn, quyết định chuỗi được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty, những tập đoàn lớn, đánh giá rất cao là khả năng đáp ứng nhanh nhu cầu của xã hội.
Thứ ba, cần xây dựng, lựa chọn và thường xuyên hoàn thiện cơ chế vận hành, phương pháp quản lý chuỗi thích hợp với thiết kế chuỗi và với năng lực quản lý của doanh nghiệp. Cơ chế này cần được thiết lập cả cho các quan hệ bên trong của doanh nghiệp lẫn quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác hợp tác bên ngoài.
Đối với các đối tác ngoài doanh nghiệp là thành viên của chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần lựa chọn để hình thành những “thành viên nòng cốt chiến lược”, từ đó phát triển các quan hệ bền vững, lâu dài và ổn định theo tinh thần “hợp tác chặt chẽ để phản ứng nhanh với nhu cầu và thị trường” (đặc biệt là một số nhà cung cấp chính). Muốn vậy, doanh nghiệp cần:
- Định kỳ tổ chức trao đổi, tọa đàm với khách hàng nhằm giới thiệu năng lực, sự phát triển của doanh nghiệp và thảo luận với họ về những khó khăn, vướng mắc.
- Lựa chọn cán bộ có năng lực, đào tạo và phát triển họ thành những đại diện được ủy quyền của doanh nghiệp trong giao dịch với khách hàng.
- Tổ chức đều đặn các chương trình chăm sóc khách hàng để khách hàng gắn bó chặt chẽ hơn với doanh nghiệp.
Đối với bộ máy quản lý và công tác quản lý nội bộ của doanh nghiệp, trước hết cần tổ chức tốt việc ủy quyền, xây dựng cơ cấu quản lý ít tầng nấc, đảm bảo cho các cán bộ quản lý có thể hoạt động chủ động, độc lập và tự chịu trách nhiệm về công việc của mình. Mặt khác, cần định kỳ đánh giá hoạt động của mỗi cá nhân, lấy kết quả và hiệu quả công việc của mỗi lần đánh giá làm tiêu chuẩn để tính toán các khoản thù lao (kể cả tiền lương và tiền thưởng), đề bạt và đào tạo, bồi dưỡng tiếp cho họ. Ngoài ra, cần hình thành và phát triển văn hóa ứng xử thích hợp của công ty (kể cả ứng xử nội bộ và trong giao dịch với các đối tác bên ngoài doanh nghiệp). Một triết lý được các doanh nghiệp nước ngoài thực hiện khá tốt, đã được các doanh nghiệp Việt nam nói tới khá nhiều, nhưng chưa quán triệt được tới người lao động và các nhân viên quản lý là thực sự coi khách hàng là trung tâm mọi hoạt động của mình.
Thứ tư, tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ, kỹ năng quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý của doanh nghiệp. Về thực chất, quản lý chuỗi cung ứng chính là việc mở rộng lĩnh vực quản trị kinh doanh của doanh nghiệp tới các đối tượng có liên quan trực tiếp tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ năm, cần nhanh chóng xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng và hệ thống cung ứng của doanh nghiệp, trong đó có cả những thông tin về các nhà cung cấp, các đối tác hợp tác tiềm năng của doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu này sẽ được xây dựng ban đầu (hoặc xây dựng lại theo yêu cầu quản lý chuỗi cung ứng) và sẽ được thường xuyên cập nhật bằng thông tin do các bộ phận chức năng cung cấp. Những thông tin chủ yếu cần được thu thập, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu này là:
- Những thông tin cơ bản về khách hàng và về tính chất quan hệ của họ đối với doanh nghiệp,
- Những thông tin về các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp hoặc nhận được từ khách hàng,
- Hệ thống thông tin về các đơn hàng và việc thực hiện các đơn hàng (có phân loại theo các tiêu thức thích hợp với điều kiện của doanh nghiệp), bao gồm cả các dịch vụ sau bán hàng,
- Hệ thống thông tin tài chính- kế toán.
Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc điện tử hóa cơ sở dữ liệu về khách hàng của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Điều kiện cần để đảm bảo thực hiện giải pháp này là trang bị hệ thống máy tính được kết nối nội bộ tốt, có những phần mềm quản lý phù hợp, có chế độ sử dụng, khai thác và bảo mật thông tin hợp lý, có chế độ cập nhật thông tin tự động. Trong các quy định về chức năng, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp, cần ghi rõ trách nhiệm cập nhật thông tin theo phạm vi công việc được giao. Trên cơ sở có cơ sở dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ xây dựng chế độ chia xẻ thông tin với các đối tác trong chuỗi cung ứng của mình.