Xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa trong thời ký chuyển đổi số

Tóm tắt:

Bài viết phân tích nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa trong bối cảnh chuyển đổi số. Nghiên cứu làm rõ vai trò của công nghệ trong thu thập và xử lý dữ liệu chi phí, đồng thời đề xuất mô hình triển khai phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam. Kết quả cho thấy tự động hóa giúp nâng cao độ chính xác, rút ngắn thời gian xử lý và hỗ trợ ra quyết định quản trị hiệu quả hơn.

Từ khóa: kế toán chi phí, tự động hóa, chuyển đổi số, dữ liệu, công nghệ.

1. Đặt vấn đề

Chuyển đổi số đang buộc doanh nghiệp thay đổi mạnh mẽ cách tổ chức hoạt động sản xuất và quản trị tài chính. Khi mọi dữ liệu được số hóa và luân chuyển nhanh hơn, yêu cầu đặt ra đối với công tác kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thông tin chính xác mà còn phải cung cấp dữ liệu theo thời gian thực để hỗ trợ nhà quản trị kịp thời đưa ra quyết định. Trong bối cảnh đó, kế toán chi phí trở thành một trong những bộ phận chịu tác động rõ nét nhất, bởi đây là nơi phản ánh trực tiếp tình hình sử dụng nguồn lực, mức độ tiết kiệm chi phí và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn duy trì phương pháp hạch toán chi phí theo hướng thủ công hoặc bán tự động. Dữ liệu được tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau, thường xuyên bị trễ hoặc thiếu đồng bộ khiến việc tính giá thành và đánh giá hiệu quả hoạt động không đạt độ tin cậy như mong muốn. Bên cạnh đó, khối lượng dữ liệu phát sinh ngày càng lớn từ các hệ thống quản trị kho, nhân sự, bán hàng và dây chuyền sản xuất khiến quy trình kế toán truyền thống khó đáp ứng yêu cầu mới.

Vì vậy, tự động hóa quy trình kế toán chi phí không còn là lựa chọn mang tính cải tiến mà đã trở thành nhu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí tự động không chỉ giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công mà còn mở ra cơ hội tổ chức lại toàn bộ quy trình kế toán theo hướng tinh gọn, minh bạch và dựa trên dữ liệu. Những yêu cầu này đặt ra bài toán về mô hình tổ chức, nền tảng công nghệ, quy trình thu thập dữ liệu và năng lực nhân sự.

2. Cơ sở lý luận về xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa

Kế toán chi phí vốn là hệ thống ghi nhận, phân loại và tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Trong nhiều thập kỷ, hệ thống này được vận hành theo phương thức truyền thống với sự tham gia lớn của con người, từ khâu thu thập chứng từ đến nhập liệu và xử lý số liệu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn chuyển đổi số, cách tiếp cận này bộc lộ nhiều hạn chế. Khối lượng dữ liệu phát sinh ngày càng lớn, tốc độ dòng chảy thông tin nhanh hơn yêu cầu công tác kế toán phải được tự động hóa để bảo đảm độ chính xác và tính kịp thời.

Tự động hóa trong kế toán chi phí được hiểu là việc ứng dụng công nghệ để giảm thiểu tối đa thao tác thủ công, đồng thời cho phép dữ liệu được thu thập và xử lý liên tục theo thời gian thực. Trong cách tiếp cận này, hệ thống kế toán không còn hoạt động tách biệt mà liên thông với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như kho, sản xuất, nhân sự, mua hàng và bán hàng. Mỗi bộ phận cung cấp dữ liệu theo chuẩn thống nhất, giúp kế toán nắm được bức tranh chi phí đầy đủ, cập nhật và hạn chế sai lệch.

Nền tảng của hệ thống tự động hóa là công nghệ. Điện toán đám mây hỗ trợ lưu trữ và xử lý dữ liệu linh hoạt, giúp doanh nghiệp tránh phụ thuộc vào hạ tầng cục bộ. Trí tuệ nhân tạo và các thuật toán phân tích dữ liệu có thể xác định xu hướng biến động chi phí, phát hiện điểm bất thường hoặc đưa ra gợi ý phân bổ phù hợp. Bên cạnh đó, các cảm biến IoT được gắn trong dây chuyền sản xuất giúp ghi nhận mức tiêu hao nguyên vật liệu hay thời gian hoạt động của máy móc một cách chính xác, từ đó giảm bớt sự ước đoán trong tính giá thành. Các giao diện kết nối API đóng vai trò liên kết các hệ thống, tạo thành dòng dữ liệu xuyên suốt thay vì vận hành rời rạc.

Một hệ thống kế toán chi phí tự động không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn yêu cầu thay đổi về phương pháp tổ chức. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục chi phí, tiêu thức phân bổ và mã hóa dữ liệu ngay từ đầu để bảo đảm hệ thống xử lý đúng bản chất nghiệp vụ. Khi dữ liệu thô đã được chuẩn hóa, các bước tính toán như phân loại chi phí, xác định chi phí trực tiếp hay gián tiếp, phân bổ chi phí sản xuất chung và tính giá thành đều có thể được lập trình tự động. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian đóng sổ kế toán và tăng độ tin cậy của báo cáo.

Một điểm đáng chú ý là hệ thống tự động hóa cho phép doanh nghiệp chuyển từ mô hình kiểm soát sau sang mô hình kiểm soát trong quá trình. Thay vì chờ đến khi kết thúc kỳ mới phát hiện sai sót, hệ thống có thể cảnh báo ngay khi dữ liệu chi phí bất thường, chẳng hạn mức tiêu hao nguyên liệu vượt định mức hoặc chi phí nhân công vượt kế hoạch. Đây là yếu tố tạo nên sự khác biệt lớn trong quản trị chi phí hiện đại.

Có thể nói, nền tảng lý luận của việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa nằm ở sự kết hợp giữa công nghệ, chuẩn hóa dữ liệu và tổ chức lại quy trình kế toán theo hướng dựa trên dữ liệu. Khi ba yếu tố này vận hành hài hòa, hệ thống kế toán chi phí có thể trở thành công cụ cung cấp thông tin nhanh, chính xác và hỗ trợ hiệu quả cho quyết định quản trị trong doanh nghiệp.

3. Thực trạng và những vấn đề đặt ra trong xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa

Chuyển đổi số đã và dang là định hướng lớn của doanh nghiệp Việt Nam, nhưng mức độ tự động hóa trong kế toán chi phí vẫn còn khoảng cách khá xa so với nhu cầu thực tế. Theo Báo cáo Chuyển đổi số doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư công bố, đa số doanh nghiệp mới dừng ở việc số hóa chứng từ, còn các quy trình kế toán lõi, trong đó có kế toán chi phí, vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác của con người. Nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm kế toán dưới dạng “ghi sổ điện tử”, không liên thông dữ liệu với kho, sản xuất hay bán hàng. Điều này dẫn đến tình trạng số liệu chi phí không kịp thời, thiếu tính tổng hợp và đôi khi không phản ánh đúng thực tế vận hành.

Thực trạng này cũng được đề cập trong báo cáo của ACCA về mức độ ứng dụng công nghệ trong kế toán. Khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp hạn chế về ngân sách và thiếu nhân sự am hiểu công nghệ, khiến việc tự động hóa trong kế toán mới được triển khai ở mức cơ bản. Với kế toán chi phí - một mảng vốn cần dữ liệu từ nhiều bộ phận - trở ngại trở nên rõ rệt hơn. Khi quy trình sản xuất không có thiết bị đo tự động, hoặc hệ thống kho chỉ ghi nhận thủ công, phần mềm kế toán không thể thu thập dữ liệu theo thời gian thực. Điều này làm giảm đáng kể lợi ích kỳ vọng từ tự động hóa.

Một vấn đề quan trọng khác là chất lượng dữ liệu. Tại Việt Nam, báo cáo của World Bank (2020) đề cập đến vấn đề cải thiện năng suất doanh nghiệp từng nhấn mạnh rằng dữ liệu nội bộ của nhiều doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa và thiếu thống nhất giữa các phòng ban. Ví dụ, mã vật tư và mã sản phẩm không đồng nhất giữa kho và kế toán; tiêu thức phân bổ chi phí chưa được thiết lập rõ; hay nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng định mức chi phí chính thức. Khi dữ liệu nguồn không đồng bộ, hệ thống tự động dù hiện đại vẫn khó đảm bảo tính chính xác. Vì vậy doanh nghiệp phải xử lý thủ công nhiều khâu để “làm sạch” dữ liệu - đi ngược lại bản chất của tự động hóa.

Nhân lực là rào cản đáng kể. Báo cáo của IFAC (Liên đoàn Kế toán Quốc tế) năm 2021 cho thấy chuyển đổi số đòi hỏi đội ngũ kế toán phải thành thạo cả nghiệp vụ chuyên môn và các kỹ năng làm việc trên hệ thống số. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, bộ phận kế toán chủ yếu quen với cách làm truyền thống. Việc thay đổi quy trình khiến họ lo lắng hoặc mất nhiều thời gian để thích nghi. Điều này tạo ra lực cản vô hình, khiến doanh nghiệp dù muốn triển khai tự động hóa nhưng không tạo được bước chuyển mạnh.

Ngoài ra, sự phát triển nhanh của phần mềm nhưng thiếu chuẩn chung cũng làm doanh nghiệp e ngại. Mỗi đơn vị cung cấp đưa ra một hệ sinh thái riêng, dẫn tới rủi ro “mắc kẹt” vào một nền tảng. Trong khi đó, báo cáo của OECD về chuyển đổi số nhấn mạnh rằng các hệ thống kế toán hiện đại cần khả năng kết nối mở (open API). Khi doanh nghiệp không chắc chắn về tính liên thông lâu dài, họ thường chần chừ trong đầu tư.

Một thách thức nữa là chi phí. Với doanh nghiệp lớn, tự động hóa mang lại lợi ích dài hạn rõ ràng. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ và vừa - vốn chiếm hơn 90% tổng số doanh nghiệp - khoản đầu tư cho hệ thống ERP, IoT hay phân tích dữ liệu là khá lớn so với nguồn lực họ có. Báo cáo về Chuyển đổi số của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) nhiều lần nhấn mạnh rằng chi phí công nghệ là rào cản lớn nhất khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi mô hình quản trị.

Từ những thực tế trên, có thể thấy quá trình xây dựng hệ thống kế toán chi phí tự động không chỉ là câu chuyện về công nghệ, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn hóa dữ liệu, xác lập quy trình rõ ràng, nâng cao năng lực nhân sự và có chiến lược đầu tư phù hợp. Khi các yếu tố này chưa được đảm bảo, tự động hóa chỉ dừng lại ở mức công cụ hỗ trợ, chưa trở thành trụ cột của quản trị chi phí thời kỳ chuyển đổi số.

4. Thách thức và giải pháp thúc đẩy xây dựng hệ thống kế toán chi phí tự động

Trong quá trình xây dựng hệ thống kế toán chi phí theo hướng tự động hóa, doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức, vừa mang tính kỹ thuật, vừa bắt nguồn từ năng lực nội bộ và môi trường thể chế. Thách thức được nhắc đến nhiều nhất trong các khảo sát doanh nghiệp là chi phí công nghệ.

Một thách thức khác đến từ chất lượng dữ liệu và khả năng tích hợp hệ thống. Tự động hóa kế toán chi phí không đơn thuần là “lắp hệ thống vào rồi chạy”, mà đòi hỏi dữ liệu đầu vào phải được chuẩn hóa, đầy đủ và liên thông giữa các bộ phận. Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam chưa có nền tảng dữ liệu đủ chặt chẽ để ứng dụng các mô hình tự động hóa. Nhiều đơn vị vẫn vận hành song song hồ sơ giấy, excel thủ công và phần mềm nội bộ, dẫn đến dữ liệu rời rạc, khó kiểm tra chéo. Ngoài ra, thiếu nhân lực công nghệ có hiểu biết về kế toán là vấn đề kéo dài nhiều năm. Cả hai hệ thống đào tạo - công nghệ thông tin và kế toán - đều chưa tích hợp mạnh các nội dung liên ngành, khiến doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian đào tạo nội bộ hoặc thuê ngoài với chi phí cao.

Tuy đối diện nhiều rào cản, khả năng tự động hóa kế toán chi phí vẫn mở ra một hướng đi cần thiết và doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các giải pháp thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện có. Trước hết, cần xác lập lộ trình chuyển đổi theo từng giai đoạn, tránh đầu tư dàn trải. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc số hóa chứng từ và tự động hóa các bước tính toán chi phí đơn giản, trước khi tiến tới tích hợp dữ liệu sản xuất và tự động phân bổ chi phí phức tạp.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng nền tảng dữ liệu sạch. Việc chuẩn hóa biểu mẫu, mã hóa nguyên vật liệu, quy định rõ trách nhiệm cập nhật dữ liệu và thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ định kỳ là yêu cầu bắt buộc trước khi áp dụng bất kỳ hệ thống tự động hóa nào.

Giải pháp quan trọng khác là phát triển năng lực nhân sự. Doanh nghiệp có thể triển khai mô hình đào tạo chéo: nhân viên kế toán được học thêm về quản trị dữ liệu và sử dụng công nghệ, trong khi nhân sự IT được đào tạo về đặc thù số liệu kế toán. Nhiều ngân hàng, tập đoàn sản xuất trong nước đã áp dụng mô hình này để giảm lệ thuộc vào nhà cung cấp và nâng cao khả năng tự vận hành hệ thống.

Tài liệu tham khảo:

Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2023). Báo cáo chuyển đổi số doanh nghiệp Việt Nam.

VCCI (2020). Chuyển đổi số, truy cập tại https://vienptdn-vcci.vn/wp-content/uploads/2020/11/CHUYEN-DOI-SO-DOANH-NGHIEP-TV.pdf

IFAC (2021). Digital Transformation and the Role of Accounting and Finance Professionals in this New Era, truy cập tại https://www.ifac.org/knowledge-gateway/artificial-intelligence-technology/publications/digital-transformation-and-role-accounting-and-finance-professionals-new-era.

ACCA (2020). The Digital Accountant: Digital Skills in a Transformed World, truy cập tại https://www.accaglobal.com/content/dam/ACCA_Global/professional-insights/FIR/PI-FINANCE-INSIGHTS-REIMAGINED.pdf

World bank (2020), Vibrant Vietnam Forging the Foundation of a High-Income Economy, truy cập tại https://documents1.worldbank.org/curated/en/745271590429811414/pdf/Main-Report.pdf

Building automated cost accounting systems in the era of digital transformation

 Nguyen Thi Thanh Hoai

Faculty of Accounting and Auditing, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

This study examines the pressing need for enterprises to develop automated cost accounting systems in the context of digital transformation. It elucidates the role of digital technologies in the systematic collection and processing of cost data and outlines an implementation model suited to the conditions of Vietnamese businesses. The findings demonstrate that automation significantly enhances data accuracy, reduces processing time, and strengthens the quality and timeliness of managerial decision-making.

Keywords: cost accounting, automation, digital transformation, data, technology.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 33 năm 2025]