Tóm tắt:
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong các doanh nghiệp. Do nhu cầu sử dụng thông tin cho công tác quản lý chính xác giúp các nhà quản trị nắm bắt được thông tin một cách chuẩn xác nhất về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp sắc bén phù hợp với thực tế để giảm thiểu một cách tối đa các chi phí không cần thiết, nâng cao lợi nhuận và tập trung phát triển các chiến lược mũi nhọn phù hợp với xu thế và đặc điểm của Công ty cổ phần Đầu tư công nghệ môi trường và Hạ tầng kỹ thuật Lạc Việt nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh.
Từ khóa: Tổ chức công tác kế toán, Công ty Lạc Việt, vận dụng kế toán, chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản…
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Công ty cổ phần Đầu tư công nghệ môi trường và Hạ tầng kỹ thuật Lạc Việt, địa chỉ tại số 9 Đường Thành, phường Cửa Đông, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng - tư vấn, xây dựng - thiết kế, nước - duy trì nước… Trong quá trình phát triển bên cạnh những thành quả đạt được, công tác quản lý của Công ty còn những điểm tồn tại chưa phù hợp với điều kiện kinh tế quốc tế. Để thống nhất quản lý kế toán, bảo đảm kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực kịp thời, công khai minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý của nền kinh tế, Bộ Tài chính đã hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doanh nghiệp, các quyết định, thông tư hướng dẫn về Chế độ kế toán áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Mặc dù vậy, thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp còn nhiều bất cập, thiếu ý thức chấp hành hoặc do hạn chế về trình độ tổ chức, nghiệp vụ của bộ máy kế toán dẫn đến khó khăn cho công tác quản lý, trong đó có Công ty Lạc Việt, vì vậy rất cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY LẠC VIỆT
1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Công ty vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Công ty sử dụng các mẫu chứng từ bắt buộc như: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đơn vị tự in theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính. Ngoài ra, còn sử dụng các loại chứng từ mang tính hướng dẫn như: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị tạm ứng, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.
Qua tìm hiểu ở Công ty, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh việc thực hiện, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy định sau.
- Lập chứng từ ban đầu:
Do Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Misa nên hệ thống chứng từ nội bộ hoàn toàn được lập và in ra từ phần mềm, số liệu được ghi nhận vào sổ kế toán trên máy song song với việc tạo và in chứng từ. Các chứng từ lập trên máy đảm bảo nội dung và hình thức theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kiểm tra chứng từ:
Công tác kiểm tra chứng từ là nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán, công tác kiểm tra chứng từ được thực hiện một cách cẩn trọng nên khi phát hiện sai sót sẽ xử lý kịp thời tránh sai phạm về sau cho Công ty.
- Luân chuyển chứng từ:
Sau khi kế toán các bộ phận lập chứng từ và chuyển lên, phòng Tài chính kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ gốc, thông tin gốc với chứng từ in ra từ máy tính; nếu chứng từ hợp lệ sẽ ký chứng từ và trình kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt; nếu chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung thì trả lại, yêu cầu bổ sung và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
- Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo nội dung kinh tế và thời gian phát sinh được đóng thành tập theo tháng và đưa vào lưu trữ bảo quản từng năm theo quy định của chế độ kế toán. Ngoài ra, các dữ liệu kế toán trên phần mềm máy tính cũng được sao lưu và bảo quản cẩn thận theo từng năm.
2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của Công ty, có vận dụng nguyên tắc phân loại, hạch toán theo quy định và mã hóa thêm hệ thống tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để tiện phục vụ cho công tác quản lý. Thực tế, Công ty đã mở thêm rất nhiều tài khoản chi tiết đến cấp 2,3,4 và quy định mối quan hệ giữa tại khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp.
Các tài khoản được phân cấp chi tiết, đầy đủ nên việc theo dõi các khoản mục, cũng như đối tượng phát sinh, được chi tiết hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp thông tin theo nhu cầu quản trị.
3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Do Công ty dùng hình thức Nhật ký chung, nên phần mềm kế toán sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Cái các tài khoản, sổ Tổng hợp chữ T các tài khoản. Hệ thống sổ được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau khi nhập số liệu vào máy, máy tính sẽ tự phân loại, tính toán và xử lý dữ liệu và kết xuất ra sổ. Cuối tháng, quý, năm các sổ được in ra, kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ sau đó đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý cho hệ thống sổ. Qua tìm hiểu cho thấy, hình thức kế toán Nhật ký chung đang áp dụng thích hợp với đặc điểm của Công ty.
Toàn bộ sổ kế toán sau khi hoàn thiện tính pháp lý được sắp xếp ngăn nắp và đưa vào lưu trữ đầy đủ. Dữ liệu kế toán trên phần mềm cũng được sao lưu và bảo quản cẩn thận theo từng năm nên có thể in dữ liệu, in sổ theo yêu cầu phục vụ công tác thanh kiểm tra và công tác quản lý kịp thời.
4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty được lập sẵn trong phần mềm kế toán. Hằng ngày nhân viên kế toán theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản được phân cấp. Sau đó kế toán nhập số liệu và xác định loại báo cáo cần sử dụng, phần mềm sẽ đưa ra báo cáo theo đúng yêu cầu. Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.
- Báo cáo tài chính năm gồm có: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ, Báo cáo kết quả HĐKD giữa niên độ, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc.
Áp dụng tin học vào công tác kế toán:
Công ty Lạc Việt áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, chương trình phần mềm kế toán sử dụng là phần mềm kế toán Misa. Phần mềm này được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Chương trình phần mềm kế toán Misa cho phép người sử dụng lựa chọn các báo cáo chuẩn để phân tích dữ liệu về số dư, số phát sinh theo các tài khoản và các bút toán trong các trường hợp khác nhau, như: Bảng cân đối tài khoản, thẻ tài khoản, phân tích tài khoản. Các báo cáo theo quy định của pháp luật, như: báo cáo tài chính, báo cáo thuế, còn có các báo cáo dành cho người quản lý, chủ doanh nghiệp. Trong chương trình còn cho phép quản lý thuế GTGT đầu ra, đầu vào theo khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn, thuế suất. Tự động công việc kế toán thuế GTGT khi mua hàng và bán hàng.
Trên phần mềm kế toán Misa cho phép sao chép thông tin từ chứng từ dạng này vào chứng từ dạng khác. Khi nhập các chứng từ mới ta chỉ cần áp dụng cơ chế nhập trên cơ sở.
III. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY LẠC VIỆT
Một là, hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán. Qua nghiên cứu thực trạng bộ máy kế toán tại Công ty, khi hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo phù hợp với điều kiện của Công ty nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin một cách đầy đủ kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán Công ty cần hoàn thiện ở những vấn đề: Bộ máy kế toán cần được tổ chức một cách khoa học và hợp lý hơn; Xác định số lượng nhân viên kế toán dựa trên khối lượng công việc kế toán của doanh nghiệp; Xác định đúng công việc mà mỗi kế toán được giao nhằm phát huy được đúng sở trường của mỗi người; Số lượng kế toán viên trong Công ty cần xác định phù hợp, để có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác kế toán quản trị Công ty.
Hai là, hoàn thiện tổ chức về hệ thống chứng từ kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ thì Công ty nên đưa ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của Nhà nước về việc lập, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ quy trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán.
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty, đều phải tổ chức hạch toán ban đầu. Mỗi bộ phận kế toán đều phải thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin liên quan cho từng đối tượng kế toán. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng nội dung. Chứng từ phải được lập đủ số liên quy định, phải có đủ chữ ký và phải ký bằng bút mực.
Hoàn thiện kiểm tra chứng từ: Công ty cần có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ cần được sắp xếp khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này.
Ba là, hoàn thiện về hệ thống tài khoản kế toán. Đối với kế toán tài chính hệ thống tài khoản kế toán hiện nay mà Công ty đang sử dụng được xây dựng theo đúng quy định của Bộ Tài chính, đã xây dựng thêm nhiều tài khoản chi tiết để theo dõi.
Bốn là, hoàn thiện sổ sách kế toán. Việc hoàn thiện sổ kế toán chi tiết phải đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp với số liệu chi tiết của chỉ tiêu đó.
Năm là, hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán. Các báo cáo quý, giữa niên độ và báo cáo tài chính thường niên vẫn chậm trễ, chưa đúng thời hạn quy định của Công ty, do đó, cần phải có quy định về thời hạn quy định.
Sáu là, hoàn thiện việc tổ chức ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin việc đưa máy tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học được sử dụng vào công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để giảm bộ máy kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động của kế toán.
Để hoàn thiện tổ chức ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại công ty biện pháp hữu hiệu nhất là xây dựng hệ thống mạng nội bộ của đơn vị (mạng LAN). Công ty mua sắm hệ thống trang thiết bị để xây dựng hệ thống mạng nội bộ. Sau đó xây dựng hệ thống máy chủ tại tất cả các phòng ban và có máy chủ trung tâm. Tất cả các máy tính được quản lý bằng máy chủ trung tâm. Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ môi trường và hạ tầng kỹ thuật Lạc Việt sử dụng phần mềm kế toán Misa tương đối phức tạp, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn nhất định về tin học, đặc biệt là ứng dụng phần mềm để phục vụ công tác kế toán. Vì vậy mà cần chú trọng hơn nữa vào đội ngũ nhân viên kế toán, cần mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng và giúp kế toán viên tiếp cận với công nghệ thông tin, các quy định mới nhất của Nhà nước qua mạng internet.
Bảy là, hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán. Công tác kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, là biện pháp đảm bảo cho các quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được chính xác, trung thực, khách quan. Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề quan trọng đảm bảo cho công tác kế toán đi vào nền nếp, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định ngăn ngừa hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính.
Hoàn thiện bộ phận kiểm tra nội bộ nhằm phát hiện những sai phạm để có biện pháp ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời những thiếu sót, sơ hở trong quản lý tài chính góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. Tăng cường hơn nữa công tác tự kiểm tra nội bộ, nâng cao vai trò của người đứng đầu đơn vị và kế toán trưởng trong việc thực hiện chức năng này. Đơn vị cần xây dựng kế hoạch kiểm tra ngay từ đầu năm, phải xác định rõ trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc liên quan đến công tác kế toán như: kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc chấp hành chế độ ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ sách kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán, kiểm tra việc thực hiện các định mức chi theo quy định chung của Nhà nước và quy định của Công ty.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng theo quy định thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu bổ sung thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới thực hiện ghi sổ kế toán. Công ty phải xây dựng kế hoạch và thành lập tổ kiểm tra mà thành phần chính là phòng tài chính kế toán công ty đi kiểm tra việc thực hiện, chấp hành các quy định của Nhà nước về tài chính kế toán tại các bộ phận.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Bộ Tài chính (2002, 2003, 2004, 2005), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội.
2. Học viện Tài chính, Giáo trình kế toán tài chính (2010), Chủ biên: PGS.TS Ngô Thế Chi, Hà Nội.
3. Website của Bộ Tài chính: www.mof.gov.vn
4. Tạp chí Kế toán, Website: www.Tapchiketoan.com
Ngày nhận bài: 03/01/2016
Ngày chấp nhận đăng bài: 22/01/2016
Thông tin tác giả:
ThS. Nguyễn Hoàng Giang
Khoa Kế toán - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp
Accounting process of Technical Infrastructure and Environmental Technology Investment Lac Viet Joint Stock Company
Master. Nguyen Hoang Giang
Faculty of Accounting, University of Economics and Technology Industry
Abstract:
Enhancing accounting process helps to solve remained issues of enterprises. Managers of enterprises need accurate accounting information to make correct business decision which help lower operation cost, maximise profit of enterprises. The accurate accounting information also help enterprises focus on their priority strategies in order to improve their competitiveness and business performance.
Keywords: Accounting process, Lac Viet company, applying accounting, accounting documents, account system.
