TÓM TẮT:
Công tác văn thư chính là một phần quan trọng đảm bảo hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của các cơ quan, tổ chức nói chung. Do đó, trong những năm qua, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều văn bản có liên quan để chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác này. Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư. Với văn bản này, đã bãi bỏ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bài viết này nêu một số điểm mới của Nghị định này so với những nghị định trước đây.
Từ khóa: Chính phủ, nghị định, công tác văn thư, điểm mới.
I. Đặt vấn đề
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cũng như ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của tất cả các cơ quan, đơn vị trong hệ thống chính trị nói chung. Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác này đối với sự phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức; do đó ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước Việt Nam đã ban hành rất nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. Có thể kể đến một số văn bản, như: Sắc lệnh số 49 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 12 tháng 10 năm 1945 [1]; Nghị định số 527/TTg ngày 02 tháng 11 năm 1957 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành bản điều lệ chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan [2]; Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ [3].
Sau hơn 40 năm thực hiện các văn bản này, để phù hợp hơn với tình hình thực tiễn, ngày 08 tháng 4 năm 2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác văn thư thay thế hoàn toàn các văn bản trước đây quy định về công tác này. Trong văn bản này, Chính phủ quy định rõ về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Sau 6 năm thực hiện văn bản này, ngày 08 tháng 02 năm 2010, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Đây chính là 2 văn bản làm cơ sở pháp lý chính cho việc thực hiện công tác văn thư từ năm 2004 đến nay. Sau hơn 16 năm thực hiện, cùng với 2 văn bản trên, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản có liên quan về công tác này. Do đó, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư, đảm bảo tính thực tiễn, thống nhất, chính xác của công tác này, ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và có hiệu lực kể từ ký ngày ban hành.
II. Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
1. Một số quy định chung
a. Về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và giải thích từ ngữ
Về phạm vi điều chỉnh
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP gồm 6 chương, 36 điều và được bổ sung, sửa đổi bởi Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Theo đó, quy định về 3 nội dung gồm: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Trong khi đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm 07 chương, 38 điều. Tại văn bản này, ngoài việc quy định lại những nội dung trên, Chính phủ đã bổ sung thêm việc “quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Đây là thiết bị vật lý chứa chìa khóa bí mật và chứng thư số được dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Về đối tượng áp dụng
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân. Tuy nhiên, đối với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, đối tượng áp dụng được thu hẹp lại chỉ còn “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước”; đối với “tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp thì căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp”.
Về giải thích từ ngữ
Ngoài việc điều chỉnh một số khái niệm: bản thảo văn bản, bản gốc văn bản, bản chính văn bản, bản sao y, bản trích sao, bản sao lục, hồ sơ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung thêm một số khái niệm mới về văn bản, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính, văn bản điện tử, văn bản đi, văn bản đến, danh mục hồ sơ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử, văn thư cơ quan. Đặc biệt, đây là Nghị định đầu tiên khẳng định giá trị pháp lý của văn bản điện tử. “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định” [4]; và “văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy” [4].
2. Về nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cá nhân đối với công tác văn thư
Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Chính phủ chỉ mới dừng lại ở mức quy định một cách chung về trách nhiệm đối với công tác văn thư. Tuy nhiên, đến Nghị định số 30/2010/NĐ-CP tại Điều 4 của văn bản này, Chính phủ đã quy định rất chi tiết nội dung này. Theo đó, công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật, cụ thể:
- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
2. Về những nghiệp vụ cụ thể
2.1. Về soạn thảo, ký ban hành văn bản
Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Về cơ bản thì những nội dung này trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được quy định chi tiết hơn trên cơ sở những quy định của các văn bản trước đây, cụ thể:
Thứ nhất, về số lượng các loại văn bản hành chính.
Theo quy định mới thì số lượng văn bản hành chính chỉ còn 29 hình thức (so với 32 hình thức theo quy định trước đây), cụ thể: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công). Điều này có nghĩa là, văn bản mới đã bổ sung thêm 1 hình thức là phiếu báo và loại bỏ 4 hình thức là giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận và bản cam kết.
Thứ hai, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Với việc xác định thể thức văn bản chuyên ngành là do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định, không cần phải thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ như quy định trước đây sẽ là một bước nhằm giảm bớt thủ tục, chi phí cũng như sự mâu thuẫn khi xây dựng và ban hành văn bản giữa các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, việc quy định về các thành phần thể thức của văn bản cơ bản không thay đổi, chỉ có sự điều chỉnh về số lượng các thành phần này, từ 15 thành phần còn 14 thành phần (gồm các thành phần phụ khác), cụ thể:
+ Thành phần số 1: Quốc hiệu được đổi thành là Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Thành phần số 8: Dấu của cơ quan, tổ chức được đổi thành dấu, chữ ký số của cơ quan tổ chức.
+ Thành phần số 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được đổi thành chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Loại bỏ thành phần số 12 (chỉ dẫn dự thảo văn bản) và thành phần số 15 (logo); bổ sung thêm thành phần số 14, chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử.
+ Điều chỉnh kỹ thuật trình bày thành phần nơi nhận đối với hình thức văn bản báo cáo: ngoài các thành phần nhận văn bản được gửi tại thành phần 9b (đối tượng nhận văn bản sau cụm từ nơi nhận), khi gửi báo cáo cho các cơ quan, tổ chức cấp trên phải thêm thành phần 9a (đối tượng nhận văn bản sau cụm từ kính gửi).
+ Ngoài ra, thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo; Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo; Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị; Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; Múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Qua đây cho thấy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.
- Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành, phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ hai trở đi và được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
2.2. Về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính
Điểm khác biệt rõ nét của nội dung này trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP so với các văn bản trước đây chính là việc chỉ quy định về soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính chứ không đề cập đến văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản khác. Theo đó, trình tự xây dựng và ký ban hành văn bản hành chính cơ bản không thay đổi, vẫn gồm bốn bước. Tuy nhiên, đã có những điều chỉnh chi tiết trong quá trình triển khai thực hiện các bước này, cụ thể:
Thứ nhất, về việc quy định trách nhiệm của cá nhân soạn thảo văn bản.
Tại khoản 4, điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP xác định rõ trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo là phải “… chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Với quy định này, sẽ giúp cá nhân được giao soạn thảo văn bản có ý thức, trách nhiệm hơn khi được giao soạn thảo cũng như xác định được trách nhiệm của các cá nhân này nếu xảy ra sự cố trong thực tế khi thi hành văn bản.
Thứ hai, về việc ký văn bản.
- Tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Đây sẽ là cơ sở giúp các cơ quan tạm thời chưa có cấp trưởng, dễ dàng thực hiện việc ký văn bản, do thực tế hiện nay trong hệ thống các chức danh của nhà nước ta không có chức danh là phó phụ trách…
- Tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP xác định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”. Với quy định này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền; chứ không phải chỉ là ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký như trước đây.
- Ngoài ra, đối với việc ký thừa lệnh, tại khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cũng quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản”. Điều này cho thấy đối tượng được ký thừa lệnh văn bản đã được mở rộng so với trước đây, chỉ có Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị. Đồng thời, xác định rõ trách nhiệm của người ký văn bản, “… phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành” cũng như người đứng đầu cơ quan ban hành văn bản “… phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.
b. Về quản lý văn bản
Về quản lý văn bản đi
Về vấn đề này, văn bản mới bổ sung thêm quy định về quản lý văn bản điện tử cùng với quy định về quản lý văn bản giấy như trước đây. Về cơ bản, trình tự quản lý văn bản đi vẫn được thực hiện như cũ, nhưng có sự điều chỉnh chi tiết hơn:
Thứ nhất, về việc cấp số, thời gian ban hành văn bản.
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: được cấp hệ thống số riêng.
- Đối với văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
- Đối với văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Đối với văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
Thứ hai, về việc đăng ký văn bản đi.
- Việc đăng ký văn bản đi phải bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi; văn bản phải được đăng ký bằng sổ theo quy định hoặc bằng hệ thống. Riêng đối với việc đăng ký văn bản bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
- Bên cạnh việc nhân bản, đóng dấu đối với văn bản giấy tiếp tục được thực hiện như quy định hiện nay thì văn bản mới đã quy định rõ việc ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử.
Thứ ba, về việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
So với những văn bản trước đây, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung chi tiết việc thu hồi văn bản, theo đó: “Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận; Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết” [4].
Ngoài ra, khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cũng quy định cách thức phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: “Văn thư cơ quan thực hiện in ấn văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản”; cũng như cách thức phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy thì văn thư cơ quan phải: “Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức” [4].
Thứ tư, về việc lưu văn bản đi.
Ngoài việc quy định lại việc lưu văn bản giấy như trước đây, Chính phủ đã quy định thêm việc lưu văn bản điện tử tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, cụ thể: “Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; Cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc” [4].
Quản lý văn bản đến
Về cơ bản, trình tự quản lý văn bản đến được thực hiện như các quy định trước đây, tuy nhiên trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm trình tự quản lý văn bản điện tử. Theo đó, việc tiếp nhận văn bản điện tử được thực hiện như sau: “Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống; Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản; Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống” [4].
Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết cách thức hoạt động của việc trình, chuyển giao văn bản đến: “Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhận thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết” [4] Theo đó, người có thẩm quyền giải quyết văn bản ghi ý kiến chỉ đạo vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” hoặc Phiếu giải quyết văn bản. Văn bản này sau đó lại được chuyển cho văn thư để đăng ký bổ sung và khi thực hiện chuyển giao văn bản giấy đến cho các đơn vị phải thực hiện việc ký nhận văn bản. Với quy định này, có thể xác định được trách nhiệm cụ thể của các bên khi thực hiện nghiệp vụ này.
Sao văn bản
Việc xác định các hình thức bản sao, giá trị pháp lý bản sao, thẩm quyền sao văn bản được quy định tại Điều 25, 26 và 27 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, có ba hình thức bản sao gồm: bản sao y, bản sao lục, bản trích sao và có giá trị pháp lý như bản chính khi được sao theo đúng quy định. Và việc sao văn bản cũng như thẩm quyền ký các bản sao văn bản sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức sao văn bản quyết định. Những quy định chi tiết như thế này sẽ giúp người làm công tác văn thư và những người có liên quan đến công tác này thực hiện tốt việc của mình trong vấn đề sao văn bản, tránh việc lạm dụng sao văn bản không đúng quy định, gây lãng phí.
3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Về lập hồ sơ
Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rất rõ ràng về nội dung này, gồm: yêu cầu, nội dung, cách thức thực hiện từng thao tác cụ thể của việc lập hồ sơ cũng như có những hướng dẫn chi tiết đối với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử. Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan có liên quan thực hiện so với quy định rất chung chung trong những văn bản trước đây.
Về nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với nghiệp vụ này, ngoài việc làm rõ hơn những quy định trước đây, Chính phủ quy định thêm về thủ tục nộp lưu đối với hồ sơ điện tử: “Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống; lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện từ trên hệ thống” [4]. Ngoài ra, điều chỉnh số lượng hồ sơ, tài liệu từ 04 loại chỉ còn 2 loại là hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản và hồ sơ, tài liệu khác.
c. Về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
Trên cơ sở những quy định trước đây, Chính phủ bổ sung thêm việc quản lý, sử dụng thiết bị, lưu khóa bí mật trong công tác văn thư đồng thời nhấn mạnh hơn trách nhiệm của văn thư, đó là phải có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bị mật, đồng thời chỉ được giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền và việc này phải được lập biên bản.
Quản lý nhà nước về công tác văn thư
Về nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư vẫn thể hiện trên bảy nội dung như quy định cũ. Tuy nhiên, văn bản mới đã thay cụm từ “cán bộ, công chức, viên chức văn thư” thành “những người làm công tác văn thư” để phù hợp với những quy định hiện hành về cán bộ, công chức, viên chức.
Về việc quy định trách nhiệm quản lý công tác văn thư
Ngoài tiền đề là những trách nhiệm quản lý công tác văn thư theo quy định trước đây thì tại Điều 35 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung 02 trách nhiệm cho các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước, cụ thể: “Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức” [4].
Kinh phí cho công tác văn thư
Đây chính là điểm khác biệt quan trọng, mang tính đột phá so với những quy định trước đây. Theo đó:
“Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.
Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư” [4].
Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ hiện nay, thì quy định này vô cùng cần thiết, là cơ sở để nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phát triển trang thiết bị và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư.
Qua một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được trình bày ở trên, có thể thấy rõ hiệu quả mà văn bản này đem lại đối với công tác văn thư trong thời gian tới, cụ thể:
Thứ nhất, với sự ra đời và có hiệu lực của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bãi bỏ rất nhiều văn bản cũng quy định về vấn đề này. Đây sẽ là cơ sở pháp lý cơ bản nhất giúp những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư mà không phải nghiên cứu, tìm hiểu nhiều loại văn bản khác nhau. Do đó, sẽ dễ tra cứu, dễ theo dõi, dễ áp dụng vào thực tế hơn so với trước đây.
Thứ hai, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn vì thế sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Do đó, các cơ quan bắt buộc thực hiện văn bản này phải áp dụng ngay mà không cần một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị các điều kiện khác trước khi áp dụng như một số văn bản mới.
Thứ ba, Nghị định đã quy định rất cụ thể về các nghiệp vụ quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử cũng như khẳng định giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Điều này vô cùng hữu ích đối với đội ngũ làm công tác này, đồng thời cũng là cơ sở giúp lãnh đạo các đơn vị trong quá trình đẩy mạnh triển khai Chính phủ điện tử trong thời gian tới.
Đặc biệt, đây là Nghị định đầu tiên quy định nguồn kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí trong công tác văn thư. Điều này một lần nữa khẳng định vai trò, sự ảnh hưởng, tầm quan trọng của công tác này đối với hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, vì là văn bản quy phạm pháp luật ban hành theo trình tự thủ tục rút gọn nên cũng sẽ gây trở ngại cho một số cơ quan, đơn vị và một số cá nhân trong việc áp dụng văn bản này vào thực tế công tác văn thư, vì chưa có đủ thời gian và điều kiện để được tập huấn, tiếp cận theo đúng tinh thần của văn bản.
III. Kết luận
Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị từ khu vực công đến khu vực tư; nhằm đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành, quản lý của các cơ quan này cũng như việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao của mỗi cá nhân. Với sự ra đời của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã một lần nữa khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác này, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay. Đây sẽ là hành lang pháp lý giúp các cơ quan, tổ chức giải quyết những vấn đề nảy sinh trong thực tiễn công tác văn thư mà thời gian qua vẫn còn một số vướng mắc chưa được giải đáp một cách đầy đủ đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công cuộc cải cách thủ tục hành chính cũng như việc thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế. Hy vọng rằng, với cơ sở pháp lý này sẽ giúp công tác văn thư của các cơ quan trong hệ thống các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung có nhiều chuyển biến rõ rệt, góp phần vào sự phát triển bền vững của tất cả các đơn vị.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (1945), Sắc lệnh số 49 ngày 12/10/1945,http://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=771&Keyword=s%E1%BA%AFc%20l%E1%BB%87nh.
- Thủ tướng Chính phủ (1957), Nghị định số 527/TTg ngày 02/11/1957 về việc ban hành Bản Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan, https://thukyluat.vn/vb/nghi-dinh-527-ttg-nam-1957-dieu-le-qui-dinh-che-do-chung-ve-cong-van-giay-to-o-cac-co-qua-do-thu-tuong-chinh-phu-ban-hanh-597f.html#TaiVe.
- Hội đồng Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 về việc ban hành Điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, http://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=31152&Keyword=Ngh%E1%BB%8B%20%C4%91%E1%BB%8Bnh%20s%E1%BB%91%20142.
- Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, http://vbpl.vn/tw/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?dvid=13&ItemID=141142.
SOME NEW FEATURES OF THE DECREE NO. 30/2020/ND-CP
ON CLERICAL WORK
Master. HOANG THI QUYNH TRANG
Hanoi University Of Home Affairs - Quang Nam Province Campus
ABSTRACT:
Clerical work is an important part of ensuring the effectiveness and efficiency of management activities of state agencies in particular and organizations in general. Therefore, the Government of Vietnam has issued many related documents to direct and guide the implementation of clerical work in state agencies. On March 5, 2020, the Government of Vietnam issued the Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. This Decree replaced the Decree No. 110/2004/ND-CP on clerical work and the Decree No. 09/2010/ND-CP on amending and supplementing some articles of the Decree No. 110/2004/ND-CP. This paper outlines some new features of the Decree No. 30/2020/ND-CP and compares this Decree to previous decrees.
Keywords: government, decrees, clerical work, new features.
