Quy định về họp hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn - Một số bất cập và hướng hoàn thiện

TS. CAO NHẤT LINH (Khoa Luật - Đại học Cần Thơ), HỒ THỊ MAI PHƯỢNG (Học viên cao học - Đại học Trà Vinh)

TÓM TẮT:

Các công ty trách nhiệm hữu hạn (công ty TNHH) cần tiến hành các cuộc họp để ra những quyết định mang tính chất quan trọng đối với công ty. Pháp luật có quy định về việc triệu tập các cuộc họp, những điều kiện, thể thức tổ chức một cuộc họp hợp lệ, nhằm đạt hiệu quả tốt nhất sau mỗi cuộc họp cấp cao của công ty. Tuy nhiên, trong các quy định của pháp luật, vẫn còn một số điều cần hoàn thiện.

Từ khóa: Công ty trách nhiệm hữu hạn, hội đồng thành viên, triệu tập, điều kiện, thể thức tiến hành.

1. Thẩm quyền triệu tập, điều kiện, thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

1.1. Quy định của pháp luật

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 58 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên (hay nhóm thành viên) sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên hay một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty. Trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác thì nhóm thành viên còn lại đương nhiên có quyền yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên. Tuy nhiên, khoản 3 Điều luật này quy định thêm, nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên nêu trên thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.

Về điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên, theo Điều 59 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ. Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định nêu trên thì được triệu tập họp lần thứ hai thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ. Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định trên thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Theo Điều 59 của Luật Doanh nghiệp thì thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại như trên không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

1.2. Bất cập và hướng hoàn thiện

Thứ nhất, về thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên, Luật Doanh nghiệp hiện hành chỉ giao thẩm quyền triệu tập Hội đồng thành viên cho Chủ tịch Hội đồng thành viên và thành viên (hay nhóm thành viên) sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên hay một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty nếu yêu cầu triệu tập mà Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập. Quy định này đồng nghĩa với việc những người giữ chức danh quản lý quan trọng khác không có quyền triệu tập Hội đồng thành viên, dù trong công việc quản lý phát sinh các vấn đề cần phải được Hội đồng thành viên thông qua.

Ví dụ: Điều 67 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định khá nhiều trường hợp các giao dịch, hợp đồng phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. Cụ thể, khoản 2 Điều luật này quy định: “Người ký kết hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc thông báo nội dung chủ yếu của giao dịch dự định tiến hành. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác thì Hội đồng thành viên phải quyết định việc chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo; trong trường hợp này, hợp đồng, giao dịch được chấp thuận nếu có sự tán thành của số thành viên đại diện ít nhất 65% tổng số vốn có quyền biểu quyết. Thành viên có liên quan trong các hợp đồng, giao dịch không được tính vào việc biểu quyết”.

Từ ví dụ về mặt pháp lý nêu trên, nếu trong trường hợp này Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên hoặc thành viên (hay nhóm thành viên) sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên hay một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty không yêu cầu và không triệu tập họp Hội đồng thành viên thì các giao dịch, hợp đồng này không được ký. Như vậy làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của công ty.

Do đó, Luật Doanh nghiệp năm 2014 nên được bổ sung thêm thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp này đối với người có thẩm quyền ký hợp đồng. Cụ thể: Khoản 1 Điều 58 Luật Doanh nghiệp nên sửa đổi như sau: “1. Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký hợp đồng nhân danh công ty theo quy định tại Điều 67 Luật này, thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 8 và khoản 9 Điều 50 của Luật này...”.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 58 cũng phải bổ sung cho phù hợp với khoản 1 sau khi được sửa đổi theo hướng: “Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của người ký hợp đồng theo Điều 57 hoặc theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên theo quy định tại khoản 8 và khoản 9 Điều 50 của Luật này trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì người ký hợp đồng, thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên”.

Thứ hai, về điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “2. Trường hợp Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được thực hiện như sau: a) Triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ; b) Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp”.

Quy định nêu trên có thể làm cho người áp dụng pháp luật hiểu theo hướng Điều lệ công ty có quyền quy định hoàn toàn khác với tỷ lệ nêu trên theo hướng cao hơn hoặc thấp hơn. Trong khi đó, cuộc họp được triệu tập lần thứ nhất được quy định rất rõ ràng là “được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định”. Có nghĩa là Điều lệ công ty chỉ có quyền quy định tỷ lệ từ 65% trở lên. Việc quy định khống chế tỷ lệ tối thiểu cho cuộc họp của Hội đồng thành viên là đảm bảo được tính hiệu quả của các cuộc họp và quyết định của công ty dựa trên số phần vốn góp của các thành viên. Do đó, cuộc họp lần thứ hai cũng nên khống chế tối thiểu là “khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ. Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định”.

Từ bất cập nêu trên, khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2018 nên được sửa đổi theo hướng sau: “2. Trường hợp triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được thực hiện như sau:

a) Triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ. Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cao hơn.

b) Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp”.

2. Thẩm quyền triệu tập, điều kiện, thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

2.1. Quy định của pháp luật

Thẩm quyền triệu tập, điều kiện và thể thức tiến hành họp không giống như công ty TNHH hai thành viên trở lên. Vì thành viên của Hội đồng thành viên không phải là những cá nhân có vốn góp trong công ty, nên không thể căn cứ vào tỷ lệ vốn góp để trao thẩm quyền triệu tập họp và tính tỷ lệ hợp lệ của cuộc họp.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp thì thẩm quyền, cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH một thành viên áp dụng theo quy định tại Điều 58 của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Tức là, áp dụng theo quy định giống như thẩm quyền, cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tuy nhiên, về thể thức tiến hành cuộc họp thì quy định khác. Cụ thể, cuộc họp của Hội đồng thành viên được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên dự họp. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau. Hội đồng thành viên có thể thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản (khoản 5 Điều 59).

Đối với doanh nghiệp nhà nước, căn cứ vào khoản 2 Điều 94 của Luật Doanh nghiệp thì Chủ tịch Hội đồng thành viên có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên làm việc theo chế độ tập thể, họp ít nhất một lần trong một quý để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc quyền, nghĩa vụ của mình. Tuy vậy, Hội đồng thành viên có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách theo yêu cầu của cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty hoặc theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc trên 50% tổng số thành viên Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (khoản 1 Điều 97).

Từ những quy định nêu trên, đối với công ty TNHH một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ thì thẩm quyền triệu tập Hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên (họp theo quý). Cơ quan đại diện chủ sở hữu, Chủ tịch Hội đồng thành viên, trên 50% tổng số thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền yêu cầu, đề nghị Hội đồng thành viên họp bất thường.

Về điều kiện, thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH một thành viên 100% vốn nhà nước, khoản 4 điều 97 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Cuộc họp lấy ý kiến các thành viên của Hội đồng thành viên hợp lệ khi có ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng thành viên tham dự”.

2.2. Hạn chế và hướng hoàn thiện

Như đã phân tích, đối với Hội đồng thành viên công ty TNHH có vốn tư nhân, khoản 4 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp thì thẩm quyền, cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH một thành viên áp dụng theo quy định tại Điều 58 của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Tức là, áp dụng theo quy định giống như thẩm quyền, cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên. Quy định này là bất hợp lý, bởi vì Điều 58 quy định thẩm quyền, cách thức triệu tập của Chủ tịch Hội đồng thành viên và nhóm thành viên chiếm tỷ lệ thiểu số trong công ty căn cứ vào tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ của họ. Trong khi đó, các thành viên của Hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên không có tỷ lệ vốn góp trong công ty, vì tất cả đều làm việc theo chế độ được bổ nhiệm. Nói cách khác, Điều 58 của Luật Doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng đối với thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên của Chủ tịch Hội đồng thành viên. Do đó, nếu áp dụng Điều 58 về thẩm quyền, cách thức triệu tập Hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên cho thẩm quyền, cách thức triệu tập Hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên thì các thành viên khác của Hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên không có thẩm quyền triệu tập Hội đồng thành viên. Nói cách khác, trong trường hợp này, chỉ có Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên mới có thẩm quyền triệu tập Hội đồng thành viên.

Đối với công ty TNHH một thành viên, Hội đồng thành viên hoạt động nhân danh chủ sở hữu. Do đó, Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định thẩm quyền của Chủ sở hữu công ty trong việc triệu tập Hội đồng thành viên. Điều này làm hạn chế đi quyền của chủ sở hữu công ty trong mối quan hệ với Hội đồng thành viên để quyết định các vấn đề phát sinh, cấp thiết trong hoạt động của công ty. Như vậy, quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 sẽ không trả lời được câu hỏi: Trong trường hợp vì lý do bất khả kháng, hoặc Hội đồng thành viên cần phải họp bất thường nhưng Chủ tịch Hội đồng thành viên cố ý không triệu tập cuộc họp thì ai có quyền triệu tập Hội đồng thành viên?. Bởi vì Khoản 5 Điều 58 chỉ có thể áp dụng cho Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên với quy định: “Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên có liên quan của công ty. Trường hợp này, thành viên hoặc nhóm thành viên đã yêu cầu có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên”. Có nghĩa là thành viên hoặc nhóm thành viên chiếm tỷ lệ vốn thiểu số trong công ty có quyền yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên. Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập theo yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên này có quyền trực tiếp triệu tập họp Hội đồng thành viên. Quy định này không thể áp dụng được cho Hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên.

Để khắc phục bất cập nêu trên, khoản 4 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định về thẩm quyền, cách thức triệu tập Hội đồng thành viên của công ty TNHH một thành viên nên được sửa đổi, bổ sung như sau: “Cuộc họp của Hội đồng thành viên được Chủ tịch Hội đồng thành viên triệu tập theo quy định của pháp Luật này và Điều lệ công ty. Hội đồng thành viên có thể họp bất thường theo yêu cầu của Chủ sở hữu công ty hoặc theo yêu cầu của trên 50% thành viên của Hội đồng thành viên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định hoặc theo yêu cầu của Chủ sở hữu công ty hoặc theo yêu cầu của trên 50% thành viên của Hội đồng thành viên thì Chủ sở hữu công ty hoặc trên 50% thành viên của Hội đồng thành viên có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên”. Riêng về cách thức triệu tập tiến hành họp Hội đồng thành viên thì giữ lại quy định: “Cách thức tiến hành họp Hội đồng thành viên áp dụng theo quy định tại Điều 58 của Luật này”.

Đối với doanh nghiệp nhà nước, như đã phân tích, khoản 2 Điều 94 của Luật Doanh nghiệp thì thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên thuộc về Chủ tịch Hội đồng thành viên. Trong trường hợp cần họp bất thường thì cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty có quyền yêu cầu, Chủ tịch Hội đồng thành viên, trên 50% tổng số thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền đề nghị họp Hội đồng thành viên. Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng không có quy định cụ thể trường hợp yêu cầu, đề nghị họp bất thường nhưng Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên thì những người yêu cầu, đề nghị này có quyền chủ động triệu tập họp Hội đồng thành viên bất thường hay không? Do đó, cũng giống như đề xuất nêu trên, trong chế định về doanh nghiệp nhà nước của Luật Doanh nghiệp 2014 nên được bổ sung theo hướng cho phép cơ quan đại diện chủ sở hữu có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên nếu đã yêu cầu họp bất thường mà Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập hoặc không thể triệu tập vì lý do bất khả kháng. Tương tự, nên cho phép trên 50% tổng số thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền trực tiếp triệu tập Hội đồng thành viên nếu những người này đã đề nghị họp Hội đồng thành viên bất thường mà Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập hoặc không thể triệu tập.

Tóm lại, các công ty TNHH cần tiến hành các cuộc họp để ra những quyết định mang tính chất quan trọng đối với công ty. Quy định của pháp luật về việc triệu tập các cuộc họp cũng như điều kiện, thể thức tổ chức một cuộc họp hợp lệ nhằm đạt hiệu quả tốt nhất sau mỗi cuộc họp cấp cao của công ty. Tuy nhiên, trong các quy định của pháp luật thì vẫn còn một số điều chưa hoàn thiện cần hoàn thiện như: Bổ sung thêm thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên, bổ sung quy định khống chế tỷ lệ tối thiểu làm điều kiện hợp lệ của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên khi cuộc họp được triệu tập lần thứ hai, bổ sung thẩm quyền triệu tập Hội đồng thành viên của công ty TNHH một thành viên...

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014.
  2. Nghị định số 97/2015/NĐ-CP ngày 19-10-2015 về quản lý người giữ chức danh, chức vụ quản lý tại doanh nghiệp là Công ty TNHH một thành viên mà nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.

PROVISIONS ON ORGANIZING MEETINGS OF THE BOARD OF MEMBERS OF LIMITED LIABILITY COMPANIES: SHORTCOMINGS AND SOLUTIONS

Ph.D CAO NHAT LINH

Faculty of Law, Can Tho University

HO THI MAI PHUONG

Postgraduate student  - Tra Vinh University

ABSTRACT:

Limited liability companies need to conduct meetings to make important decisions. The law stipulates regulations, conditions and procedures for organizing valid meetings in order to get the best result from high-level meetings. However, the law’s provisions about this issue still have some shortcomings that need to be improved.

Keywords: Limited liability company, Board of Members, summon, conditions and procedures.