ERP Store: Gỡ khó cho doanh nghiệp trong việc xử lý văn bản

Trên thực tế, hình thức kê khai thuế, nộp thuế và hải quan điện tử được nhiều doanh nghiệp ủng hộ nhờ ưu điểm tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Tuy nhiên trong các quy trình ký văn bản, hợp đồng vẫn theo phương pháp thủ công như ký duyệt, đóng dấu, gửi đi, nhận lại, lưu trữ. Nhiều khi nhân viên phải chờ đợi lãnh đạo đi công tác cả tuần mới về ký duyệt cho một tờ trình.

Hiện nay, hệ thống luật pháp quy định và cơ sở hạ tầng cho chữ ký điện tử đã đầy đủ. Cụ thể Chính phủ ban hành Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Tiếp đến là Kế hoạch tổng thể phát triển Thương mại điện tử quốc gia giai đoạn 2016-2020 được phê duyệt tại Quyết định số 1563/QĐ-TTg ngày 8/8/2016 của Thủ tướng Chính phủ. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn quen ký tay đối với văn bản nội bộ hoặc văn bản thỏa thuận với đối tác, khách hàng.

Hiểu rõ nhược điểm của quy trình này, ngày 8/8/2018, tại Hà Nội, Trung tâm Tin học và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương (CID) phối hợp Công ty Cổ phần Công nghệ SME Soft cho ra mắt hệ thống Trục điện tử kết nối doanh nghiệp ERP Store. Giải pháp này nhằm gỡ khó cho doanh nghiệp trong việc xử lý văn bản, tập trung thời gian và nguồn lực vào cải thiện năng suất lao động.

Phát biểu khai mạc, ông Đặng Hoàng Hải, Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số cho biết, ERP Store là platform đi tiên phong trong việc cung cấp giải pháp chữ ký điện tử giữa các doanh nghiệp, tạo ra nền tảng để các doanh nghiệp ký điện tử với nhau, tận dụng ngay thiết bị USB Token sử dụng rất phổ biến.

Hệ thống thiết kế dễ sử dụng và tiện lợi, lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký ở bất cứ đâu và vào bất kỳ thời gian nào thông qua máy tính hoặc thiết bị thông minh có kết nối Internet. ERP Store giúp doanh nghiệp tiến đến mục tiêu văn phòng không giấy tờ, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, giải phóng thời gian, tâm lý của lãnh đạo và nhân viên doanh nghiệp trong việc in ấn, trình ký, chuyển phát văn bản.

Trong trường hợp các doanh nghiệp hoặc đối tác ký văn bản với nhau, hệ thống sẽ giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin qua thuật toán mã hóa RSA và AES-256 cùng chức năng watermark đánh dấu người đọc và các hành động của người xem văn bản.

“Nhờ các chức năng này, doanh nghiệp sẽ kiểm soát thông tin chặt chẽ và đảm bảo an toàn thông tin so với các làm truyền thống là chuyển phát qua bên thứ ba”, Cục trưởng Đặng Hoàng Hải đánh giá.

Giới thiệu thêm về giải pháp hệ thống Trục điện tử kết nối doanh nghiệp, ông Trần Xuân Trường, Giám đốc Công ty CP Công nghệ SME Soft chia sẻ, giải pháp Trục điện tử kết nối doanh nghiệp tạo ra một cơ chế liên thông linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điện tử hoá một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình hoạt động thương mại là quá trình giao kết hợp đồng, tiến tới việc ứng dụng các chứng từ điện tử trong thương mại một cách rộng rãi trong toàn xã hội giúp cho doanh nghiệp phát huy được sức mạnh của công nghệ số trong hoạt động quản lý điều hành.

Hướng dẫn các doanh nghiệp tham gia vào hệ thống Trục điện tử nối doanh nghiệp ERP Store, ông Trường cho biết, doanh nghiệp chỉ cần mã số thuế và USB token chữ ký số là có thể bắt đầu sử dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp 4 tài khoản tương ứng với 4 vài trò: người soạn thảo (người sẽ khởi tạo ra các văn bản, hợp đồng), văn thư (người sẽ duyệt văn bản trước khi trình ký; đóng dấu vào văn bản đã ký), giám đốc (người sẽ ký văn bản), quản trị. Doanh nghiệp sẽ được miễn phí sử dụng trong hai năm đầu tiên. Sau khi hết giai đoạn miễn phí, doanh nghiệp trả phí hàng tháng với chi phí rất nhỏ so với việc ký hợp đồng bằng giấy như hiện tại.

“Điều đầu tiên tôi nghĩ đến khi bắt tay vào nghiên cứu và phát triển hệ thống Trục điện tử kết nối doanh nghiệp để ứng dụng tại Việt Nam đó là hướng đến con người. các cơ quan, doanh nghiệp vận hành và phát triển được đều do yếu tố con người quyết định, chính vì thế, cần phải có những sản phẩm công nghệ giúp giảm thiểu những phiền phức, lãng phí về thời gian và vật chất.

Hệ thống Trục điện tử kết nối doanh nghiệp ERP Store được nghiên cứu và sản xuất hoàn toàn tại Việt Nam. So với các phần mềm cùng loại trên thế giới thì ERP Store có những tính năng vượt trội, phù hợp với đặc trưng kinh tế, văn hóa, xã hội của Việt Nam”, Giám đốc Trần Xuân Trường nhấn mạnh.