Để thực hiện được việc lập hoá đơn, lãnh đạo đơn vị tổ chức kiểm tra số liệu và ký xác nhận điện tử số liệu trên chức năng của chương trình quản lý khách hàng sau khi kiểm tra.
Cùng với đó, Tập đoàn Điện lực Việt Nam sẽ thiết lập cảnh báo tự động gửi danh sách các khách hàng tăng/giảm bất thường theo các ngưỡng thiết lập (ví dụ: 3 lần, 4 lần, … 10 lần) và tương ứng gửi email, SMS đến các vị trí quản lý của đơn vị từ tổ trưởng, trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc và các phòng, ban đơn vị cấp trên.
Đối với các trường hợp hoá đơn tiền điện khi phản ánh về Trung tâm Chăm sóc khách hàng, đặc biệt vào các ngày nghỉ, ngoài giờ hành chính sẽ được chuyển đến lãnh đạo của đơn vị Điện lực để xử lý qua email, SMS, Zalo… nhằm kịp thời chỉ đạo giải quyết.
Trước đó, tháng 9/2017, EVN đã ban hành Quy trình Kinh doanh điện năng theo Quyết định số 1050/QĐ-EVN ngày 7/9/2017, trong đó quy định rõ về việc ghi chỉ số công tơ.
Trong Quy trình Kinh doanh điện năng được EVN ban hành nêu rõ yêu cầu về lịch ghi chỉ số công tơ thực hiện theo đúng lịch ghi đã được phê duyệt. Đối với địa bàn khách hàng sử dụng điện trung bình từ 15 kWh/tháng trở xuống có thể thỏa thuận với khách hàng về thời gian ghi chỉ số công tơ nhưng không được vượt quá 3 tháng/lần.
Trong quá trình ghi chỉ số, nhân viên ghi chỉ số có trách nhiệm phát hiện và báo cáo kịp thời các hiện tượng bất thường hoặc sai sót của hệ thống đo đếm như: công tơ hư hỏng, bị tháo mất, bị mất chì niêm phong, tính sai hệ số nhân, không có trong sổ ghi chỉ số…
Khi phát hiện sai sót do chủ quan trong việc ghi chỉ số công tơ, nghiêm cấm nhân viên ghi chỉ số công tơ tự ý thỏa thuận với khách hàng.
Nếu công tơ đặt trong phạm vi quản lý của khách hàng, sau 2 lần nhân viên ghi chỉ số đến mà không ghi được chỉ số công tơ, cho phép tạm tính, còn nếu ghi chỉ số không thực hiện được từ 3 chu kỳ trở lên cần thoả thuận chuyển vị trí lắp đặt công tơ ra vị trí dễ cho việc ghi chỉ số.
Cũng theo quy trình này, người ghi chỉ số tuyệt đối không được kiêm nhiệm thực hiện công tác thu tiền điện, không được kiêm nhiệm thực hiện treo tháo công tơ tại khu vực đang được giao nhiệm vụ quản lý và không được ghi chỉ số tại cùng một lộ trình trong 06 tháng liên tiếp.
Đối với khu vực thuê dịch vụ bán lẻ điện năng, Đơn vị Điện lực có trách nhiệm ghi chỉ số công tơ tối thiểu 1 lần trong 06 tháng liên tiếp để kiểm tra số liệu.
Việc ghi chỉ số từ xa hàng ngày, bộ phận ghi chỉ số thực hiện thu thập, theo dõi, kiểm tra kết quả số liệu của tất cả các công tơ trên hệ thống Phần mềm thu thập hệ thống dữ liệu đo đếm và Hệ thống quản lý dữ liệu đo đếm công tơ. Trong trường hợp không thu thập được số liệu, cần phải khắc phục trong vòng 48 tiếng.
Hiện tại các công tơ điện tử được thu thập chỉ số tiêu thụ điện hoàn toàn tự động và thực hiện từ xa. Đối với công tơ cơ khí được áp dụng việc ghi chỉ số bằng phần mềm trên máy tính bảng có các tính năng cảnh báo vượt sản lượng, các tính năng hỗ trợ phát hiện các số liệu bất thường để nhân viên ghi chỉ số thực hiện kiểm tra đảm bảo hạn chế tối đa việc xảy ra sai sót (nếu có) trong công tác ghi chỉ số và lập hóa đơn tiền điện. Khách hàng sử dụng điện có quyền giám sát việc ghi chỉ số công tơ.
Lịch ghi chỉ số công tơ của ngành Điện được quy định trong hợp đồng mua bán điện và được đơn vị Điện lực công khai và luôn đảm bảo cho khách hàng được biết, kiểm tra chỉ số công tơ và sản lượng điện tiêu thụ. Trên cơ sở lịch ghi chỉ số của từng khu vực được công bố công khai, khách hàng có thể giám sát công tác ghi chỉ số công tơ của Điện lực.
