Hiệu quả từ ứng dụng công nghệ thông tin

Giao ban trực tuyến: Bước cải cách đột phá, hiệu quả và tiết kiệm

Năm 2012, VIMICO chính thức áp dụng phương thức hội nghị truyền hình trực tuyến trong các phiên họp giao ban TCT. Đây là sự kiện đánh dấu bước đổi mới trong công tác chỉ đạo điều hành, tạo bước đột phá trong cải cách hành chính và thực hành tiết kiệm.

Ban đầu, TCT đã đầu tư xây dựng 6 điểm cầu, trong đó có 1 điểm cầu trung tâm và 5 điểm cầu phụ, năm 2013, đầu tư thêm 1 điểm cầu phụ tại Tuyên Quang. Toàn bộ thiết bị sử dụng của hãng Polycom, đường truyền dữ liệu sử dụng đường truyền leased line trong nước của VDC (đường truyền tại các điểm cầu phụ có băng thông là 2Mbps, đường truyền tại điểm cầu chính là 10Mbps). Việc đổi mới phương thức họp trực tuyến đã tác động sâu sắc với từng công đoạn, từng khâu chuẩn bị, làm thay đổi tư duy hội nghị theo kiểu truyền thống, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu.

Trước đây, để tổ chức các cuộc họp giao ban sản xuất - kinh doanh theo phương thức truyền thống tập trung đông người, VIMICO thường gặp phải một số khó khăn trong việc triệu tập đại biểu do địa bàn trải rộng, địa hình phức tạp, đường xá xa xôi. Để dự họp đúng giờ, các đại biểu ở xa phải đi trước một ngày để kịp dự hội nghị. Chưa kể việc mất nhiều thời gian đi lại, kinh phí tổ chức hội họp và công tác phí cũng là một gánh nặng đối với ngân sách đơn vị. Chính vì vậy, giao ban trực tuyến chính là một lựa chọn đúng đắn nhất.
Một lãnh đạo TCT cho biết, hiện nay, phương thức giao ban trực tuyến đã được thực tế chứng minh một cách trực quan và hiệu quả, không chỉ tiết kiệm chi phí đi lại, lưu trú, sinh hoạt mà còn tiết kiệm phần lớn thời gian, công sức cho đại biểu dự hội nghị. Giao ban trực tuyến trong thời gian tới sẽ là phương tiện phục vụ đắc lực cho các cấp lãnh đạo TCT trong việc đưa ra những quyết sách chỉ đạo nhanh, tại chỗ, kịp thời, ngay cả trong các trường hợp khẩn cấp.

Portal office: Kết nối hệ thống văn bản, công việc

Tháng 8/2012 đã đánh dấu một bước ngoặt lớn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của VIMICO, toàn bộ hệ thống văn bản đi, đến của TCT đã được xử lý thông qua phần mềm văn phòng điện tử (portal office) tới các phòng, ban và công ty con, đơn vị trực thuộc. Đây là hệ thống tích hợp các phần mềm tối ưu nhằm phục vụ tốt nhất cho các công việc văn phòng như: Quản lý nội dung trình duyệt và xử lý văn bản đi - đến; luân chuyển văn bản trong nội bộ và bên ngoài đơn vị; quản lý hồ sơ công việc, công việc cá nhân; đăng ký công tác, đăng ký xe; quản lý tài sản, dụng cụ văn phòng; quản lý lịch làm việc…

Mục tiêu lớn nhất của việc xây dựng hệ thống portal office là cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xóa bỏ khoảng cách về địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là có thể tham gia vào hệ thống và làm việc bình thường, dù đang ở bất cứ đâu. Hệ thống có tính mở, trong tương lai khi luật chữ ký điện tử được áp dụng, hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp cả chữ ký điện tử để tạo thuận lợi tối đa cho người dùng.

Bên cạnh việc đầu tư các phần mềm ứng dụng, VIMICO cũng không ngừng đầu tư hệ thống hạ tầng CNTT như: Hệ thống mạng không dây; hệ thống an ninh mạng; hệ thống máy chủ cho văn phòng TCT và các công ty con, đơn vị trực thuộc; đầu tư trang bị phương tiện làm việc cho các phòng, ban thuộc văn phòng TCT...

Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành và hoạt động SXKD nhằm tiết giảm chi phí, đẩy nhanh hiệu quả công việc, giai đoạn 2013 - 2014, VIMICO còn chú trọng đầu tư các phần mềm ứng dụng như phần mềm quản lý dự án đầu tư, phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính kết nối từ TCT tới các đơn vị thành viên; phần mềm tính trữ lượng mỏ (surpac vision); phần mềm thiết kế xưởng tuyển khoáng và quản lý xưởng tuyển….

Có thể nói, công tác phát triển CNTT tại VIMICO đã và đang từng bước được xây dựng và phát triển có nề nếp, ổn định, đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ, theo định hướng mà Ban lãnh đạo TCT đề ra: ứng dụng CNTT phải thiết thực, góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý sản xuất - kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.