Bài 1: Văn phòng không giấy
Năm 2022, với chủ đề “Thích ứng an toàn, linh hoạt và hiệu quả”, công tác chuyển đổi số toàn diện các lĩnh vực đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn cơ quan Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVNSPC) và các đơn vị trực thuộc, thông qua việc triển khai các ứng dụng công nghệ mới đã giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí để EVNSPC quyết liệt chuyển đổi số các lĩnh vực, tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Số hóa hồ sơ
Thời gian gần đây, chị Nguyễn Thị Thùy Dương, nhân viên văn thư lưu trữ, Văn phòng Công ty Điện lực Kiên Giang không còn vất vả với những chồng hồ sơ, giấy tờ ngổn ngang.
“Tất cả các công việc hiện nay đều được quản lý trên hệ thống văn bản số, nhất là việc nhận văn bản đi, văn bản đến hay lưu trữ đều được số hóa…” chị Thùy Dương cho hay. Theo chị, việc này đã giúp cho công việc được nhanh chóng và kịp thời tối ưu hóa chi phí.
Giao diện văn phòng số của các công ty điện lực thành viên Tổng công ty điện lực miền Nam
Từ năm 2019, EVNSPC đã đưa vào áp dụng chính thức Digital – office – tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình. Hiện nay Tổng công ty đã triển khai toàn bộ các đơn vị trực thuộc phải sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/ đến (trừ văn bản mật và văn bản không sử dụng chữ ký số).
Theo bà Đào Ánh Nguyệt, Giám đốc Điện lực Rạch Giá (Công ty Điện lực Kiên Giang), việc chuyển đổi số đã mang đến rất nhiều hiệu quả tích cực. Trước tiên, người lãnh đạo có thể giám sát và điều hành công việc một cách tốt nhất, chính xác kịp thời nhất mà không cần phải đến hiện trường thông qua các ứng dụng quản lý. Người lao động thì nâng cao được chất lượng, hiệu suất công việc và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ khách hàng tại đơn vị. Khách hàng thì tiếp cận được các công nghệ thông minh, tối ưu nhất.
Cũng theo bà Nguyệt, trước khi triển khai văn phòng điện tử, một số cá nhân vẫn có tâm lý ngại thay đổi, vẫn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là một thói quen trong quản lý công việc. Khi triển khai áp dụng rộng rãi đã thay đổi phương pháp làm việc, cách thức hoạt động, hình thành thói quen mới trong xử lý công việc và mang lại hiệu quả cao, nhanh gọn, giảm công sức kiểm soát cũng như vật tư in ấn, tạo một môi trường làm việc năng động, hiện đại.
EVNSPC hiện đang hướng đến văn phòng không giấy tờ trong tất cả các văn bản với các báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng. Tổng công ty đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẻ, lưu trữ dữ liệu thống nhất.
Điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi
Cũng như các đơn vị khác thuộc Tổng công ty, Công ty Điện lực Bình Thuận đã triển khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử (Doffice) và số hóa quy trình giải quyết công việc. Ông Nguyễn Chí Linh-Trưởng phòng CNTT cho biết, trước đây, việc xử lý hồ sơ giấy trải qua rất nhiều bước và mất nhiều thời gian. Hệ thống văn phòng điện tử đã chuyển đổi quy trình giải quyết công việc, giúp tiết kiệm được thời gian và đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
Để phát huy thế mạnh của hệ thống văn phòng điện tử, năm 2019, Công ty Điện lực Bình Thuận đã có sáng kiến ứng dụng tin nhắn SMS tích hợp vào hệ thống để thông báo nhanh đến lãnh đạo kịp thời phê duyệt văn bản trên hệ thống DOffice. Từ khi áp dụng sáng kiến, lãnh đạo đơn vị đã chủ động hơn trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh trong đơn vị.
Ông Nguyễn Công Hầu - Phó Tổng giám đốc EVNSPC cho biết, từ đầu năm 2021 đến nay, mỗi năm riêng khối cơ quan EVNSPC đã xử lý gần 50.000 văn bản, nhận khoảng 31.059 và gửi đi 18.128 là văn bản điện tử, tiết kiệm hàng hàng tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Đối với các doanh nghiệp, văn phòng điện tử giúp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động.
Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.
Nhân viên Công ty Điện lực Vĩnh Long tuyên truyền cho khách hàng sử dụng dịch vụ điện trực tuyến
Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị giai đoạn 2022-2025, EVN SPC tiếp tục đẩy mạnh truyền thông và nhận thức chuyển đổi số trong toàn CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thực hiện và lưu trữ hồ sơ điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNSPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành điện (trừ tài liệu mật).
Kết quả chuyển đổi số văn phòng của EVNSPC (tính đến tháng 6/2022):
- Chuyển 98% báo cáo định kỳ bằng bản giấy sang báo cáo điện tử;
- Giảm 93,4% số lượng báo cáo bằng bản giấy các đơn vị gửi EVN;
- Hoàn thành 99% việc triển khai chuyển đổi số tất cả các hoạt động thường xuyên của văn phòng, hành chính văn thư lưu trữ; phát hành gửi/nhận văn bản điện tử qua Trục EVNSPC (D-Office) và Trục liên thông văn bản Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN), lập hồ công việc, công tác tài chính đảng... (trừ văn bản mật); công tác quản trị nội bộ (kiểm soát CBCNV, khách, phương tiện ra/vào cơ quan EVNSPC thông qua hình thức nhận diện khuôn mặt, chấm công điện tử; phòng họp trực tuyến; quản lý phương tiện...).
- Chuyển 21 loại báo cáo sang cập nhật trên các phần mềm dùng chung của Tập đoàn Điện lực Việt Nam...
Mục tiêu đến năm 2025:
- Không còn tồn đọng tài liệu chưa phân loại, chưa được chỉnh lý theo quy định
- Ban hành quy định chứng thư số công cộng trong việc sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số trong toàn EVN SPC.
- Biểu mẫu hóa, tiến tới loại bỏ hoàn toàn hình thức báo cáo truyền thống, chuyển sang cập nhật các thông số, dữ liệu trên EVNPortal và các phần mềm dùng chung...
- Rà soát, tinh giảm, loại bỏ các thông số trùng lặp, không cần thiết trong các báo cáo;
- Kiểm tra chéo công tác cải cách hành chính tại các đơn vị trực thuộc;
- Nhân rộng cách làm hay trong công tác cải cách hành chính;
- Khen thưởng các đơn vị làm tốt, khuyến khích các ý tưởng cải cách hành chính từ các đơn vị thành viên; phê bình triệt để các đơn vị làm kém...
