Để chuẩn bị cho hội thi, từ cuối quý III năm 2012 đến hết quý I năm 2013 Công ty cổ phần than Hà Lầm đã tích cực chuẩn bị mở thêm diện đào lò, đầu tư trang thiết bị thi công, lắp đặt thiết bị, công trình phục vụ, phụ trợ thông gió, vận tải, thoát nước…. Duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, giảm tối đa thời gian ách tắc thi công thiết bị. Cùng với đó, Công ty cũng gấp rút triển khai công tác cải tạo, sửa chữa khu nhà ở tập thể của công nhân nhà thầu Trung Quốc trước đây thành nhà ở tập thể cho công nhân các đơn vị dự thi và đã hoàn thành trong tháng 4 năm 2013, hoàn thiện các hạng mục phục vụ, theo yêu cầu của ban điều hành giám sát hội thi như: nhà ăn, nhà tắm giặt, nhà đèn tại mặt bằng +75. Ban quản lý dự án khai thác phần dưới mức -50 Mỏ than Hà Lầm đã tích cực trong việc lập thiết kế thi công - Dự toán các hạng mục đường lò để hội đồng thi xét duyệt và triển khai cho các đơn vị thi, phân công cán bộ kiểm tra hiện trường đào lò, thực hiện các điều kiện vận tải, thông gió, thoát nước.
Theo phương án thi ban đầu, ban chỉ đạo hội đồng thi đào lò nhanh lựa chọn hai mũi đường găng: Lò xuyên vỉa đặt ray mức -300 và lò xuyên vỉa đặt băng tải mức -290 làm hiện trường thi, song do điều kiện thi công và công tác chuẩn bị của đơn vị chủ nhà Hà lầm chưa đủ thuận lợi đối với gương lò xuyên vỉa đặt băng tải mức -290 nên tại cuộc họp của ban chỉ đạo Hội đồng thi đào lò nhanh ngày 26/02/2013 đã thống nhất điều chỉnh 01 gương thi chính và 01 gương thi dự phòng ( đào lò đối hướng). Việc chuyển đổi hạng mục công trình vẫn đảm bảo các yêu cầu của đề thi, mặt khác cũng sẽ góp phần đẩy cao tiến độ thi công một hạng mục hết sức quan trọng trong tổng thể dự án là lò chứa nước -300, tạo điều kiện cho Công ty cổ phần than Hà Lầm sớm đưa vào sử dụng trạm bơm thoát nước đảm bảo an toàn cho thi công các hạng mục sau năm 2013.
