Ứng dụng phần mềm vi tính trong công tác thi đua - khen thưởng

Cũng như nhà nông, mùa gặt là mùa vui nhưng cũng là mùa bộn bề công việc nhất. Ai làm công tác thi đua - khen thưởng mới “thấm” cái bề bộn của công tác khen thưởng cuối năm.

“Ngại nhất là viết thành tích theo mẫu, nhớ lại cả các mức khen đã qua, kể cả số quyết định, ngày quyết định… lao động công tác cả năm không ngại nhưng ngồi viết thành tích sao mà… khổ ơi là khổ”. Đó là phàn nàn của người được khen.

Nhưng người làm công tác thi đua khen thưởng, phụ trách các thủ tục khen cũng “khổ lây”. Những cú điện thoại liên tục gọi về: -“Làm ơn đọc cho tôi số quyết định này, ngày quyết định nọ… Bằng khen Tập đoàn năm ngoái… năm kia với. Ai mà nhớ cho được!” .

*Thời đại “nhấp chuột” rồi mà để tình trạng này xảy ra là không ổn, phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Thi đua khen thưởng thôi”. Bộ phận Thi đua tuyên truyền thuộc phòng Tổ chức & Nhân sự - PC Bình Định đã nhận thấy trách nhiệm của mình trong vấn đề này và dày công tìm tòi một phương pháp thể hiện mang tính khoa học, hữu dụng và cụ thể để bổ trợ công tác thi đua khen thưởng. Đề tài được nghiên cứu thực hiện bằng phương pháp ứng dụng phần mềm vi tính với các tính năng linh hoạt nhất.

Không chỉ giúp cho người viết thành tích hiển thị các quyết định khen thưởng của bản thân và đơn vị mình trong “nháy mắt”, mà sáng kiến của Bộ phận Thi đua tuyên truyền PC Bình Định về quản lý danh mục thi đua khen thưởng còn có tác dụng kép: Nội dung danh mục các danh hiệu thi đua của cá nhân và tập thể được sắp xếp khoa học, theo mã số, vừa có tổng hợp theo đơn vị từng năm, vừa tổng hợp theo mức khen, vừa truy cập đến từng cá nhân với đầy đủ các thông tin kèm theo…đã giúp cho người sử dụng hiển thị toàn cảnh và chi tiết về các mức khen thưởng và danh hiệu thi đua của tập thể, cá nhân đơn vị mình trong các năm qua: 5 năm, thậm chí 10 năm.

Không dừng lại ở đó, sáng kiến về sắp xếp danh mục các mức khen thưởng và danh hiệu thi đua còn hỗ trợ thông tin nhanh, chính xác trong công tác quản lý: Xem xét đào tạo, đề bạt dự nguồn cán bộ, nâng lương, nâng bậc và đãi ngộ cho người lao động có thành tích. Thành tích khen thưởng của mỗi cá nhân còn là “điều kiện cần” để xét khen thưởng các mức cao hơn đúng với quy định. Đề tài sáng kiến này trở thành “thư viện mi ni”, hồ sơ lưu trữ mang tính khoa học cho mọi đối tượng khi cần thiết.

Từ ý tưởng này, các tác giả của Bộ phận Thi đua tuyên truyền Công ty lập được thư mục bao gồm tất cả các quyết định khen thưởng của tập thể và cá nhân qua từng năm chứa các file scan hiển thị các quyết định về các mức, các cấp khen thưởng và đối tượng được khen..

Tập thể tác giả đã phối hợp dùng file Excell lập danh mục các hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể ứng với một mã số riêng, không trùng lắp và có thể cập nhật khi thay đổi đơn vị mới. Ứng dụng hàm Vlookup để tham chiếu tên đơn vị. Như vậy, tại từng vị trí quyết định khen thưởng, sử dụng lệnh hypelink để liên kết đến quyết định (file scan) chỉ cần click chuột vào đường linke sẽ truy xuất được quyết định cần tìm.

Giá trị không tính được bằng tiền, nhưng giá trị ứng dụng của nó trong công tác quản lý đã được thực tế chứng minh là hữu dụng và đã lan tỏa nhanh đến các đơn vị trong toàn Công ty. Phần thưởng cao nhất đối với Bộ phận Thi đua khen thưởng PC Bình Định không chỉ được Hội đồng sáng kiến cơ sở xem xét công nhận mà chắc chắn “mùa gặt thi đua” năm nay sáng kiến này sẽ góp phần thiết thực cho các cá nhân, tập thể trong hoàn chỉnh các thủ tục khen thưởng của mình.