TÓM TẮT:
Bài viết này tổng hợp một số kết quả thuộc đề tài: “Nghiên cứu mô hình lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược cho các trường đại học công lập - vận dụng thí điểm cho Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”, cụ thể là tập trung vào việc nghiên cứu và vận dụng quy trình lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược (LKHHTTTCL) tại các trường đại học sư phạm. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng bao gồm: Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu và phương pháp nghiên cứu định tính. Kết quả nghiên cứu là quy trình lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược được cải tiến từ quy trình của tác giả Piccoli.
Từ khóa: lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược, hệ thống thông tin.
1. Đặt vấn đề
Trong nghiên cứu về các phương pháp lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược, Lederer và Sethi (1988) đã đưa ra khái niệm về LKHHTTTCL (Strategic Information System Planning - SISP) như sau: “Lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược là quá trình xác định một danh mục các ứng dụng dựa trên nền tảng máy tính để hỗ trợ tổ chức trong việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình” [1].
Trên thế giới, kể từ năm 1990 đến nay, LKHHTTTCL được coi là một vấn đề quản lý quan trọng. Trong các tổ chức và doanh nghiệp, việc xây dựng mô hình và quy trình LKHHTTTCL nhằm nâng cao hiệu suất và hiệu quả kinh doanh luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà nghiên cứu và quản lý nhằm đạt được lợi ích tối đa, tối ưu hóa các nguồn lực, giảm thiểu nguy cơ, tăng cường khả năng cạnh tranh và giúp hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược. Dựa trên các công trình nghiên cứu về mô hình, quy trình LKHHTTTCL cho tổ chức, doanh nghiệp và chính sách của mỗi quốc gia, một số nhà khoa học đã nghiên cứu về cách tiếp cận, xây dựng và vận dụng mô hình LKHHTTTCL cho các trường đại học công lập và tư thục tại một số quốc gia cụ thể.
Ở trong nước, lý thuyết và các phương pháp LKHHTTTCL cho tổ chức và doanh nghiệp đã được một số trường đại học đưa vào giảng dạy. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào liên quan tới việc xây dựng, vận dụng mô hình và quy trình LKHHTTTCL cho các trường đại học.
Xét thấy đây là vấn đề nghiên cứu có ý nghĩa cả về lý thuyết lẫn thực tiễn, tác giả đã đề xuất đề tài nghiên cứu: “Nghiên cứu mô hình lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược cho các trường đại học công lập - vận dụng thí điểm cho Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”. Nghiên cứu này gồm có 3 phần: Tổng quan nghiên cứu về LKHHTTTCL, nghiên cứu mô hình và quy trình LKHHTTTCL cho các trường đại học công lập Việt Nam và vận dụng thí điểm mô hình và quy trình LKHHTTTCL tại Trường Đại học Sư phạm Hà Nội.
Trong bài viết này, tác giả tập trung vào việc nghiên cứu và vận dụng quy trình LKHHTTTCL tại các trường đại học sư phạm. Tác giả kỳ vọng các nội dung và kết quả nghiên cứu sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích và có thể vận dụng được vào thực tiễn tại các trường đại học sư phạm.
2. Phương pháp nghiên cứu
Trong nghiên cứu này, tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu và phương pháp nghiên cứu định tính.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu được sử dụng trong việc tổng quan nghiên cứu, các tài liệu được tham khảo bao gồm sách, báo, tạp chí được lưu hành bởi các nhà xuất bản, các trường đại học có uy tín và các cơ quan chức năng trong nước. Khi phân tích và tổng hợp tài liệu đều có trích dẫn và minh chứng liên kết tới các tài liệu tham khảo cụ thể.
- Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng trong việc thăm dò ý kiến của các chuyên gia CNTT từ các trường đại học Việt Nam liên quan tới việc LKHHTTTCL. Số lượng chuyên gia được phỏng vấn và xin ý kiến: 21 chuyên gia từ 14 trường đại học công lập tại Việt Nam.
Bảng 1. Nơi chuyên gia công tác, số lượng chuyên gia được phỏng vấn
và xin ý kiến
Số lượng câu hỏi phỏng vấn chuyên gia là 22, các câu hỏi tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng tới việc LKHHTTTCL bao gồm: kế hoạch chiến lược, công nghệ tương lai, đánh giá và kiểm định chất lượng các HTTT, tầm nhìn HTTT, định hướng phát triển các HTTT và đề xuất thực hiện các nhiệm vụ mục tiêu chiến lược. Các yếu tố này chính là các bước thực hiện cụ thể của quy trình LKHHTTTCL.
Phần lớn nội dung phỏng vấn của các chuyên gia đều được tác giả ghi lại thành các file âm thanh dưới sự cho phép của các chuyên gia (16 chuyên gia), 4 chuyên gia yêu cầu ghi tay và không cho phép ghi âm, 1 chuyên gia gửi phần trả lời câu hỏi qua email. Thông tin về các chuyên gia đều được bảo mật, nội dung các cuộc phỏng vấn chỉ được sử dụng trong mục đích nghiên cứu và không sử dụng vào các mục đích khác. Tác giả thực hiện công việc “gỡ băng” bằng cách nghe các file âm thanh và nhập lại các nội dung bằng phần mềm Microsoft Word. Các dữ liệu được tổng hợp và phân tích bằng phần mềm Microsoft Excel.
Ngoài việc phỏng vấn 21 chuyên gia, tác giả đã nhận được những ý kiến phản biện, góp ý của 3 chuyên gia trong Tiểu ban chấm chuyên đề tiến sĩ về các nội dung liên quan đến quy trình LKHHTTTCL và đã tiến hành chỉnh sửa.
3. Nội dung nghiên cứu, kết quả và thảo luận
Theo Flynn và Goleniewska (1993), quy trình truyền thống về LKHHTTTCL là “một tập các hành động” [4] theo thứ tự dưới đây:
- Xác định các mục tiêu và chiến lược kinh doanh
- Đánh giá việc thiết lập hệ thống thông tin (HTTT) hiện tại
- Xác định thông tin đầu vào cần thiết
- Đánh giá tính cạnh tranh của môi trường kinh doanh
- Đánh giá môi trường công nghệ thông tin
- Xác định thứ tự ưu tiên của hệ thống
- Xây dựng dự án với các phương án cụ thể kèm theo danh mục đầu tư, kinh phí và nguồn nhân lực thực hiện
- Yêu cầu nhân viên lập kế hoạch theo quy trình
- Có sự hỗ trợ và cam kết quản lý ở mức cao nhất
Đầu ra của việc LKHHTTTCL bao gồm:
- Các mục tiêu và hoạt động của tổ chức
- Kiến trúc thông tin
- Danh mục các ứng dụng
- Danh mục các ứng dụng được ưu tiên đầu tư
- Chiến lược quản lý HTTT
- Chiến lược công nghệ thông tin
- Xây dựng các hoạt động, dự án cụ thể
Tuy nhiên, Pita (2007) đã chỉ ra sự hạn chế của mục số 7 trong quy trình truyền thống thiên về mô tả các hoạt động liên quan đến việc xây dựng kế hoạch hoạt động hơn là lập kế hoạch chiến lược [10]. Ward và Peppard (2002) đã cải tiến quy trình truyền thống bằng cách phân tích, đánh giá sự tác động của các biến môi trường bên trong và môi trường bên ngoài thay vì xác định trước các mục tiêu và chiến lược kinh doanh, từ đó mới hình thành chiến lược và kế hoạch HTTT/công nghệ thông tin. Điều này góp phần làm giảm bớt sự duy ý chí và tăng tính khả thi của việc LKHHTTTCL [6, 10]. Reponen (1993) đã chỉ ra các lĩnh vực quyết định quan trọng nhất trong chiến lược HTTT đều là các vấn đề về quản lý chứ không phải kỹ thuật [7]. Từ đó, có thể suy rộng ra rằng quy trình LKHHTTTCL có thể vận dụng quy trình quản lý dựa trên một bộ tiêu chuẩn nào đó (chẳng hạn như tiêu chuẩn ISO 9001:2015). Pollack (2010) đã chỉ ra rằng quy trình LKHHTTTCL rất phức tạp, không có một cách tiếp cận tốt nhất và phương pháp luận duy nhất. Do đó, các tổ chức thường tiếp cận theo hướng kết hợp các phương pháp để có được quy trình LKHHTTTCL phù hợp [8].
Piccoli (2008) đã cải tiến quy trình LKHHTTTCL truyền thống xuống còn 5 pha và đã được một số nhà nghiên cứu ủng hộ, chỉnh sửa, bổ sung và làm rõ thêm thông tin ở các pha trong quy trình [8, 2, 5]. Đến nay, quy trình này đã được nhiều nhà nghiên cứu và tổ chức chấp thuận và vận dụng rộng rãi trong thực tế LKHHTTTCL của tổ chức.
Hình 1: Quy trình LKHHTTTCL trong tổ chức
Nguồn: Gabriele Piccoli, 2008
Sau khi thực hiện các công việc như nghiên cứu tổng quan, tham khảo một số công trình nghiên cứu của các tác giả liên quan tới việc xây dựng kiến trúc HTTT tổng thể, nghiên cứu về cách tiếp cận Foresight, các văn bản pháp lý của các cơ quan chủ quản, phỏng vấn, tiếp thu ý kiến phản biện, góp ý của các chuyên gia và vận dụng thí điểm quy trình LKHHTTTCL của tác giả Piccoli tại Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trong khoảng thời gian từ năm 2017 đến năm 2019, tác giả nhận thấy, quy trình LKHHTTTCL của Piccoli khá phù hợp với thực tiễn của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội và có thể triển khai tại các trường đại học sư phạm khác. Tuy nhiên, quy trình này vẫn cần phải cải tiến để phù hợp với xu thế phát triển của công nghệ trong kỷ nguyên 4.0 và chiến lược phát triển của các trường đại học sư phạm trong tương lai. Cụ thể, tác giả đề xuất cải tiến quy trình LKHHTTTCL của Piccoli như ở Hình 2.
Hình 2. Quy trình LKHHTTTCL cho các trường đại học sư phạm
Nguồn: Tác giả đề xuất, 2020
So với quy trình LKHHTTTCL của Piccoli, quy trình LKHHTTTCL do tác giả đề xuất gồm có 6 pha, có 1 pha bổ sung mới là “Nhìn trước tương lai công nghệ (Technology Foresight)”, pha “Đánh giá các HTTT” trong quy trình của Piccoli được điều chỉnh thành “Đánh giá và kiểm định chất lượng các HTTT của trường đại học”.
Lí do tác giả đề xuất bổ sung pha “Nhìn trước tương lai công nghệ” sau pha “Lập kế hoạch chiến lược của trường đại học” là do tác giả vận dụng cách tiếp cận và phương pháp foresight. Cách tiếp cận và phương pháp luận này đã được đánh giá là rất hiệu quả và được nhiều quốc gia sử dụng rộng rãi không chỉ trong lĩnh vực nhìn trước tương lai công nghệ mà còn được ứng dụng sang các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, trong đó có khoa học kinh tế. Việc vận dụng cách tiếp cận và phương pháp foresight sẽ giúp lãnh đạo các trường đại học chủ động cải thiện chất lượng và tăng cường hiệu lực của công tác ra quyết định, đồng thời giúp các trường cải thiện năng lực đổi mới hệ thống trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 [9].
Lí do tác giả điều chỉnh pha “Đánh giá các HTTT” trong quy trình của Piccoli thành “Đánh giá và kiểm định chất lượng các HTTT của trường đại học” là do tác giả dựa vào các văn bản pháp lý được ban hành bởi các cơ quan chủ quản và thông qua quan sát thực tế triển khai công tác tự đánh giá và đánh giá ngoài tại 7 trường đại học sư phạm chủ chốt và Học viện Quản lý Giáo dục thông qua Chương trình Phát triển các trường sư phạm để nâng cao năng lực đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục phổ thông (Enhancing Teacher Education Program (ETEP)). Khi quan sát công tác triển khai tự đánh giá chất lượng tại Trường ĐHSP Hà Nội và các trường đại học sư phạm khác trong đó bao gồm cả hoạt động đánh giá chất lượng các HTTT, tác giả nhận thấy điểm số kết quả tự đánh giá của các trường thường có sự chênh lệch so với điểm số kết quả đánh giá ngoài (kiểm định độc lập). Nguyên nhân của sự chênh lệch điểm số là do các cán bộ làm công tác tự đánh giá của các trường thường cho điểm cao hơn so với thực tế. Do vậy, để đảm bảo tính khách quan trong công tác đánh giá chất lượng các HTTT thì cần phải thực hiện thêm việc kiểm định.
Việc đánh giá và kiểm định chất lượng các hệ thống thông tin có thể được thực hiện độc lập hoặc kết hợp với việc đánh giá và kiểm định chất lượng trường đại học. Đối với các trường đại học sư phạm, việc đánh giá và kiểm định chất lượng các HTTT dựa trên trên các tiêu chuẩn, tiêu chí trong Bộ chỉ số phát triển trường sư phạm [3].
4. Kết luận
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã diễn ra và làm thay đổi mọi mặt đời sống, kinh tế, xã hội, lao động, sản xuất và nền giáo dục của tất cả các quốc gia trên thế giới. Đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức đối với ngành Giáo dục nói chung và các trường đại học sư phạm nói riêng để thay đổi căn bản, toàn diện nền giáo dục. Ngoài việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, thay đổi phương pháp giảng dạy và học tập, nghiên cứu khoa học thì việc phát triển HTTT trong các trường đại học sư phạm là một vấn đề vô cùng cấp bách và cần thiết bởi HTTT chính là một trong số các yếu tố quyết định tới sự phát triển của các trường đại học trong kỷ nguyên cách mạng công nghiệp 4.0. Thông qua quá trình nghiên cứu các quy trình LKHHTTTCL trong các tổ chức và các trường đại học trên thế giới, kết quả vận dụng và triển khai trong thực tiễn, tác giả đã đề xuất được quy trình LKHHTTTCL cho các trường đại học sư phạm, quy trình này được cải tiến từ quy trình của tác giả Piccoli. Tác giả hi vọng những nội dung và kết quả của nghiên cứu này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích, có giá trị về mặt khoa học và có thể vận dụng vào thực tiễn tại các trường đại học sư phạm tại Việt Nam.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Albert L. Lederer and Vijay Sethi. (1988). The Implementation of Strategic Information Systems Planning Methodologies. MIS Quarterly, 445-461.
- Arwa A. Altameem, Abeer I. Aldrees and Nuha A. Alsaeed (2014), Strategic Information Systems Planning, Proceedings of the World Congress on Engineering and Computer Science-WCECS 2014, San Francisco, USA, 168-170.
- Bộ Giáo dục và Đào tạo và Ngân hàng Thế giới (2020), Hướng dẫn sử dụng Bộ chỉ số phát triển trường sư phạm.
- Donal J. Flynn and Eva Goleniewska. (1993). A survey of the strategic information systems planning approaches in UK. The Journal of Strategic Information Systems, 2(4), 292-315.
- Gabriele Piccoli. (2008). Information Systems for Managers: Text and Cases. John Wiley & Sons, Inc.
- John Ward and Joe Peppard. (2002). Strategic Planning for Information Systems. United Kingdom: John Wiley & Sons.
- Tapio Reponen. (1993). Strategic Information Systems - A Conceptual Analysis. Journal of Strategic Information Systems, 2(2), 100-104.
- Thomas A. Pollack. (2010). Strategic Information Systems Planning. ASCUE Proceedings, 47-58.
- Trần Thọ Đạt (2013), Foresight và cách tiếp cận Foresight trong xây dựng chiến lược nguồn nhân lực giảng dạy công nghệ thông tin, Nhà xuất bản Chính Trị Quốc gia - Sự thật.
- Zijad Pita. (2007). Strategic Information Systems Planning (SISP) in Australia: Assessment and Measurement, PhD thesis, RMIT University.
A RESEARCH ON THE PROCESS OF THE STRATEGIC INFORMATION SYSTEM PLANNING MODEL FOR EDUCATION UNIVERSITIES STRATEGIC INFORMATION SYSTEM PLANNING PROCESS AT EDUCATION UNIVERSITIES
Master. DAO ANH PHUONG
Hanoi National University of Education
Student at K36 - National Economics University
ABSTRACT:
This article summarizes some results of the research named “A research on the strategic information system planning model for public universities: Pilot application for Hanoi National University of Education”. This article focuses on researching and implementing the process of planning strategic information systems at education universities. The research methods which were used in this research are analytical methods, document synthesis and qualitative research methods. The research’s result is the process of planning strategic information systems which is improved from Piccoli’s process.
Keywords: strategic information system planning (SISP), information systems (IS).
