Tóm tắt:
Trên cơ sở tổng hợp các quan điểm lý thuyết và phân tích thực trạng tại các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, nghiên cứu làm rõ hai khía cạnh chính: tác dụng cải thiện tính kịp thời của thông tin kế toán và nguy cơ phát sinh độ trễ trong quá trình cung cấp thông tin. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nhằm hạn chế độ trễ và nâng cao tính kịp thời của thông tin kế toán khi doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán.
Từ khóa: thuê ngoài dịch vụ kế toán, tính kịp thời, thông tin kế toán, báo cáo tài chính, doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1. Đặt vấn đề
Những năm gần đây, thuê ngoài dịch vụ kế toán trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, do hạn chế về nguồn nhân lực và chi phí duy trì bộ phận kế toán nội bộ. Việc thuê ngoài được kỳ vọng giúp doanh nghiệp tiếp cận đội ngũ kế toán có chuyên môn, chuẩn hóa quy trình và rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, trên thực tế, việc phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài cũng có thể làm phát sinh độ trễ trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin, nhất là khi sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị thuê ngoài chưa chặt chẽ.
Tại Việt Nam, các nghiên cứu về thuê ngoài dịch vụ kế toán chủ yếu tập trung vào hiệu quả chi phí hoặc mức độ tuân thủ pháp luật, trong khi ảnh hưởng của thuê ngoài đến từng đặc tính cụ thể của chất lượng thông tin kế toán, đặc biệt là tính kịp thời, vẫn chưa được phân tích một cách đầy đủ. Xuất phát từ khoảng trống nghiên cứu này, bài viết tập trung làm rõ ảnh hưởng của thuê ngoài dịch vụ kế toán đến tính kịp thời của thông tin kế toán trên báo cáo tài chính.
2. Cơ sở lý thuyết
Tính kịp thời của thông tin kế toán là một trong những đặc tính quan trọng phản ánh chất lượng thông tin kế toán trên báo cáo tài chính. Theo quan điểm kế toán hiện đại, thông tin kế toán chỉ thực sự có giá trị khi được cung cấp đúng thời điểm, giúp người sử dụng đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp. Thông tin dù có độ chính xác cao nhưng được cung cấp chậm trễ sẽ làm giảm đáng kể tính hữu ích, thậm chí gây ra những sai lệch trong quá trình đánh giá tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thuê ngoài dịch vụ kế toán là việc doanh nghiệp chuyển giao một phần hoặc toàn bộ chức năng kế toán cho các tổ chức cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp bên ngoài. Theo lý thuyết chi phí giao dịch, doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài khi chi phí thực hiện nội bộ cao hơn chi phí sử dụng dịch vụ bên ngoài, đồng thời kỳ vọng đạt được hiệu quả cao hơn về mặt chuyên môn và thời gian xử lý công việc.
Từ góc độ lý thuyết nguồn lực, các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thường sở hữu nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn và hệ thống công nghệ phù hợp. Những nguồn lực này giúp chuẩn hóa quy trình kế toán, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ và lập báo cáo tài chính, qua đó có thể cải thiện tính kịp thời của thông tin kế toán. Bên cạnh đó, lý thuyết đại diện cũng cho rằng, việc thuê ngoài, nếu được thiết kế với cơ chế giám sát và phối hợp phù hợp, có thể giảm bớt tình trạng trì hoãn hoặc sai lệch thông tin phát sinh từ hạn chế về năng lực của bộ phận kế toán nội bộ.
3. Thực trạng ảnh hưởng của thuê ngoài dịch vụ kế toán đến tính kịp thời của thông tin kế toán
Tác dụng cải thiện tính kịp thời của thông tin kế toán khi thuê ngoài dịch vụ kế toán
Một trong những tác dụng dễ nhận thấy của thuê ngoài dịch vụ kế toán là rút ngắn thời gian xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thường có đội ngũ kế toán viên được đào tạo bài bản, am hiểu chế độ kế toán và có kinh nghiệm xử lý hồ sơ của nhiều loại hình doanh nghiệp. Nhờ đó, quá trình ghi nhận nghiệp vụ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính được thực hiện tương đối nhanh chóng và đúng tiến độ. Kết quả nghiên cứu của Nguyen Thuy Linh et al (2024) với 236 phiếu khảo sát đã được phân tích bằng phần mềm SPSS và các mô hình hồi quy đưa ra quan điểm ủng hộ xu hướng thuê ngoài kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Bởi vì xu hướng này sẽ cho phép doanh nghiệp tăng cường thế mạnh nội bộ bất chấp những hạn chế về nguồn lực.
Bên cạnh yếu tố con người, việc áp dụng công nghệ thông tin trong dịch vụ kế toán thuê ngoài cũng góp phần quan trọng nâng cao tính kịp thời của thông tin kế toán. Nhiều đơn vị dịch vụ hiện nay sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến, cho phép xử lý dữ liệu tập trung và cập nhật thường xuyên. Khi doanh nghiệp cung cấp chứng từ kịp thời, các nghiệp vụ kế toán có thể được ghi nhận ngay trong kỳ, hạn chế tình trạng dồn việc vào cuối tháng hoặc cuối năm. Nghiên cứu của Nguyễn Hiền Quang (2025) cho thấy việc sử dụng dịch vụ dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian xử lý sổ sách, kê khai thuế, cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
Ngoài ra, quy trình làm việc mang tính chuẩn hóa của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cũng là một yếu tố giúp cải thiện tính kịp thời của thông tin. Các đơn vị này thường xây dựng lịch trình rõ ràng cho từng khâu công việc, từ thời hạn nhận chứng từ, thời điểm hạch toán đến thời gian hoàn thành báo cáo. Việc tuân thủ quy trình giúp hạn chế tình trạng tồn đọng nghiệp vụ và giảm nguy cơ chậm trễ thông tin kế toán. Theo khảo sát của Đinh Công Thành và Lê Tuấn Nghiêm (2020) trên 153 doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Cần Thơ. Kết quả cho thấy, việc thuê ngoài dịch vụ đã tác động tích cực đến hiệu quả tài chính doanh nghiệp, trong đó có đánh giá được phần công việc do thuê ngoài góp phần giải phóng cho doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thuê ngoài dịch vụ kế toán còn giúp nhanh chóng hình thành hệ thống kế toán ban đầu, từ đó nâng cao tính kịp thời ngay trong giai đoạn đầu hoạt động. Thay vì mất thời gian tuyển dụng và đào tạo kế toán nội bộ, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, đảm bảo các nghĩa vụ báo cáo được thực hiện đúng quy định. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu báo cáo ngày càng chặt chẽ từ cơ quan quản lý nhà nước.
Tuy nhiên, các nghiên cứu trong nước cũng nhấn mạnh, tác dụng cải thiện tính kịp thời của thông tin kế toán khi thuê ngoài chỉ đạt được khi doanh nghiệp phối hợp tốt với đơn vị cung cấp dịch vụ. Việc cung cấp chứng từ chậm hoặc thiếu thông tin từ phía doanh nghiệp sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả của thuê ngoài, dù đơn vị dịch vụ có năng lực chuyên môn tốt. Do đó, tác dụng tích cực của thuê ngoài dịch vụ kế toán đối với tính kịp thời của thông tin kế toán cần được nhìn nhận trong mối quan hệ phối hợp hai chiều giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ.
Tác dụng tạo độ trễ trong cung cấp thông tin kế toán
Mặt khác, trong nhiều trường hợp, thuê ngoài dịch vụ kế toán lại làm phát sinh độ trễ trong việc cung cấp thông tin kế toán, ảnh hưởng đến tính kịp thời của báo cáo tài chính và thông tin phục vụ quản trị doanh nghiệp. Độ trễ này không xuất phát từ bản chất của hoạt động thuê ngoài, mà chủ yếu liên quan đến cách thức tổ chức, phối hợp và kiểm soát giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
Trước hết, nguyên nhân phổ biến dẫn đến chậm trễ thông tin kế toán là việc doanh nghiệp không cung cấp chứng từ, hồ sơ kế toán đầy đủ và đúng thời hạn cho đơn vị thuê ngoài. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, dẫn đến tình trạng chứng từ được tập hợp không kịp thời, dồn vào cuối kỳ kế toán. Khi đó, dù đơn vị cung cấp dịch vụ có năng lực chuyên môn tốt, việc ghi nhận và xử lý nghiệp vụ vẫn bị chậm, kéo theo độ trễ trong việc lập và cung cấp báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó, khoảng cách về tổ chức và không gian làm việc giữa doanh nghiệp và đơn vị kế toán thuê ngoài cũng là yếu tố làm giảm tính kịp thời của thông tin. Khác với bộ phận kế toán nội bộ có thể trao đổi trực tiếp và xử lý ngay các vấn đề phát sinh, đơn vị thuê ngoài thường phải thông qua nhiều bước trao đổi gián tiếp như email, điện thoại hoặc văn bản. Quá trình này dễ phát sinh chậm trễ, đặc biệt trong các trường hợp cần làm rõ nghiệp vụ, điều chỉnh số liệu hoặc bổ sung thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Ngoài ra, tâm lý “khoán trọn” công tác kế toán cho đơn vị thuê ngoài của một số doanh nghiệp cũng góp phần làm gia tăng độ trễ thông tin kế toán. Khi doanh nghiệp thiếu sự giám sát và không theo dõi tiến độ thực hiện công việc kế toán, các báo cáo thường chỉ được tiếp cận vào thời điểm hoàn thành cuối cùng, thay vì được cập nhật thường xuyên trong kỳ. Điều này làm hạn chế khả năng sử dụng thông tin kế toán kịp thời cho mục đích quản trị nội bộ.
Một nguyên nhân khác là sự không đồng bộ giữa hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Trong trường hợp dữ liệu không được chia sẻ theo thời gian thực hoặc phải nhập liệu lại nhiều lần, quá trình xử lý thông tin kế toán sẽ kéo dài, làm giảm đáng kể tính kịp thời của báo cáo. Như vậy, nếu thiếu sự phối hợp chặt chẽ và cơ chế kiểm soát phù hợp, thuê ngoài dịch vụ kế toán có thể trở thành yếu tố làm phát sinh độ trễ trong cung cấp thông tin kế toán, thay vì cải thiện đặc tính này.
4. Giải pháp hạn chế độ trễ thông tin kế toán khi thuê ngoài dịch vụ kế toán
Để khắc phục tình trạng chậm trễ trong cung cấp thông tin kế toán khi thuê ngoài dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề theo hướng cải thiện cơ chế phối hợp, kiểm soát và tổ chức quy trình làm việc giữa các bên liên quan, thay vì chỉ tập trung vào việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ.
Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ nghiêm túc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Việc cung cấp chứng từ không đầy đủ hoặc không đúng thời hạn là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến độ trễ thông tin kế toán. Do đó, doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra và chuyển giao chứng từ cho đơn vị thuê ngoài, đồng thời gắn trách nhiệm này với đánh giá hiệu quả công việc nội bộ. Khi chứng từ được cung cấp kịp thời và đầy đủ, đơn vị dịch vụ có cơ sở để xử lý nghiệp vụ nhanh chóng và cập nhật thông tin kế toán đúng hạn.
Bên cạnh đó, hợp đồng thuê ngoài dịch vụ kế toán cần được thiết kế theo hướng nhấn mạnh yêu cầu về tiến độ và thời hạn cung cấp thông tin. Ngoài các điều khoản về phạm vi công việc và chi phí, doanh nghiệp nên quy định cụ thể thời điểm cập nhật số liệu, thời hạn lập báo cáo định kỳ và trách nhiệm xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Việc gắn các mốc thời gian rõ ràng trong hợp đồng không chỉ giúp giảm tình trạng trì hoãn, mà còn tạo cơ sở để doanh nghiệp giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ kế toán thuê ngoài.
Một giải pháp quan trọng khác là tăng cường trao đổi thông tin thường xuyên giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Thay vì chỉ tiếp cận báo cáo vào cuối kỳ, doanh nghiệp nên duy trì cơ chế cập nhật định kỳ về tình hình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ kế toán. Việc trao đổi thường xuyên giúp kịp thời phát hiện các vướng mắc, hạn chế tình trạng phải điều chỉnh số liệu vào cuối kỳ, từ đó góp phần nâng cao tính kịp thời của thông tin kế toán.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin với đơn vị thuê ngoài. Việc sử dụng chung phần mềm kế toán hoặc hệ thống chia sẻ dữ liệu trực tuyến sẽ giúp giảm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý thông tin kế toán. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn cần duy trì một mức độ kiểm soát nội bộ phù hợp để theo dõi tiến độ và chất lượng công việc kế toán, qua đó hạn chế các rủi ro về độ trễ thông tin khi thuê ngoài dịch vụ kế toán.
Tài liệu tham khảo:
Nguyền Hiền Quang (2025). Ảnh hưởng của các nhân tố thuộc thuê ngoài dịch vụ kế toán đến chất lượng thông tin trên báo cáo tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại TP.HCM. Tạp chí Kế toán Kiểm toán, trang 120-127, số 261 tháng 6/2025.
Đinh Công Thành - Lê Tấn Nghiêm (2020). Các yếu tố ảnh hưởng đến thuê ngoài dịch vụ và tầm quan trọng của thuê ngoài dịch vụ đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thành phố Cần Thơ. Tạp chí Khoa học Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh, trang 208-226. Truy cập tại https://journalofscience.ou.edu.vn/index.php/econ-vi/article/view/521/449.
Nguyen Thuy Linh et al (2024). Accounting outsourcing intensity in Vietnam: Empirical evidence from Vietnamese small and medium-sized enterprises. International Journal of Advanced and Applied Sciences, Vol. 11, Issue 9: 66-75. DOI:10.21833/ijaas.2024.09.008
The impact of outsourced accounting services on the timeliness of accounting information in small and medium-sized enterprises
Tran Thi Quyen
Faculty of Accounting and Auditing, University of Economics - Technology for Industries
Abstract:
Drawing on a synthesis of relevant theoretical perspectives and an analysis of current practices among enterprises utilizing outsourced accounting services, this study examines the issue of accounting information timeliness. The analysis focuses on two key dimensions: the impact of improved information timeliness on managerial decision-making and operational efficiency, and the risks associated with delays in the provision of accounting information within outsourcing arrangements. By identifying the underlying causes and manifestations of information delays, the study provides a clearer understanding of how outsourcing affects the quality and usefulness of accounting information, thereby contributing to the broader discussion on the effectiveness of outsourced accounting services in contemporary business environments.
Keywords: outsourcing accounting services, timeliness, accounting information, financial reporting, small and medium-sized enterprises.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 33 năm 2025]
