Giải pháp tăng cường công tác quản trị chi phí tại công ty Than Quang Hanh

Tóm tắt:

Qua phân tích các số liệu thống kê, báo cáo liên quan đến quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV giai đoạn 2016-2019 bài viết nêu rõ thực trạng quản trị chi phí tại công ty. Các phương pháp được sử dụng gồm phương pháp thống kê, phương pháp so sánh và phương pháp chuyên gia giúp nghiên cứu có những đánh giá toàn diện về ưu, nhược điểm trong công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV. Bài viết đã đưa ra 3 giải pháp dựa trên đặc thù tổ chức hoạt động nhằm tăng cường công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV.

Từ khóa: Quản trị chi phí, khoán chi phí, Than Quang Hanh, tiết kiệm chi phí.

1. Đặt vấn đề

Công ty Than Quang Hanh - TKV là một trong những doanh nghiệp thành viên sản xuất than hầm lò lớn trong Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam. Trong những năm qua, Công ty Than Quang Hanh đã thực hiện nhiều biện pháp quản trị chi phí và đạt được những kết quả đáng kể. Tuy nhiên, do điều kiện sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây có nhiều thay đổi trong đó phải kể đến sự thay đổi của điều kiện tự nhiên, sự biến động của thị trường và những yêu cầu mới của công tác quản trị chi phí sản xuất - kinh doanh, đã xuất hiện những bất cập trong công tác quản trị chi phí tại Công ty như: nhiều định mức tiêu hao vật tư chưa sát với thực tế, công tác quản lý quản lý sử dụng vật tư chưa thực sự hiệu quả, công tác quản lý thuê ngoài, hoạt động giám sát công tác khoán chi phí còn nhiều hạn chế,... Nhận thức được tầm quan trọng đó cùng với thực tế công tác tại Công ty, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV.

2. Thực trạng công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh – TKV giai đoạn 2016 - 2019

2.1. Tình hình lập kế hoạch chi phí kinh doanh hàng năm

2.1.1. Kế hoạch quản trị chi phí

- Ngay từ đầu các năm, Công ty đã bám sát kế hoạch của Tập đoàn giao để cân đối kế hoạch nội bộ phù hợp đảm bảo tuân thủ chỉ đạo tiết giảm 5% chi phí của Tập đoàn. Trong năm, luôn chấp hành tốt kỷ luật điều hành của Tập đoàn trong các lĩnh vực quản lý vật tư, lao động, tiền lương và quản trị chi phí.

- Kế hoạch phương hướng kinh doanh của công ty được cụ thể hóa xuống các đơn vị bằng hợp đồng trách nhiệm giữa Giám đốc Công ty với quản đốc các phân xưởng đồng thời ban hành kế hoạch giao khoán tháng, quý, năm cho các đơn vị sản xuất; Các đơn vị sản xuất, sau khi nhận các chỉ tiêu được giao khoán tổ đã tổ triển khai kế hoạch, chi phí đến từng ca sản xuất.

- Định kỳ 10 ngày các phân xưởng đã tiến hành tập hợp chi phí gửi về phòng kế hoạch, KTTK tổng hợp; Hàng tháng, Công ty tiến hành nghiệm thu, quyết toán khoán chi phí cho các đơn vị theo đúng quy định; Việc kiểm soát các công việc phát sinh đã được quản lý một cách chặt chẽ. Các công việc phát sinh đều được tính toán để giao khoán phù hợp qua đó đã tiết kiệm được nhiều chi phí.

2.1.2. Kế hoạch công tác quản lý vật tư

- Công tác quản lý vật tư từ khâu dự trù đến việc mua sắm, nhập, xuất đã được thực hiện theo quy chế của công ty và các quy định của Tập đoàn. Nhu cầu vật tư chủ yếu phục vụ sản xuất được lập theo các chỉ tiêu định mức của Tập đoàn giao khoán: Đối với các loại vật tư chủ yếu đã được Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam chỉ định lấy trong nguồn vật tư dự trữ tập; Đối với các loại vật tư không nằm trong nguồn dự trữ của Tập đoàn, vật tư duy trì sản xuất. được mua theo hình thức chào hàng cạnh tranh; Tất cả các vật tư hàng hoá mua bán đều được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế, đảm bảo về nguyên tắc quản lý của Công ty, Tập đoàn và Nhà nước.

- Hàng hoá vật tư trước khi nhập kho đều được Hội đồng nghiệm thu kiểm nhập số lượng, chất lượng hàng hoá nguồn gốc xuất xứ đảm bảo đúng theo hợp đồng có đầy đủ chứng từ.

- Công tác quản lý tồn kho vật tư đã được Công ty quan tâm chỉ đạo.

2.1.3. Kế hoạch công tác quản lý thuê ngoài

Căn cứ vào phương hướng kinh doanh được Tập đoàn giao, hàng năm Công ty triển khai thuê ngoài chủ yếu ở các công đoạn: Khoan, bốc xúc, vận chuyển đất đá trong khai thác lộ thiên. Các nội dung, khối lượng công việc thuê ngoài đều được thực hiện theo đúng kế hoạch và các quy định của Tập đoàn, pháp luật của Nhà nước.

2.2. Tình hình thực hiện kế hoạch giao khoán chi phí và hạch toán chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV giai đoạn 2016 - 2019

Kết quả thực hiện khoán chi phí tại Công ty Than Quanh Hanh trong giai đoạn 2016 - 2019 theo các yếu tố được nhóm tổng hợp:

* Yếu tố động lực: Yếu tố chi phí động lực mà Công ty Than Quang Hanh giao khoán cho các phân xưởng là chi phí về tiêu hao điện năng.

Các đơn vị đã được Công ty giao chỉ tiêu động lực trong hệ thống giá. Hàng ca, hàng ngày các đơn vị đã chú trọng theo dõi bám sát các chỉ số công tơ để cân đối với sản phẩm thực hiện, Công ty rất quan tâm đến công tác khoán chi phí động lực nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty. Thực tế, Công ty đã thực hiện hiệu quả.

Kết quả cho thấy chi phí động lực có xu hướng tăng lên trong những năm 2016 - 2019. Năm 2019, kết quả thực hiện công tác khoán chi phí động lực đã giảm mạnh. Hầu hết các đơn vị được giao khoán chi phí động lực trong cả giai đoạn đều bị bội chi chi phí động lực, trong đó phân xưởng đào lò 4 có chi phí động lực bội chi cao nhất của cả giai đoạn trong Công ty.

* Yếu tố nhiên vật liệu: Yếu tố này được các đơn vị thực hiện khá tốt. Hầu hết các đơn vị được giao khoán chi phí nhiên vật liệu trong cả giai đoạn đều tiết kiệm chi phí, như phân xưởng khai thác lộ thiên, phân xưởng sàng tuyển, phân xưởng vận tải 2, phân xưởng vận tải 1, phân xưởng khai thác 9, phân xưởng khai thác 8, phân xưởng khai thác 1, 2, 3, 4, 5, 6 và phân xưởng đào lò 5, phân xưởng đào lò 7. Đặc biệt, trong năm 2016 chỉ có 7/23 đơn vị bị bội chi chi phí này, cho thấy Công ty đã nỗ lực trong sản xuất - kinh doanh để đạt thành tích tốt trong năm 2016. Bình quân cả giai đoạn trong toàn Công ty đã tiết kiệm được 1.536.174 (triệu đồng/năm). Trong đó, đơn vị tiết kiệm chi phí nhiều nhất là phân xưởng khai thác lộ thiên, bình quân mỗi năm tiết kiệm được 1.008.164 (triệu đồng).

* Yếu tố sửa chữa thường xuyên: Bình quân cả giai đoạn công ty đã tiết kiệm được yếu tố chi phí sửa chữa thường xuyên là 31.626 triệu đồng/năm với hệ số tiết kiệm chi phí khoán là 1,004. Trong đó đơn vị tiết kiệm nhiều nhất là Phân xưởng khai thác lộ thiên, tiết kiệm bình quân 43.828 trđ/năm. Hầu hết các đơn vị thực hiện tốt công tác khoán chi phí sửa chữa thường xuyên như phân xưởng đào lò 4, phân xưởng đào lò 8, phân xưởng khai thác 1, 2, 3, 4, 5, 6, và phân xưởng khai thác 9, qua đó cho thấy Công ty đã rất nỗ lực trong việc tiết kiệm khoán chi phí sửa chữa . Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những đơn vị chưa tìm được biện pháp thiết thực nhằm tiết kiệm yếu tố chi phí này nên vẫn bị bội chi, cá biệt có đơn vị bị bội chi trong cả giai đoạn từ 2016 - 2019 như Phân xưởng ô tô, bình quân mỗi năm bội chi 17.487 triệu đồng, với hệ số tiết kiệm bình quân giai đoạn là 0,988.

2.3. Công tác kiểm soát chi phí

- Công ty tiếp tục xây dựng bảng phân công nhiệm vụ trong công tác quản trị chi phí và tổ chức giao cụ thể đến các đồng chí lãnh đạo điều hành, trưởng các phòng ban với tinh thần: Tất cả các chỉ tiêu, các nội dung chi phí đều có người chịu trách nhiệm.

- Tổ chức các phong trào tiết kiệm chi phí, thường xuyên nêu gương người tốt việc tốt đặc biệt trong lĩnh vực quản lý vật tư, bảo quản xe máy, lao động tích cực có năng suất cao,… để tiết kiệm chi phí, duy trì thường xuyên và có hiệu quả công tác tuyên truyền đến tận người lao động các nội dung giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí.

- Hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật làm cơ sở cho việc khoán chi phí, quản lý giá thành theo các công đoạn và giá thành tổng hợp toàn công ty.

- Tổ chức kiểm soát chặt chẽ các chỉ tiêu kỹ thuật công nghệ theo hướng tiến bộ hơn, đặc biệt là các chỉ tiêu tổn thất tài nguyên, chất lượng than, tỷ lệ mét lò đá, mét lò xén, tỷ lệ đất đá nổ mìn lộ và tỷ lệ tổn thất than với các biện pháp: Chấn chỉnh từ khâu lập biện pháp đến nghiệm thu kỹ thuật phải bám sát kế hoạch, mục tiêu. Hạn chế tới mức thấp nhất khối lượng phát sinh.

- Tiếp tục nghiên cứu để tăng cường việc khoán chi phí cho các khâu công đoạn phục vụ, phụ trợ, khoán chi tiết hơn cho các đơn vị mặt bằng.

2.4. Đánh giá công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV

- Công ty đã có quy chế khoán tương đối rõ ràng cụ thể, chi tiết:

+ Tiến hành khoán tương đối đầy đủ các yếu tố chi phí, bao gồm: Nhiên vật liệu, động lực, chi phí vật tư sửa chữa thường xuyên và thay thế, chi phí thuê năng lực bên ngoài, tiền lương và bồi dưỡng.

+ Tiến hành giao khoán đến từng công đoạn sản xuất, từng đầu xe máy thiết bị, từng các nhân, tổ đội sản xuất.

+ Tính toán và giao được chi tiết yếu tố nhiên, vật liệu, động lực, tiền lương, BHXH, sửa chữa thường xuyên và các chi phí khác cho các đơn vị sản xuất gắn với kế hoạch sản xuất hàng tháng được Giám đốc duyệt.

Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu nhận thấy một số hạn chế trong công tác khoán chi phí tại Công ty Than Quang Hanh như sau:

Về năng lực và trình độ quản lý chi phí khoán

Hiện tại Công ty đã quan tâm có sự bố trí và phân công cụ thể song thực sự số cán bộ chuyên sâu và thực sự hiểu và điều hành công tác khoán chi phí từ các phòng ban và các đơn vị còn rất hạn chế. Đa số CBCNV đang dừng lại ở mức độ điều hành, giải quyết sự vụ, số CBCNV, chuyên viên thực sự nắm bắt được công tác khoán chi phí để đưa công tác khoán vào từng ca sản xuất còn rất thiếu, đặc biệt là số cán bộ và công nhân quản lý tại các đơn vị sản xuất.

Tổ chức giao khoán

Việc tổ chức giao khoán theo chu kỳ hàng quý và thanh quyết toán hàng quý là phù hợp với yêu cầu sản xuất hiện nay, tuy nhiên khi xem xét cụ thể thì một số nội dung sau còn thiếu và chưa phù hợp cụ thể:

- Tiến độ giao khoán về cơ bản là phù hợp song chưa có thời gian cho các các đơn vị xem xét, có ý kiến để đảm bảo tính khách quan trong công tác khoán.

- Việc ban hành các chỉ tiêu công nghệ chưa nêu được đầy đủ các yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất trong kỳ của đơn vị.

- Hệ thống định mức chi phí nguyên nhiên vật liệu, động lực, chi phí khác đã có song chưa đầy đủ và đôi khi chưa sát với thực tế cụ thể:

- Xây dựng giá khoán: Do một số hạn chế trong các khâu triển khai giao khoán trên đây dẫn đến việc xác định chi phí và tính toán đơn giá còn một số bất cập, dẫn đến bài khoán đôi lúc không sát, nên chưa khuyến khích được người lao động hăng hái tham gia sản xuất và tiết kiệm chi phí.

Nghiệm thu và thanh toán:

Việc tiến hành nghiệm thu sản phẩm cho các đơn vị lần lượt theo bước 1 và bước 2 là khá chặt chẽ. Tuy nhiên, việc nghiệm thu hiện nay của Công ty mới dừng lại ở nghiệm thu sản phẩm thực hiện trong kỳ theo đơn giá khoán và nghiệm thu các công việc phát sinh mà chưa nghiệm thu đầy đủ các chỉ tiêu giao khoán như điều kiện thi công. Điều này cần phải được điều chỉnh nhằm phản ánh đúng thực chất chi phí phát sinh và đánh giá đúng kết quả thực hiện khoán đối với đơn vị nhận khoán.

4. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV

4.1. Hoàn thiện công tác xây dựng định mức chi phí

Bước 1. Công khai hóa hệ thống mức kinh tế kỹ thuật bằng cách ban hành Sổ tay định mức kinh tế kỹ thuật. Với giải pháp ban hành Sổ tay định mức và lấy ý kiến phản hồi từ phía các đơn vị, sẽ giúp người lao động tin tưởng vào tính đúng đắn của chỉ tiêu giao khoán của Công ty.

Bước 2. Hoàn thiện các phân hệ định mức kinh tế - kỹ thuật: Việc này sẽ giúp hạn chế tình trạng các phân xưởng không yên tâm sản xuất khi cho rằng "kỳ này làm tốt hơn kỳ trước sẽ bị điều chỉnh giảm đơn giá khoán". Khi hạn chế được những tâm lý gây dao động này, người lao động sẽ yên tâm sản xuất, nâng cao năng suất lao động từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận; giúp đơn vị và người lao động gia tăng thu nhập.

4.2. Hoàn thiện công tác quản lý vật tư và công tác thuê ngoài

Về công tác vật tư

- Lập kế hoạch: cần phải được cập nhật liên tục và dựa vào thực tế tình hình sử dụng của công ty. Có sự thay đổi linh hoạt khi Công ty có thay đổi về mục đích, thời gian khai thác máy móc, thiết bị. Tránh việc dự trữ quá nhiều, quá lâu. Một loại vật tư gây ứ đọng vốn hoặc quá ít gây gián đoạn quá trình sản xuất.

- Tổ chức mua sắm vật tư:

+ Vật tư thuộc danh mục dự trữ tập trung, lập đăng ký Tập đoàn.

+ Công ty mua tập trung cấp cho các Công trường giao cho Phân xưởng theo kế hoạch, dự toán, hạn mức tiêu hao được duyệt kịp thời phục vụ sản xuất.

- Công tác quản lý nhập, xuất vật tư trong kho và sử dụng vật tư

+ Tuân thủ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Các thủ tục nhập, xuất vật tư thực hiện nghiêm túc, hợp lệ. Không có tiêu cực nhập, xuất khống vật tư. Công ty quản lý kho vật tư tập trung, tổ chức cấp phát cho các Phân xưởng trên cơ sở đề xuất của Công trường.

+ Ban hành hướng dẫn cụ thể “Quy định nộp cũ lấy mới”; vật tư sau thu hồi, tổ chức đánh giá, phân loại đưa vào phục hồi, tái sử dụng, nhượng bán theo quy định; đơn vị phải bồi hoàn chi phí khi không trả đủ vật tư cũ cần thu ra.

- Công tác quyết toán tiêu hao:

+ Quyết toán ca ngày: Quản lý chặt chẽ vật tư đến gương sản xuất, sau ca có quyết toán ca với Tổ sản xuất; quyết toán nhiên liệu xe máy hàng ca sử dụng phần mềm quản lý liên thông cây bơm ở kho xuất.

+ Công tác quyết toán phân tích tăng/giảm: Hàng tháng các Công ty tổ chức quyết toán ngay sau ngày nghiệm thu => xử lý bội chi và chấn chỉnh, kiểm điểm khi tăng cao.

- Quản lý tồn kho: Công ty trực tiếp quản lý các kho, hàng tháng/quý kiểm tra đánh giá chất lượng quản lý vật tư và kho tàng; thường xuyên kiểm tra đối chiếu tồn kho, làm cơ sở cân đối nhập kho hợp lý giảm tồn kho. Chủ động đàm phán và giữ mối quan hệ bạn hàng có hàng hóa chất lượng, giá cả hợp lý => gửi kho, giảm giá trị tồn kho.

Về công tác thuê ngoài

- Lập kế hoạch: Căn cứ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Tập đoàn giao, sau khi cân đối năng lực thiết bị hiện có, Công ty lập và trình Tập đoàn phê duyệt kế hoạch ngay từ đầu năm; các khối lượng công trình thuê ngoài phát sinh đều phải báo cáo Tập đoàn đồng ý mới triển khai.

- Công tác triển khai hồ sơ thủ tục: Tổ chức mời thầu và xét chọn nhà thầu đúng luật định, thẩm định kỹ và chọn được những đối tác có năng lực thực sự.

- Giám sát quản trị thuê ngoài: Tuân thủ đầy đủ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước; phân cấp lập thủ tục hồ sơ từ cấp cơ sở nơi có nhu cầu thuê ngoài. Các hợp đồng thuê ngoài trước khi triển khai đều có phân công nhiệm vụ chi tiết công việc cho từng bộ phận phòng ban đảm nhận, chịu trách nhiệm.

- Công tác nghiệm thu, thanh toán: Làm tốt giám sát hiện trường và nghiệm thu theo Quy chế, có khối lượng phải đo vẽ cụ thể, định lượng và thống kê rõ nét. Thực hiện đúng các thủ tục thanh toán do Nhà nước, Tập đoàn quy định.

4.3. Hoàn thiện công tác giám sát quá trình thực hiện khoán chi phí của các phòng ban, bộ phận sản xuất

- Kiểm soát chặt chẽ các công việc, chi phí phát sinh ngoài khoán: Đối với các công việc phát sinh ngoài phải có lệnh của Giám đốc mới được thực hiện, đồng thời kiểm tra, giám sát khối lượng, chi phí theo đúng dự toán đã được phê duyệt.

- Vật tư phụ tùng cho công tác sửa chữa thường xuyên cấp phát theo biên bản giám định kỹ thuật, giám sát việc đưa phụ tùng vào thay thế sửa chữa và duy trì việc thu cũ đổi mới.

- Theo dõi giám sát công tác sửa chữa và đầu tư xây dựng cơ bản một cách chặt chẽ, tránh thất thoát lãng phí tiền vốn, nâng cao việc chấp hành các chính sách chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và của TKV.

- Ban hành Quy chế giám sát đặc biệt đối với các đơn vị thực hiện chi phí khoán tăng so với định mức giao khoán của công ty trong 2 tháng liên tiếp. Trong đó trực tiếp Phó giám đốc kinh tế làm tổ trưởng chỉ đạo, phân công các phòng ban kỹ thuật và nghiệp vụ tổ chức giám sát để tổng hợp, phân tích, đánh giá và đưa ra các giải pháp cụ thể để điều hành các chỉ tiêu kỹ thuật công nghệ và chi phí khoán.

- Cán bộ quản trị chi phí phối hợp cùng các phòng ban có trách nhiệm tăng cường kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng định mức, kiểm tra các chi phí phát sinh, giám sát các lãng phí điện năng, tiêu thụ nước, các chi phí vật tư trong sản xuất.

5. Kết luận

Để hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại Công ty Than Quang Hanh - TKV, bài viết đã đưa ra các giải pháp:

- Hoàn thiện công tác xây dựng định mức chi phí;

- Hoàn thiện công tác quản lý vật tư và chi phí thuê ngoài;

- Hoàn thiện công tác giám sát quá trình thực hiện khoán chi phí

Các giải pháp được đề xuất dựa trên đặc thù tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và có mối quan hệ chi phối, tác động lẫn nhau và sẽ phát huy hiệu quả khi được sử dụng đồng bộ, linh hoạt, sáng tạo của các bộ phận trong Công ty.

Tài liệu tham khảo:

Công ty Than Quang Hanh - TKV, Báo cáo thực hiện công tác khoán chi phí từ năm 2016-2019.
Nguyễn Văn Bưởi, Nguyễn Đức Thắng, Phan Thị Thùy Linh (2010), Nghiên cứu hoàn thiện quy chế khoán chi phí trong các công ty CP - Áp dụng cho Công ty CP Than Hà Lầm, Đề tài NCKH cấp trường, Trường đại học Mỏ - Địa chất,
Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (2017), Quy chế về quản trị chi phí, giá thành, giá mua/bán trong Tập đoàn các công ty Than - Khoáng sản Việt Nam, Hà Nội.
Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (2015), Công văn 6161/TKV - VTM hướng dẫn thực hiện mua sắm vật tư các công ty con, công ty trực thuộc TKV, Hà Nội.
Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (2015), Quyết định số 2020/QĐ-TKV về việc ban hành Quy chế quản lý công tác vật tư của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Hà Nội.
Nguyễn Ngọc Khánh và nnk (2014), Nâng cao chất lượng công tác quản trị chi phí tại Công ty cổ phần than Hà Tu - Vinacomin, Đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ sản xuất, Trường Đại học Mỏ - Địa chất.

SOLUTIONS FOR ENHANCING THE COST MANAGEMENT OF QUANG HANH COAL COMPANY – TKV

Master. Le Van Chien

Hanoi University of Mining and Geology

Master. Pham Kien Trung

Hanoi University of Mining and Geology

Tran Minh Duc

Engineer, Quang Hanh Coal Company

Abstract:

By analyzing the statistics and the reports on the cost management of Quang Hanh Coal Company - TKV in the period of 2016-2019, this paper presents the current situation of the company’s cost management. Statistical, comparative and expert methods were employed to comprehensively assess the advantages and the disadvantages of Quang Hanh Coal Company - TKV’s cost management. This papre proposes solutions based on the specific organization and operation of Quang Hanh Coal Company – TKV in order to enhance the company’s cost management.

Keywords: Cost management, cost assignment, Quang Hanh Coal Company, cost savings.