Sau đây là một quy trình dự toán ngân sách gồm ba giai đoạn mà nhà quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có thể tham khảo trong quá trình lập dự toán cho doanh nghiệp mình.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách.
Bước 1: Nhà quản lý các doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua cuộc họp với cán bộ quản lý các phòng ban. Đây là khởi đầu và quan trọng nhất vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách của doanh nghiệp phải dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chưa thực hiện tốt ngay bước đầu tiên này, bởi vì các mục tiêu chỉ chung chung, không cụ thể.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Hiện nay việc lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường được thực hiện kiêm nhiệm bởi nhân viên từ các phòng ban trong doanh nghiệp mà những người này không gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự toán ngân sách doanh nghiệp nên các báo cáo dự toán ngân sách không có độ chính xác cao và thường không khả thi.
Bước 3: Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách. Các biểu mẫu này phải phù hợp với từng doanh nghiệp và phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm soát của các doanh nghiệp.
Bước 4: Bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát và đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho doanh nghiệp thông tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bước 1: Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp.
Những thông tin bên ngoài gồm:
Cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn chuẩn bị gia nhập tổ chức Thương mại thế giới nên nhiều chính sách kinh tế, mức thuế và hạn ngạch thương mại sẽ được điều chỉnh theo từng giai đoạn. Vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến các vấn đề này khi lập dự toán ngân sách.
Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là khâu quan trọng vì dự toán tiêu thụ làm cơ sở cho các báo cáo dự toán khác. Trong trường hợp nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về môi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự toán tiêu thụ chính xác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ các nhân tố có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để lập dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán thu chi tiền mặt chính xác.
Những thông tin bên trong gồm:
Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các bộ phận để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách.
Ngoài ra, bộ phận lập dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác như các đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh: Loại, lượng, phương pháp sản xuất, và phương pháp tính giá: nhân tố con người trong doanh nghiệp như: trình độ, số lượng, tinh thần và trách nhiệm, số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt và khấu hao tài sản cố định…
Bước 2: Sau khi đã thu thập các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách của một doanh nghiệp bao gồm các báo cáo dự toán sau đây:
Đối với doanh nghiệp sản xuất: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán vốn, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
- Trong quá trình soạn thảo dự toán ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp.
Bước 3: Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban liên quan. Việc xét duyệt này giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ảnh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức của công ty được công bố cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó mà tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế, và kiểm tra những yếu tố bất thường mà doanh nghiệp không ngờ đến để rút kinh nghiệm, tiến hành xem xét và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
Tuy nhiên, để thực hiện tốt công tác dự toán ngân sách theo qui trình nêu trên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau:
Tổ chức bộ máy kế toán: Các nhà quản lý doanh nghiệp nên tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị để cung cấp các thông tin nội bộ phục vụ cho công tác quản lý: Trong bộ phận kế toán quản trị này sẽ có một bộ phận chuyên trách về công tác dự toán ngân sách.
Trang bị các thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc dự toán ngân sách:
Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến công tác dự toán ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ (LAN). Lập dự toán ngân sách là công việc tính toán phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Vì vậy, để ít bị sai sót và tốn thời gian lẫn công sức cho việc lập dự toán ngân sách, các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm hoặc thuê viết các phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tổ chức tốt hệ thống thông tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu, chính sách của doanh nghiệp sẽ được truyền tải đến mọi bộ phận một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Nhà quản lý các cấp phải động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người cũng như mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.
Cần tổ chức giáo dục tư tưởng tất cả cá nhân trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ có ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ công tác dự toán ngân sách tốt.
