Tóm tắt:
Tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) ở Việt Nam, hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán theo khung COSO vẫn còn nhiều hạn chế như thiếu phân tách nhiệm vụ, kiểm soát chứng từ chưa chặt chẽ, rủi ro gian lận trong thanh toán và phụ thuộc lớn vào quyết định của chủ doanh nghiệp (DN). Bài viết sử dụng khung kiểm soát nội bộ COSO gồm 5 yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại SMEs Việt Nam. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng cường năng lực quản trị DN.
Từ khóa: kiểm soát nội bộ, COSO, chu trình mua hàng, thanh toán, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1. Đặt vấn đề
Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong những chu trình có mức độ rủi ro cao vì liên quan đến nhiều bộ phận như phòng mua hàng, kho, kế toán, thủ quỹ và ban lãnh đạo. Nếu không có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, DN rất dễ phát sinh các sai sót như mua hàng không đúng nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp thiếu minh bạch, thanh toán trùng lặp, thanh toán sai đối tượng hoặc thất thoát tài sản. Những rủi ro này không chỉ làm giảm hiệu quả kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến uy tín và khả năng phát triển lâu dài của DN.
Thực tế cho thấy, nhiều DN vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn vận hành chu trình mua hàng và thanh toán dựa nhiều vào kinh nghiệm quản lý của chủ DN hơn là dựa trên một hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng bài bản. Việc phân công trách nhiệm chưa rõ ràng, thiếu quy trình giám sát độc lập và hệ thống chứng từ còn đơn giản khiến nguy cơ gian lận tài chính ngày càng lớn.
Khung kiểm soát nội bộ COSO là một mô hình được sử dụng phổ biến trên thế giới nhằm hỗ trợ DN xây dựng và đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. COSO bao gồm 5 yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Việc áp dụng khung COSO vào đánh giá chu trình mua hàng và thanh toán giúp DN xác định rõ những điểm yếu trong quản lý, từ đó xây dựng giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát và hạn chế rủi ro tài chính.
2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
2.1. Khái quát về chu trình mua hàng và thanh toán theo khung COSO
Chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh cho đến khi DN hoàn tất việc thanh toán cho nhà cung cấp. Chu trình này thường bao gồm các bước như lập đề nghị mua hàng, phê duyệt nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng, ghi nhận công nợ phải trả và thực hiện thanh toán.
Đây là một trong những chu trình quan trọng nhất trong DN vì liên quan trực tiếp đến chi phí đầu vào, hàng tồn kho, công nợ và dòng tiền. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, DN có thể gặp nhiều rủi ro như mua hàng không đúng nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp thiếu minh bạch, nhận hàng không đúng chất lượng, lập chứng từ không đầy đủ hoặc thanh toán sai đối tượng. Những sai sót này có thể làm tăng chi phí, thất thoát tài sản và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Để đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình này, nhiều DN áp dụng khung kiểm soát nội bộ COSO. Đây là mô hình phổ biến được sử dụng trong quản trị DN nhằm phòng ngừa rủi ro và nâng cao tính minh bạch tài chính. Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính. Thứ nhất là môi trường kiểm soát, thể hiện nhận thức và trách nhiệm của ban lãnh đạo đối với hoạt động kiểm soát. Thứ hai là đánh giá rủi ro, giúp DN nhận diện các nguy cơ phát sinh trong mua hàng và thanh toán. Thứ ba là hoạt động kiểm soát, bao gồm các thủ tục như phê duyệt đơn hàng, đối chiếu chứng từ và phân tách nhiệm vụ. Thứ tư là thông tin và truyền thông, đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận được cập nhật đầy đủ và chính xác. Thứ năm là giám sát, giúp kiểm tra hiệu quả vận hành của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc áp dụng đầy đủ 5 yếu tố này giúp DN hạn chế sai sót, giảm rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả quản trị.
2.2. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán theo khung COSO
Tại Việt Nam, DN vừa và nhỏ hiện chiếm vị trí chủ đạo trong cơ cấu nền kinh tế. Theo Sách trắng DN Việt Nam năm 2024 (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 2025), đến cuối năm 2024, Việt Nam có 940.078 DN đang hoạt động, tăng 2% so với cùng kỳ năm trước. Trong tổng số DN đang hoạt động, DN vừa và nhỏ chiếm khoảng 98%, trong đó chủ yếu là DN siêu nhỏ. Quy mô nhỏ giúp DN linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng làm phát sinh nhiều hạn chế về năng lực quản trị, đặc biệt là kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán.
Xét theo yếu tố môi trường kiểm soát của khung COSO, phần lớn DN vừa và nhỏ vẫn vận hành theo mô hình quản lý tập trung, trong đó chủ DN trực tiếp quyết định hoạt động mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp và phê duyệt thanh toán. Điều này giúp xử lý công việc nhanh nhưng lại làm giảm tính minh bạch và khả năng kiểm tra chéo. Nhiều DN chưa ban hành quy chế phân quyền rõ ràng giữa phòng mua hàng, kế toán, kho và thủ quỹ. Việc thiếu quy định trách nhiệm cụ thể khiến nhân viên xử lý công việc theo thói quen thay vì tuân thủ quy trình chuẩn. Thực tế cho thấy, nhiều DN gia đình để người thân cùng tham gia quản lý tài chính mà không có cơ chế giám sát độc lập. Khi một cá nhân vừa có quyền quyết định mua hàng vừa kiểm soát thanh toán thì nguy cơ phát sinh gian lận là rất lớn. Báo cáo PCI năm 2024 cũng cho thấy, chỉ 53% DN đánh giá chính quyền địa phương có thái độ tích cực với khu vực tư nhân, giảm mạnh so với 64% năm 2021. Điều này phản ánh niềm tin quản trị và tính minh bạch trong môi trường kinh doanh vẫn còn là vấn đề đáng lưu ý, ảnh hưởng gián tiếp đến tư duy xây dựng kiểm soát nội bộ của DN.
Về đánh giá rủi ro, đây là nội dung còn yếu tại nhiều DN vừa và nhỏ Việt Nam. Phần lớn DN chưa xây dựng quy trình nhận diện rủi ro chính thức cho hoạt động mua hàng và thanh toán mà chủ yếu xử lý khi sự cố đã phát sinh. Các rủi ro phổ biến như biến động giá nguyên vật liệu, nhà cung cấp giao hàng không đúng chất lượng, hóa đơn không hợp lệ, thanh toán trùng lặp hoặc thanh toán sai đối tượng thường không được lập danh mục theo dõi cụ thể. Theo Báo cáo Sẵn sàng Kinh doanh do World Bank tại Việt Nam công bố thông qua VCCI năm 2024, nhiều DN nhỏ vẫn gặp khó khăn trong việc tiếp cận các chuẩn mực quản trị hiện đại và quản trị rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân hơn là hệ thống dữ liệu. Điều này đặc biệt rõ trong 2 năm 2023 và 2024 - khi giá nguyên vật liệu đầu vào biến động mạnh. Nhiều DN sản xuất nhỏ trong ngành may mặc, thực phẩm và cơ khí phải chấp nhận mua nguyên liệu với giá cao do không có cơ chế dự báo và kiểm soát hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp. Việc phụ thuộc vào một số đối tác quen thuộc khiến DN thiếu phương án thay thế khi thị trường biến động. Đây là biểu hiện rõ ràng của việc đánh giá rủi ro chưa hiệu quả theo yêu cầu của COSO.
Đối với hoạt động kiểm soát, đây là yếu tố có tác động trực tiếp nhất đến hiệu quả của chu trình mua hàng và thanh toán. Một nguyên tắc cơ bản là phải phân tách nhiệm vụ giữa người đề nghị mua hàng, người phê duyệt, người nhận hàng và người thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, tại nhiều DN nhỏ, do số lượng nhân sự hạn chế nên một người thường kiêm nhiệm nhiều vị trí cùng lúc. Ví dụ phổ biến là nhân viên kế toán vừa tiếp nhận hóa đơn, vừa ghi nhận công nợ, vừa lập phiếu chi thanh toán. Khi đó, tính độc lập trong kiểm tra gần như không còn. Điều này làm tăng nguy cơ thanh toán sai, thanh toán trùng hoặc hợp thức hóa chứng từ không hợp lệ.
Về thông tin và truyền thông, nhiều DN vừa và nhỏ hiện vẫn sử dụng phần mềm kế toán đơn lẻ hoặc ghi chép thủ công, chưa có sự kết nối giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán công nợ. Khi dữ liệu không được cập nhật đồng bộ, DN khó kiểm soát được số lượng hàng đã nhận, công nợ phải trả và thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Cũng theo báo cáo PCI, nhiều DN vẫn phải dành hơn 10% thời gian để tìm hiểu quy định hành chính. Điều này cho thấy, năng lực quản trị thông tin và xử lý thủ tục vẫn còn hạn chế, đặc biệt ở DN nhỏ. Tỷ lệ DN ứng dụng hệ thống quản trị tổng thể như ERP còn khá thấp, chủ yếu tập trung ở DN lớn hoặc DN có vốn đầu tư nước ngoài. Phần lớn DN vừa và nhỏ chưa có báo cáo định kỳ về công nợ phải trả, lịch thanh toán hoặc đánh giá hiệu quả nhà cung cấp. Hệ quả là DN dễ phát sinh nợ quá hạn, mất uy tín thương mại hoặc bỏ sót nghĩa vụ thanh toán.
Đối với hoạt động giám sát, đây là mắt xích cuối cùng nhưng thường bị xem nhẹ nhất. Phần lớn DN vừa và nhỏ chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập. Việc kiểm tra chủ yếu do kế toán trưởng hoặc chủ DN trực tiếp thực hiện nên thiếu tính khách quan. Nhiều DN chỉ rà soát chứng từ khi có thanh tra thuế hoặc kiểm toán bên ngoài.
Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại DN vừa và nhỏ ở Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế khi đối chiếu với khung COSO. Những điểm yếu lớn nhất tập trung ở việc thiếu phân quyền rõ ràng, chưa đánh giá rủi ro thường xuyên, hoạt động kiểm tra chứng từ còn lỏng lẻo, thông tin chưa đồng bộ và giám sát thiếu tính độc lập. Đây chính là nguyên nhân làm gia tăng rủi ro tài chính, thất thoát tài sản và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của DN trong dài hạn.
3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán theo khung COSO
Một giải pháp quan trọng là phải hoàn thiện cơ chế phân công và phân quyền trong chu trình mua hàng và thanh toán. DN cần tách biệt rõ trách nhiệm giữa người đề nghị mua hàng, người phê duyệt, người nhận hàng và người thực hiện thanh toán. Việc một cá nhân đảm nhiệm nhiều khâu cùng lúc sẽ làm tăng nguy cơ gian lận và sai sót. Dù quy mô nhỏ, DN vẫn cần xây dựng nguyên tắc kiểm tra chéo để đảm bảo tính minh bạch.
Bên cạnh đó, DN cần xây dựng quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách rõ ràng. Việc lựa chọn không nên chỉ dựa vào mối quan hệ quen biết mà phải căn cứ vào giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và uy tín thanh toán. Đồng thời cần thực hiện đối chiếu đầy đủ giữa đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và hóa đơn trước khi thanh toán nhằm hạn chế tình trạng thanh toán sai hoặc thanh toán trùng lặp.
Ứng dụng công nghệ số cũng là giải pháp cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng, kế toán công nợ và phê duyệt điện tử sẽ giúp thông tin được cập nhật nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công và tăng khả năng kiểm soát. Hệ thống này còn hỗ trợ cảnh báo các khoản thanh toán đến hạn, công nợ bất thường và lịch sử giao dịch với nhà cung cấp.
Cuối cùng, DN cần tăng cường hoạt động giám sát nội bộ thông qua kiểm tra định kỳ và rà soát chứng từ thường xuyên. Ngay cả khi chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, DN vẫn có thể tổ chức kiểm tra chéo giữa các phòng ban để kịp thời phát hiện sai sót. Việc giám sát liên tục sẽ giúp hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả và ổn định hơn trong dài hạn n
Tài liệu tham khảo:
Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2025). Sách trắng Doanh nghiệp Việt Nam năm 2024.
VCCI (2025). Báo cáo PCI năm 2024.
World Bank (2024). Báo cáo Sẵn sàng Kinh doanh.
Trần Thị Cẩm Thanh, Lê Thị Thanh Mỹ và Trần Thị Bích Duyên (2021). Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng. Truy cập tại: https://www.hoiketoanhcm.org.vn/vn/trao-doi/giai-phap-hoan-thien-kiem-soat-noi-bo-chu-trinh-mua-hang/.
Mohamad Shabri (2016). The Effects of Internal Control Systems on Cooperative's Profi tability: A Case of Koperasi ABC Berhad. International Review of Management and Marketing, 6(8S), 240-245. Truy cập tại: https://econjournals.com/index.php/irmm/article/view/3946.
Evaluating internal control systems for the purchasing and payment cycle in Vietnamese small and medium-sized enterprises: A COSO framework approach
Nguyen Thi Thuy Linh
Vietnam-Hungary Industrial University
Abstract:
This study examines the internal control systems governing the purchasing and payment cycle in small and medium-sized enterprises (SMEs) in Vietnam using the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission internal control framework. The analysis reveals several common deficiencies, including inadequate segregation of duties, weak document control procedures, exposure to payment fraud, and excessive reliance on the decisions of business owners. Drawing on the five components of the COSO framework: control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and monitoring, the study evaluates the current effectiveness of internal controls in this critical operational cycle. The findings provide a basis for proposing measures to strengthen control effectiveness, reduce financial and operational risks, and enhance corporate governance capacity in Vietnamese SMEs.
Keywords: internal control, COSO, purchasing cycle, payments, small and medium-sized enterprises.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 15 năm 2026]
