Một số vấn đề pháp lý về hợp đồng lao động điện tử

TÓM TẮT:

Trong thời đại ngày nay, cách thức tham gia vào hoạt động kinh doanh và giám sát các nhiệm vụ hàng ngày đã có những sự thay đổi đáng kể. Một lĩnh vực đang trải qua sự thay đổi đáng chú ý, đó là việc tạo ra, ủy quyền và xử lý các thỏa thuận lao động. Các hợp đồng lao động bằng giấy kiểu cũ đang dần nhường chỗ cho các phiên bản kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Bài viết này đi sâu phân tích về một số nội dung pháp lý về hợp đồng lao động điện tử, đánh giá khả năng ứng dụng hợp đồng lao động điện tử trong thực tiễn, từ đó đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật liên quan.

Từ khóa: hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng lao động số.

1. Một số vấn đề pháp lý về hợp đồng lao động điện tử

Người sử dụng lao động trước khi sử dụng người lao động phải tiến hành giao kết hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động có thể được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc bằng lời nói. Trong trường hợp các bên giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản thì thông thường văn bản phải được thể hiện trên giấy, có chữ ký của các bên liên quan. Người sử dụng lao động có sử dụng lao động nhưng không giao kết hợp đồng lao động sẽ bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc các công ty sử dụng hợp đồng lao động điện tử để xác lập quan hệ lao động với người lao động đang ngày càng phổ biến.

Hợp đồng lao động điện tử được hiểu là sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, được lập thành văn bản thông qua dữ liệu thông điệp điện tử và được lưu giữ ở định dạng kỹ thuật số. Các thỏa thuận này bao gồm các yếu tố khác nhau của việc làm như điều khoản công việc, nghĩa vụ, tiền lương, quyền lợi, lời hứa bảo mật, các điều khoản không cạnh tranh... Theo Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019, “… Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản”. Như vậy, hợp đồng lao động điện tử phải là hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Trong đó, phương tiện điện tử được hiểu là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Dữ liệu là ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự khác. Dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử là nhu cầu xuất phát từ thị trường lao động với mong muốn làm tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí, đồng thời hướng đến tính bền vững của thị trường lao động. Sử dụng hợp đồng lao động điện tử người sử dụng lao động có thể dễ dàng kiểm soát hợp đồng, gửi hợp đồng đến người lao động, đồng thời người lao động có thể nhanh chóng xem xét và gửi lại từ bất kỳ đâu có dịch vụ internet.

Hợp đồng lao động điện tử nhìn chung vẫn mang bản chất của hợp đồng lao động, là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, tiền công, các điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động. Bên cạnh đó, hợp đồng lao động điện tử cũng có những đặc trưng riêng sau:

Về chủ thể, đối với các hợp đồng lao động truyền thống, chủ thể tham gia giao kết hợp đồng thông thường sẽ bao gồm người lao động và người sử dụng lao động hoặc đại diện người sử dụng lao động, các chủ thể này sẽ phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật lao động. Song đối với hợp đồng lao động điện tử, ngoài hai chủ thể cơ bản này, còn có sự xuất hiện của chủ thể thứ ba, đó là các tổ chức cung cấp dịch vụ mạng, phần mềm và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Chủ thể thứ ba này giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo và hỗ trợ cho người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử. Vì việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thường được thực hiện qua mạng Internet, nên chủ thể cung cấp dịch vụ mạng, phần mềm, các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử thường là các chủ thể tham gia một cách gián tiếp vào quá trình xác lập hợp đồng lao động.

Về hình thức, hợp đồng lao động điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Người sử dụng lao động và người lao động sẽ thực hiện giao dịch bằng văn bản điện tử thông qua môi trường điện tử để đi đến giao kết hợp đồng lao động. Điều này đã tạo nên đặc trưng riêng của hợp đồng lao động điện tử, tạo nên sự khác biệt với hợp đồng lao động truyền thống. Điều này đã tạo nên sự tiện lợi và nhanh chóng của hợp đồng điện tử. Hợp đồng lao động được xác lập thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu sẽ có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản, nếu thông điệp đó đáp ứng được yêu cầu thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Về chữ ký điện tử trong hợp đồng lao động điện tử. Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu. Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, người lao động và người sử dụng lao động có thể sử dụng các phương tiện khác nhau để giao kết hợp đồng lao động. Các bên có thể sử dụng các dạng chữ ký điện tử như chữ ký số, chữ ký ảnh, chữ ký quét, hoặc các hình thức chữ ký điện tử khác như OTP, chữ ký dựa trên thông tin sinh trắc học, chữ ký viết trên máy tính, hoặc các phương thức khác. Khi sử dụng chữ ký điện tử, các bên phải tuân thủ quy định pháp luật theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023.

Hợp đồng lao động điện tử khi giao kết cần tuân thủ các nguyên tắc về giao kết hợp đồng lao động và các nguyên tắc về giao kết hợp đồng điện tử được quy định trong Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Theo đó, khi giao kết hợp đồng lao động, các bên cần đảm bảo yếu tố tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Pháp luật bảo đảm quyền tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội[i]. Khi các bên lựa chọn giao kết hợp đồng lao động điện tử thì các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; đồng thời các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Bên cạnh đó, hợp đồng lao động điện tử cũng cần phải đảm bảo các nội dung theo quy định pháp luật lao động. Về cơ bản, nội dung của hợp đồng lao động điện tử phải có các nội dung bắt buộc quy định về thông tin của người sử dụng lao động, thông tin của người lao động, công việc và địa điểm làm việc, thời hạn của hợp đồng lao động, mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động cho người lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề. Ngoài ra, các bên có thể thỏa thuận thêm các nội dung khác mà các bên quan tâm.

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử mang lại lợi thế đáng kể cho các bên, giúp các bên số hóa và cải thiện hiệu quả quy trình quản lý nhân sự trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0. Bằng cách loại bỏ yêu cầu in, quét và gửi bản sao hợp đồng vật lý, việc tuyển dụng nhân viên mới trở nên nhanh hơn. Điều này dẫn đến việc hoàn tất hợp đồng lao động nhanh hơn và tạo điều kiện cho các bên có thể nhanh chóng xác lập, thực hiện các cam kết trong quan hệ lao động. Ngoài ra, hợp đồng lao động điện tử có thể được lưu trữ và quản lý thuận tiện trong kho lưu trữ kỹ thuật số trung tâm để dễ dàng truy cập và tham khảo khi cần thiết. Hợp đồng lao động điện tử cũng giúp người sử dụng lao động giảm thiểu sai sót và sự khác biệt từ việc nhập thủ công, dẫn đến tiết kiệm chi phí dài hạn.

2. Một số vấn đề đặt ra với hợp đồng lao động điện tử và kiến nghị hoàn thiện

Ở Việt Nam, việc áp dụng ký kết hợp đồng lao động điện tử đang gia tăng trong các doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Các hợp đồng lao động điện tử đang trở nên phổ biến hơn trong thời đại công nghệ ngày nay khi ngày càng có nhiều người sử dụng lao động nỗ lực đơn giản hóa các hoạt động của mình và thích ứng với công nghệ hiện đại. Pháp luật liên quan đến hợp đồng lao động điện tử vẫn đang trong quá trình phát triển, mở ra nhiều cơ hội cải tiến để đảm bảo khả năng thực thi, tính bảo mật và khả năng tiếp cận của các hợp đồng này cho tất cả các bên liên quan.  Việc ký kết hợp đồng lao động truyền thống đã được thay thế bằng các phương pháp kỹ thuật số đã cải thiện hiệu quả, dễ dàng và tiết kiệm chi phí, chuyển đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp trong nước. Ký kết hợp đồng lao động điện tử có hiệu quả cao trong thực tế. Sử dụng chữ ký điện tử, quy trình ký kết hợp đồng có thể được thực hiện nhanh chóng trực tuyến mà không cần in, ký, quét hoặc gửi tài liệu giấy. Điều này không chỉ đẩy nhanh quá trình hoàn thiện hợp đồng mà còn giảm thiểu lỗi và thiếu sót. Cả người lao động và người sử dụng lao động đều có thể linh hoạt giao kết hợp đồng lao động từ bất kỳ địa điểm nào vào bất kỳ lúc nào, giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự. Điều này đã tạo ra lợi thế, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, vì nó cho phép họ sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn và khám phá các cơ hội đầu tư khác.

Mặc dù việc ký hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi thế nhưng các doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp phải những trở ngại trong việc triển khai rộng rãi hình thức này. Một thách thức chính là kiến thức hạn chế về chữ ký điện tử ở cả người lao động và người sử dụng lao động. Hầu hết mọi người đều quen thuộc hơn với các hợp đồng giấy truyền thống và có thể ngần ngại chuyển sang phương pháp điện tử do tính bảo mật và sự không chắc chắn về mặt pháp lý.

Một vấn đề khác là sự cần thiết của các nền tảng chữ ký số đáng tin cậy và an toàn. Các công ty phải lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy cung cấp kết nối được mã hóa và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý của Việt Nam để đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký số. Hơn nữa, có thể có những trở ngại về công nghệ đối với một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, trong việc áp dụng ký hợp đồng lao động điện tử do hạn chế về nguồn lực hoặc kiến thức kỹ thuật.

Mặc dù hợp đồng lao động điện tử có nhiều lợi thế, nhưng vẫn có một số trở ngại và yếu tố nhất định cần phải được xem xét. Một vấn đề quan trọng là đảm bảo tính chính xác đối với sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia ký kết hợp đồng. Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng người lao động nắm rõ các điều khoản của hợp đồng trước khi ký điện tử. Điều này có thể bao gồm cả việc người sử dụng lao động cần làm rõ, xác nhận và giải quyết mọi thắc mắc hoặc vấn đề mà người lao động nêu ra. Việc sử dụng công nghệ để làm cầu nối trao đổi những vướng mắc giữa các bên không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi, bởi đôi lúc các bên sẽ không thể hiểu hết ý mà phía bên kia muốn truyền tải, từ đó làm ảnh hưởng tới tiến độ giao kết hợp đồng.

Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cần đảm bảo phương pháp ký điện tử an toàn và đáng tin cậy đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành và nhu cầu pháp lý về tính hợp lệ và khả năng thực thi. Điều này có thể yêu cầu người sử dụng lao động phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để đầu tư vào phần mềm hoặc nền tảng chữ ký số để việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được diễn ra thuận lợi. Ngoài ra, người sử dụng lao động cần phải hiểu được môi trường pháp lý và quy định liên quan đến hợp đồng lao động điện tử. Nhiều quốc gia và khu vực khác nhau có thể có các quy tắc riêng biệt chi phối đến việc giao kết hợp đồng điện tử. Nắm được các quy định của pháp luật sẽ góp phần đảm bảo tính hợp pháp và khả năng thực thi của hợp đồng lao động điện tử, tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn và các tranh chấp có thể xảy ra. Tuy nhiên, đây là những thách thức không nhỏ đối với người sử dụng lao động, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ khi muốn thực hiện chuyển đổi giao kết hợp đồng lao động từ phương thức truyền thống sang phương thức giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử.

Trước những yêu cầu thực tiễn đặt ra, pháp luật về hợp đồng lao động cần có một số thay đổi để tăng cường khả năng thực thi trong thực tế, cụ thể:

Thứ nhất, cần quy định cụ thể hơn về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử. Bộ luật Lao động năm 2019 không có quy định về điều kiện có hiệu lực đối với hợp đồng lao động điện tử, tuy nhiên, theo khoản 3, Điều 36 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, “Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan”. Điều đó có nghĩa, hợp đồng điện tử nói chung và hợp đồng lao động điện tử nói riêng khi giao kết cần phải tuân thủ các quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 của Bộ luật Dân sự năm 2015. Tuy nhiên, hợp đồng lao động điện tử là một loại hợp đồng lao động đặc thù bởi việc giao kết được xác lập thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức các thông điệp dữ liệu nên cần có quy định riêng, chi tiết về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.

Thứ hai, cần bổ sung quy định về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng lao động điện tử cụ thể để xác nhận sự đồng ý của các chủ thể tham gia hợp đồng. Đây được xem như cách chứng minh hiệu quả tính tự nguyện và ý chí của chủ thể tham gia giao dịch điện tử, từ đó, đảm bảo tính hiệu lực của hợp đồng và sự bình đẳng của các bên tham gia, bởi thông thường khi xác lập quan hệ lao động, bên soạn thảo hợp đồng lao động thường là người sử dụng lao động dễ áp đặt ý chí của mình vào trong hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến quyền của người lao động. Ngoài ra, mọi sự thay đổi trong hợp đồng lao động điện tử không có xác nhận sự đồng ý của bên còn lại phải được coi là vi phạm pháp luật và bên tự ý sửa đổi, thêm hoặc bớt điều khoản hợp đồng điện tử đã ký cần phải bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính.

Thứ ba, hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động nhằm xác lập quan hệ lao động, được biểu hiện dưới dạng thông điệp điện tử. Vấn đề chữ ký trong hợp đồng lao động điện tử là vấn đề cần được quan tâm chú ý và làm rõ trong quy định của pháp luật. Khi sử dụng chữ ký điện tử cần đảm bảo tính tự nguyện và ý chí của các chủ thể tham gia hợp đồng lao động điện tử. Do đó, pháp luật cần các quy định minh thị, trực tiếp hơn về việc công nhận hay không công nhận đối với các loại chữ ký đã hình thành hiện nay trong môi trường điện tử, cũng như cần bổ sung các quy định về các hệ quả pháp lý đối với các chủ thể liên quan khi sử dụng chữ ký điện tử không hợp pháp.

Thứ tư, hợp đồng lao động điện tử được hình thành và hiển thị trên các phương tiện điện tử, vì vậy nội dung của hợp đồng lao động điện tử cần phải đảm bảo sự rõ ràng, dễ đọc, dễ theo dõi trước khi người lao động và người sử dụng lao động tham gia thực hiện hành vi xác nhận sự đồng ý đối với hợp đồng.

Thứ năm, cần bổ sung nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào công nghệ và đào tạo để ký hợp đồng lao động điện tử. Một số người lao động có thể không có đủ công nghệ hoặc chuyên môn cần thiết cho các giao dịch trực tuyến nên việc người sử dụng lao động hỗ trợ họ là rất quan trọng. Sự hỗ trợ này có thể bao gồm đào tạo về các thiết bị điện tử, đảm bảo kết nối internet đáng tin cậy cho nhân viên và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Thứ sáu, cần quy định các biện pháp bảo vệ để bảo vệ quyền riêng tư và tính bảo mật trong các hợp đồng lao động điện tử. Những hợp đồng này được chia sẻ và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, nên có khả năng xảy ra vi phạm làm lộ dữ liệu, gây ảnh hưởng đến việc bảo vệ dữ liệu của các cá nhân, tổ chức. Vì vậy, cần bổ sung quy định các bước bảo mật buộc người sử dụng lao động phải áp dụng để bảo mật các hợp đồng lao động điện tử và quy định các chế tài cho các hành vi vi phạm tính bảo mật. Bên cạnh đó, cần trao cho người lao động quyền được từ chối các thỏa thuận điện tử nếu họ nghi ngờ về việc bảo vệ thông tin cá nhân của mình.

Thứ bảy, cần tăng cường hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lao động nói chung và páp luật về hợp đồng lao động điện tử nói riêng cho giữa người sử dụng lao động và người lao động. Trong thực tế, có một số đơn vị có thể thiếu nhận thức về những lợi thế và điều kiện liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, do đó, thông qua các hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật như các hội thảo, hội nghị chuyên đề và tài liệu trực tuyến sẽ giúp các bên trong quan hệ lao động hiểu rõ cấu trúc pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử, các phương pháp thực hiện hiệu quả cũng như trách nhiệm của cả hai bên.

3. Kết luận

Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức về thực tiễn, cũng như về pháp lý. Vì vậy, cần có sự hoàn thiện khung pháp lý, đảm bảo an toàn thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia hợp đồng. Việc nâng cao nhận thức, cải thiện bảo mật hệ thống thông tin sẽ góp phần hỗ trợ người sử dụng lao động thúc đẩy việc hợp đồng lao động điện tử trong tương lai./.

Tài liệu tham khảo:

Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam (2019). Bộ luật Lao động năm 2019.

Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam (2023). Luật Giao dịch điện tử năm 2023.

Nguyễn Nhất Tư (2017). Hợp đồng thương mại điện tử theo pháp luật Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa học xã hội.

Đào Mộng Điệp (2020). Hợp đồng lao động điện tử - Những vấn đề pháp lý đặt ra và khả năng áp dụng vào thực tiễn, Tạp chí Luật học, số 9/2020.

Arnab K.Bsu, Nancy H.Chau (2021), Contract Labor in Developing Economies, truy cập tại https://link.springer.com/referenceworkentry/10.1007/978-3-319-57365-6_82-1

Legal issues in the implementation of electronic labor contracts

TRAN THI NGUYET

Department of International Commercial Law, Faculty of Law, Thuongmai University

Abstract:

In the context of rapid digital transformation, the methods by which individuals conduct business and manage daily operations have evolved significantly. One notable shift is the transition from traditional paper-based employment contracts to electronic employment contracts (e-contracts). These digital agreements offer numerous advantages for both employers and employees, including increased efficiency, accessibility, and cost-effectiveness. This study provides an in-depth legal analysis of electronic employment contracts, evaluates their practical applicability within the current regulatory framework, and offers recommendations to enhance the legal infrastructure supporting their implementation in Vietnam.

Keywords: electronic employment contract, digital employment contracts.