Thứ hai, chịu ảnh hưởng chi phối bởi đặc tính sử dụng VLNCN theo thời vụ. Mùa khô mức tiêu thụ nhiều hơn mùa mưa, thông thường gấp 2 3 lần. Do đó, việc mua sắm và dự trữ của doanh nghiệp sản xuất phải căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ, mức sản xuất theo tính thời vụ.
Thứ ba, NaNO3, NH4NO3 và một vài loại muối vô cơ khác chiếm tỷ trọng chủ yếu trong thành phần vật tư của các loại VLNCN. Đây là loại vật tư khó bảo quản và dự trữ lâu trong môi trường nhiệt đới, có độ ẩm cao như ở Việt Nam. Do vậy, để dự trữ loại vật tư này, doanh nghiệp phải có kho chuyên dùng, cao ráo, thoáng mát và độ ẩm thấp, mức dự trữ phải hợp lý, cần thiết, tránh dự trữ dài ngày làm xuống cấp vật tư (chảy nước).
Từ những đặc điểm trên, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất VLNCN là phải tìm cách xác định điểm cân bằng giữa số lượng vật tư dự trữ và lợi nhuận thu được, đồng thời phải thỏa mãn nhu cầu sản xuất với chi phí thấp nhất. Có nghĩa là, các doanh nghiệp sản xuất VLNCN Việt Nam phải giải quyết hai vấn đề cơ bản như sau:
1- Lượng đặt hàng bao nhiêu là hợp lý?.
2- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp?.
Để phục vụ cho sản xuất VLNCN, các doanh nghiệp Việt Nam phải dự trữ hàng chục loại vật tư khác nhau. Để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý vật tư dự trữ, cần phải phân loại vật tư theo các nhóm A, B, C. Việc phân loại nhóm vật tư phục vụ sản xuất VLNCN, đối với Việt Nam, nên dựa vào các tiêu chí sau:
+ Nhóm A bao gồm những loại vật tư có giá trị từ 65 70% so với tổng giá trị vật tư dự trữ, nhưng về số lượng chủng loại, chỉ chiếm 15 20% tổng chủng loại vật tư dự trữ.
+ Nhóm B bao gồm những vật tư có giá trị từ 25 30% so với tổng giá trị vật tư dự trữ, nhưng về số lượng chủng loại, chúng chiếm khoảng 30% tổng chủng loại vật tư dự trữ.
+ Nhóm C bao gồm những vật tư có giá trị khoảng 5 10% so với tổng giá trị vật tư dự trữ, nhưng về số lượng chủng loại, chúng chiếm khoảng 50% so với tổng số loại vật tư dự trữ.
Với cách phân loại như vậy, các doanh nghiệp sản xuất VLNCN Việt Nam cần phải ưu tiên đầu tư vốn cho nhóm A hơn nhóm C; Ưu tiên trong việc bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật và thiết lập chế độ báo cáo chính xác về vật tư nhóm A. Trong việc dự báo hàng ở nhóm A cũng phải thực hiện cẩn thận hơn. Đối với vật tư ở nhóm B thì có thể quan tâm hạn chế hơn, chu kỳ kiểm tra có thể dài hơn, lượng vốn ưu tiên có thể thấp hơn một mức so với nhóm A. Còn vật tư ở nhóm C có thể ít quan tâm, có thể dự trữ cho cả một năm.
Xác định lượng dự trữ tối ưu.
Lượng dự trữ tối ưu (Q*) được xác định, khi tổng chi phí nhỏ nhất. áp dụng công thức tính:
Trong đó: D là nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn (hàng năm). (tấn/năm)
Q là lượng hàng trong một đơn hàng (tấn).
S là chi phí đặt hàng trong một đơn hàng (đồng).
H là chi phí lưu kho 1 đơn vị dự trữ trong một giai đoạn (đồng).
Trong dây chuyền sản xuất thuốc nổ nhũ tương công suất 3.000 tấn/ năm nhu cầu NH4NO3 là 2.070 tấn/năm. Chi phí đặt hàng 6.000.000đ một đợt, chi phí bảo quản hàng một năm là 148.000 đồng/tấn.Theo công thức tính Q*trên, ta có lượng đặt hàng tối ưu là:
3.4.1.2. Xác định thời điểm đặt hàng:
Từ số lượng đặt hàng Q* = 508, 67 tấn, chúng ta xác định được số lần đặt hàng mong muốn (Ld) và khoảng cách giữa hai lần đặt hàng trong năm như sau:
Số lượng lần đặt hàng mong muốn, áp dụng công thức tính:
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng tính theo (T) là:
Trên thực tế, mức tiêu thụ và thời gian giao nhận dao động quanh một giá trị trung bình. Vì vậy, điểm đặt hàng bằng mức tiêu thụ trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình, cộng thêm số lượng dự phòng khi có sự biến động về yêu cầu và thời gian giao nhận. Phần tăng thêm này được gọi là dự trữ bảo hiểm.
Điểm đặt hàng = Nhu cầu trung bình sản phẩm dự trữ trong khoảng thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm
Nguyên nhân dẫn đến phải có dự trữ bảo hiểm đối với vật tư sản xuất VLNCN là:
- Do thời gian giao nhận kéo dài;
- Lượng tiêu thụ VLNCN trong mùa khô lớn gấp 2 - 3 lần mùa mưa nên sản lượng sản xuất phải tăng lên.
- Do bất khả kháng vì các lý do an ninh quốc gia.
Để khắc phục nguyên nhân trên, các doanh nghiệp cần phải tăng thêm một khối lượng dự trữ bảo hiểm (xem sơ đồ dưới đây)
Theo chúng tôi, sơ đồ được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu cụ thể cho việc dự trữ NH4NO3 trong sản xuất thuốc nổ nhũ tương như sau:
- Mức dự trữ bảo hiểm OA = 62 tấn, tương đương với 7 ngày làm việc bình thường và 9 ngày theo lịch. Mức này có thể chấp nhận được, bởi lẽ việc giao hàng thường chậm và kéo dài không quá một tuần. Nếu vì lý do an ninh, tiến độ vận chuyển thường kéo dài không quá 10 ngày theo lịch. Ví dụ về ảnh hưởng của lý do an ninh: Nhân dịp ngày lễ 2/9 hoặc 1/5, Nhà nước cấm vận chuyển chất nổ trong khoảng thời gian trước, sau ngày lễ chính 3 ngày.
- Mức tồn kho, phải đặt hàng OA + AB’ = 232 tấn, tương ứng với 40 ngày theo lịch. ở đây gồm có 10 ngày dự trữ bảo hiểm = 62 tấn. Còn lại 30 ngày theo lịch là thời điểm trung bình từ lúc đặt hàng đến khi hàng về tới cơ sở sản xuất = 170 tấn.
- Mức dự trữ lớn nhất OB = OB’ + BB’ = 576,7 (tấn).
- Thời gian theo lịch để đặt hàng trung bình là: OC = 60 (ngày).
Sơ đồ trên được áp dụng trong điều kiện giá cả ổn định. Trên thực tế, đây là hàng hóa nhập khẩu, phụ thuộc tương đối lớn vào sự biến động của tỷ giá trên thị trường. Khi có biến động của tỷ giá, thường kèm theo là nguồn hàng không ổn định và tăng giá. Các doanh nghiệp cần phải chủ động, phán đoán chính xác sự biến động của tỷ giá, trong trường hợp cần thiết có thể tăng mức dự trữ vật tư.
Đối với các loại vật tư khác, các doanh nghiệp tính toán dự trữ tương tự như trên cho các loại vật tư thuộc nhóm A, B. Còn các loại vật tư nhóm C có thể ít quan tâm hơn, có thể dự trữ ở mức cao, số lượng lớn.
