TÓM TẮT:
Bài báo tập trung phân tích những rủi ro và thách thức cốt lõi mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) tại Việt Nam phải đối mặt trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Thông qua phương pháp tổng hợp, phân tích các nghiên cứu lý thuyết và đánh giá thực trạng, bài báo đã hệ thống hóa các thách thức chính yếu, bao gồm: (1) Hạn chế trong nhận thức và văn hóa quản trị của lãnh đạo; (2) Thiếu hụt nghiêm trọng về nguồn lực tài chính và nhân sự chuyên môn; (3) Sự yếu kém trong cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa quy trình; và (4) Các rào cản từ môi trường pháp lý và áp lực cạnh tranh. Trên cơ sở đó, bài báo đề xuất một số giải pháp mang tính chiến lược và thực tiễn nhằm giúp các DNVVN vượt qua thách thức, từng bước xây dựng hệ thống KSNB phù hợp, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động.
Từ khóa: kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản trị rủi ro, quản trị doanh nghiệp.
1. Đặt vấn đề
Trong cấu trúc kinh tế Việt Nam, khối DNVVN giữ một vai trò huyết mạch. Theo Sách trắng Doanh nghiệp Việt Nam năm 2023, khu vực này chiếm khoảng 97% tổng số doanh nghiệp, đóng góp khoảng 45% GDP và thu hút trên 60% lực lượng lao động cả nước (Cục Thống kê, 2023). Sự năng động của DNVVN là động lực quan trọng cho tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, sự phát triển của khối doanh nghiệp này đang đối mặt với nhiều thách thức trong một môi trường kinh doanh đầy biến động. Để tồn tại và phát triển bền vững, việc xây dựng một cơ chế quản trị vững vàng, mà hạt nhân là hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đã trở thành một yêu cầu cấp thiết. Tầm quan trọng này đã được thể chế hóa trong Luật Kế toán năm 2015, Điều 39 yêu cầu các đơn vị phải thiết lập hệ thống KSNB nhằm bảo vệ tài sản và ngăn chặn các hành vi vi phạm (Quốc hội, 2015). Mặc dù vậy, một khoảng trống lớn giữa quy định và thực thi vẫn tồn tại. Nhiều nghiên cứu thực tế đã chỉ ra rằng hệ thống KSNB tại phần lớn DNVVN Việt Nam còn vận hành một cách hình thức hoặc thậm chí chưa được xây dựng (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2018), trong đó nhận thức của nhà quản lý được xem là yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất (Lê Thị Mỹ Hạnh & Nguyễn Thị Phương Dung, 2020). Xuất phát từ bối cảnh đó, bài báo này được thực hiện nhằm mục tiêu hệ thống hóa và phân tích sâu sắc các rủi ro, thách thức mà DNVVN Việt Nam gặp phải, từ đó đề xuất những giải pháp khả thi.
2. Cơ sở lý thuyết
Để phân tích sâu hơn vấn đề này, cần thiết phải dựa trên một nền tảng lý thuyết vững chắc về kiểm soát nội bộ. Khuôn khổ lý thuyết được thừa nhận rộng rãi nhất trên toàn cầu là Báo cáo của Ủy ban các tổ chức tài trợ của Hội đồng Treadway (COSO, 2013), định nghĩa KSNB là một quá trình được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Khuôn khổ này cấu thành từ 5 bộ phận có mối liên hệ mật thiết: (1) Môi trường kiểm soát, là nền tảng bao gồm sự chính trực, giá trị đạo đức và phong cách điều hành; (2) Đánh giá rủi ro, là quá trình nhận dạng và phân tích các nguy cơ; (3) Hoạt động kiểm soát, là các chính sách và thủ tục để giảm thiểu rủi ro; (4) Thông tin và Truyền thông, đảm bảo thông tin được trao đổi hiệu quả; và (5) Giám sát, là quá trình theo dõi và đánh giá toàn bộ hệ thống. Nền tảng lý thuyết này chính là hệ quy chiếu để phân tích thực trạng tại các DNVVN. Đây là khu vực vốn có những đặc thù riêng biệt như cơ cấu quản lý tập trung cao độ, mô hình công ty gia đình trị và sự hạn chế cố hữu về nguồn lực tài chính cũng như nhân sự chất lượng cao, những đặc điểm đã được ghi nhận một cách nhất quán trong các báo cáo thường niên. (VCCI & USAID, 2023).
3. Phương pháp nghiên cứu
Trên nền tảng lý thuyết đó, bài viết này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính là chủ yếu. Cụ thể, phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu thứ cấp được vận dụng để rà soát, hệ thống hóa và đánh giá các công trình khoa học đã được công bố trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn, các báo cáo phân tích và các văn bản pháp quy của nhà nước có liên quan đến chủ đề nghiên cứu. Phương pháp này cho phép xây dựng một bức tranh toàn cảnh về vấn đề bằng cách đối chiếu giữa khung lý thuyết, các phát hiện từ nghiên cứu quốc tế và bối cảnh thực tiễn tại Việt Nam.
4. Thách thức trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam
Kết quả phân tích cho thấy quá trình xây dựng KSNB tại DNVVN Việt Nam đối mặt với một hệ thống các rào cản có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, từ các yếu tố vô hình đến hữu hình.
Rào cản đầu tiên và có lẽ là sâu sắc nhất đến từ nhận thức và văn hóa quản trị. Vấn đề là sự xung đột cố hữu giữa văn hóa quản trị và các yêu cầu có cấu trúc của KSNB. Tại Việt Nam, tư duy quản lý ngắn hạn và văn hóa gia đình trị đã làm suy yếu nghiêm trọng môi trường kiểm soát (Bùi Thị Minh Thu, 2021; Lê Thị Bích Ngọc, 2019). Thực trạng này không phải là cá biệt, bởi các nghiên cứu quốc tế cũng chỉ ra rằng các chủ DNVVN thường có xu hướng quá tự tin vào khả năng giám sát trực tiếp của mình và xem các thủ tục kiểm soát chính thức là biểu hiện của sự thiếu tin tưởng (Pletzer và cộng sự, 2021). Trong các công ty gia đình, các mối quan hệ cá nhân thường thay thế cho cơ chế kiểm soát, tạo ra một môi trường kiểm soát mềm dựa trên lòng trung thành thay vì quy tắc rõ ràng (Arena & Azzone, 2009).
Bên cạnh rào cản vô hình về nhận thức, các DNVVN còn phải đối mặt với những thách thức hữu hình về nguồn lực, tạo ra một vòng lặp của sự hạn chế. Doanh nghiệp không đủ ngân sách đầu tư cho KSNB, dẫn đến hoạt động kém hiệu quả, rủi ro thất thoát cao, và điều này lại càng làm suy yếu năng lực tài chính. Minh chứng cho điều này là có tới 70 - 80% DNVVN Việt Nam không thể tiếp cận vốn tín dụng (Vietnamnet, 2023). Đây cũng là vấn đề mang tính toàn cầu, khi chi phí triển khai được xem là rào cản lớn nhất đối với các DNVVN ở nhiều quốc gia đang phát triển (Badara & Saidin, 2013). Về nhân sự, việc thiếu hụt kế toán viên có năng lực, chứ chưa nói đến chuyên gia kiểm toán nội bộ, là một thực trạng phổ biến, dẫn đến việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trở thành một tình thế bắt buộc (Đặng Ngọc Hùng và cộng sự, 2020; Gamage và cộng sự, 2017).
Những hạn chế về nguồn lực này lại càng làm trầm trọng thêm sự yếu kém trong tổ chức và quy trình. Sự thiếu vắng các quy trình được văn bản hóa, như nghiên cứu tình huống của Nguyễn Thanh An (2022) đã chỉ ra, là biểu hiện của tính phi chính thức trong quản lý. Mặc dù sự linh hoạt này có thể giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thị trường, nó lại là kẻ thù của sự kiểm soát và minh bạch, tạo ra rủi ro phụ thuộc vào một vài cá nhân chủ chốt (Hudson và cộng sự, 2001).
Cuối cùng, những khó khăn nội tại này bị tác động bởi một môi trường thể chế bên ngoài chưa thực sự tạo đủ động lực. Tại Việt Nam, dù đã có hành lang pháp lý, việc giám sát và yêu cầu tuân thủ đối với DNVVN còn lỏng lẻo. Thiếu một thể chế mạnh mẽ như Đạo luật Sarbanes-Oxley của Hoa Kỳ, vốn tạo ra hiệu ứng lan tỏa nâng cao nhận thức chung về quản trị doanh nghiệp, các DNVVN Việt Nam sẽ có ít động lực hơn để đầu tư nghiêm túc vào KSNB.
5. Giải pháp nhằm thúc đẩy xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam
Trước bối cảnh phức tạp của các thách thức nêu trên, việc đề xuất các giải pháp khả thi đòi hỏi một cách tiếp cận đa chiều và theo lộ trình. Thứ nhất, giải pháp tiên quyết là phải thay đổi tư duy của lãnh đạo thông qua lăng kính quản trị rủi ro. Thay vì áp đặt một hệ thống kiểm soát phức tạp, cách tiếp cận thực tế hơn là giúp chủ doanh nghiệp xác định 3 - 5 rủi ro lớn nhất và xây dựng một vài hoạt động kiểm soát then chốt để giảm thiểu chúng. Cách tiếp cận này giúp lãnh đạo thấy được giá trị thực tiễn của KSNB thay vì xem nó là một gánh nặng lý thuyết (McNally, 2013).
Thứ hai, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KSNB theo các khuôn khổ tinh gọn thay vì áp dụng máy móc mô hình COSO. Kinh nghiệm quốc tế cho thấy sự cần thiết của các phiên bản đơn giản hóa, tập trung vào các hoạt động giám sát và các kiểm soát cấp độ đơn vị trước khi đi vào chi tiết từng quy trình (COSO, 2009).
Thứ ba, để vượt qua rào cản nguồn lực, doanh nghiệp cần tối ưu hóa bằng công nghệ và dịch vụ thuê ngoài thông minh. Việc ứng dụng các phần mềm kế toán trên nền tảng đám mây không chỉ giúp tự động hóa, giảm thiểu sai sót mà còn tích hợp sẵn các tính năng kiểm soát quan trọng như phân quyền và theo dõi lịch sử chỉnh sửa. Đồng thời, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài hoặc đồng kiểm toán nội bộ là một xu hướng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiếp cận chuyên môn cao với chi phí linh hoạt (Protiviti, 2022).
6. Kết luận
Tóm lại, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả tại các DNVVN ở Việt Nam là một hành trình đầy thách thức, bị chi phối bởi các rào cản đan xen từ nhận thức, văn hóa, nguồn lực cho đến thể chế. Các minh chứng từ thực tiễn trong nước và quốc tế đều cho thấy một bức tranh chung về sự yếu kém và thiếu quan tâm đúng mức đến công tác quản trị nền tảng này. Tuy nhiên, những thách thức này hoàn toàn có thể được khắc phục nếu có một chiến lược tiếp cận phù hợp, bắt đầu từ sự thay đổi tư duy của nhà lãnh đạo, triển khai các giải pháp một cách linh hoạt theo lộ trình, và tận dụng sức mạnh của công nghệ. Đầu tư cho KSNB không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là một chiến lược đầu tư khôn ngoan cho tương lai, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Các nghiên cứu tiếp theo có thể đi sâu vào việc khảo sát định lượng hoặc nghiên cứu tình huống cụ thể để kiểm định hiệu quả của các giải pháp được đề xuất trong bối cảnh Việt Nam.
Tài liệu tham khảo:
Bùi Thị Minh Thu (2021). Quản trị công ty tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa tỉnh Hưng Yên. Tạp chí Kinh tế & Phát triển, 292, 22-31.
Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2016). Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2019). Nghị định số 05/2019/NĐ-CP ngày 22/1/2019 về kiểm toán nội bộ.
Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2020). Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
Đặng Ngọc Hùng, Nguyễn Thị Hồng Sương (2020). Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tạp chí Kế toán & Kiểm toán, 199, 58-61.
Cục Thống kê (2023). Sách trắng Doanh nghiệp Việt Nam năm 2023. Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
Lê Thị Bích Ngọc (2019). Quản trị công ty gia đình ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp. Tạp chí Khoa học và Đào tạo Ngân hàng, 205, 27-35.
Lê Thị Mỹ Hạnh, Nguyễn Thị Phương Dung (2020). Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tạp chí Khoa học Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh - Kinh tế và Quản trị Kinh doanh, 15(2), 101-114. Truy cập tại https://doi.org/10.46223/HCMCOUJS.econ.vi.15.2.535.2020.
Nguyễn Thanh An (2022). Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế Xây dựng An Thịnh Phát. Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
Nguyễn Thị Phương Hoa (2019). Giáo trình Kiểm soát nội bộ. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2019). Luật Kế toán (Số 88/2015/QH13).
Tuân Nguyễn (2023). Doanh nghiệp “đói vốn”, ngân hàng “thừa tiền” và lời giải từ “chung một con thuyền”. Truy cập tại https://vietnamnet.vn/doanh-nghiep-doi-von-ngan-hang-thua-tien-va-loi-giai-tu-chung-mot-con-thuyen-2192764.html.
Võ Văn Nhị, Trần Thị Thanh Hải, Nguyễn Thị Kim Oanh (2018). Thực trạng kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Tạp chí Phát triển Kinh tế, 298, 64-82.
VCCI & USAID (2023). Báo cáo Chỉ số Năng lực cạnh tranh cấp tỉnh năm 2022. Truy cập tại https://pcivietnam.vn/report/pci-2022.
Arena M., & Azzone G. (2009). Identifying organizational drivers of internal audit effectiveness. International Journal of Auditing, 13(1), 43-60. Available at https://doi.org/10.1111/j.1099-1123.2008.00392.x
Badara M. S., & Saidin S. Z. (2013). The relationship between audit experience and internal audit effectiveness in the public sector. International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences, 3(3), 329-339.
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) (2009). Guidance on monitoring internal control systems.
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) (2013). Internal control - Integrated framework: Executive summary. Available at https://www.coso.org/documents/990025p-executive-summary-final-may20.pdf
E-conomic (2015). The cloud efficiency survey report. E-conomic.
Gamage P., Lock K. L., & Playford D. (2017). A comparative study of the internal control systems of SMEs in Australia and Sri Lanka. Asian Journal of Finance & Accounting, 9(1), 239. Available at https://doi.org/10.5296/ajfa.v9i1.11100.
Hudson M., Smart A., & Bourne M. (2001). Theory and practice in SME performance measurement systems. International Journal of Operations & Production Management, 21(8), 1096-1115. Available at https://doi.org/10.1108/EUM0000000005587.
McNally J. S. (2013). The 2013 COSO framework & SOX compliance. Strategic Finance, 94(10), 37-43.
Pletzer J. L., Nikolova R., & de Korte E. M. (2021). Overconfidence in financial management: A survey study of SME owners. Journal of Business Venturing Insights, 16, e00267. Available at https://doi.org/10.1016/j.jbvi.2021.e00267.
Protiviti (2022). 2022 Internal audit priorities report: Riding the waves of change. Protiviti Inc.
Challenges in establishing internal control systems at small and medium-sized enterprises in Vietnam
Bui Thi Hong Ngan
Master Student at Van Lang University
Abstract:
This paper focuses on analyzing the core risks and challenges faced by small and medium-sized enterprises (SMEs) in Vietnam in the process of establishing and operating their internal control systems (ICS). Through a qualitative approach of synthesizing and analyzing theoretical research and practical assessments, this paper systematizes the primary challenges, including: (1) limited awareness and weak governance culture among management; (2) severe shortages of financial and professional human resources; (3) weaknesses in organizational structure and process standardization; and (4) barriers from the legal environment and competitive pressures. Based on these findings, the paper proposes several strategic and practical solutions to help SMEs overcome these challenges and gradually establish suitable ICS, thereby enhancing corporate governance and ensuring sustainable growth in an increasingly volatile business environment.
Keywords: Internal Control, Small and Medium-sized Enterprises (SMEs), Limited Liability Company (LLC), Risk Management, Corporate Governance.
