Từ năm 1996 đến nay, Việt Nam đã có khoảng 1.200 đơn vị được cấp chứng chỉ ISO 9000 và khoảng 50 đơn vị được cấp chứng chỉ ISO 14000. Nếu như trong giai đoạn đầu, phần lớn là các doanh nghiệp liên doanh hay 100% vốn nước ngoài áp dụng và được chứng nhận, thì đến nay, tỷ lệ này đã nghiêng về số các doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, vẫn còn không ít doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành và khai thác hiệu quả từ hệ thống này.
Chứng chỉ ISO- xu thế tất yếu
Do nhu cầu hội nhập, doanh nghiệp không những phải quan tâm đến ISO 9000 mà còn phải quan tâm đến việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn khác như ISO 14000 về quản lý môi trường, tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội SA 8000 đối với các doanh nghiệp sản xuất giầy dép, dệt may, tiêu chuần về an toàn sức khoẻ nghề nghiệp OHSAS 18000, chứng nhận và cấp dấu chất lượng sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp sắp tới muốn xuất khẩu vào thị trường EU, thì sản phẩm phải được chứng nhận môi trường, để khẳng định sản phẩm của mình trong quá trình sản xuất, sử dụng và huỷ bỏ không gây tác hại đến môi trường và cộng đồng.
Qua đánh giá tình hình thực tế hiện nay, đa số các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của việc xây dựng, áp dụng và được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn. Kết quả mà các doanh nghiệp đạt được, cũng như lợi ích của nó đem lại cho doanh nghiệp là tất yếu, nhưng đều có nhận định chung là khó xác định được chính xác và lợi ích cụ thể. Tuy nhiên, các bên liên quan đều đánh giá, đó là nền tảng cơ bản để từ đó tạo tiền đề cho họ dễ dàng hội nhập, phát triển và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.
Thời gian qua, công tác xây dựng, áp dụng và chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn tại Việt Nam đã có một bước tiến dài. Trước đây, các hoạt động này hoàn toàn phụ thuộc vào các chuyên gia nước ngoài hay các tổ chức nước ngoài. Đến nay, do đã nội địa hoá được đội ngũ chuyên gia tư vấn và chuyên gia đánh giá, Việt Nam cũng đã có những tổ chức được chứng nhận trong nước mà cũng được quốc tế công nhận. Đối với các doanh nghiệp, sau khi xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn, đặc biệt tiêu chuất ISO 9000 đã đạt được nhiều thành tích và lợi ích. Lợi ích đầu tiên không thể không nhắc tới, đó là nâng cao năng lực quản lý, quản lý có bài bản và có hệ thống về các vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng cho lãnh đạo doanh nghiệp. Nó cũng góp phần nâng cao trách nhiệm, lề lối làm việc của lãnh đạo và toàn thể công nhân trong doanh nghiệp. áp dụng các tiêu chuẩn cũng hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch, lập mục tiêu và biện pháp thực hiện kế hoạch được thực thi theo đúng nghĩa của nó và mang tính thực tế. Thực hiện tốt công tác quản lý quá trình, giảm sai lỗi, lãng phí... góp phần làm giảm chi phí giá thành trên một sản phẩm là mong muốn của tất cả các doanh nghiệp. Mong muốn này sẽ trở thành hiện thực khi doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn ISO. Từ đó, chất lượng và hiệu quả công việc được nâng cao, tạo thành phong trào văn hoá về chất lượng trong mọi tầng lớp cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh cũng như doanh thu của doanh nghiệp.
đi tìm nguyên nhân
Cái lợi của việc xây dựng, áp dụng và được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn là đã quá rõ ràng, các doanh nghiệp đã không uổng công trong cuộc “chạy đua ISO”. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và làm đúng như vậy. Đó cũng chính là điều vướng mắc mà họ đang đi tìm nguyên nhân.
Phổ biến nhất là tình trạng nhầm lẫn giữa chứng nhận ISO 9000 với chứng nhận chất lượng sản phẩm, coi chứng nhận ISO 9000 là chứng nhận chất lượng sản phẩm. Đây là một sự hiểu nhầm xảy ra không những ở Việt Nam, mà ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Vì vậy, Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO thường khuyến cáo các quốc gia cần phải làm rõ để tránh sự lạm dụng vô tình hay hữu ý. Chứng nhận chất lượng sản phẩm và chứng nhận ISO 9000 là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau, không thể thay thế cho nhau, mà nó chỉ có giá trị yểm trợ lẫn nhau vì một cái liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, trong khi đó một cái lại liên quan đến công tác quản lý để làm ra những sản phẩm có chất lượng theo ý muốn nào đó.
Nhầm lẫn thứ hai là nhầm lẫn giữa giá trị của chứng chỉ với giá trị của hệ thống quản lý được chứng nhận, coi mục tiêu được chứng chỉ là trọng yếu. Bản thân doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng thành công theo một tiêu chuẩn nào đó, thì họ được chứng nhận và bản thân giấy chứng nhận đó có một giá trị nhất định như là bằng chứng cho việc phá bỏ hàng rào kỹ thuật trong thương mại. Đó là ý nghĩa của giấy chứng chỉ, bên cạnh đó, có một ý nghĩa hết sức quan trọng mà đôi khi, các doanh nghiệp đã không biết sử dụng nó như một công cụ quản lý tiên tiến để thực sự cải tiến, nâng cao chất lượng, sức cạnh tranh và giám sát thành phẩm.
Ngoài ra, còn có một nguyên nhân về nhận thức sai. Một số doanh nghiệp đã đặt mục đích là chỉ cần có chứng chỉ, không coi trọng xây dựng hệ thống quản lý, dẫn đến không thực sự nâng cao được chất lượng, sức cạnh tranh của mình. Đây là một nguyên nhân có thực và rất nguy hiểm, làm cho hệ thống chứng chỉ có giá trị như một bảng thành tích hữu danh vô thực.
Các nhà quản lý đã nhận định rằng, đội ngũ tư vấn xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn chưa thực sự mạnh mẽ để có thể gọi là một đội ngũ tư vấn như tư vấn ở các ngành khác. Đó là chưa muốn nói, nó vẫn non yếu về chuyên môn, nghiệp vụ và bị phân tán mạnh vì đội ngũ bị phân tách theo cơ chế thị trường trong lĩnh vực này. Nhiều tổ chức tư vấn, cán bộ tư vấn còn quá ít về số lượng, kém về chuyên môn và kinh nghiệm quản lý. Do đó mà chất lượng tư vấn chưa cao, đặc biệt đối với doanh nghiệp còn không nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống.
Một nguyên nhân quan trọng không kém dẫn đến tình trạng “ISO nhiều như lợn con” đó là do đội ngũ chứng nhận ở Việt Nam đã phát triển khá mạnh, nhưng đội ngũ chuyên gia còn thiếu kinh nghiệm thực tế, khi tiến hành đánh giá còn thiếu công bằng, thiếu trung thực, làm hồ sơ mang tên người khác... Tổ chức chứng nhận nước ngoài hầu như chưa quan tâm đến vấn đề tổ chức, phát triển lâu dài tại Việt Nam, thường gộp bộ phận tư vấn với bộ phận chứng nhận, gây hiểu lầm giá trị chứng chỉ với giá trị hệ thống. Ngoài ra, hành lang pháp lý để quản lý các hoạt động này vẫn còn trên quá trình xây dựng, chưa được hoàn thiện.
đưa ISO tới Online có phải là giải pháp?
Đó chính là việc áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hệ thống quản lý chất lượng, còn gọi là ISO trực tuyến. Mục tiêu của ISO Online không gì khác là nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý.
Có thể nói, ISO Online là ứng dụng rất thiết thực. Có thể lấy một ví dụ cụ thể trong lĩnh vực phân phối và kiểm soát tài liệu. Yêu cầu của hệ thống chất lượng là phải đảm bảo sự sẵn có của tài liệu nơi sử dụng, tránh việc sử dụng vô tình các văn bản lỗi thời. Thông thường, khi có một văn bản mới được ban hành (hoặc sửa đổi), tổ chức sẽ phải tiến hành sao chụp các bản tài liệu này với số lượng thích hợp, thực hiện vận chuyển và phân phát tới nô sử dụng, bàn giao và ký nhận vào danh mục để khi cần thiết có thể tìm thấy được. Việc ban hành hay sửa đổi tài liệu là việc thường xuyên xảy ra đối với một hệ thống mới được xây dựng và đưa vào áp dụng. Và mỗi lần như vậy, chu trình trên lại lặp lại như cũ, đồng thời tổ chức còn phải thực hiện thêm một công việc nữa là thu hồi các tài liệu lỗi thời của phiên bản trước đó để huỷ bỏ, hoặc có hình thức kiểm soát thích hợp, nếu tổ chức muốn giữ lại vì một mục đích nào đó.
Với sự hỗ trợ của CNTT, hệ thống ISO Online có thể thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều lần. Tài liệu sau khi phê duyệt được cập nhật lên máy chủ, sẵn sàng cho việc truy cập của mọi thành viên từ bất kỳ một máy tính nào, trong bất kỳ thời điểm nào. Và tất cả những gì mà điều phối viên chất lượng cần thực hiện là thông báo cho mọi người biết về việc ban hành tài liệu mới (hay tài liệu sửa đổi). ISO Online đồng thời cũng hỗ trợ quá trình xây dựng các quy trình các yêu cầu khác của tiêu chuẩn, cũng như nhiều công tác cũng có thể được vận hành hiệu quả thông qua hệ thống quản lý trực tuyến như kiểm soát việc đánh giá nội bộ và các hành động khắc phục- phòng ngừa, quản lý nhân sự và vấn đề đào tạo năng lực cán bộ.
Có nhiều thuận lợi và ưu điểm nổi trội, song không có nghĩa là hệ thống quản lý ISO trực tuyến có thể làm được tất cả một cách dễ dàng. Hệ thống trực tuyến cũng có những vấn đề phức tạp như: phải trang bị hệ thống máy tính và mạng máy hoạt động tốt, trình độ và ý thức người sử dụng... Và đó chính là những rào cản mà các doanh nghiệp phải vượt qua.
