Vai trò của thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp

TÓM TẮT:

Kế toán quản trị là một trong những công cụ đắc lực và có ảnh hưởng rất lớn tới các quyết định của nhà quản trị. Kế toán quản trị hướng dẫn các nhà quản trị để quản lý chi phí phải thiết lập các trung tâm chi phí, phân tích quyết định... các công cụ để quản trị hàng tồn kho..., cách để phân loại chi phí dưới nhiều góc độ, cách phân bổ chi phí vào các đối tượng sao cho chính xác... giúp các nhà kế toán thiết kế và tổ chức hệ thống kế toán nhằm mục tiêu cung cấp các thông tin cho các nhà quản trị kịp thời và chính xác nhất. Trong bài viết này, tác giả muốn làm rõ hơn vai trò của thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp.

Từ khóa: Kế toán quản trị, việc ra quyết định, nhà quản trị doanh nghiệp.

1.1. Khái niệm

Muốn hiểu về khái niệm kế toán quản trị, trước hết phải hiểu kế toán là gì? Có rất nhiều các khái niệm về kế toán, tuy nhiên theo Luật Kế toán Việt Nam thì: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Cũng theo Luật Kế toán Việt Nam, kế toán quản trị được định nghĩa là “Việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán" (Luật Kế toán, khoản 3, điều 4).

Ta có thể đi đến kết luận: “Kế toán quản trị là một công cụ chuyên ngành kế toán nhằm thực hiện quá trình nhận diện, đo lường, phân tích, tổng hợp và truyền đạt các thông tin hữu ích, giúp cho quản trị doanh nghiệp thực hiện tốt các chức năng lập kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và ra các quyết định trong quản lý”.

- Nhận diện: Là sự ghi nhận và đánh giá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm có hành động kế toán thích hợp.

- Đo lường: Là sự định lượng, gồm cả ước tính, các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra hoặc dự báo các sự kiện kinh tế có thể xảy ra.

- Phân tích: Là sự xác định nguyên nhân của các kết quả trên báo cáo và mối quan hệ của các nguyên nhân đó với các sự kiện kinh tế.

- Tổng hợp: Là sự liên kết các số liệu kế toán hay số liệu kế hoạch nhằm trình bày thông tin một cách hợp lý, đồng thời đưa ra các kết luận rút ra từ các số liệu đó.

- Truyền đạt: Là sự báo cáo các thông tin thích hợp cho nhà quản trị (ban giám đốc và các cấp lãnh đạo) và những người khác trong tổ chức.

Theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, khái niệm về kế toán quản trị còn chi tiết thêm: Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như: Chi phí từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;... nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế.

1.2. Vai trò của kế toán quản trị

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch

Dự toán ngân sách trong kế toán quản trị là công cụ để kế toán giúp ban quản trị lập kế hoạch. Lập kế hoạch là việc thiết lập và thông báo những công việc cần thực hiện, những nguồn lực cần huy động, những con người phối hợp thực hiện, thời gian thực hiện, những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cần đạt được để tổ chức hướng về mục tiêu đã định. Trên cơ sở những ghi chép, tính toán, phân tích chi phí, doanh thu, kết quả từng hoạt động..., kế toán quản trị lập các bảng dự toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dự toán ngân sách để cung cấp thông tin trong việc phác họa dự kiến tương lai nhằm phát triển doanh nghiệp.

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức điều hành

Để đáp ứng thông tin cho chức năng tổ chức điều hành hoạt động của các nhà quản trị, kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin cho các tình huống khác nhau với các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét, ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu đã vạch ra. Các thông tin để nhà quản trị thực hiện chức năng điều hành cần phải kịp thời, liên quan đến thông tin về giá thành ước tính, thông tin về giá bán, thông tin về lợi nhuận từ các phương án sản xuất - kinh doanh. Những thông tin này phải do kế toán đảm trách thu thập hàng ngày hoặc định kỳ.

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát

Để biết được kế hoạch đã được lập có khả thi hay không, cần phải so sánh với thực tế. Kế toán sẽ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin chênh lệch giữa kế hoạch với thực tế, đồng thời dựa trên thực tế sẽ có những dự báo để nhà quản trị kịp thời điều chỉnh, đảm bảo tiến độ kế hoạch, hướng hoạt động của tổ chức về mục tiêu đã xác định.

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định

Thông tin kế toán thường là nhân tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Điều này được thể hiện rất rõ qua bản chất của thông tin kế toán. Nó là nguồn tin mang tính chính xác, kịp thời, hữu ích nhất so với thông tin từ những lĩnh vực chuyên ngành khác. Nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án khác nhau để ra quyết định. Các quyết định trong một tổ chức có thể ảnh hưởng ngắn hạn đến tổ chức hoặc có thể là các quyết định chiến lược ảnh hưởng lâu dài đến tổ chức. Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin và phần lớn thông tin do kế toán quản trị cung cấp. Các thông tin này cũng có thể diễn đạt dưới dạng mô hình toán học, đồ thị, biểu đồ... để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng.

2. Thông tin kế toán quản trị

2.1. Khái niệm: Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, các sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó.

2.2. Tính chất của thông tin KTQT

- Tính chất chung, thông tin KTQT có các tính chất cơ bản đó là:

Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán.

Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận...

Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất.

Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin kiểm tra và kiểm tra. Vì vậy, khi nói đến kế toán, cũng như thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.

- Tính chất riêng

Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán.

Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế.

Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị.

Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch).

Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị.

Không có chuẩn mực chung.

2.3. Vai trò của thông tin KTQT

- Vị trí của thông tin KTQT:

Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau:

Qua hình vẽ trên ta thấy, các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: Phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý.

Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các quyết định được ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra.

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả, các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình.

- Vai trò:

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin của KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây:

Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán. Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hạn hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù, doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở.

Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện. Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.

Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá. Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.

Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị. KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.

Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN. Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai. Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá, còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất, đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.

3. Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp).

3.1. Tổ chức thu thập thông tin quá khứ

- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh.

- Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.

- Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

- Theo quy trình trên, tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã được ghi rõ. Cuối cùng tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.

3.2. Tổ chức thu thập thông tin tương lai

- Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau.

- Nguồn thông tin này kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau:

- Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch.

- Lựa chọn nguồn thông tin: Đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này, KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tùy theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.

+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: Thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn...).

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ. Trong trường hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.

+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: Phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ...

Tùy theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận...Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: Phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính.

Xử lý phân tích thông tin: Sau khi thu thập thông tin, KTQT tiến hành xử lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này, KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: Phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối; đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình...

Sau khi xử lý kế toán, tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

2. Trần Anh Hoa, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2003), Xác lập nội dung và vận dụng kế toán quản trị vào các doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, TP. Hồ Chí Minh.

3. Nguyễn Hải Sản (1996), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, TP. Hồ Chí Minh. 4. Robert S. Kaplan, Anthony A. Atkinson (1998), Advanced Management Accounting, 3rd Edition, Prentice Hall.

5. Anthony A. Atkinson, Rajiv D. Banker, Robert S. Kaplan, S. Mark Young (2001), Management Accounting, 3rd Edition, Prentice Hall.

6. Charles T.Horngren, George Foster, Srikant M. Datar (1997), Cost Accounting, 9th Edition, Prentice Hall.

THE ROLE OF MANAGERIAL ACCOUNTING INFORMATION

IN THE DECISION - MAKING PROCESSES OF CORPORATE EXECUTIVES

NGUYEN QUYNH TRANG

Thuongmai University

ABSTRACT:

Management accounting is one of the most powerful and influential tools for management decisions. Management accounting instructs executives to manage costs by setting up effective tools that helps accountants design and organize accounting systems, aiming to provide information timely and accurately to administrators. In this article, the author wants to clarify the role of management accounting information in the decision - marking processes of corporate executives.

Keywords: Management accounting, decision making, corporate executives