Xu hướng ứng dụng ERP trong kế toán quản trị

TÓM TẮT:

Kế toán ERP là một phân hệ, một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP với vai trò hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và quản lý các tác vụ kế toán. Nhờ tính năng đồng bộ và liên kết dữ liệu của hệ thống ERP, module kế toán ERP sẽ đảm bảo dữ liệu được cập nhật tức thời, chính xác từ mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Ngoài ra, giải pháp kế toán trong ERP còn giúp công ty thực hiện các hoạt động kế toán theo một quy tắc, quy trình nhất định. 

Từ khóa: ERP, kế toán quản trị, thông tin, quản lý hoạt động.

1. Đặt vấn đề

Kế toán quản trị là lĩnh vực kế toán phục vụ nhu cầu thông tin của nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc bên trong một tổ chức. Do vậy, sự phát triển của kế toán quản trị sẽ đi kèm với sự phát triển của công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp và kế toán quản trị ngày càng được chú trọng bởi mối quan hệ này. Trong khi đó, các phần mềm kế toán truyền thống chỉ đem lại được những chức năng cơ bản dựa trên số liệu quá khứ của kế toán tài chính mà thiếu đi sự đồng bộ về thông tin của các bộ phận phòng ban khác trong tổng thể hoạt động của tổ chức.

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,... Sự ra đời và phát triển phổ biến của ERP đã giúp các tổ chức, doanh nghiệp có được hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu đầy đủ, liên kết, đồng bộ giữa các phòng ban,
bộ phận, từ đó giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể, phục vụ tối đa công tác quản lý, điều hành.

Trong doanh nghiệp, phòng tài chính - kế toán sẽ có nhiệm vụ tổng hợp và nhập số liệu từ các bộ phận vận hành gửi về. Vì thao tác còn thủ công nên sẽ không thể tránh khỏi những sai sót. Nếu doanh nghiệp sở hữu phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thì mọi công việc này sẽ được tối giản một cách đáng kể. Cụ thể, các con số chỉ cần nhập một lần duy nhất, một khi có sự thay đổi số liệu ở phòng ban nào thì lập tức hệ thống sẽ tự động điều chỉnh cho bạn sao cho chính xác và trùng khớp nhất.

Nhờ ERP, công tác kế toán quản trị cũng trở nên dễ dàng vận dụng hơn bao giờ hết chính nhờ hệ thống thông tin thông suốt đó và từ đó lại càng được chú trọng hơn. Với hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tập hợp, truy xuất dữ liệu về hoạt động hàng ngày của từng bộ phận, từ đó xây dựng định mức, lập kế hoạch hoạt động một cách linh hoạt, phân tích chênh lệch, dự đoán dòng tiền, xác định giá trị tương lai của doanh nghiệp hoặc có thể tập hợp chi phí, xác định hoạt động, để từ đó kiểm soát chi phí giúp tinh gọn hoạt động hay quản lý chi phí theo hoạt động …

2. Thực trạng sử dụng ERP tại Việt Nam

Chính vì những ưu điểm hơn so với phần mềm truyền thống, việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng quản lý công việc phổ biến, nênnhiều người sử dụng phần mềm hệ thống ERP để quản lý kế toán thay cho việc xử lý tổng hợp truyền thống. Thực tế này thể hiện trong nội dung Bảng 1.

Bảng 1. Điểm khác biệt giữa ERP và phần mềm kế toán truyền thống

	Phần mềm kế toán ERP	Phần mềm kế toán truyền thống
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán	Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.  Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về tính thống nhất của chúng.	Thao tác nghiệp vụ trong quá trình sản xuất được ghi nhận còn nhiều hạn chế, không đạt được tính thống nhất cao.
Hạch toán tự động	Có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán trực tiếp, vừa có thể tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.  Kiểm soát nhiều tầng, quá trình phê duyệt rõ ràng hơn những phần mềm thông thường.	Tổng hợp các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán trực tiếp.
Bút toán đảo	Trong phần mềm ERP, người dùng không được phép xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Vì vậy, “bút toán đảo” sẽ là công cụ giúp các số liệu kế toán có độ tin cậy cao hơn.	Những số liệu kế toán của những phần mềm kế toán truyền thống không đảm bảo độ tin cậy cao, vì không có “bút toán đảo.
Tác nghiệp hoàn chỉnh kế toán	Hệ thống được thiết kế theo một hệ thống hoàn chỉnh, nên không thể cắt đứt một công đoạn hay quy trình nào. Tuy vậy, trong trường hợp cần phải bắt buộc cắt rời một số quy trình thì phải tạo ra các đối tượng liên kết hoặc các quy tắc buộc người dùng phải tuân theo.	Việc tác nghiệp hoàn chỉnh kế toán của những phần mềm kế toán truyền thống không được tối ưu bằng phần mềm kế toán ERP.
Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục	Kế toán viên có thể xây dựng hệ thống tài khoản có nhiều chiều thông tin theo luật định ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó, còn có thể bổ sung các danh mục khác nhau để phân tích thông tin một cách đa chiều.	Người dùng của phần mềm kế toán truyền thống không được linh hoạt xây dựng nhiều hệ thống tài khoản như người dùng của phần mềm ERP.
Hợp nhất báo cáo	Hệ thống ERP cho phép hợp nhất báo cáo, dữ liệu từ các đơn vị thành viên, các chi nhánh khác của doanh nghiệp. Nhờ đó, việc quản lý thành viên của doanh nghiệp trở nên vô cùng dễ dàng và thuận lợi.	Việc hợp nhất báo cáo tại phần mềm kế toán truyền thống cũng là khó khăn, không được tối ưu.
Bức tranh trung thực hoạt động kinh doanh	ERP sẽ mang đến cho người dùng một bức tranh trung thực trong hoạt động kinh doanh. Hệ thống luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động kinh doanh ở từng khâu.	Việc phản ánh về bức tranh hoạt động kinh doanh cũng là hạn chế, chậm trễ, không được kịp thời và nhanh chóng.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, phần mềm ERP dù được đánh giá là một giải pháp tích hợp quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, thị trường ERP tại Việt Nam trong giai đoạn này vẫn vô cùng hạn chế. Đến năm 2006, chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt đưa vào ứng dụng phần mềm ERP và đến năm 2008 tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng ERP đã lên tới 7% (Theo số liệu của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI). Cho đến năm 2014, theo báo cáo của Bộ Công Thương, số lượng doanh nghiệp áp dụng ERP tại Việt Nam chỉ chiếm 17% (VECITA, 2014). Hầu hết các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của ERP, cũng như thiếu nguồn lực và ngân sách để ứng dụng hệ thống phức tạp này. Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Tính đến năm 2015, Việt Nam đã có quan hệ ngoại giao với 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội, đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Các doanh nghiệp cũng ý thức được vai trò của ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin trong hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Theo khảo sát của Microsoft, sau khi đại dịch Covid-19 bùng phát, có tới 98% lãnh đạo doanh nghiệp đều tin rằng ứng dụng ERP là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể đáp ứng thách thức và cơ hội của thị trường. Đến năm 2022, việc ứng dụng ERP ở Việt Nam đã khá phổ biến trong các doanh nghiệp ở mọi ngành nghề từ ngân hàng, thương mại, bán lẻ, may mặc, đến bao bì, cơ khí chế tạo, nội thất,…

3. Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng ERP vào kế toán quản trị

Một là, doanh nghiệp để ứng dụng ERP cần thiết lập quy trình phân công công việc hợp lý, cần đưa ra quy trình làm việc cụ thể nhằm phối hợp giữa nhân viên kế toán quản trị với nhân viên các phòng ban như phòng ban định mức, phòng ban dự toán, phòng ban kế hoạch… đồng thời cần có sự phối hợp hơn giữa bộ phận kế toán quản trị và các cấp quản trị trong doanh nghiệp.

Hai là, doanh nghiệp cần tích hợp thêm mô đun nhằm xây dựng định mức, dự toán khâu phân phối điện và kinh doanh điện; tích hợp mô đun quản trị nhân sự cho phòng tổ chức nhân sự, tích hợp mô-đun vật tư cho phòng kế hoạch vật tư, tích hợp ERP với PMIS, tích hợp ERP với HRMS,… nhằm giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp với quy mô lớn. Điều này góp phần giúp công việc được hoàn thành trôi chảy với sự phối hợp ăn ý, kịp thời của các phòng ban liên quan với nhau trong doanh nghiệp.

Ba là, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình các bước chi tiết cụ thể như sau:

Bước 1: Rà soát toàn bộ các phân hệ đang sử dụng tại hệ thống ERP của doanh nghiệp. Triển khai và tích hợp thêm các phân hệ PMIS, HRMS, các mô đun về phân tích tài chính, quản lý đầu tư, rủi ro tài chính,…

Bước 2: Xây dựng quy trình quản trị trong doanh nghiệp và thiết lập các hệ thống báo cáo phục vụ trong công tác kiểm tra, đánh giá phục vụ nhu cầu thông tin nhà quản trị.

Bước 3: Phân quyền truy cập vào hệ thống ERP cho các bộ phận liên quan.

Bước 4: Xây dựng quy định về tài liệu hướng dẫn quản lý vật tư trên hệ thống ERP; quy định quản lý trên hệ thống ERP; quy trình quản lý vận hành trên hệ thống ERP.

Bốn là, do đặc thù của KTQT cần được bảo mật, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP chuyên biệt và có khả năng tích hợp cao, nhằm tiết kiệm chi phí các yếu tố vận hành về con người, máy móc, thiết bị, nâng cao hiệu quả.

4. Kết luận

Nếu trước đây, kế toán viên dành 80-90% thời lượng công việc cho các nghiệp vụ kế toán hàng ngày như ghi chép sổ sách, đối chiếu giao dịch, lập sổ, theo dõi và quản lý tồn kho, định khoản, lập báo cáo tài chính… Ngày nay, trước sự thay đổi của khoa học công nghệ, với sự ra đời các phần mềm kế toán như ERP đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các kế toán viên, các kế toán viên sẽ dành nhiều thời gian cho việc phân tích, lập kế hoạch, dự toán, dự báo, lập ngân sách hoặc đưa ra các thông tin hỗ trợ, tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về kế toán quản trị. Điều này sẽ giúp cho công tác kế toán của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Nguyễn Hoàng Dũng (2017), Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng Bắc miền Trung, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Học viện Tài chính.
2. Nguyễn Thị Thanh Loan, Tran Quoc Hung (2018), Nghiên cứu kế toán quản trị trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, Nghiên cứu và đào tạo Kế toán – Kiểm toán, 240-251. Truy cậptạihttps://www.researchgate.net/publication/352212158_Nghien_cuu_ke_toan_quan_tri_trong_moi_troiong_ung_dung_he_thong_hoach_dinh_nguon_luc_doanh_nghiep_ERPS.
3. Solmaz Abbasi, Mahmoud Zamani, Changiz Valmohammadi, (2014). The effects of ERP systems implementation on management accounting in Iranian organizations. Education, Business and Society: Contemporary Middle Eastern Issues, Vol. 7, No. 4, 245-256.
4. Tabachnick, B. G., Fidell, L. S., & Ullman, J. B. (2007). Using multivariate statistics (Vol. 5). Boston, MA: Pearson.

The trend of using ERP in the management accounting

Master. Tran Phuong Thuy

Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

ERP accounting is a module of the ERP management system. The ERP accounting module is to support businesses to conduct and manage accounting tasks. Thanks to the synchronization and data linkage feature of the ERP system, the ERP accounting module would ensure that the data is updated instantly and accurately from all units of a business. In addition, the ERP accounting module also help businesses perform accounting activities under a certain rule and process.

Keywords: ERP, management accounting, information, operations management.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 8  tháng 4 năm 2023]