Thiện chủ đề Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam, Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng đã triển khai và áp dụng số hóa các thủ tục nội bộ tại Công ty; trong đó có các thủ tục hành chính như đăng ký xe ra vào cổng, đăng ký nghỉ phép, đăng ký xin xe; các quy trình quy định như xét thưởng ATĐ, hoàn thành nhiệm vụ...
Chuyển đổi số trong Tập đoàn điện lực Việt Nam được hiểu là quá trình chuyển đổi, số hóa các hoạt động quản lý thủ công bằng sổ sách, giấy tờ sẽ chuyển sang quản lý bằng hình thức điện tử (số hóa); Chuyển đổi các hoạt động chưa tự động được chuyển thành tự động; Áp dụng các công nghệ mới hiện đại, tận dụng sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số để gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động.
Vậy làm sao để số hóa các hoạt động quản lý thủ công bằng sổ sách,giấy tờ sang quản lý bằng hình thức điện tử hay còn gọi là “số hóa dữ liệu”!
Số hóa dữ liệu là một trong những công việc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số. Số hóa dữ liệu là thay đổi dữ liệu truyền thống thường được lưu trữ trên giấy tờ, hay dạng analog sang dạng kỹ thuật số, mã hóa và được lưu trữ trên máy chủ hay các nền tảng đám mây thông minh khác.
Số hóa các quy trình nội bộ tại Nhiệt điện Hải Phòng
Hiện tại, Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng đang sử dụng hệ thống tự động hóa doanh nghiệp L-IONE ứng dụng phần mềm ảo hóa VMware. Hệ thống phần mềm được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu: Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ và quản lý văn bản hồ sơ một cách khoa học; Tập trung hóa việc quản lý thông tin; Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật; Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc.
Năm 2023, Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng đã thực hiện áp dụng phần mềm số hóa các quy trình nội bộ được sử dụng trong công ty với các quy trình như:
Quy trình xét thưởng ATĐ, HTNV; Quy trình tiếp nhận và nhập vật tư; Quy trình quản lý vật tư; Xuất vật tư cho các nhu cầu sử dụng; Quyết toán vật tư; Kiểm kê vật tư; Thu hồi vật tư; Quản lý và sử dụng xe; Kiểm soát ra vào đối với CBCNV, nhà thầu và khách; Lập kế hoạch SCTX cho năm tiếp theo; Lập kế hoạch SCTX cho tháng tiếp theo; Nghiệm thu thiết bị trong công tác SCTX; Công tác bảo dưỡng sửa chữa thiết bị hàng ngày hàng tháng; Công tác tiếp nhận và bàn giao vật tư trong SCTX hàng ngày hàng tháng; Khắc phục khiếm khuyết cần xử lý khẩn cấp; Quy định chu kỳ bôi trơn dầu mỡ thiết bị; Quy trình nghỉ phép.
Hệ thống quản lý các thủ tục nội bộ cho phép người lao động đăng ký hồ sơ, các thủ tục hành chính, trình cấp trên phê duyệt và xử lý, lưu trữ hồ sơ trực tiếp trên phần mềm. Người dùng sẽ đăng nhập tài khoản, chọn hồ sơ muốn đăng ký, điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.
Hồ sơ sẽ được chuyển đến cấp trên hoặc bộ phận có liên quan để tiếp nhận và phê duyệt trên phần mềm. Sau khi hoàn tất các thủ tục phê duyệt hồ sơ sẽ được cấp số và lưu trên hệ thống, có thể trích xuất dữ liệu của từng cá nhân, phòng ban để quản lý.
Hệ thống cho phép người đăng ký theo dõi được vị trí của hồ sơ đang được xử lý tại bộ phận nào. Khi thông tin chưa đúng, cấp trên hoặc bộ phận xử lý sẽ yêu cầu chỉnh sửa, từ chối, lúc này hồ sơ sẽ được trả lại cho người đăng ký để chỉnh sửa thông tin. Thông qua phần mềm, các thủ tục nội bộ tại Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng được tự động hóa, giúp giảm các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian. Các thông tin luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác trên hệ thống, không tốn không gian lưu trữ.
Sau quá trình đưa vào vận hành chính thức, cán bộ công nhân viên công ty đã thực hiện nghiêm túc và đã thay thế một số thủ tục bằng giấy truyền thống. Công ty vẫn tiếp tục cập nhật những bất cập, tồn tại xảy ra trong quá trình sử dụng để phối hợp với bộ phận IT và Nhà thầu xử lý, khắc phục để hoàn thiện, nâng cấp hệ thống từng bước trợ giúp CBCNV thuận tiện, nâng cao năng suất thực hiện công việc, tối ưu hóa chi phí.
Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng vẫn đang triển khai áp dụng và hoàn thiện các bước số hóa quy trình nội bộ theo đúng kế hoạch. Đẩy mạnh công tác truyền thông, chuyển đổi nhận thức về chuyển đổi số, qua đó tuyên truyền rộng rãi đến CBCNV vai trò và tác dụng của chuyển đổi số để gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động.
