1. Đặt vấn đề

Trong những năm gần đây, khi chuyển sang cơ chế tự chủ tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty dịch vụ công ích nói chung và Công ty dịch vụ công ích Quận Bình Thạnh nói riêng gặp nhiều khó khăn. Môi trường kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ công ích đang được Nhà nước đưa vào cơ chế đấu thầu rộng rãi nhằm tiết giảm tối đa chi ngân sách nhà nước cho hoạt động này. Hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập và vận hành tại Công ty chưa phù hợp với sự thay đổi liên tục với hệ thống chính sách pháp luật của Nhà nước đối với các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Công ty với quy mô vốn điều lệ thấp trong khi các khoản nợ phải thu chậm thu hồi, doanh thu có nguy cơ không đạt kế hoạch được giao, do vậy việc phòng ngừa, phát hiện và kiểm soát rủi ro luôn được Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc Công ty đặt lên hàng đầu. Mặt khác Công ty đang trong quá trình thực hiện cổ phần hóa giai đoạn 2016 - 2020 theo Quyết định số 58/2016/QĐ-TTg ngày 28/12/2016 của Thủ tướng Chính phủ nên việc hoàn thiện hệ thống KSNB là điều kiện cần thiết để giúp Ban Giám đốc Công ty kiểm soát được tình hình tài chính, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro trong quá trình chuyển đổi.

2. Cơ sở lý thuyết

2.1. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Các nghiên cứu nước ngoài điển hình như J. Stephen McNally, CPA (2013), "The COSO 2013 Framework & SOX Compliance". Qua bài viết này, tác giả đề xuất giải pháp để doanh nghiệp chuyển đổi từ COSO 1992 sang COSO 2013. Bài viết cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan về Khung COSO 2013, cách tiếp cận và các bước thực hiện, về cách chuyển đổi chương trình tuân thủ SOX.

Chen Xiaofang and Nie Huili (2011), “Research on the Internal Control of Small and Medium Manufacturing Enterprises under Comprehensive Risk Management”. Nghiên cứu đã kết hợp các nghiên cứu về KSNB của các DN sản xuất nhỏ và vừa tại Trung Quốc của các học giả trong và ngoài nước. Chẳng hạn, Zong Xiusong (2006) cho rằng có nhiều vấn đề về KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa như thiếu hiểu biết về KSNB, thiếu ràng buộc trong quản lý và mục tiêu kiểm soát không hiệu quả. Do vậy, các doanh nghiệp cần tăng cường đào tạo hiểu biết về KSNB và đạo đức cho tất cả nhân viên, cần tăng cường sự giám sát và thiết lập hệ thống KSNB hiệu quả. Hoặc theo Zhang Wei (2004) cho rằng, các DN sản xuất nhỏ và vừa gặp phải trong chức năng kiểm toán nội bộ mà cần phải tăng cường kiểm toán KSNB. Hay như Lu Bingqing (2007) đã nghiên cứu các vấn đề tồn tại trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa đến từ cơ cấu tổ chức, cơ chế KSNB trong quá trình kinh doanh. Theo các tác giả, hầu hết các nghiên cứu về KSNB đều bỏ qua sự kết hợp hữu cơ giữa KSNB và quản lý rủi ro.

Các nghiên cứu về hoàn thiện hệ thống KSNB của các doanh nghiệp trong nước điển hình như tác giả Đinh Hoài Nam (2016), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng Công ty Đầu tư Phát triển nhà và đô thị”; Tác giả Bùi Quốc Toản (2016), “Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại VietNam Airlines khu vực miền Nam”; tác giả Hoàng Thị Bích Hằng (2017), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Shinhan Vina”; tác giả Huỳnh Phan Thị Hồng Tiến (2018), “Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro tại các đơn vị xây lắp tỉnh Bình Phước”. Tất cả các nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính nhằm phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của các doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho các đơn vị, qua đó giúp cho các doanh nghiệp sử dụng nguồn lực quản lý một cách hiệu quả nhất, tránh được rủi ro, tổn thất trong xây dựng và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh tối ưu.

2.2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ theo COSO 2013

Khái niệm

Trên thế giới, khái niệm KSNB ra đời khá lâu và đặc biệt phát triển mạnh mẽ khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Hiện nay với các kênh thông tin rộng rãi, khái niệm KSNB cũng không còn xa lạ với các DN trong nước.

Theo hướng dẫn của COSO 2013 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Trong định nghĩa trên, có 4 khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013

Theo hướng dẫn của COSO 2013, hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản sau:

(1) Môi trường kiểm soát: Bao gồm các hệ thống chuẩn mực, quy trình, tổ chức làm nền tảng cho hệ thống KSNB được hoạt động hiệu quả. Ban lãnh đạo phải tạo điều kiện thuận lợi và thích hợp nhất có thể để hoạt động KSNB diễn ra theo đúng quy định.

(2) Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro bao gồm: Xác định là loại rủi ro tiềm tàng hay rủi ro kiểm soát; Ước lượng khả năng xảy ra và mức độ tác động của từng loại rủi ro; Xem xét mối liên hệ giữa các sự kiện, đối với những sự kiện độc lập thì đơn vị đánh giá sự kiện một cách độc lập, nhưng nếu có mối liên hệ giữa các sự kiện thì phải đánh giá một cách tổng hợp các sự kiện đó giúp cho doanh nghiệp phát hiện để ngăn chặn kịp thời những rủi ro có thể xảy ra, giảm thiểu tổn thất cho hoạt động của doanh nghiệp.

(3) Hoạt động kiểm soát: Bao gồm kiểm soát cấp cao, kiểm soát các hoạt động chức năng, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, hoạt động phân tích rà xét lại, phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị nhằm giảm thiểu rủi ro và phát hiện để xử lý kịp thời những rủi ro có thể xảy ra.

(4) Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin phải đảm bảo cho nhân viên có thể hiểu và nắm bắt rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức. Thông tin bên trong nội bộ đơn vị phải được cung cấp, chia sẻ và thu thập một cách liên tục, thường xuyên và phổ biến rộng rãi. Để từ đó nhân viên có thể tiếp nhận và kịp thời báo cáo hoặc góp ý về những sự việc có liên quan.

(5) Hoạt động giám sát: Là yếu tố cuối cùng của hệ thống KSNB, việc giám sát có thể thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên; các chương trình đánh giá định kỳ; sự phối hợp giữa giám sát thường xuyên và đánh giá định kỳ. Doanh nghiệp cần phải thực hiện quy trình giám sát thường xuyên để giảm thiểu mức rủi ro trong công tác tín dụng.

3. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng nhóm phương pháp nghiên cứu định tính như khảo sát, thống kê mô tả, phân tích và nội suy nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của Công ty Dịch vụ Công ích quận Bình Thạnh, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB cho Công ty. Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là dữ liệu sơ cấp được thu thập từ việc khảo sát thông qua Phiếu khảo sát gồm: Thông tin chung và thực trạng hệ thống KSNB của Công ty. Tác giả gửi phiếu khảo sát đến đại diện cán bộ nhân viên của các bộ phận trong Công ty với cỡ mẫu khảo sát là 90. Nội dung khảo sát được tác giả thực hiện dựa vào hướng dẫn của COSO 2013 về 5 yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB với 48 câu hỏi khảo sát theo thang đo 5 likert.

Thông tin thu thập được tác giả tiến hành tổng hợp ý kiến trả lời của các đối tượng nghiên cứu bằng cách thống kê mô tả các câu trả lời của các đối tượng tính phần trăm các câu trả lời với sự hỗ trợ của phần mềm SPSS 22.0.

4. Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Công ích quận Bình Thạnh

4.1. Kết quả khảo sát

Về Môi trường kiểm soát

Qua thống kê mô tả với 13 biến quan sát đo lường yếu tố môi trường kiểm soát cho ta thấy, biến 1.6 có mức đồng ý cao nhất và biến 1.8 có mức đồng ý thấp nhất. Số liệu này cho biết Công ty rất quan tâm và xây dựng chuẩn mực về trình độ và năng lực đối với từng vị trí việc làm, từng chức danh của mỗi nhân viên; đồng thời Công ty cũng chưa có các giải pháp, cũng như chưa xử lý kịp thời, hiệu quả đối với nhân viên không có hoặc còn hạn chế năng lực. Mặt khác, qua kết quả tổng hợp khảo sát với các số liệu về mức trung bình (từ 3.41 đến 4.30) cho thấy mức độ đồng tình về môi trường kiểm soát hiện nay khá cao.

Về Đánh giá rủi ro

Qua thống kê mô tả ở Bảng 2 với 7 biến quan sát đo lường yếu tố về đánh giá rủi ro cho ta thấy, biến 2.1 có mức đồng ý cao nhất và biến 2.2 có mức đồng ý thấp nhất. Số liệu này cho biết Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc về hoạt động tài chính, tuy nhiên việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu của Công ty chưa được quan tâm. Mặt khác, qua kết quả tổng hợp khảo sát với các số liệu trung bình (từ 2.39 đến 3.84) cho thấy mức độ đồng tình về đánh giá rủi ro hiện nay cũng khá cao.

Về Hoạt động kiểm soát

Qua thống kê ở Bảng 3 với 9 biến quan sát đo lường yếu tố về hoạt động kiểm soát cho ta thấy, biến 3.6 có mức đồng ý cao nhất và biến 3.5 có mức đồng ý thấp nhất. Số liệu này cho biết việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công tác kế toán là phù hợp, đồng thời các bộ phận trong Công ty chưa chủ động xây dựng kế hoạch làm việc và báo cáo giám đốc. Mặt khác, qua kết quả tổng hợp khảo sát với các số liệu trung bình (từ 3.9 đến 4.08) cho thấy mức độ đồng tình về hoạt động kiểm soát hiện nay khá cao.

Về Thông tin và truyền thông

Qua thống kê của Bảng 4 với 10 biến quan sát đo lường yếu tố về thông tin và truyền thông cho ta thấy, biến 4.2 có mức đồng ý cao nhất và biến 4.10 có mức đồng ý thấp nhất. Số liệu này cho biết việc Công ty thực hiện công khai các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm đến các cơ quan chức năng và người lao động theo quy định là phù hợp, đồng thời hệ thống thông tin trong Công ty luôn thực hiện kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện là chưa phù hợp. Mặt khác qua kết quả tổng hợp khảo sát với các số liệu trung bình (từ 2.59 đến 4.3) cho thấy, mức độ đồng tình về hoạt động kiểm soát hiện nay khá cao.

Về Hoạt động giám sát

Qua thống kê mô tả với 9 biến quan sát đo lường yếu tố về giám sát cho ta thấy, biến 5.1 có mức đồng ý cao nhất và biến 5.3 có mức đồng ý thấp nhất. Số liệu này cho biết giám đốc doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra hoạt động của các bộ phận là phù hợp, đồng thời Công ty bỏ qua bước kiểm tra hiệu quả công việc sau khi quản lý các bộ phận báo cáo hoàn thành công việc là chưa phù hợp. Mặt khác, qua kết quả tổng hợp khảo sát với các số liệu trung bình (từ 2.91 đến 4.07) cho thấy mức độ đồng tình về giám soát hiện nay khá cao, tuy nhiên vẫn còn nhiều hoạt động chưa phù hợp.

4.2. Đánh giá thực trạng

Về Môi trường kiểm soát

Công ty Dịch vụ Công ích quận Bình Thạnh rất quan tâm về trình độ nhân viên và xây dựng chuẩn mực về năng lực đối với từng vị trí việc làm, từng chức danh của mỗi nhân viên, đó là những kỹ năng, kiến thức cần thiết để mỗi cá nhân tùy theo vị trí việc làm của mình thực hiện tốt nhất công việc. Công ty cũng xây dựng quy chế KSNB để đảm bảo mọi thành viên trong Công ty tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của Công ty.

Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa có biện pháp xử lý, điều chỉnh kịp thời đối với các nhân viên không có năng lực hoặc năng lực làm việc còn hạn chế, cũng như chưa có biện pháp xử lý đối với các vi phạm về tính trung thực, giá trị đạo đức của nhân viên.

Về Đánh giá rủi ro

Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc hoạt động tài chính. Mặt khác, việc phân công, bố trí công việc cho từng cá nhân phù hợp với năng lực và mô tả công việc từng chức danh, vị trí việc làm luôn được ban giám đốc thực hiện hiệu quả góp phần đạt được mục tiêu và kiểm soát tốt hơn rủi ro của đơn vị.

Tuy nhiên, Công ty chưa xây dựng được quy trình đánh giá rủi ro liên quan đến các hoạt động, mục tiêu hoạt động. Chính sách tiền lương chưa khuyến khích giữ chân lao động có chuyên môn nghiệp vụ giỏi.

Về Hoạt động kiểm soát

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công tác kế hoạch, kế toán được thực hiện tốt giúp cho việc ghi nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu được xuyên suốt, nâng cao hiệu quả quản lý công ty và đúng quy định. Chứng từ kế toán được ghi chép trung thực, việc phê duyệt, luân chuyển và lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ quy trình nghiệp vụ.

Tồn tại là các trưởng bộ phận chưa chủ động xây dựng kế hoạch làm việc định kỳ và báo cáo giám đốc, thường công tác này chỉ thực hiện sau khi có sự nhắc nhở của ban giám đốc và khi phát sinh những hoạt động đột xuất phát sinh. Vẫn còn tình trạng chồng chéo công việc, kiêm nhiệm ở một số bộ phận nên dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm làm chậm tiến độ hoàn thành.

Về Thông tin và truyền thông

Thực hiện tốt, nghiêm túc công khai đến các cơ quan quản lý nhà nước, chủ sở hữu và người lao động các kế hoạch kinh doanh hàng năm. Ngoài ra, Ban giám đốc luôn tạo mọi điều kiện để người lao động phản ánh, báo cáo trực tiếp các ý kiến, những nghi ngờ bất cập đến ban giám đốc để xem xét, xử lý, đồng thời Công ty cũng có những quy chế thi đua khen thưởng để khuyến khích người lao động đề xuất giải pháp cải tiến quy trình làm việc ngày càng hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, Công ty chưa thực hiện thường xuyên việc cập nhật thông tin biến động các hoạt động tại đơn vị như: tiến độ giải quyết công tác bán nhà sở hữu nhà nước, thông báo công khai tình hình tài chính tuy có thường xuyên nhưng thường gặp lỗi khi truy xuất dữ liệu.

Về Hoạt động giám sát

Giám đốc thường xuyên kiểm tra hoạt động của các bộ phận, thường xuyên ghi nhận các ý kiến góp ý từ nhân viên các bộ phận, từ đó có các chính sách, biện pháp để khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình giám sát.

Tuy nhiên, Ban giám đốc chưa thực hiện bước kiểm tra hiệu quả công việc sau khi quản lý các bộ phận báo cáo hoàn thành công việc, đây được xem là khâu quan trọng trong việc duy trì tính ổn định lâu dài về trách nhiệm của đơn vị đối với xã hội xã hội.

5. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

Đối với yếu tố Môi trường kiểm soát

Công ty tập trung rà soát nhu cầu, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, viên chức làm việc tại Công ty; đồng thời không bố trí cán bộ kiêm nhiệm quá nhiều công việc không đúng chức năng. Rà soát không để xảy ra tình trạng nơi thì nhiều việc, nơi thì không có việc.

Cần chuẩn hóa các mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể. Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể, lưu đồ hóa các mô tả công việc này để thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban. Bộ phận công nghệ thông tin sẽ căn cứ trên những mô tả công việc cụ thể để tiến hành hệ thống hóa các mô tả công việc, công bố rộng rãi trên trang tin nội bộ của Công ty để các nhân viên có thể nắm được các quy trình công việc của cả bản thân và sự liên kết với các phòng ban khác để dễ dàng phối hợp, hỗ trợ.

Đối với yếu tố Đánh giá rủi ro

Nhà quản lý phải đưa ra quyết định một cách thận trọng, lựa chọn quyết định nào có mức độ rủi ro có thể chấp nhận được trong điều kiện hoạt động của đơn vị.

Bên cạnh việc xác định mục tiêu chung và truyền đạt đến các nhân viên thông qua các văn bản cụ thể thì Công ty cũng thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban, từ đó quản lý các phòng ban cũng đề ra mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên và thông báo cho nhân viên thông qua các cuộc họp. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu rõ và cố gắng hoàn thành tốt công việc. Mặt khác, Công ty cần đẩy mạnh công tác nhận diện các rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Khi thực hiện mục tiêu, Ban lãnh đạo Công ty cần tổ chức họp bàn với các cán bộ chủ chốt để đưa ra những rủi ro mà Công ty có thể gặp phải.

Đối với yếu tố Thông tin và truyền thông

DN cần phải xây dựng một quy trình nhận và giải quyết thông tin từ lãnh đạo đến nhân viên trực tiếp để mỗi người trong Công ty có thể dễ dàng trao đổi thông tin liên lạc với nhau một cách đơn giản, nhanh nhất và hiệu quả nhất, đáp ứng tốt các yêu cầu cho sản xuất, kinh doanh và các yêu cầu của khách hàng bên cạnh đó mỗi người trong công ty có thể ý thức hơn trách nhiệm công việc của mình.

Ngoài ra, Công ty cần lập ra một cổng tra cứu thông tin, văn bản pháp luật để nhân viên thuận tiện trong việc tra cứu các văn bản, thông tin, kiến thức phục vụ công tác chuyên môn dễ dàng hơn.

Đối với yếu tố Hoạt động kiểm soát

Công ty cần phải nhận thức rằng các hoạt động giám sát phải được triển khai kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả. Theo đó, Công ty cần sử dụng nhân viên có đủ năng lực thực hiện hoạt động kiểm soát với sự tập trung cao độ và mang tính độc lập. Năng lực cần thiết để thực hiện hoạt động kiểm soát sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như sự phức tạp của hoạt động kiểm soát và khối lượng giao dịch.

Ban giám đốc phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại các quy định, thủ tục kiểm soát để kiểm tra chúng có còn phù hợp và hiệu quả nữa hay không. Những thay đổi trong nhân sự, quy trình và công nghệ có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động kiểm soát hoặc một số hoạt động kiểm soát trở nên dư thừa. Bất cứ khi nào có những thay đổi xảy ra, quản lý cần đánh giá lại sự liên quan của các kiểm soát hiện có và điều chỉnh chúng khi cần thiết.

Đối với yếu tố Hoạt động giám sát

Đánh giá và chỉ rõ những điểm yếu của hệ thống KSNB của Công ty một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm. Khi tiến hành các hoạt động giám sát, Công ty cần phát hiện ra những vấn đề thiếu sót của hoạt động kiểm soát thì cần phải được xử lý kịp thời. Ngoài ra, Công ty có thể xác định các cơ hội để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB ■

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Bùi Quốc Toản (2016), “Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại VietNam Airlines khu vực miền Nam”, Luận văn Thạc sỹ kinh kế, Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Chen Xiaofang and Nie Huili (2011), “Research on the Internal Control of Small and Medium Manufacturing Enterprises under Comprehensive Risk Management”, Proceedings of the 8th International Conference on Innovation & Management, China, trang 680 - 684.

3. Đinh Hoài Nam (2016), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng Công ty Đầu tư Phát triển nhà và đô thị”, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội.

4. Hoàng Thị Bích Hằng (2017), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Shinhan Vina”, Luận văn Thạc sỹ kế toán, Đại học Lạc Hồng, Đồng Nai.

5. Huỳnh Phan Thị Hồng Tiến (2018), “Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro tại các đơn vị xây lắp tỉnh Bình Phước”, Luận văn Thạc sỹ kế toán, Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

6. J. Stephen McNally, CPA (2013), “The COSO 2013 Framework & SOX Compliance”.

7. Nguyễn Thị Ánh Nguyệt (2017), “Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn Thạc sỹ kế toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.