[E-magazine 1] Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình tích hợp, áp dụng công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp, qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo ra các giá trị mới cho khách hàng, đối tác.

Chuyển đổi số không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một quá trình lâu dài với sự tham gia chặt chẽ và liên tục của các cấp trong doanh nghiệp. Các hoạt động chuyển đổi số có thể bao gồm từ việc số hóa dữ liệu vận hành, kinh doanh, áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quy trình sản xuất cũng như ứng dụng phân tích, trực quan hóa dữ liệu để hỗ trợ quá trình quản lý, ra quyết định của Ban lãnh đạo, tạo ra các giá trị mới…

Ngày 13/12/2021, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Quyết định số 1970/QĐ-BTTTT về việc Phê duyệt Đề án xác định chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp và hỗ trợ thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số.

Chuyển đổi số đóng vai trò cấp thiết đối với doanh nghiệp. Các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC... đều chỉ ra rằng, chuyển đổi số thực sự mang lại lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp từ quản lý, điều hành đến kinh doanh, nghiên cứu và phát triển. Tại Việt Nam, lợi ích của chuyển đổi số cũng đã được ghi nhận thực tế tại các doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước. Quá trình chuyển đổi số thành công sẽ:

• Giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng;
• Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp;
• Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn;
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng;
• Tối ưu hóa hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban;
• Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp;
• Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp;
• Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty;
• Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh;
• Tăng lợi nhuận (chuyển đổi số dẫn tới lợi nhuận tốt hơn);
• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn.

ERP là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay hệ thống thông tin tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp. ERP số hóa và tích hợp các chức năng, quy trình cốt lõi của một tổ chức, doanh nghiệp vào trong hệ thống duy nhất, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và điều phối các hoạt động then chốt hiệu quả hơn. Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn hóa các dữ liệu tại các phòng ban của doanh nghiệp, là đầu vào cho một số giải pháp công nghệ số khác. Bên cạnh đó, song song với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống ERP giờ đây cũng được cập nhật, bổ sung các chức năng phân tích, trực quan hóa dữ liệu hay áp dụng AI để đưa ra dự báo, phục vụ quá trình ra quyết định.

Có thể nhận định rằng ERP là nền tảng của chuyển đổi số. Tuy nhiên, Chuyển đổi số là tổng hòa của quá trình chuyển đổi các thức vận hành và làm việc, thay đổi văn hóa doanh nghiệp thông qua ứng dụng các công nghệ số. Vậy nên, dù đóng vai trò quan trọng, nhưng chỉ thực hiện triển khai ERP chưa đưa doanh nghiệp bước vào hành trình chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là quá trình khách quan, muốn hay không thì chuyển đổi số vẫn xảy ra và đang diễn ra. Mọi cá nhân, tổ chức đều sẽ phải chuyển đổi số, không ai có thể đứng ngoài cuộc. Tác động của công nghệ số lên các tổ chức, các ngành nghề là khác nhau, nên lộ trình chuyển đổi sẽ khác nhau. Nếu một doanh nghiệp lớn không đổi mới, nó có thể sẽ bị thay thế bởi những doanh nghiệp mới nổi, nhỏ và linh hoạt hơn. Chuyển đổi số thiết lập lại mặt bằng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào đi nhanh sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn.

Đứng trước những thay đổi lớn, có khả năng tác động đến sự tồn tại của doanh nghiệp, cách tiếp cận tốt nhất là chủ động tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp, nhân sự cần được khuyến khích thử nghiệm, áp dụng các công nghệ mới, sẵn sàng chấp nhận và học hỏi từ thất bại để tạo dựng các cơ hội tốt hơn.

Chuyển đổi số quan trọng nhất là chuyển đổi tư duy, nhận thức. Điều đó có thể làm ngay lập tức vì chỉ phụ thuộc vào chính mỗi con người chúng ta.

Chuyển đổi số tạo nên những tác động sâu rộng trên toàn tổ chức. Vậy nên, sự tham gia mạnh mẽ của tất cả các cấp trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hành trình chuyển đổi:

Lãnh đạo doanh nghiệp cần đóng vai trò đầu tàu, xác định tầm nhìn chuyển đổi số và đưa ra định hướng cho toàn doanh nghiệp. Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng cần đưa ra các chính sách phù hợp để tạo dựng văn hóa số, khuyến khích nhân sự thử nghiệm và ứng dụng các giải pháp mới, từ đó giúp quá trình chuyển đổi số diễn ra hiệu quả, thuận lợi.

Các thành viên khác trong tổ chức cũng cần chủ động tham gia vào hành trình chuyển đổi số, đóng vai trò cung cấp các sáng kiến, ý tưởng mới để thực hiện chuyển đổi. Bên cạnh đó, mức độ ứng dụng giải pháp và cách thức làm việc mới của đội ngũ nhân sự cũng là một yếu tố phản ánh trực tiếp kết quả của quá trình chuyển đổi.

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện. Chuyển đổi số chỉ thành công khi trở thành chiến lược cốt lõi, thay vì là nỗ lực riêng biệt, chuyển đổi số phải bao trùm lên mọi hoạt động, mọi bước đi của tổ chức.

Chuyển đổi số có thể bắt đầu từ những việc nhỏ, nhưng tư duy định hướng phải là tư duy đổi mới tổng thể và toàn diện.

Chuyển đổi số là một quá trình đa dạng, không có con đường và hình mẫu chung cho tất cả và do vậy, từng tổ chức, từng cá nhân cần xác định lộ trình riêng, thích hợp với mình.

Chuyển đổi số là việc của chính mỗi tổ chức và cần phải xuất phát từ nhận thức, từ quyết tâm và mức độ nắm rõ tình hình của tổ chức. Chiến lược chuyển đổi số do người đứng đầu chỉ đạo xây dựng và phải lan tỏa, thấm nhuần tới từng thành viên của tổ chức.