Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Thương mại Tân Thái Bình

TÓM TẮT:

Đất nước ta đã chuyển mình sau nhiều năm đổi mới, nhiều loại hình doanh nghiệp đã và đang ra đời, điều đó cũng tạo cho doanh nghiệp các cơ hội thuận lợi nhưng cũng phải đương đầu với không ít khó khăn, mà khó khăn lớn nhất là sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cả trong nước và nước ngoài, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Do vậy, kế toán có vị trí, vai trò quan trọng trong việc phản ánh và cung cấp những thông tin kinh tế phục vụ yêu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò và ý nghĩa thực tiễn nêu trên, bài viết đi vào phân tích tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công TNHH XNK và TM Tân Thái Bình.

Từ khóa: Tổ chức kế toán bán hàng, Công TNHH XNK và TM Tân Thái Bình.

I. Cơ sở lý luận

1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp

+ Hàng hóa

Là loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ).

Trong doanh nghiệp, hàng hóa được biểu hiện trên hai mặt: Hiện vật và giá trị.

- Hiện vật được cụ thể bởi khối lượng hay số lượng và chất lượng.

- Giá trị chính là giá thành của hàng hóa nhập kho hay giá vốn của hàng hóa đem bán.

+ Bán hàng

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hóa sang vốn bằng tiền và xác định kết quả.

Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn nhiều chức năng khác như mua hàng, dự trữ hàng... Bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán.

Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy, bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hóa sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng cơ cấu và chất lượng hàng hóa, việc tiêu thụ hàng hóa góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng.

Qua những điều cho thấy bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu chức năng này.

2. Sự cần thiết quản lý của hàng hóa và các yêu cầu quản lý

Việc quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ... có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hóa. Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hóa, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phân loại từng chủng loại hàng hóa, sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập - xuất tồn kho được dễ dàng.

- Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hóa trong toàn doanh nghiệp.

- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hóa toàn doanh nghiệp.

Kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý tài chính và quản lý hàng hóa. Kế toán hàng hóa cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng hóa.

3. Sự cần thiết trong quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý

Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hóa, tức là chuyển hàng hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).

Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện:

- Gửi hàng cho người mua.

- Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền.

Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận được tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp. Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trước, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trước hàng giao sau. Từ đó dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời.

Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng.

Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ.

Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua đã trả cho doang nghiệp.

4. Kế toán hàng hóa

Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hóa là:

- Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hóa, tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa. Tính giá thực tế mua vào của hàng hóa đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hóa.

- Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hóa theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hóa. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hóa ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán.

- Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ thu kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hóa. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hóa.

II. Thực trạng Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình

Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình được thành lập năm 2004 với vốn điều lệ ban đầu là 2 tỷ đồng và các tài sản ban đầu gồm nhà cửa, kho hàng, bến bãi, với 14 cán bộ công nhân viên. Công ty có trụ sở đặt tại số 1141 đường Giải Phóng - Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội. Ban giám đốc đang có kế hoạch mở thêm các chi nhánh tại nhiều nơi. Công ty không ngừng lớn mạnh, phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu.

Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình là công ty hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ theo luật của doanh nghiệp. Chức năng của Công ty là chuyên xuất nhập khẩu và buôn bán các loại mặt hàng inox công nghiệp và các van inox công nghiệp dùng cho các xí nghiệp và cho cả các hộ gia đình như ống kẽm, van bi, van bướm, van nước gồm tất cả các kích cỡ. Đây là loại mặt hàng có sức tiêu thụ lớn, mang tính chất thường xuyên đều đặn.

1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hóa

Công Ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh, Công ty luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập - xuất vật tư hàng hóa, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa.

1.1. Đặc điểm chung về hàng hóa

Hàng hóa kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm inox như:

- Ống kẽm của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.

- Van bi của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.

- Van bướm do Công ty nước ngoài sản xuất.

Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hóa dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh.

Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình chuyên kinh doanh các mặt hàng về inox, nhưng hàng hóa của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hóa.

Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các doanh nghiệp trong nước, như Công ty Thanh Hà, Công ty Ngọc Trang và các công ty inox của Nhà nước.

1.2. Trình tự ghi sổ

Công Ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Do vậy, quy trình luân chuyển của các chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:

2. Phương pháp tính giá hàng hóa nhập xuất

Hàng hóa của Công ty được tính theo giá thực tế không có giá hoạch toán.

Giá thực tế của HH = Giá mua thực tế của HH + Các chi phí thu mua PS có liên quan.

- Giá mua thực tế là giá trị trên hóa đơn không bao gồm thuế giá trị gia tăng chi phí liên quan. Như chi phí vận chuyển bốc dỡ.

- Khi mua hàng hoá của đơn vị khác mang về thì Công ty đánh giá thực tế nhập kho theo giá của Công ty mua vào. Đồng thời kế toán ghi vào các chứng từ cần thiết theo số lượng, đến cuối tháng kế toán và thủ kho sẽ tính ra số lượng xuất là bao nhiêu, nhập bao nhiêu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Trong cuối tháng đó, kế toán sẽ căn cứ vào thẻ kho và sổ chi tiết hàng hóa để tính giá trị thực tế của hàng hóa xuất kho. Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình tính giá trị hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước.

- Khi tính được giá thực tế xuất hàng hóa, kế toán sẽ vào sổ chi tiết hàng hóa theo các chứng từ xuất để tính giá trị thực tế của hàng hóa đã xuất trong tháng.

- Đình kỳ hay cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên thẻ kho và trên sổ chi tiết về mặt số lượng. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối chiếu về mặt giá trị của bảng tổng hợp N - X - T với các sổ tổng hợp.

3. Thủ tục cấp phát, quản lý hàng hóa

3.1. Thủ tục nhập kho

Theo chế độ kế toán qui định, tất cả các loại hàng hoá. Khi mua vào về phương pháp thủ tục nhập kho tức là khi nhận được HĐGTGT và vật liệu mà người đó mua hàng mang về. Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng và chủng loại, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng đối chiếu với hợp đồng mua bán đã ký.

3.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa

Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính xuất của từng chủng loại hàng hóa, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán.

- Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng:

Khi bán hàng hóa của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản:

Nợ TK 632: 136.000.000 đ

Có TK 156: 136.000.000 đ

Ví dụ: Trong ngày 3/ 2/2016, Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình xuất bán được 1000 chiếc ống kẽm. Đơn giá 136.000 đ. Giá bán chưa thuế là 370.000 đ. Đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Vậy, trị giá vốn thực tế ống kẽm xuất là: 1000 x 136. 000 = 136. 000.000đ.

Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa.

III. Giải pháp

1. Về công tác quản lý bán hàng

Công ty chưa chú ý đến công tác “hậu bán hàng”. Mặc dù sản phẩm của Công ty ít có sai hỏng nhưng mẫu mã sản phẩm không phải lúc nào cũng làm vừa lòng khách hàng. Công ty nên chú ý đến công tác này hơn cụ thể là: Nếu hàng hóa của doanh nghiệp chất lượng kém thì khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá bán, bớt giá bán... và phải sẵn sàng chấp nhận nếu muốn có mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán

Về phương pháp kế toán: Vào cuối mỗi niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính, kế toán phải tiến hành lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Mức lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi và việc xử lý, xóa nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.

3. Về sổ toán chi tiết

Sản phẩm giấy của Công ty rất đa dạng và có nhiều đơn vị tính khác nhau. Đơn vị tính đó có liên quan trực tiếp tới giá vốn sản xuất và doanh thu bán hàng và là một cơ sở quan trọng để xác định kết quả kinh doanh ■

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Giáo trình “Kế toán doanh nghiệp” PGS. TS. Ngô Thế Chi - NXB Thống kê Hà Nội.

2. Giáo trình “Lý thuyết hạch toán kế toán” PGS, TS. Nguyễn Hữu Ba - NXB Tài chính Hà Nội.

3. Chế độ kế toán doanh nghiệp: Quyển 1 và 2 - Bộ Tài chính 2006.

4. Chuẩn mực Kế toán Việt Nam.

5. Tạp chí “Tài chính Doanh nghiệp” - Bộ Tài chính.

6. Một số tài liệu của Công ty TNHH XNK và TM Tân Thái Bình.

ORGANIZATION OF SALES ACCOUNTING

AND DETERMINATION OF RESULTS AT TAN THAI BINH

IMPORT EXPORT AND TRADING COMPANY LIMITED

● MA. NGUYEN THI CUC

Faculty of Accounting - University of Economic and Technical Industries

ABSTRACT:

Our country has transformed after many years of innovation, many types of enterprises have been established, it also creates many favorable opportunities for businesses but it also brings upon a lot of difficulties. Among them, the biggest difficulty may be the competition between domestic and foreign enterprises. Especially in the field of import and export. Accounting is therefore an important role in reflecting and providing economic information to meet the financial management needs of the business. Originating from the role and practical significance mentioned above, the article goes into the analysis of sales accounting organization and identifies results at Tan Thai Binh Import-Export and Trading Co., Ltd.

Keywords: Sales accounting organization, Tan Thai Binh Import - Export and Trading Co., Ltd