Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức nào đó (có thể là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, một viện nghiên cứu v.v..., sau đây xin được gọi chung là doanh nghiệp) phù hợp với bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng (ISO-9000, GMP, HACCP) hoặc quản lý môi trường (ISO 14000)... thực chất là hoạt động dịch vụ kỹ thuật, do một tổ chức chuyên nghiệp về lĩnh vực này thực hiện (tổ chức chứng nhận). Thông qua việc đánh giá tại doanh nghiệp, tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ cho doanh nghiệp khi hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của các bộ tiêu chuẩn mà doanh nghiệp muốn được chứng nhận.
ở đây, doanh nghiệp là chủ thể xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động của chính họ. Họ phải đầu tư công sức, tiền của để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Đương nhiên, sự đầu tư này phải mang lại hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đã áp dụng và được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn đều xác nhận về tác động tích cực nhiều mặt của hoạt động này, song nói chung, hiệu quả do áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng mang lại cho doanh nghiệp là:
- Sử dụng hợp lý hơn các nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt nguồn nhân lực được đào tạo và nhờ thế, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, giảm giá thành.
- Kiểm soát chặt chẽ các qui trình công nghệ và quản lý, nhờ thế có khả năng phòng ngừa và khắc phục kịp thời những sai lỗi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, thoả mãn ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
- Nhờ những kết quả trên, doanh nghiệp tăng cường được khả năng cạnh tranh, mở rộng thị trường, tức là làm cho doanh nghiệp phát triển.
Như vậy, khi xây dựng, áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng, tự thân doanh nghiệp có thể làm được điều này (hoặc nhờ một tổ chức tư vấn hỗ trợ) và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp mà không cần đến tổ chức chứng nhận.
Điều này vừa đúng, lại vừa chưa đúng. Đúng là vì doanh nghiệp không cần đến tổ chức chứng nhận trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của họ, song chưa đúng là vì muốn tăng cường cạnh tranh, muốn mở rộng thị trường thì doanh nghiệp phải giới thiệu, phải quảng cáo về mình. Trong trường hợp này thì việc hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp được một tổ chức độc lập, khách quan như tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chứng chỉ là một giải pháp tuyệt vời. Cũng chính vì lý do này mà doanh nghiệp tự nguyện bỏ kinh phí để mời tổ chức chứng nhận đánh giá, cấp chứng chỉ cho hệ thống quản lý chất lượng của mình. Còn với khách hàng thì rõ ràng, khách hàng có lý khi họ lựa chọn một doanh nghiệp được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho mình.
Từ đây, xuất hiện những thái độ khác nhau đối với việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn.
1. Thái độ của doanh nghiệp (Có hai thái độ khác biệt):
- Thứ nhất, doanh nghiệp nhận thức được lợi ích thực sự của việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của mình, quyết tâm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp phù hợp với tiêu chuẩn và tự giác duy trì hệ thống này.
Doanh nghiệp xin chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng để tăng cường khả năng cạnh tranh, giữ vững và mở rộng thị trường.
- Thứ hai, doanh nghiệp chỉ cần chứng chỉ chất lượng để quảng cáo mà không quan tâm một cách thực sự đến hệ thống quản lý chất lượng của mình. Điều này thực chất là hành vi lừa dối khách hàng, song thực hiện được hay không còn phụ thuộc vào thái độ của tổ chức chứng nhận.
2. Thái độ của tổ chức chứng nhận:
Như đã nói, tổ chức chứng nhận là một tổ chức dịch vụ kỹ thuật nên đương nhiên, họ cũng cần có nhiều khách hàng, đó là các doanh nghiệp xin được chứng nhận. Với khách hàng, tổ chức chứng nhận cũng có thể có 2 thái độ ứng xử:
- Thứ nhất, tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng một cách nghiêm túc, chỉ rõ những điều cần khắc phục và chỉ quyết định cấp chứng chỉ khi hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng đảm bảo các yêu cầu của tiêu chuẩn. Thái độ này đòi hỏi tổ chức chứng nhận phải mất nhiều công sức hơn, khách hàng phải chi phí nhiều hơn, nhưng cả doanh nghiệp và tổ chức chứng nhận đều giữ được uy tín đối với chứng chỉ được cấp, tức là duy trì được lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng.
- Thứ hai, thỏa hiệp với yêu cầu chỉ cần có chứng chỉ của doanh nghiệp, không quan tâm đến việc hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với tiêu chuẩn hay không. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể chi phí ít hơn, tổ chức chứng nhận vẫn thu được lợi nhuận, nhưng uy tín của doanh nghiệp và tổ chức chứng nhận sẽ mất vì sớm muộn, khách hàng cũng sẽ phát hiện, phân biệt được những chứng chỉ “thật” và chứng chỉ “dởm”. Bản thân hoạt động chứng chỉ cũng mang tính cạnh tranh và mỗi tổ chức chứng nhận phải lựa chọn cho mình con đường phát triển. Qui luật thị trường, trong trường hợp này cũng sẽ đóng vai trò quyết định, song để hoạt động chứng nhận phát triển lành mạnh, bảo vệ lợi ích chung của xã hội các cơ quan quản lý của nhà nước cũng cần phải có thái độ của mình.
3. Thái độ của cơ quan quản lý nhà nước:
Thái độ đúng đắn và cần thiết của các cơ quan quản lý nhà nước (các bộ, ngành, các địa phương) là khuyến khích, tạo điều kiện để các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tích cực nghiên cứu, áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến, thích hợp vì đó là công cụ đắc lực để tăng cường cạnh tranh và hội nhập. Cần hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đào tạo, tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng để các doanh nghiệp có thể tự xây dựng và đánh giá được hệ thống quản lý chất lượng của chính họ. Việc ban hành một số cơ chế, chính sách ưu tiên cho các doanh nghiệp được chứng nhận (như ưu đãi đầu tư, cung ứng hàng hóa, dịch vụ....) là đúng, nhưng cần hết sức thận trọng để tránh việc biến những chính sách đúng thành động lực khuyến khích việc chứng nhận, cấp chứng chỉ không trung thực. Để ngăn chặn, hạn chế hiện tượng này, cần triển khai thực hiện những qui định về việc quản lý các hoạt động chứng nhận, trong đó có hoạt động của các tổ chức chứng nhận mà số lượng đã trở nên đông đảo và chắc chắn sẽ còn tiếp tục phát triển trong thời gian tới.
