TÓM TẮT:
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đóng góp khoảng 48% GDP và tạo ra hơn 50% việc làm cho xã hội, đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Bên cạnh kết quả đạt được, DNNVV phải đối mặt với nhiều thách thức, như: Phát triển tự phát, nhỏ lẻ, thiếu sự liên kết, trình độ quản lý và năng lực tài chính yếu, thị trường nhỏ hẹp và khả năng cạnh tranh không cao, tổ chức công tác kế toán còn hạn chế. Bài viết nhằm đưa ra một số nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong DN vừa và nhỏ.
Từ khoá: Tổ chức công tác kế toán, công tác kế toán, DN nhỏ và vừa.
1. Đặt vấn đề
Công tác kế toán tại doanh nghiệp (DN) có vai trò hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của DN. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong DN, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một DN. Hơn nữa, công tác này cũng ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kinh tế - tài chính trong DN. Hiện nay, phần lớn các DN Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa, chiếm khoảng 98% trong tổng số 600.000 DN cả nước, đóng góp khoảng 48% GDP và tạo ra hơn 50% việc làm cho xã hội (Diễn đàn Đầu tư kinh doanh ngày 14/9/2019). DNNVV với đặc điểm quy mô nhỏ, thị trường nhỏ hẹp và khả năng cạnh tranh không cao, thì vấn đề quan trọng cần xét đến là công tác kế toán. Quy mô các DN càng nhỏ thì mức độ đầu tư triển khai công tác kế toán càng hạn chế. Để tiết kiệm chi phí, nhiều DN không tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê kế toán bên ngoài ngoài.
2. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu: Những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán.
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán trong DN; những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV.
Phạm vi nghiên cứu: Bài viết tập trung tìm hiểu những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV.
3. Tổ chức công tác kế toán trong DN
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán gồm nhân viên kế toán với các quy định về chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ để thực hiện các phần hành kế toán cụ thể cũng như tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với đặc điểm của DN nhằm cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng đưa ra các quyết định [6].
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý DN. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong DN, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một DN. Hơn nữa, công tác này còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của DN.
Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên, có tính khốc liệt, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng, để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản trị.
Để tổ chức công tác kế toán trong DN cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của DN.
Tổ chức công tác kế toán trong DN gồm: Tổ chức chế độ chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng chế độ kế toán, tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong DN và tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của DN không những tiết kiệm được chi phí, mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng, phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.
4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV
Ở Việt Nam hiện nay, các DN được xếp loại nhỏ và vừa nếu đáp ứng điều kiện: có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng, hoặc số lao động trung bình hàng năm không quá 300 người (điều 3, Nghị định số 90/2001/NĐ-CP).
Các DNNVV đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nền kinh tế đất nước, được Nhà nước tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát triển. Trong bối cảnh đó, chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng cho các DNNVV đã được quan tâm nghiên cứu và ban hành trong những năm qua.
Thực tế hiện nay, việc tổ chức công tác kế toán tại các DNNVV chưa thực sự được chú trọng. Nhiều DN với tâm lý chủ quan, áp dụng hời hợt, đối phó hoặc áp dụng không đầy đủ chế độ, chuẩn mực kế toán… Do đặc điểm là các DNNVV mang tính “đóng”, quy mô nhỏ, nên phạm vi đối tượng sử dụng thông tin tài chính DNNVV cũng cấp tương đối hẹp, chủ yếu là chủ DN, một số nhà đầu tư và chủ nợ. Nhu cầu thông tin kế toán của họ mang tính đặc thù, cá biệt không giống như đối với các DN đại chúng, có quy mô lớn[1]. Do đó vai trò của kế toán có thể bị xem nhẹ. Những nhân tố sau đây là nguyên nhân khiến việc tổ chức công tác kế toán không được coi trọng trong các DN vừa và nhỏ.
Thứ nhất: Đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Kế toán là một hệ thống thông tin đo lường, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu của bất kỳ một DN nào, nó cung cấp thông tin về hoạt động tài chính cho cả người quản lý ở bên trong DN và các đối tượng bên ngoài DN. Thông thường do phạm vi cung cấp và phục vụ các thông tin khác nhau nên công tác kế toán trong DN cũng được tổ chức, sắp xếp khác nhau. Đối với các DNNVV, người sử dụng thông tin thường chỉ giới hạn ở 2 đối tượng là nhà quản lý và cơ quan thuế vì họ chưa có hoặt ít có nhu cầu huy động vốn từ các nhà đầu tư và ngân hàng, thì khi đó hệ thống kế toán của DNVVN thường đơn giản, báo cáo tài chính thường không phức tạp, ít chỉ tiêu, chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của 2 đối tượng này. Khi DN phát triển, mở rộng sản xuất, nhu cầu sử dụng vốn cao và cần huy động vốn từ ngân hàng hoặc nhà đầu tư thì DN mới quan tâm hơn tới thông tin kế toán, nhằm giúp DN thuận lợi trong việc tiếp cận nguồn vốn vay từ ngân hàng và nhà đầu tư đáp ứng nhu cầu huy động vốn của DN.
Như vậy, quy mô DN càng lớn, nhu cầu huy động vốn càng cao, DN càng chú ý đến thông tin kế toán được cung cấp nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng sử dụng.
Thứ hai: Nhận thức của chủ DN
Về nhận thức vai trò của kế toán đối với các DNNVV cũng rất hạn chế. Hiện nay, tổ chức phòng tài chính kế toán của các DNNVV khá đơn giản với người đứng đầu là kế toán trưởng, đôi khi kiêm nhiệm luôn kế toán viên, khai báo thuế và lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, nhiều DN thuê kế toán bên ngoài, không tổ chức bộ máy kế toán riêng .
Theo nghiên cứu của tác giả Trần Đình Khôi Nguyên, chỉ ra rằng công tác kế toán ở các DN chỉ chú trọng cho mục đích kê khai thuế khá cao. Theo nghiên cứu của tác giả về “mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến việc vận dụng chế độ kế toán ở các DNVVN ở Việt Nam” thì nhân tố ảnh hưởng của thuế đối với công tác kế toán được xem là một đặc trưng ở các nền kinh tế chuyển đổi. Theo cơ chế kế hoạch hóa, công tác kế toán phục vụ chủ yếu cho việc quản lý nhà nước, trong đó có cơ quan thuế [2].
Do vậy, để phục vụ nhu cầu quản lý và cơ quan thuế, DN thường sử dụng hai hệ thống sổ sách: sổ sách kế toán thuế và sổ sách kế toán nội bộ.
+ Sổ sách kế toán thuế: Được DN hạch toán trên cơ sở những hóa đơn chứng từ có kê khai thuế nhằm giấu đi những khoản doanh thu không kê khai, bỏ đi những khoản chi phí không được tính, hoặc không đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế.
+ Sổ sách kế toán nội bộ: Thực hiện ghi sổ theo dõi dòng tiền là chính, mà không tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực, chính sách kế toán.
Thứ ba: Quy mô DN
Các DN có quy mô lớn thường hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế có mức độ phức tạp cao, có nhiều nguồn lực đầy đủ để thực hiện các chế độ, chính sách kế toán và nhân sự kế toán. Các DNNVV với lượng vốn đầu tư hạn chế và số lượng lao động tối đa không quá 300 người thì quy mô của DN là tương đối nhỏ. Do đó, DNNVV có lợi thế dễ thành lập, dễ gia nhập thị trường, khả năng thu hồi vốn nhanh, tạo điều kiện cho DNNVV phát triển trong nhiều ngành nghề, nhiều địa bàn lấp vào khoảng trống của DN lớn. Tuy nhiên, DNNVV hạn chế về đầu tư vào mặt bằng, nhà xưởng, máy móc thiết bị và nguyên vật liệu. DNNVV thường không đạt lợi thế về quy mô như DN lớn. Do vậy, việc thông tin kế toán trong DNNVV chủ yếu phục vụ yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan thuế. Quy mô các DN càng nhỏ thì càng hạn chế trong vấn đề tổ chức công tác kế toán. Việc kê khai thiếu, sót các khoản thuế phải nộp diễn ra khá phổ biến ở các DN. Hằng năm, ngân sách nhà nước thất thoát hàng ngàn tỉ đồng do các DNNVV cố tình gian lận thuế, chủ yếu là thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập DN (TNDN), do nhiều DN chưa có ý thức tuân thủ pháp luật kinh doanh, không khai báo thuế trung thực, hệ thống kế toán chưa hoàn thiện, kém về chuyên môn. Tất nhiên, cũng không loại trừ khả năng, kế toán, giám đốc DN biết sai sót mà vẫn cố tình vi phạm để được lợi từ việc nộp giảm thuế so với quy định và trách nhiệm của cán bộ ngành Thuế chưa phát huy hiệu quả.[1]
Thứ tư: Yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 làm thay đổi cơ bản phương thức thực hiện các công việc kế toán hiện nay bằng việc áp dụng chứng từ điện tử, bằng các phần mềm tổng hợp, xử lý dữ liệu, ghi sổ kế toán trong môi trường tin học hóa. Kế toán viên sẽ không còn mất quá nhiều công sức trong việc phân loại chứng từ, xử lý từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các loại sổ kế toán mà vấn đề quan trọng hơn là cần phải quan tâm đến việc trình bày báo cáo tài chính theo chuẩn mực[3]. Sự hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ giúp ngành Kế toán sử dụng nguồn lực của mình hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiếp cận gần hơn với hệ thống kế toán quốc tế. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán trong các DNNVV còn nhiều hạn chế, do các nguyên nhân sau:
- Do nhận thức của nhà quản lý: Họ cho rằng CNTT chưa phải là tác nhân chủ chốt trong hoạt động kinh doanh nên hầu hết các DN vẫn sử dụng phương thức thủ công và nếu ứng dụng CNTT chỉ dừng lại ở Word, excel... một số ít DN sử dụng phần mềm kế toán, quản lý nhân sự... Trong suy nghĩ của chủ DN, họ chỉ xem việc đầu tư cho CNTT là khoản đầu tư thêm, chưa phải là khoản đầu ra sinh lời, nên họ không lập kế hoạch cho việc đầu tư này.
- Do thiếu vốn: Sự hạn chế về khả năng tài chính luôn đặt DN đứng trước sự lựa chọn xem vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết trước. Việc đầu tư CNTT thường xếp hàng thứ yếu.
Thứ năm: Trình độ của kế toán viên
Theo đánh giá của IFAC, nhân viên kế toán là một “mắt xích” để bộ máy của DN có thể hoạt động. Họ cung cấp thông tin để ban quản trị có thể đề ra kế hoạch kinh doanh; Thiết lập và quản lý hệ thống thông tin, thúc đẩy các quy trình phát triển; Hạn chế tối thiểu các rủi ro; Tăng cường các mối quan hệ với ngân hàng và các nhà đầu tư; Thu hết vốn và thực hiện nhiều hoạt động để hiện thực hóa cho thành công hiện tại và trong tương lai của DN.
Tại nhiều DNNVV, công việc kế toán vẫn được giao cho người trong gia đình, bộ phận nhân sự, người không có kinh nghiệm hoặc được thực hiện bởi chính chủ DN. Do tâm lý muốn tiết kiệm chi phí, nên khi sử dụng nhân sự, DN thường “tranh thủ” tận dụng tối đa nguồn nhân lực này bằng cách yêu cầu thực hiện nhiều công việc khác ngoài công việc kế toán, dẫn tới tình trạng kế toán làm việc bị quá tải. Công việc theo dõi thông tin, số liệu về sản xuất, bán hàng, công nợ.... bị đình trệ. Không phản ánh đúng, đủ và kịp thời tình hình kinh doanh của DN. Mặt khác, những nhân sự được sử dụng này có thể chưa qua đào tạo về kế toán hoặc đã qua đào tạo nhưng chưa có kinh nghiệm, dẫn tới tình trạng chưa cân đối, sắp xếp “hợp lý chi phí đầu vào” tốt nhất cho DN bằng những kế toán lâu năm, nhiều kinh nghiệm. DN thường phải trả lương tương đối cao cho những kế toán lâu năm trong khi DN cho rằng khối lượng công việc trong các DNNVV thường rất ít. Do vậy, DNVVN thường thuê kế toán mới ra trường hoặc người thân trong gia đình để thực hiện công việc kế toán.
Thứ sáu: Các dịch vụ tài chính - kế toán
Dịch vụ kế toán là loại hình hoạt động nhằm trợ giúp, tư vấn cho DN về luật pháp, chế độ, thể chế tài chính kế toán của Nhà nước cũng như việc ghi sổ kế toán, tính thuế, lập báo cáo tài chính. Hiện nay các dịch vụ kế toán thường thấy là dịch vụ làm kế toán, lập báo cáo tài chính, các dịch vụ thuế… Nhiều DN cho rằng chi phí thuê dịch vụ kế toán thấp hơn chi phí duy trì nhân sự nội bộ mà chất lượng công việc vẫn đảm bảo.
Sự ra đời của thị trường cung cấp dịch vụ kế toán có ảnh hưởng lớn đến tổ chức trong các DNNVV. Trước đây, khi muốn tổ chức một hệ thống kế toán, các DN phải thuê hẳn một đội ngũ nhân viên. Điều này làm tốn chi phí, tốn thời gian của DN nhưng đôi khi hiệu quả lại không cao. Do đó, nhiều DN sẽ nghĩ đến một công ty cung cấp dịch vụ kế toán.
4. Kết luận
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý ở DN. Thành công của DN không thể thiếu vai trò của công tác kế toán. DN cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong DN là việc làm cần thiết, giúp tổ chức tốt quá trình quản lý kinh tế, cung cấp thông tin kế toán trong quá trình hội nhập của DN
Lời cảm ơn: Nghiên cứu này được tài trợ bởi trung tâm Nghiên cứu
ứng dụng Khoa học và công nghệ, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật
Hưng Yên, Mã số đề tài UTEHY.L.2019.08.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Dương Thị Thanh Hiền, Đại học Duy Tân, thực trạng nhận thức về vai trò tổ chức công tác kế toán đối với DNNVV ở Việt Nam hiện nay.
- Trần Đình Khôi Nguyên (2010), Bàn về mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến vận dụng chế độ kế toán trong các DNVVV, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, Đại học Đà Nẵng - số 5(40).2010.
- TS. Nguyễn Thị Thu Hà, đào tạo kế toán trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, đăng trên Tạp chí Tài chính, ngày 18/04/2019
- TS. Võ Văn Nhị, Kế toán tài chính, NXBTài chính (2009).
- Điều 3, Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2001 của Chính phủ về trợ giúp phát triển DNNVV.
- Bùi Phương Thanh, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các DNNVV trên địa bàn tỉnh Hải Dương, Luận án Tiến sỹ Kinh tế, 2018.
FACTORS INFLUENCING THE ALIGNMENT OF ACCOUNTING SYSTEMS
IN SMALL AND MEDIUM-SIZED ENTERPRISES
NGUYEN THI GIANG
Hung Yen University of Technology and Education
ABSTRACT:
Small and medium-sized enterprises (SMEs) contribute about 48% of Vietnam’s GDP and create more than 50% of jobs in Vietnam and play an important role in our country's socio-economic development. However, SMEs have to face many challenges such as spontaneous and small-scale development, lack of connectivity, poor management and weak financial capacit, small market, low competitiveness and poor accounting practices. This article points out some factors affecting the alignment of accounting systems in small and medium-sized enterprises.
Keywords: Alignment of accounting systems, small and medium-sized enterprises.
