Thực trạng áp dụng công cụ 5S tại các công ty trong khu công nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

TÓM TẮT:

Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ngày càng được chú trọng trong các hoạt động của công ty, nhất là trong các đơn vị đóng trên địa bàn các khu công nghiệp TP. Hồ Chí Minh. Bài viết đánh giá thực trạng áp dụng phương thức quản lý chất lượng 5S tại các đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp để công cụ này được áp dụng rộng rãi và phổ biến phù hợp với thực tế tình hình Việt Nam.

Từ khóa: doanh nghiệp, khu công nghiệp, công cụ 5S, TP. Hồ Chí Minh.

1. Đặt vấn đề

Triết lý Kaizen của Nhật Bản đã ra đời từ những năm 1980, trở thành công cụ để cạnh tranh trong các công ty Nhật Bản. Trong triết lý này, công cụ 5S trở thành một trong những phương pháp quản lý quan trọng trong quá trình ứng dụng Kaizen vào doanh nghiệp với mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. Việc áp dụng 5S đơn giản, nhưng mang lại hiệu quả cao trong thực tế. Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp, nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

Theo số liệu của Thời báo Tài chính Việt Nam ngày 04/08/2021, chỉ tính riêng TP. Hồ Chí Minh đã có số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trong 7 tháng đầu năm 2021 lên đến 12.071 doanh nghiệp. Đây là kỷ lục về số lượng DN phải tạm ngừng kinh doanh trong 7 tháng đầu năm tại Thành phố này giai đoạn 2016 - 2021. Các doanh nghiệp giải thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong đó, bên cạnh việc dịch bệnh Covid-19 bùng phát lan rộng, việc quản lý thiếu hiệu quả cũng là nguyên nhân dẫn đến số lượng doanh nghiệp ngừng hoạt động tăng cao như vậy. Bài toán đặt ra lúc này là làm thế nào để có thể duy trì sản xuất trong thời điểm khó khăn, nhưng vẫn đảm bảo việc quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất, môi trường làm việc tốt, giúp người lao động phát huy hết khả năng của mình, khách hàng nhận thấy doanh nghiệp chuyên nghiệp tin tưởng và ký kết nhiều đơn hàng. Để trả lời cho vấn đề này, việc áp dụng 5S là một trong những câu trả lời phù hợp. Là một chương trình quan trọng của triết lý Kaizen, công cụ 5S đã du nhập từ khá lâu vào thị trường Việt Nam, lợi ích của 5S thực tế đã được chứng minh tại nhiều doanh nghiệp, thế nhưng tỷ lệ áp dụng công cụ này còn rất hạn chế.

Theo nhận định của PGS.TS. Huỳnh Thành Đạt - Ủy viên BCH Trung ương Đảng, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN). Sau một thời gian dài triển khai, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, sau này được nâng cấp thành tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đã khẳng định được vai trò là một công cụ quan trọng, hỗ trợ cho các cơ quan hành chính nhà nước trong việc chuẩn hóa các quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức thực thi công vụ với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân công dân có liên quan; minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, hướng đến một nền hành chính hiện đại, dân chủ, trong sạch và vững mạnh. Đây là kết quả khả quan, là tiền đề vững mạnh cho các tổ chức, doanh nghiệp ngoài Nhà nước có thể vững tin, mạnh dạn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng vào trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thương mại của mình. Trong đó, các phương thức dễ thực hiện, ít tốn chi phí như phương thức 5S sẽ được chú trọng, sử dụng trong những giai đoạn đầu.

Tại khu vực TP. Hồ Chí Minh, có rất nhiều khu công nghiệp với số lượng doanh nghiệp tham gia lớn, quy mô cao, số lượng nhân công nhiều,… Vì vậy, việc áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng để quản lý là điều hết sức cấp thiết, khi áp dụng công cụ quản lý chất lượng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động lâu dài và bền vững. Để từng bước đưa việc quản lý chất lượng vào quy trình cụ thể, rõ ràng, ứng dụng thuần thục thì ngay từ đầu việc sử dụng các công cụ đơn giản để quản lý là cần thiết. Do đó, công cụ quản lý chất lượng đơn giản, dễ áp dụng như 5S là tiêu chuẩn nên thực hành đầu tiên tại các doanh nghiệp dù quy mô của họ như thế nào.

Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào chỉ ra được thực trạng áp dụng 5S tại các công ty hoạt động trong các khu công nghiệp, chưa chỉ rõ được những ưu điểm hạn chế trong quá trình áp dụng 5S. Do đó, các doanh nghiệp chưa thấy được những lợi ích cụ thể từ việc áp dụng công cụ 5S đem lại. Từ những lý do trên, nghiên cứu này được thực hiện nhằm khảo sát thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp ở các khu công nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Qua đó, phát hiện những vấn đề tồn tại và các nguyên nhân chính trong quá trình áp dụng 5S, từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần cải thiện tình hình thực hiện công cụ quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp.

2. Phương pháp thực hiện

Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng thông qua 2 giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Nhóm nghiên cứu thực hiện thiết kế bảng câu hỏi khảo sát thông qua phương pháp thảo luận nhóm, phỏng vấn chuyên gia, nghiên cứu các tài liệu, báo cáo trước đây liên quan đến đề tài. Kết quả giai đoạn 1 là xác định mô hình nghiên cứu đề xuất và hoàn thiện bản phỏng vấn dựa các mô hình nghiên cứu lý thuyết và nghiên cứu ứng dụng.

Giai đoạn 2: Khảo sát bằng bảng câu hỏi nhằm thu thập và phân tích dữ liệu khảo sát. Tác giả gửi bảng khảo sát đến các doanh nghiệp đóng trên địa bàn các khu công nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh. Mẫu nghiên cứu được thu thập theo danh sách đã công bố trên website của các khu công nghiệp.

3. Kết quả nghiên cứu

Qua kết quả khảo sát 145 doanh nghiệp đóng trên địa bàn các khu công nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh.

Về ngành nghề: Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, trong đó ngành Dệt may có số lượng tham gia khảo sát nhiều nhất với 59 doanh nghiệp, chiếm 40.7%. Ngành Da giày có số lượng trả lời cao thứ hai với 30 đơn vị chiếm 20.7%. Ngành có số lượng trả lời ít nhất là ngành Bao bì với số doanh nghiệp trả lời là 13 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ 9%. Điều này là do bảng khảo sát được gửi tại các khu công nghiệp Tân Bình, Tân Tạo, Tân Thuận là nơi tập trung đông các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may. Ngoài ra, các doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác cũng tham gia trả lời các câu hỏi trong bảng khảo sát gồm: Y tế - Dược phẩm với 15 doanh nghiệp tỷ lệ 10.3%, ngành Điện tử - Viễn thông 14 doanh nghiệp có tỷ lệ tương ứng 9.7%. Còn lại là các nhóm gồm các đơn vị trong nhiều ngành nghề khác nhau tại khu công nghiệp, con số này cũng là 14 doanh nghiệp chiếm 9.7% số lượng trả lời. Như vậy, dù bận rộn cho các hoạt động sản xuất - kinh doanh, song các doanh nghiệp rất tích cực tham gia trả lời cho bảng câu hỏi phỏng vấn.

Bảng 1. Chức vụ của người trả lời

Nguồn: Tác giả khảo sát

Về chức vụ người trả lời: Bảng 1 cho thấy: Các trả lời viên tập trung trong khối văn phòng, trong đó tổ trưởng có số lượng thực hiện khảo sát nhiều nhất với 53 người trả lời chiếm tỷ lệ 36.6%, kế đó là nhân viên với 29 phiếu trả lời chiếm 20% tổng số lượng khảo sát. Khối sản xuất có số lượng trả lời viên ít hơn, trong đó quản đốc là 24 người chiếm tỷ lệ 16.6%, công nhân là 11 người với tỷ lệ 7.6%. Điều này cho thấy, khối văn phòng được tiếp cận với các phương thức quản lý chất lượng nhiều hơn nên họ nắm rõ các công cụ quản lý được vận hành như thế nào trong doanh nghiệp. Mặt khác, khối sản xuất của các đơn vị tập trung vào thực hiện các quy trình chuyên môn hoá cao nên thường không chú ý đến những hoạt động quản lý chung. Khảo sát cũng cho thấy, số lượng trưởng phòng tham gia vào quá trình trả lời bảng câu hỏi cũng khá nhiều, số lượng 14 người, chiếm tỷ lệ 9.7%, trưởng phòng là những người trực tiếp lắng nghe các cam kết, thiết kế quy trình hoạt động quản lý chất lượng. Vì vậy, họ là cầu nối để đưa các quá trình từ cấp lãnh đạo đến các phòng ban, hướng dẫn các phòng ban mình quản lý thực hiện các chính sách chất lượng và cũng chính trưởng phòng sẽ tiếp thu các ý kiến từ nhân viên để trình lên cấp lãnh đạo, từ đó đưa ra những quyết sách quản lý phù hợp và gần gũi với nhân viên trong công ty. Nhóm khác trong bảng trả lời cũng có số lượng 14 người, chiếm 9.7% tổng số lượng các câu trả lời, nhóm này thường là các nhân viên tập sự, nhân viên hành chính, kế toán, họ thường vừa mới vào công ty nên chỉ mới làm quen với các hệ thống quản lý chất lượng chưa áp dụng các hoạt động quản lý chất lượng một cách thuần thục.

Về sử dụng phương thức 5S trong doanh nghiệp: Nhóm tác giả nhận được có đến 86 đáp viên chiếm tỷ lệ 59.3% trả lời đơn vị của họ đã và đang sử dụng phương thức 5S vào hoạt động quản lý của họ. Số lượng còn lại 59 đơn vị chiếm tỷ lệ 40.7% cho biết họ chưa áp dụng phương thức 5S vào hoạt động quản lý chất lượng tại cơ sở.

Kết quả khảo sát đã nhận định được các ý kiến cho thấy lý do doanh nghiệp mong muốn và đang áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng - trong đó có phương thức 5S vào quá trình hoạt động. Đó là: nhân viên cảm thấy công việc của họ được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn vì không mất thời gian tìm kiếm các công cụ dụng cụ hằng ngày, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc; những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng; máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản định kỳ, người lao động nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc. Môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, phát huy sáng kiến cải tiến và tính kỷ luật của mọi người. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc, chỗ làm việc trở nên thuận tiện, an toàn, giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc, tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở, năng suất làm việc từ đó cũng được tăng lên.

Bên cạnh đó, các nguyên nhân được liệt kê khiến các doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng 5S rộng rãi, đó là lãnh đạo phải hiểu biết, cam kết hỗ trợ và làm gương để các thành viên tham gia thực hiện, bộ phận với mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S. Từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện, đồng thời để có cơ sở giúp lãnh đạo đề ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời. Ngay từ đầu, do nhân viên chưa được áp dụng 5S nên họ ngại thay đổi hoặc chỉ thay đổi một cách tạm thời, cần có đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành; tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần, đánh giá chéo giữa các phòng.

Hình 1: Thời gian áp dụng phương thức 5S vào công tác quản lý

Nguồn: Tác giả khảo sát

Về thời gian áp dụng phương thức 5S: Kết quả cho thấy, số doanh nghiệp áp dụng phương thức 5S từ 1-3 năm là 58 đơn vị (chiếm 40%). Tiếp đó, số lượng các doanh nghiệp đã áp dụng phương thức 5S từ 3 - 5 năm là 43 đơn vị, có tỷ lệ tương ứng 29.7%. Số đơn vị áp dụng công cụ 5S vào hoạt động quản lý trên 5 năm là 16 đơn vị với mức tỷ lệ tương đương 11.0%. Ngoài ra, số các doanh nghiệp khác chỉ đang tìm hiểu việc áp dụng 5S, chưa thực hiện là 14 đơn vị (chiếm tỷ lệ 9.7%). Kết quả này cho ta nhận định, số lượng các doanh nghiệp chú trọng vào hoạt động quản lý chất lượng và áp dụng các phương thức này vào hoạt động hằng ngày tại cơ sở là 131 đơn vị trên tổng số các doanh nghiệp trả lời cho bảng câu hỏi. Điều đó chứng tỏ công tác quản lý chất lượng ngày càng được chú trọng bên cạnh các hoạt động chính yếu của doanh nghiệp, khẳng định được các cơ sở lý thuyết ban đầu đã đưa ra đầu tư vào chất lượng là sự đầu tư đúng đắn, lâu dài, chỉ được mà không mất.

4. Kết luận và giải pháp

Theo Nghị định số 56/2009 NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp quản lý nhà nước sẽ trợ giúp phát triển, hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhất là các doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp, tác giả đề xuất các giải pháp để hoạt động quản lý chất lượng trong các đơn vị thực hiện một cách hiệu quả, thuận lợi hơn. Cùng với các nguyên tắc của việc quản lý chất lượng đồng bộ, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:

Thứ nhất, giải pháp liên quan đến việc tuyên truyền phổ biến các phương thức quản lý chất lượng. Nhà nước cần ban hành nhiều văn bản cho thấy tính cấp thiết của việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động quản lý các doanh nghiệp, đồng thời có các văn bản hướng dẫn việc thực hiện quản lý theo tiêu chuẩn để chuẩn hóa việc ứng dụng các cách thức quản lý vào trong hoạt động hàng ngày cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Khi đã thấy được sự hiệu quả của việc áp dụng quản lý chất lượng, các đơn vị sẽ tích cực hưởng ứng hoạt động quản lý chất lượng và áp dụng các phương thức quản lý như 5S vào công việc hằng ngày.

Thứ hai, các đơn vị nên có sự cam kết về quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng để các nhân viên công ty đều hiểu rõ và thực hiện. Ban lãnh đạo các đơn vị cần nắm rõ về lợi ích của áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, từ đó thay đổi nhận thức quản lý theo phương châm chất lượng là sự sống còn của doanh nghiệp. Từ đó, ban lãnh đạo cam kết việc theo đuổi chất lượng toàn diện sẽ giúp cho nhân viên thống nhất trong tư tưởng và hành động cùng chung sức với lãnh đạo công ty thực hiện các chính sách chất lượng. Như vậy, tất cả các nhân viên trong các phòng ban đều hiểu rõ về chất lượng và có thể nắm rõ hoạt động của công ty, chứ không phải chỉ nhân sự văn phòng biết về các hoạt động này.

Thứ ba, phổ biến kiến thức 5S bằng các phương pháp trực quan sinh động. Doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp thường gặp khó khăn về trình độ nhân lực. Đại đa số công nhân viên trong doanh nghiệp chỉ tốt nghiệp THPT nên khi tuyên truyền 5S trong đơn vị, ban lãnh đạo và các ban triển khai 5S cần chú ý việc lựa chọn phương thức truyền tải. Một trong những cách thức hữu hiệu mà doanh nghiệp có thể sử dụng là đào tạo, phổ biến triết lý 5S tại các doanh nghiệp bằng hình ảnh trực quan dễ hiểu, dễ nhớ, dễ áp dụng. Sử dụng các ký hiệu màu sắc, vẽ đường bao cho các công cụ dụng cụ, hoặc hình ảnh mẫu ban đầu các dụng cụ, đồ vật được sắp xếp ra sao. Sau này, dù nhân viên nào thực hiện, khi nhìn vào hình ảnh họ cũng có thể tự sắp xếp được.

Thứ tư, lập kế hoạch áp dụng công cụ 5S phù hợp với điều kiện hoạt động từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Việt Nam cần xây dựng kế hoạch áp dụng quản lý chất lượng phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng 5S từng bước. Cụ thể, trong giai đoạn đầu, sau khi đào tạo kiến thức và ý thức cho nhân viên trong công ty, doanh nghiệp nên áp dụng 5S với môi trường làm việc đang có, từ đó phát hiện ra các vấn đề, lãng phí tồn tại để đưa ra các cải tiến nhằm cải thiện môi trường làm việc. Sau khi thực hiện 5S bước đầu ổn định, doanh nghiệp có thêm nguồn kinh phí đầu tư cơ sở vật chất khác như kệ, giá,… và tiếp tục cải tiến để tạo ra môi trường làm việc ít lãng phí. Từ đó, số lượng các đơn vị áp dụng 5S ngày càng tăng lên so với số liệu thống kê hiện tại chỉ đạt 59.3% và thời gian áp dụng phương pháp 5S sẽ tăng so với con số đã áp dụng ở mức 1 - 3 năm như số liệu khảo sát. Khoảng 6 tháng sau khi áp dụng phương thức 5S, doanh nghiệp cần đánh giá và phân tích tìm ra những điểm cần cải tiến, từ đó điều chỉnh xây dựng kế hoạch cho các thời gian tiếp theo để nâng cao điều kiện làm việc tại đơn vị.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Chính phủ Việt Nam, (2009). Nghị định số 56/2009/NĐ-CP quy định các chính sách trợ giúp và quản lý nhà nước về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Chính phủ Việt Nam (2014). Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Nguyễn Đăng Minh* - Đỗ Thị Cúc - Tạ Thị Hương Giang - Hoàng Thị Thu Hà (2012). Thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội - Kinh tế và Kinh doanh, 29(1), 23-31.
Phan Chí Anh (2008). Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến năng suất. NXB Lao động, Hà Nội.
Đặng Thanh Thúy - Vũ Văn Giang - Đào Đức Quảng (2015). Vận dụng triết lý 5S và Kaizen trong quản lý, giáo dục đào tạo tại trường cao đẳng kỹ thuật công nghiệp. Báo cáo khoa học tóm tắt, Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghiệp.
Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển truyền thông Khoa học và Công nghệ (2021). Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: Công cụ hữu hiệu xây dựng nền hành chính hiện đại, truy cập tại https://www.most.gov.vn/vn/tin-tuc/19889/ap-dung-he-thong-quan-ly-chat-luong-theo-tieu-chuan-iso-9001--cong-cu-huu-hieu-xay-dung-nen-hanh-chinh-hien-dai.aspx

THE CURRENT IMPLEMENTATION OF 5S AT COMPANIES

IN HO CHI MINH CITY’S INDUSTRIAL PARKS

• PHAM THUY DUNG¹

• NGUYEN THI BINH MINH¹

• BUI THI KIM HOANG¹

• PHAN THI LE HANG¹

¹Nong Lam University

ABSTRACT:

Companies, especially those located in Ho Chi Minh City’s industrial parks, are increasingly paying attention to the quality management in accordance to standards. This paper assesses the current implementation of 5S quality management methodology at companies in Ho Chi Minh City’s industrial parks. Based on the paper’s findings, some solutions are proposed to help 5S tool become a common quality management tool in Vietnam.

Keywords: enterprise, industrial park, 5S tool, Ho Chi Minh City.