Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động đến toàn bộ các lĩnh vực của đời sống, xã hội. Công tác quản trị tài chính, kế toán không thể tránh được sự ảnh hưởng của cách mạng công nghệ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác chuyển đổi số trong sự phát triển của doanh nghiệp, Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng đang tích cực triển khai thực hiện công cuộc chuyển đổi số.
Không phải ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới việc chuyển đổi số nói chung và chuyển đổi số hệ thống tài chính, kế toán nói riêng. Bởi, xét riêng trong lĩnh vực này, việc sớm chuyển đổi số hệ thống kế toán sẽ giúp tăng tính thuận tiện trong giải quyết công việc của các kế toán viên, đồng thời mang lại nhiều lợi ích lớn, có thể hiểu đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn mà vẫn tối ưu tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán mang tới 4 lợi ích chính:
Hiện đại hóa phương thức làm việc cho bộ phận kế toán: Một số công việc kế toán tài chính hiện nay đã được thay thế bằng các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử…Kế toán viên sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức để phân loại chứng từ, xử lý từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các loại sổ kế toán. Nhờ đó, họ có nhiều thời gian hơn để sáng tạo trong công việc, thực hiện các công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn cũng như nâng cao tay nghề, nghiệp vụ.
Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho kế toán viên: Nhờ ứng dụng các công nghệ số hiện đại hỗ trợ trong công việc, các kế toán có thể làm việc độc lập hơn, chủ động giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả, tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp và cho chính bản thân mình.
Ví dụ như khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các kế toán viên có thể dễ dàng kết nối, thu ngắn khoảng cách với các bộ phận khác của doanh nghiệp, tạo luồng trao đổi, xử lý công việc thuận tiện và hiệu quả. Mọi đầu việc nhờ thế có thể được giải quyết từ xa, thậm chí là giải quyết 24/7.
Tối đa hóa nguồn lực của doanh nghiệp: Thông qua các công nghệ hiện đại, là thành tựu của cuộc CMCN 4.0 như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, …doanh nghiệp giảm được rủi ro về lưu trữ dữ liệu, kế toán có thời gian để thực hiện các công việc đòi hỏi hàm lượng chất xám lớn. Không chỉ bộ phận kế toán giải quyết công việc hiệu quả hơn mà nhờ nền tảng kết nối số hóa đa chiều, khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng được phá vỡ, công việc được phân luồng rõ ràng và hoạt động trôi chảy, trơn tru hơn.
Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp: Trước đây, khi trình báo cáo lên lãnh đạo, nhân viên các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng phải lập báo cáo viết tay hoặc gửi email. Tuy nhiên, khi áp dụng số hóa và các giải pháp hỗ trợ số hóa, việc quản trị doanh nghiệp đã đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều. Các quản lý, lãnh đạo chỉ cần mở các phần mềm quản lý chung hoặc quản lý riêng của từng bộ phận là đã có thể xem báo cáo từ tổng quát đến chi tiết thực hiện, nắm rõ tình hình và hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
Các giải pháp để chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính, kế toán
Cuộc CMCN 4.0 mang tới rất nhiều công nghệ có thể hỗ trợ công tác quản trị tài chính, kế toán tại doanh nghiệp được chính xác, bảo mật và tiết kiệm thời gian hơn.
Dưới đây là 3 giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng nhất hiện nay.
Phần mềm kế toán online
Theo cách hiểu cơ bản nhất, phần mềm kế toán online là chương trình phần mềm có khả năng kết nối hết sức linh hoạt và trao đổi, khai thác thông tin từ bất cứ đâu thông qua kết nối internet diện rộng hoặc toàn cầu.
Đa phần các phần mềm kế toán online hiện nay đều sử dụng được trên các trình duyệt thay vì phải cài đặt lên máy tính mang đến sự thuận tiện trong công việc cho bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm kế toán online, doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích:
- Giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường.
- Giúp công tác kế toán chính xác hơn.
- Là một công cụ tra cứu tốt.
- Giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác.
- Giúp doanh nghiệp tránh được việc gian lận hay trộm cắp tiền, tài sản của doanh nghiệp.
- Giúp công tác báo cáo thuế dễ dàng hơn.
- Giúp công tác kế toán có tính kế thừa hiệu quả.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều loại chi phí.
- Giúp đội ngũ quản lý giải phóng sức lao động.
Hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nhận được các lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn
- An toàn, bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử
Cách làm việc thông thường là kế toán sẽ phải trực tiếp ra ngân hàng để thực hiện các giao dịch chuyển tiền, nộp tiền, gửi tiền…tốn nhiều thời gian cũng như bị giới hạn khi Covid-19 bùng phát.
Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử ra đời mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như rút ngắn thời gian thao tác, giảm thiểu tối đa sai sót với các nghiệp vụ: thanh toán, tự động hạch toán lệnh chuyển tiền vào hệ thống kế toán, truy vấn thông tin tài khoản….
Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử giúp bộ phận kế toán và doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian, giảm chi phí giao dịch và nâng cao hiệu quả công việc.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, tài chính là xu thế tất yếu khi mà cuộc CMCN 4.0 bắt đầu bước vào giai đoạn 2. Việc số hóa các hoạt động quản trị tài chính, kế toán sẽ giúp Công ty giải quyết nhiều bài toán khó với chi phí tối ưu nhất.
