Vận dụng tin học trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp lớn ở thành phố Huế: Những thuận lợi và khó khan

ĐÀO NGUYÊN PHI - NGUYỄN QUỐC TÚ (Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế)

TÓM TẮT:

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong điều kiện tin học hóa đã và đang là xu hướng tất yếu của tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam và trên thế giới. Tuy nhiên, các nghiên cứu và giáo trình về HTTTKT mới chỉ tập trung giải quyết vấn đề tổ chức trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), chưa nghiên cứu các nhân tố chi phối, đảm bảo cho sự thành công của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán của các doanh nghiệp lớn.

Do đó, nghiên cứu khái quát hóa các kiến thức nền tảng về ứng dụng CNTT vào HTTTKT đối với các doanh nghiệp (DN) có quy mô lớn tại thành phố Huế. Từ đó, áp dụng vào thực tế để giúp cho các DN có thể khai thác tối đa các nguồn lực của mình.

Từ khóa: Hệ thống thông tin kế toán, công nghệ thông tin, doanh nghiệp lớn, thành phố Huế.

1. Đặt vấn đề

Hiện nay, CNTT được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống và kế toán cũng không phải là một ngoại lệ. Tuy nhiên, ứng dụng tin học hóa như thế nào để đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động hữu hiệu, khai thác tối đa các tính năng của phần mềm kế toán (PMKT) và đảm bảo các yếu tố kiểm soát, mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho doanh nghiệp vẫn luôn là một câu hỏi. Để làm được điều này, DN cần phải tổ chức bộ máy kế toán một cách có hiệu quả trong cả hệ thống kế toán tài chính và HTTTKT quản trị, theo Rommey và cộng sự [1]. Ông còn cho rằng, DN cần phải có một quy trình để vận dụng hệ thống thông tin máy tính vào trong công tác kế toán để tiết kiệm thời gian và chi phí cho DN, đồng thời tối đa hóa giá trị sử dụng của PMKT.

Tuy nhiên, tại thành phố Huế, nhiều DN chưa có một quy trình tổ chức kế toán khi vận dụng CNTT nên chưa đem lại được hiệu quả như mong muốn. Một số DN đã quay lại với cách làm kế toán thủ công vì cho rằng PMKT không đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, rườm rà trong khâu tổ chức và nhất là khó kiểm soát trong các hoạt động kế toán tại đơn vị. Điều này không phải do PMKT không đáp ứng được mà do sự hiểu biết, khai thác phần mềm chưa tốt. Quá trình vận dụng của DN mang tính chủ quan mà chưa có sự hướng dẫn mang tính chuẩn hóa trong quá trình vận hành, khai thác phần mềm.

Xuất phát từ thực tế trên, nhóm tác giả quyết định nghiên cứu “Những nhân tố ảnh hưởng đến việc vận dụng tin học trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp lớn ở thành phố Huế” để đánh giá thực trạng, rút ra quy trình vận dụng hệ thống thông tin vào trong các doanh nghiệp lớn để bảo đảm được hiệu quả sử dụng cao nhất.

2. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

2.1. Các khái niệm cơ bản

2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau [2]. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc xác định số lượng nhân viên cần phải có; trách nhiệm của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Đồng thời, việc tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát, giám sát qua lại lẫn nhau giữa các nhân viên.

Mô hình tổ chức kế toán của DN được định hướng theo 2 dạng, đó là: Tổ chức kế toán tập trung và Tổ chức kế toán phân tán.

Bộ máy kế toán DN thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng, vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập thông tin kế toán quản trị. Do đó, việc xác lập cơ cấu bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào định hướng để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng.

2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, pháp lý về một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hoàn thành là cơ sở gốc cho các ghi chép hạch toán của kế toán. Chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu ban đầu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán [2].

2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một phương pháp đặc thù, riêng có của kế toán. Nó là một trang sổ gồm có hai phần ở hai bên, dùng để ghi chép và theo dõi những thay đổi trong các khoản mục của tài sản, nguồn hình thành tài sản, chi phí và doanh thu. Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan [4].

Hiện nay hệ thống tài khoản được quy định áp dụng cho các doanh nghiệp là hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên đề tài chỉ tập trung vào doanh nghiệp lớn nên toàn bộ các doanh nghiệp nghiên cứu đề sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.

2.1.4. Tổ chức sổ kế toán

Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

2.1.5. Tổ chức lập báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong DN, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của DN cũng như cho các đối tượng khác bên ngoài DN, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước. Báo cáo kế toán bao gồm 2 phân hệ, đó là: Hệ thống báo cáo tài chính và Hệ thống báo cáo quản trị.

2.1.6. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

Để tìm hiểu việc tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa, nghiên cứu tìm hiểu theo mô hình hoạt động ở trong HTTTKT.

Sơ đồ 1: Mô hình xử lý thông tin trong hệ thống kế toán dựa trên nền máy vi tính [1]

Mô hình xử lý thông tin trong hệ thống kế toán

2.2. Phương pháp nghiên cứu

2.2.1. Cách tiếp cận

Bằng cách thu thập ý kiến của các DN lớn tại thành phố Huế, tác giả thu thập các thông tin liên quan đến HTTTKT dựa trên nền máy vi tính. Từ đó, đánh giá hiện trạng sử dụng PMKT tại các DN, phân tích việc tổ chức kiểm soát hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa, chuẩn hóa các bước vận dụng phần mềm tại các DN lớn.

2.2.2. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các bảng hỏi để điều tra, từ đó suy luận được kết quả thống kê dựa trên mẫu điều tra. Để hạn chế các sai sót trong quá trình phỏng vấn, các phương pháp khác sẽ được đồng thời sử dụng kết hợp. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể, gồm:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phỏng vấn, điều tra

- Phương pháp thảo luận nhóm

Từ việc tìm hiểu các nghiên cứu trước đây, nhóm tác giả đã quyết định tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức kế toán trong điều kiện tin học tại các DN lớn trên địa bàn thành phố Huế. Lý do chọn nghiên cứu các DN lớn là vì đa phần các DN này đang sử dụng PMKT và họ có nhu cầu thông tin về báo cáo tài chính lẫn báo cáo quản trị rất cao. Điều này đòi hỏi DN phải được tổ chức, sắp xếp các thành phần của bộ máy kế toán, cũng như các phần hành một cách khoa học, đảm bảo hoạt động hiệu quả.

Nghiên cứu đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp và thông qua điện thoại dựa trên danh sách các DN lớn trên địa bàn thành phố Huế. Do có nhiều thuật ngữ chuyên ngành nên để đảm bảo tính chính xác của nghiên cứu, các câu hỏi được điều tra viên đặt câu hỏi, giải thích và ghi chép vào phiếu trả lời.

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tìm hiểu các khía cạnh của việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán. Các nghiên cứu mới đây có thể kể đến như nghiên cứu của Nguyễn Văn Thông tìm hiểu về tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa [6]. Tác giả đã tìm hiểu cách thức tổ chức kế toán với điều kiện có sử dụng PMKT tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở một số khu công nghiệp phía Nam. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc ứng dụng CNTT sẽ giúp cho bộ máy kế toán của DN hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Ngoài ra, còn có rất nhiều nhóm tác giả khác cũng đi sâu nghiên cứu về vấn đề này như Phạm Trà Lam [7].

Nhóm tác giả chưa tìm thấy đề tài nào về việc tổ chức kế toán tại các doanh nghiêp lớn tại Việt Nam. Các nghiên cứu có liên quan nhưng chỉ tập trung vào một số khía cạnh của phần mềm mà không nghiên cứu tổng quát. Trong năm 2011, tác giả Trần Thanh Thúy nghiên cứu tác động của phần mềm ERP đối với hệ thống kế toán của các doanh nghiệp Việt Nam [8]. Đây là một nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp, giúp cho bộ phận kế toán liên kết với các bộ phận khác, cung cấp thông tin cho ban quản trị một cách nhanh chóng và đầy đủ.

3. Kết quả nghiên cứu

3.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát

Bảng câu hỏi được nhóm nghiên cứu phỏng vấn trực tiếp 14 doanh nghiệp (trong tổng số 23 DN lớn tính theo các tiêu chí ở phần cơ sở lý thuyết). Do đặc điểm các câu hỏi khảo sát có nội dung mang tính chuyên ngành cao nên để đảm bảo tính chính xác của nghiên cứu, nhóm đã hỏi trực tiếp các kế toán và giải thích các thuật ngữ này nếu như kế toán chưa hiểu rõ nội dung cần trả lời.

Phần lớn đây đều là các doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây lắp và dịch vụ. Các phần mềm sử dụng tại các DN này hầu hết đều được sử dụng rộng rãi trên thị trường như Fast Accounting, Misa SME hay Bravo,…

3.2. Kết quả khảo sát

3.2.1. Đánh giá về PMKT sử dụng

Đối với việc ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức kế toán, 100% các doanh nghiệp lớn ở thành phố Huế đều sử dụng các PMKT chuyên nghiệp. Đặc biệt, một số DN đã nhận thấy được vai trò quan trọng của HTTTKT nên đã đầu tư mua các giải pháp thông tin cho DN mình dựa trên nền tảng ERP (Enterprise Resource Planning). Đây là một giải pháp tiên tiến, giúp tích hợp sâu các công cụ quản trị thông tin chứ không chỉ dừng lại ở khía cạnh một PMKT riêng biệt.

Sơ đồ 2: Nguồn gốc phần mềm kế toán

Nguồn gốc phần mềm kế toán

Qua Sơ đồ 2 chúng ta có thể thấy rằng, phần lớn các doanh nghiệp đều lựa chọn phần mềm đóng gói sẵn để sử dụng. Điều này là do các phần mềm đóng gói có nhiều ưu điểm, phù hợp với nhiều loại hình DN. Chúng thường được phát triển bởi các công ty có uy tín như FAST, MISA, trải qua một thời gian dài vận hành và nâng cấp tại nhiều loại hình DN khác nhau nên có mức độ an toàn và bảo mật cao hơn. Tuy nhiên, các DN xây lắp và dịch vụ thường có các yêu cầu đặc thù riêng nên trong kết quả điều tra, có 14% phiếu (tương đương với 2 doanh nghiệp) lựa chọn phần mềm đặt hàng.

Không những thế, việc kết nối PMKT với các phần mềm khác trong doanh nghiệp cũng là một vấn đề khó khăn. Hầu hết, các PMKT đều có khả năng kết nối với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (86%). Tuy nhiên, có 2 DN sử dụng phần mềm nhưng lại phải kết xuất ra excel để có thể nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế do PMKT của nước ngoài, không thể trực tiếp kết xuất ra đúng định dạng của phần mềm hỗ trợ kê khai.

Về tính ổn định, theo kết quả khảo sát, 100% phần mềm có mức độ ổn định tốt. Trong đó, có 10 doanh nghiệp cho rằng phần mềm của mình hoạt động ổn định, chỉ có 1 DN đánh giá ở mức vừa phải.

Sơ đồ 3: Mức độ tin cậy của phần mềm kế toán

Mức độ tin cậy của phần mềm kế toán

Khi được hỏi về những báo cáo mà doanh nghiệp phải làm, mức độ của việc kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, những khó khăn phát sinh liên quan đến việc kết hợp này trong thực tế thì 100% doanh nghiệp trả lời là ngoài báo cáo tài chính họ phải làm báo cáo quản trị.

Khi được hỏi về chất lượng báo cáo mà phần mềm kế toán cung cấp, có đến 80% câu trả lời là rất tốt cho báo cáo tài chính (có thể lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo mọi hình thức ghi sổ), 100% câu trả lời là các phần mềm có khả năng lập báo cáo quản trị.

Trong kết quả khảo sát có đến 93% doanh nghiệp cho rằng, họ nhận được sự hỗ trợ của công ty cung cấp phần mềm thường xuyên, trong khi đó chỉ có 1 đơn vị trả lời không (do phần mềm không còn được phát triển nữa).

3.2.2. Đánh giá về tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa

Hầu hết, các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán chưa quan tâm đến việc xác định nhu cầu thông tin của bộ phận quản lý để đưa ra cách thức tổ chức hệ thống kế toán cho phù hợp. Có đến hơn 80% các doanh nghiệp được hỏi không có các tài liệu mô tả nhu cầu thông tin, chỉ có xây dựng hệ thống công việc dựa trên kinh nghiệm của cá nhân. Việc tổ chức đánh giá lại hiệu quả công việc của bộ phận kế toán cũng ít được quan tâm. Những thay đổi trong công tác kế toàn phần lớn đến từ việc yêu cầu của nhà quản lý (80%) hoặc khi có thay đổi nhân sự (50%). Việc định kỳ đánh giá chỉ được thực hiện tại một đơn vị. Đây là DN có vốn đầu tư nước ngoài nên được tổ chức, xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế.

Đối với hệ thống tài khoản, các doanh nghiệp vẫn chịu ảnh hưởng của việc thực hiện kế toán thủ công nên việc tổ chức hệ thống danh mục vẫn chưa được áp dụng nhiều. Có đến 40% DN được hỏi vẫn tổ chức hệ thống tài khoản theo phương pháp truyền thống, tức là cần quản lý cho đối tượng nào thì sẽ tiến hành mở các tiểu khoản cho các đối tượng đó.

Đối với hệ thống chứng từ, sổ sách, hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá cao. Các phần mềm có thể tùy biến, cung cấp các chứng từ, sổ sách phù hợp với nhu cầu thông tin của doanh nghiệp.

Đối với việc cung cấp thông tin đầu ra, tổ chức kế toán dựa trên nền máy ví tính chứng tỏ sự ưu việt của mình so với kế toán thủ công khi hầu hết các DN đều hài lòng với chất lượng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp (93% đánh giá cao và rất cao). Không những vậy, thời gian cung cấp báo cáo tài chính cũng được đánh giá là nhanh (80%).

3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến vận dụng tin học trong tổ chức kế toán

Hiện nay, nhìn chung, do mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán có sự khác nhau ở các doanh nghiệp Việt Nam nên công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa cũng có sự khác nhau ở từng doanh nghiệp.

Có những DN mức độ ứng dụng CNTT chỉ ở cấp độ phạm vi nội bộ phòng kế toán và chủ yếu là phục vụ cho yêu cầu báo cáo tài chính của DN, yêu cầu về báo cáo quản trị DN chưa đòi hỏi nhiều. Đối với những DN này, công tác tổ chức kế toán tương đối đơn giản.

Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp tiến hành tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Đối với những DN này, công tác kế toán ngoài việc phải cung cấp thông tin đầy đủ cho kế toán tài chính thì việc cung cấp thông tin cho kế toán quản trị cũng được chú trọng nhiều hơn. Do vậy, công tác tổ chức kế toán của những DN này được tổ chức chặt chẽ hơn.

Phát triển cao hơn của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nói chung và kế toán nói riêng là một số những doanh nghiệp đã từng bước khắc phục những khó khăn trong công tác kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, giảm thiểu được những báo cáo phải làm từ excel. Thay vào đó, là những báo cáo đặc thù được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, đồng thời ứng dụng internet trong việc chuyển tải thông tin đến những người quản lý. Những người quản lý được cấp quyền sẽ truy cập được báo cáo mọi lúc và mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. Tuy nhiên, những doanh nghiệp tổ chức được công tác này hiện nay có rất ít.

Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã hướng đến việc sử dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý. Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức, tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hay tổ chức chính phủ,... Phần mềm ERP tích hợp tất cả những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất.

4. Kết luận

Nghiên cứu đã khái quát tình trạng hoạt động kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp lớn tại thành phố Huế. Các vấn đề còn tồn tại tại công tác điều hành DN trong đó cần sự hỗ trợ từ HTTTKT với các ứng dụng CNTT.

Thông qua khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam trong điều kiện tin học hóa cho thấy, thực trạng của HTTTKT trong các doanh nghiệp lớn tại thành phố Huế, vấn đề nào đã đạt được và vấn đề nào cần phải giải quyết. Nghiên cứu cũng đã đưa ra một số đề xuất đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đối với các doanh nghiệp lớn cũng như các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Romney, M. B., Steinbart, P. J., & Cushing, B. E. (2000). Accounting information systems. New Jersey, USA: Prentice Hall Upper Saddle River.
  2. Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012), Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, Nhà xuất bản Phương Đông.
  3. Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012), Hệ thống thông tin kế toán (Tập 3), Nhà xuất bản Phương Đông.
  4. Nguyễn Việt và cộng sự (2010), Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản lao động.
  5. Thái Phúc Huy và cộng sự (2012), Hệ thống thông tin kế toán (tập 2), Nhà xuất bản Phương Đông.
  6. Nguyễn Văn Thông (2009), Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa, Luận văn thạc sỹ - Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
  7. Phạm Trà Lam (2012), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, Luận văn thạc sỹ - Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
  8. Trần Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Việt Nam, Luận văn thạc sỹ - Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.

IMPLEMENTING ADVANCES IN INFORMATICS TECHNOLOGY

IN ORGANIZING THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

OF LARGE ENTERPRISES LOCATED AT HUE CITY:

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES

• DAO NGUYEN PHI

• NGUYEN QUOC TU

College of Economics, Hue University

ABSTRACT:

Organizing the accounting information system in the context of computerization has been an indispensable trend of all businesses in Vietnam and around the world. However, studies and syllabus on the accounting information system only focus on solving organizational problems of the accounting information system in terms of informatic technology. Meanwhile, there are not many studies on the factor affecting the sucess of implementing advances in informatics technology into large enterprises. Therefore, this study generalizes the foundational knowledge about the implementation of advances in informatics technology into the accounting information system of large enterprises located in Hue City. Then, drawing lessons to help businesses utilize their resources.

Keywords: Accounting information system, informatics technology, large enterprises, Hue City.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 13, tháng 6 năm 2020]