Xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam

TÓM TẮT:

Tổng Công ty Muối Việt Nam là một Tổng Công ty có quy mô lớn, phạm vi rộng, có sự phân cấp trong hệ thống quản lý. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty chưa thực sự đạt được hiệu quả cao nhất. Điều này được lý giải bởi sự thiếu một hệ thống thông tin phục vụ quản lý làm cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng Công ty chưa thực sự phát huy đúng như tiềm năng. Một trong những công cụ để giúp cho các nhà quản trị của Tổng công ty có được các thông tin chính xác và kịp thời để ra các quyết định đúng đắn của mình đó là hệ thống kiểm toán nội bộ. Nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, phát huy hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng Công ty cũng như phục vụ cho các mục tiêu khác của đơn vị thì Tổng Công ty Muối Việt Nam cần xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ hoàn chỉnh.

Từ khóa: Kiểm toán nội bộ, kiểm soát nội bộ, Tổng Công ty Muối Việt Nam.

I. Thực trạng hệ thống kiểm toán nội bộ

Như chúng ta đã nói ở phần trên, kiểm toán nội bộ là một yếu tố cơ bản trong môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng Công ty Muối tuy không thể nói là yếu kém nhưng có thể nói là chưa hoàn thiện và đạt được hiệu quả cao. Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng Công ty cho thấy hệ thống kế toán còn nhiều bất cập. Một điểm có thể nhìn thấy ở đây đó chính là việc vi phạm nguyên tắc trong tổ chức bộ máy kế toán mà cụ thể là nguyên tắc độc lập đã bị vi phạm. Hơn thế nữa, tại các đơn vị thành viên, trình độ năng lực của các kế toán viên chưa cao, điều này chính là một yếu điểm của hệ thống kế toán Tổng Công ty.

Tổng Công ty có tổ chức Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị. Tuy nhiên trên thực tế, Ban kiểm soát này hầu như không hoạt động mà chỉ mang tính hình thức. Chính vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng Công ty không thể đạt được những mục tiêu đề ra, không giúp ích được nhiều cho Ban giám đốc Tổng Công ty trong việc quản lý và phát triển đơn vị. Với chức năng của mình, kiểm toán nội bộ nếu được xây dựng sẽ giải quyết các tồn tại trên và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tham vấn cho lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện các tác nghiệp quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh cho đơn vị.

Qua thực tế hoạt động của Tổng Công ty Muối những năm gần đây cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty vẫn chưa đạt được cao như mức tiềm năng. Điều này được lý giải bởi sự thiếu một hệ thống thông tin phục vụ quản lý làm cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng Công ty chưa thực sự phát huy đúng như tiềm năng. Hơn nữa, hiện nay Nhà nước đang tiến tới đổi mới hệ thống các Tổng Công ty 90 và 91, hệ thống pháp luật về kiểm toán sắp đi vào thực hiện trong đó có quy định bắt buộc các Tổng Công ty 90, 91 phải thực hiện kiểm toán hàng năm các báo cáo tài chính, chính vì thế hệ thống kiểm toán nội bộ được thiết lập sẽ góp phần giải quyết các vấn đề đó một cách hiệu quả nhất. Bộ phận kiểm toán nội bộ khi được lập sẽ hạn chế những rủi ro, sai sót thông tin quản lý trong Tổng Công ty, góp phần tăng cường công tác quản trị doanh nghiệp.

So với các Tổng Công ty khác trong cả nước thì Tổng Công ty Muối là một Tổng Công ty có quy mô trung bình nhưng so với tiêu chí quy mô thì Tổng Công ty Muối có quy mô lớn và cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ. Với quy mô như hiện nay, Tổng Công ty có nhiều lợi thế trong việc cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, phát triển thêm ngành nghề mới cũng như mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo công ăn việc làm cho xã hội, đóng góp nhiều hơn cho ngân sách nhà nước... Song chính quy mô lớn cũng làm phát sinh nhiều khó khăn cho công tác quản lý mà đặc biệt là vấn đề đảm bảo chất lượng thông tin quản lý. Chính vì thế, việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là một yếu tố cần thiết để khắc phục các tồn tại có thể có với tính chất quy mô trên.

Tổng Công ty Muối có nhiều đơn vị thành viên nằm rải rác khắp cả nước, tập trung ở các tỉnh có biển, các đơn vị thành viên lại được phân cấp quản lý khác nhau, có cả những đơn vị hạch toán độc lập và đơn vị hạch toán phụ thuộc. Mỗi đơn vị thành viên có bộ máy quản lý riêng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng, lại có thể được chia thành nhiều cấp nhỏ hơn. Các đơn vị thành viên phân bố trên cả nước, lĩnh vực hoạt động của các đơn vị thành viên lại đa dạng và phân quyền riêng nên tạo ra yếu tố phức tạp trong quản lý và trong điều hành hoạt động chung. Tất cả các yếu tố trên gây ra không ít rủi ro thông tin cho nhà lãnh đạo cấp cao mà đặc biệt là Ban Giám đốc Tổng Công ty vì hệ thống quản trị chỉ tác động có hiệu quả lên đối tượng quản trị khi có đầy đủ những thông tin cần thiết, trong đó có tầm quan trọng đặc biệt là thông tin thực hiện phản ánh trạng thái của đối tượng quản trị, là cái mà nếu thiếu nó thì không thể tác động một cách chính xác và hiệu quả cao tới đối tượng quản trị kinh doanh. Hơn nữa, quy mô, phạm vi hoạt động càng lớn, mức độ phân cấp quản lý càng sâu thì nhu cầu về thông tin càng nhiều, do đó, rủi ro sai sót thông tin quản lý cũng tăng lên tương ứng, đó là chưa nói đến sự hiểu sai của cấp thi hành thông tin bị sai lệch, hay do độ trễ của thông tin. Hệ thống kiểm toán nội bộ với chức năng kiểm tra, xác nhận đánh giá thông tin một cách độc lập sẽ hạn chế được những rủi ro trên.

Hiện nay trình độ, năng lực của các nhân viên trong Tổng Công ty Muối rất không đồng đều nhất là cán bộ kế toán. Ví dụ ở Phòng kế toán Tổng Công ty tỷ lệ cán bộ kế toán có bằng đại học là 6/7 người, trong khi đó ở công ty thành viên là Công ty Thực phẩm Thái Bình tỷ lệ này là 2/5, ở Công ty Muối Thanh Hóa là 1/5... Đó là mới xét riêng về cán bộ kế toán, còn trên phạm vi toàn Tổng Công ty, năng lực của gần 1.600 công nhân sẽ còn có sự chênh lệch rất lớn. Hạn chế về trình độ của cán bộ quản lý là điều rất đáng lo ngại.

Tại Tổng Công ty chưa có bộ phận nào giúp cho các nhà quản trị mà trực tiếp là Tổng Giám đốc có được những thông tin tin cậy, kịp thời về hoạt động nói chung và tình hình tài chính nói riêng. Tổng Công ty có Ban kiểm soát với những chức năng, nhiệm vụ như đã đề cập đến phần trước nhưng thực tế “người giúp việc” cho Hội đồng quản trị này mới chỉ đáp ứng được một phần nhỏ nhu cầu về thông tin cho nhà quản trị cấp cao mà thôi, trong khi nhu cầu thông tin phản hồi cần cho nhà quản lý là cực kỳ quan trọng. Ban Giám đốc Tổng Công ty là người điều hành cao nhất trong toàn Tổng Công ty nhưng lại chưa có một bộ phận nào thẩm định thông tin như Hội đồng quản trị. Quan hệ giữa Ban Giám đốc với các bộ phận, đặc biệt là bộ phận kế toán là quan hệ thông tin được tập hợp và báo cáo thẳng. Ban Giám đốc khi sử dụng thông tin để ra quyết định quản lý hoặc là tin tưởng vào sự báo cáo của cán bộ thuộc quyền hoặc là tự thẩm định các thông tin đó xem nó đáng tin cậy đến đâu.

Một điểm nữa mà không chỉ ở Tổng Công ty Muối mà còn tồn tại ở nhiều doanh nghiệp nhà nước là kế toán trưởng vừa thực hiện chức năng tổ chức hạch toán kế toán các thông tin kinh tế tại đơn vị vừa thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của cấp trên đặt tại đơn vị. Hai chức năng đối lập mang tính chất chế ước lẫn nhau cùng được đặt vào một người, cụ thể là kế toán trưởng, liệu có nên chăng? Sự đổ vỡ hàng loạt các đơn vị kinh tế: Dệt Nam Định, Công ty Tamexco ở TP. Hồ Chí Minh cũng là do các thông tin cung cấp cho lãnh đạo các cấp từ đơn vị cơ sở không còn đúng đắn, hợp lý, đã bị gọt giũa để che đậy các gian lận, sai sót. Việc thành lập một bộ phận để thực hiện việc kiểm tra, xác minh và đánh giá một cách độc lập các thông tin nội bộ Tổng Công ty vì vậy là cần thiết, đặc biệt sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp thẩm định các báo cáo tài chính của những đơn vị thành viên, tính tuân thủ chế độ tài chính kế toán cũng như đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng của các nghiệp vụ tài chính.

Hiện nay Tổng Công ty có nhiều cán bộ rất có năng lực và kinh nghiệm có thể đảm nhận chức năng kiểm toán viên nội bộ. Các cán bộ này có thể tuyển dụng từ Phòng kế toán Tổng Công ty hoặc từ các đơn vị thành viên, sau đó cho tập huấn thêm về nghiệp vụ kiểm toán nội bộ hoặc có thể tuyển chọn từ bên ngoài. Bên cạnh đó, Tổng Công ty đã xây dựng hệ thống các điều lệ, quy chế nội bộ khá đầy đủ, rõ ràng. Đây là những cơ sở quan trọng cho việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty có hiệu quả.

Nói tóm lại, kiểm toán nội bộ sẽ là công cụ kiểm tra, đánh giá hoạt động của Tổng Công ty ở từng bộ phận, ở tất cả các giai đoạn trước, trong và sau quá trình hoạt động. Kiểm toán nội bộ là công việc thường xuyên theo yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo. Ở Tổng Công ty, cũng như ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, khả năng dự báo và phân tích của đơn vị còn rất nhiều hạn chế, còn rất nhiều dáng dấp của thời kỳ quản lý bao cấp, vẫn còn tư tưởng ỉ lại, dựa dẫm vào nhà nước. Tổng Công ty chưa có hệ thống phân tích chức năng, do đó việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ ở Tổng Công ty là hết sức đúng đắn và cần thiết. Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho Ban giám đốc, tạo ra công cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm trong quản lý và điều hành, đồng thời đề ra chiến lược của riêng bản thân Tổng Công ty. Xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối là cần thiết và cấp bách trong giai đoạn hiện nay.

II. Giải pháp xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam

Chỉ xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ khi thực sự cần thiết và lựa chọn hình thức tổ chức hợp lý

Kiểm toán nội bộ là công cụ kiểm soát của nhà quản lý mà ở đây là Ban Giám đốc Tổng Công ty. Để hệ thống kiểm toán nội bộ có thể phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, thực sự là một công cụ quản lý hữu hiệu, là “tai mắt” cho Ban Giám đốc thì trước hết Ban Giám đốc phải nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán nội bộ, tự nguyện và chủ động thành lập bộ phận này trong đơn vị, không nên thành lập một cách nóng vội, thiếu suy xét. Trước khi đi đến quyết định thành lập một bộ máy quan trọng như vậy trong doanh nghiệp, Ban Giám đốc cần có sự tham khảo ý kiến của cấp dưới, cân nhắc kỹ càng yếu tố chi phí và kết quả.

Hạn chế nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động

Lãnh đạo đơn vị nên giới hạn nhiệm vụ cho bộ phận kiểm toán nội bộ. Trong giai đoạn trước mắt có thể xác định nội dung của kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp nhà nước là kiểm toán tài chính và kiểm toán tuân thủ.

Tiếp tục hoàn chỉnh, bổ sung các quy chế, điều lệ, quy định cho bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ không chỉ cần đến tính đầy đủ, đồng bộ, rõ ràng của hệ thống văn bản pháp lý nhà nước mà còn cần đến hệ thống quy định trong nội bộ đơn vị là cơ sở cho hoạt động. Chính các quy định trong nội bộ doanh nghiệp là cụ thể hóa công tác kiểm toán nội bộ và cũng là một trong những nhân tố chính góp vào sự hữu hiệu của bộ máy này. Hơn thế nữa, với nguyên tắc mở trong xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ, sự tiến bộ và phức tạp trong quản lý, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp cần luôn luôn cập nhật, bổ sung để hoàn thiện quy chế cho bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp mình. Đây là yếu tố cần thiết và quan trọng để duy trì và đảm bảo một hệ thống kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả và hiệu năng.

Tính khả thi của việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối

Việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam hiện nay là một nhu cầu cấp bách và cần thiết. Để xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ này, về phía bản thân Tổng Công ty đã có những điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng này. Có thể nêu lên một số thuận lợi trong quá trình xây dựng như sau:

Thứ nhất, Ban lãnh đạo Tổng Công ty luôn nhận thức đúng đắn về ý nghĩa và tầm quan trọng của hệ thống kiểm toán nội bộ trong giai đoạn hiện nay đối với Tổng Công ty. Điều này là một yếu tố ủng hộ và thúc đẩy việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ một cách nhanh chóng và có vị trí pháp lý cao. Hơn nữa chính sự hiểu biết của Ban Giám đốc Tổng Công ty về vai trò của kiểm toán nội bộ sẽ làm cho mối liên hệ giữa Ban Giám đốc và bộ phận kiểm toán nội bộ khi được lập ra sẽ mang tính thường xuyên, tạo sự hoạt động thường xuyên và hoạt động hiệu quả cho bộ phận này.

Thứ hai, về các điều kiện cơ sở cho việc xây dựng như: nhân lực, điều kiện vật chất,… đối với việc xây dựng bộ phận này Tổng Công ty đều rất khả quan. Tuy trình độ lao động kế toán của Tổng Công ty không đồng đều nhưng cũng có những người hội đủ các tiêu chuẩn để tham gia vào bộ phận kiểm toán nội bộ. Hơn nữa, hiện nay việc áp dụng chế độ thi tuyển đối với các kiểm toán viên bên ngoài cũng đã trở nên phổ biến, bên cạnh nguồn nhân lực kiểm toán viên nội bộ bên trong doanh nghiệp thì có thể tuyển chọn từ bên ngoài.

Thứ ba, Nhà nước đã ban hành những văn bản Luật, các Thông tư, Quyết định làm cơ sở cho hoạt động của kiểm toán nội bộ, các quy định này tuy chưa nhiều nhưng cũng là những điều kiện tiền đề cơ sở thuận lợi cho việc xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty. Hơn nữa, Tổng Công ty Muối được hình thành và phát triển từ rất lâu, hệ thống văn bản, quy định trong nội bộ Tổng Công ty đã tương đối hoàn thiện, đây cũng là một yếu tố quan trọng cho tính pháp lý và sự vận hành của bộ phận kiểm toán nội bộ một cách thuận lợi hơn.

Thứ tư, về khía cạnh pháp lý, hiện nay Nhà nước đang có chủ trương và sẽ đi vào thực hiện là việc bắt buộc các công ty nhà nước phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo tài chính chỉ được chấp nhận khi có báo cáo kiểm toán kèm theo, Tổng Công ty Muối Việt Nam nằm trong phạm vi điều chỉnh của Luật này. Chính vì thế mà việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ cho Tổng Công ty là cần thiết và tạo điều kiện trong công tác thực hiện.

Thứ năm, Tổng Công ty Muối cần có những chuyển hướng chiến lược trong tình hình mới. Theo đó, việc cải tổ bộ máy là một yếu tố quan trọng trong tình hình mới, việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ lúc này đã trở nên cần thiết và cấp bách như một yếu tố quyết định cho sự phát triển của Tổng Công ty trong giai đoạn mới.

Với những điều kiện thuận lợi nêu trên thì hệ thống kiểm toán nội bộ sẽ xây dựng và vận hành một cách hiệu quả và đem lại lợi ích đích thực cho Tổng Công ty trong quá trình hội nhập và đổi mới. Việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối với những nội dung nghiên cứu trên hoàn toàn mang tính khả thi.

Điều kiện cho việc hoạt động hiệu quả của bộ phận kiểm toán nội bộ Tổng Công ty Muối

Tuy có những điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối như đã nói ở trên, nhưng do đây là một bộ phận mới được xác lập tại Tổng Công ty và lĩnh vực hoạt động còn mới cho nên chắc chắn trong quá trình xây dựng và hoạt động sẽ còn gặp phải một số khó khăn.

Việc hình thành bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhu cầu cần thiết và cấp bách trong giai đoạn hiện nay. Để bộ phận kiểm toán nội bộ có thể đi vào hoạt động có nề nếp và thực sự hiệu quả, thực sự là bộ phận tham vấn của Ban Giám đốc Tổng Công ty thì yêu cầu đặt ra là trong quá trình vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ phải tuân thủ theo những nguyên tắc đã được xây dựng, theo đó, việc tuân thủ phải bao gồm cả về mặt tổ chức bộ máy, tuân thủ về quy trình cũng như phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ, một yếu tố hết sức quan trọng là Quy chế kiểm toán nội bộ phải hoàn toàn được đi vào hoạt động trong thực tế và thường xuyên. Có như vậy, bộ máy kiểm toán nội bộ mới thực sự đi vào hoạt động nề nếp và đem lại hiệu quả cao.

IV. Kết luận

Kiểm toán nội bộ là hoạt động “tự thân” và “vị thân”. Kiểm toán nội bộ sinh ra từ nhu cầu quản lý và phục vụ cho nhu cầu quản lý của đơn vị. Sự hình thành hệ thống kiểm toán nội bộ ở Tổng Công ty Muối là cần thiết và cấp bách để giải quyết các mối quan hệ trong nội bộ đơn vị. Kiểm toán nội bộ sẽ là một công cụ kiểm soát hữu hiệu của Tổng Công ty, là nguồn cung cấp thông tin tin cậy cho Ban giám đốc doanh nghiệp để điều hành sản xuất, kinh doanh có hiệu quả và chiếm được thị trường cũng như hoàn thành tốt mọi kế hoạch mà Nhà nước giao cho.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Giáo trình Lý thuyết kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

2. Kiểm toán - Alvin.A Arens - Nhà xuất bản Thống kê.

3. Kiểm toán - Vương Đình Huệ - Nhà xuất bản Tài chính.

4. Quy chế kiểm soát nội bộ và hạch toán kế toán Tổng Công ty Muối Việt Nam.

5. Kiểm toán nội bộ - Nhà xuất bản Tài chính – PGS, PTS. Đặng Văn Thanh – PTS. Lê Thị Hòa.

6. Kiểm toán nội bộ - Trung tâm Khoa học và Bồi dưỡng cán bộ kiểm toán Nhà nước.

7. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản Tài chính 1996 - Vụ Chế độ kế toán - Bộ Tài chính.

BUILDING INTERNAL AUDITING SYSTEM

AT VIETNAM SALT CORPORATION

● MA. MAI THANH THUY

Accounting Auditing Department - Hanoi University of Industry

ABSTRACT:

Vietnam Salt Corporation is a large-scale corporation with a great deal of decentralization in its management system. However, in recent years, the business of the Corporation has not really achieved the highest efficiency. This is explained by the lack of a management information system that makes the management and operation of production and business activities of the Corporation not reach potential. One of the tools to help corporate executives getting accurate and timely information to make the right decisions is the internal audit system. In order to perfect the management system and promote the production and business activities of the corporation as well as serve for other objectives of the unit, the Vietnam Salt Corporation should build a complete internal audit system.

Keywords: Internal audit, internal control, accountant, auditing system.