Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong công tác kế toán

NGUYỄN THÚY HẰNG (Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật công nghiệp)

TÓM TẮT:

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông trong bối cảnh của cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo ra thuận lợi và thách thức đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp cũng như người lao động trong xã hội. Với mục tiêu của Chương trình Chuyển đổi số quốc gia là - vừa phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, vừa hình thành các doanh nghiệp công nghệ số Việt Nam có năng lực đi ra toàn cầu, mọi lĩnh vực trong nền kinh tế đều cần đẩy mạnh chuyển đổi số. Lĩnh vực kế toán, kiểm toán cũng không nằm ngoài xu hướng trên. Bài viết này bàn về các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong công tác kế toán.

Từ khóa: kế toán, kiểm toán, chuyển đổi số.

1. Khái niệm chuyển đổi số trong kế toán

Chuyển đổi số (CĐS) được hiểu đơn giản là quá trình chuyển đổi cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp từ mô hình truyền thống sang mô hình hiện đại, có áp dụng công nghệ mới, hiện đại, như: Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud), các giải pháp hỗ trợ Marketing Automation. Hoạt động chính của kiểm toán (KT) là thu thập dữ liệu sơ cấp từ các hệ thống thông tin khác nhau trong công ty, phân tích, xử lý và chuyển đổi chúng thành thông tin mới, mang tính dự báo phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, KT là một lĩnh vực mà việc quản lý tài liệu được quy định cụ thể và chặt chẽ dựa theo các điều luật, thông tư và quy định nhà nước và các bộ, ban ngành. Trong những năm gần đây, các thông tin KT, thay vì được thu thập và trình bày trên văn bản giấy tờ như truyền thống, hầu hết các thông tin tài chính đều được đưa ra thông qua việc số hóa các quy trình xử lý thông tin riêng lẻ. Các phần mềm KT chuyên dụng, giúp giảm tải được phần lớn công việc ghi chép của chứng từ khấu trừ (CTKT); thay vào đó, KTV có thể thực hiện rất nhiều phần hành công việc một cách tự động như: thanh toán tự động công nợ qua ngân hàng; hệ thống lập hóa đơn điện tử; hệ thống chữ ký điện tử,…

CĐS trong công tác kế toán có thể định nghĩa là việc ứng dụng những tiến bộ của CNTT và công nghệ số vào các công tác kế toán, nhằm tối thiểu chi phí và tối đa hóa hiệu quả của công tác kế toán. Có thể nói, việc áp dụng CĐS trong CTKT này đã làm thay đổi rất nhiều về phương thức xử lý KT trong DN và các phần hành công việc của KTV theo hướng số hóa và tự động hóa các quy trình thường ngày. Cụ thể, các thay đổi từ quá trình CĐS trong CTKT chủ yếu liên quan đến những vấn đề sau đây: (1) Tính đồng nhất của bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong công ty; (2) Kế toán không giấy tờ; (3) Đánh giá chất lượng và độ chính xác của thông tin kế toán; (4) Phân tích các dữ liệu lớn, phức tạp; (5) Tự động hóa các quy trình kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp.

2. Hoạt động chuyển đổi số trong ngành Kế toán

Một là, số hóa và lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây.

Tại Việt Nam, hiện nay, quỹ thời gian mà kế toán dành cho nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc còn ít, chủ yếu là dành cho công tác ghi sổ, xử lý giao dịch. Do đó, việc chuyển đổi số nếu thành công sẽ giúp nâng cao hiệu quả của CTKT, rút ngắn thời gian kế toán dành cho việc ghi chép, xử lý giao dịch, lập báo cáo tài chính và kiểm soát tài chính, tăng thời gian cho công tác lập báo cáo, kiểm soát tài chính, đặc biệt cho công tác tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra quyết định quản trị, điều hành DN. Thay vì lưu trữ văn thư, sổ sách kế toán trên sổ ghi như trước đây, KTV có thể bắt đầu số hóa tài liệu sang định dạng văn bản lưu trữ trên máy tính, trên server đám mây của DN. Điều này giúp DN bảo vệ dữ liệu tốt hơn và có thể dễ dàng tra cứu tài liệu hơn so với trước đây. Việc số hóa dữ liệu sẽ tăng được tính bảo mật, đảm bảo an toàn cho thông tin không bị rò rỉ.

Hai là ứng dụng các phương pháp làm việc từ xa.

Hiện nay, các nghiệp vụ kê khai thuế đã có thể thực hiện từ xa trên các hệ thống phần mềm của cơ quan thuế. Bộ phận kế toán cần ứng dụng tối đa năng suất của phần mềm và hệ thống trực tuyến để giảm tải áp lực kê khai tại cơ quan thuế. Đồng thời, việc này cũng giúp bộ phận kế toán nâng cao năng suất làm việc.

Ba là sử dụng phần mềm dành riêng cho kế toán. 

Giải pháp tốt nhất cho các DN đó chính là sử dụng phần mềm kế toán, cùng với những ưu điểm hỗ trợ tối đa. Giúp KTV tiết kiệm được thời gian, giảm sai sót trong tính toán, linh hoạt thời gian và không gian làm việc, có nhiều tiện ích hỗ trợ. Phần mềm kế toán phải tích hợp được với hệ thống quản trị trong hệ thống công nghệ thông tin chung và chiết xuất được báo cáo tài chính ở một mức độ nhất định tại mọi thời điểm; các phân hệ của phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu tự động hóa về ghi nhận, xác định giá trị, trình bày và thuyết minh; đồng thời đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS…

Bốn là phát triển nguồn nhân lực.

CĐS ngành KT phải áp dụng những công nghệ mới, hiện đại vào công việc. Điều này có thể khiến một số KTV gặp khó khăn, chưa thích ứng được. Ngoài những kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ kế toán, các KTV cũng cần trau dồi các kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin. Các DN cần thúc đẩy nhân viên nỗ lực học hỏi, trau dồi trình độ khoa học công nghệ được ứng dụng vào nghiệp vụ KT.

3. Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong công tác kế toán

Một là năng lực công nghệ thông tin của KTV.

KTV đóng vai trò quan trọng nhất trong việc giúp các tổ chức thực hiện CĐS trong CTKT một cách an toàn, tận dụng tối ưu những tiến bộ của công nghệ kỹ thuật số và nhận ra đầy đủ lợi ích của việc trở thành một DN số. DN muốn nâng cao hiệu quả của CTKT, đồng thời giảm thiểu chi phí hoạt động, tận dụng tối đa các nguồn lực vốn có, việc cần thiết ưu tiên hơn cả đó là phải nâng cao năng lực của KTV. Kế toán viên có năng lực càng cao, hiệu quả làm việc càng tốt, các kết quả làm việc càng chính xác và hữu dụng. Vì vậy, trong quá trình hội nhập thế giới số, năng lực CNTT của KTV lại càng được coi trọng. Có được năng lực công nghệ thông tin, KTV sẽ dễ dàng tiếp cận và làm chủ các công nghệ mới tiên tiến hiện đại như Cloud, Big Data,… từ đó, ứng dụng công nghệ trong CTKT nhằm tối thiểu hóa chi phí và cung cấp những thông tin phân tích xu hướng chính xác nhất cho ban quản lý DN.

Hai là mức độ hiện đại của hệ thống thông tin.

Trong quá trình CĐS, cơ sở vật chất về CNTT đóng vai trò then chốt để DN chuyển đổi từ các hình thức hoạt động truyền thống sang một cách thức hoạt động mới, hiện đại và phù hợp hơn với những yêu cầu đặt ra của cuộc cách mạng 4.0. Công nghệ tiên tiến là nhân tố then chốt quyết định thực hiện CĐS. Nhờ ứng dụng tiến bộ của CNTT, công tác kế toán của KTV có thể hoàn toàn được thực hiện mà không cần giấy tờ. Mọi công đoạn của CTKT từ ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tới phát hành hóa đơn có chữ ký điện tử đều được thực hiện hoàn toàn bằng các chương trình phần mềm. Ngoài ra, công nghệ tiên tiến còn cho phép các cơ quan kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán từ xa, giúp tiết kiệm tối đa các chi phí phát sinh.

Hơn nữa, trong công tác kế toán hiện nay, việc ứng dụng công nghệ không chỉ dừng lại ở việc hạch toán kế toán bằng phần mềm, mà còn ở việc phát triển các báo cáo phân tích, dự báo tình hình tài chính của DN trong tương lai thông qua các công cụ xử lý dữ liệu lớn như BigData, Analysis…, từ đó, giúp các nhà quản lý nắm bắt trước được các xu hướng tài chính và ra quyết định kịp thời và hiệu quả cho DN. Bởi những lý do trên, để chuẩn bị sẵn sàng cho CĐS trong công tác kế toán, mức độ hệ thống thông tin của DN là nhân tố rất cần được ưu tiên quan tâm đầu tư.

Ba là nhận thức của ban quản lý.

Nói tới vấn đề CĐS trong DN, có thể thấy được thái độ và nhận thức nhà quản lý DN chính là chìa khóa quyết định sự thành công của CĐS. Rào cản của nhiều DN để sẵn sàng CĐS bắt nguồn từ thái độ không muốn thay đổi của ban quản lý. Trước yêu cầu CĐS, ban giám đốc DN thường đặt ra những nghi ngờ liệu có rủi ro gì nếu như DN lựa chọn thay đổi hay liệu lợi ích của họ có bị ảnh hưởng khi quyết định đầu tư chi phí để CĐS. Từ đó, để duy trì tối đa lợi ích cá nhân (theo lý thuyết đại diện), ban giám đốc thường không lựa chọn đối mặt với rủi ro chi phí khi thực hiện CĐS. Tuy nhiên, yêu cầu CĐS là xu hướng tất yếu, không thể tránh được trong thời đại kỷ nguyên số và để DN bắt đầu quá trình chuyển đổi số, các quản lý DN, hơn ai hết, cần phải nhận thức rõ lợi ích và chi phí mà CĐS mang đến cho DN, từ đó vạch ra chiến lược CĐS phù hợp với DN. Trong công tác kế toán cũng như vậy, đường lối mà ban quản lý đề ra có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thực hiện CĐS, CĐS là sự thay đổi mang tính quyết định về mặt chiến lược để thực hiện. Chính bởi vậy, để sẵn sàng CĐS trong CTKT, nhận thức của ban quản lý DN có thể coi như kim chỉ nam cho chiến lược thực hiện mọi kế hoạch.

Bốn là văn hóa doanh nghiệp.

Theo lý thuyết tâm lý, nhân lực được coi là bộ phận thiết yếu nhất trong DN, một khi hành vi cá nhân đồng nhất với chiến lược của DN, DN sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ. Chính vì vậy, nhiều DN rất quan tới việc xây dựng một hệ thống quy chuẩn về giá trị, thái độ và cách thức tương tác, trao đổi với nhau giữa tất cả nhân viên trong mọi phòng ban thuộc DN, hay chính là xây dựng văn hóa riêng của DN. Trong thời đại số, nếu DN không chịu linh hoạt thay đổi, đội ngũ nhân viên không học hỏi, tiếp cận với công nghệ mới, DN sẽ khó tồn tại và cạnh tranh được. Đối với phòng kế toán, văn hóa chung của DN cũng có sự ảnh hưởng nhất định tới tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên kế toán, từ đó, quyết định tới sự sẵn sàng CĐS trong công tác kế toán.

Năm là lĩnh vực hoạt động.

Hiện nay, quá trình CĐS diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, do đó công tác kế toán tại hầu hết các DN đều chịu tác động sâu sắc của việc CĐS. Tuy nhiên, DN ở từng lĩnh vực, ngành nghề lại đứng trước mức độ yêu cầu về CĐS không giống nhau. Theo đánh giá của Bộ Công Thương, các DN thuộc lĩnh vực thương mại và công nghiệp đang trên đà CĐS mạnh mẽ nhất.

Tại Việt Nam, Quyết định số 749/QĐ-TTg (2020) nhấn mạnh 8 lĩnh vực được ưu tiên chuyển đổi số, bao gồm: Y tế, Giáo dục, Tài chính - Ngân hàng, Nông nghiệp, Giao thông vận tải và logistics, Năng lượng, Tài nguyên và Môi trường, Sản xuất công nghiệp. Điều này cho thấy được sự khác nhau trong mức độ CĐS trong CTKT ở các DN thuộc ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Kiều Hoàn Quốc (2020), “Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến mô hình phân phối của các DN Việt Nam”, Tạp chí Khoa học thương mại. 140(12-21);
  2. Nguyễn Thắng, (2019), “Tác động của cách mạng công nghiệp 4.0 đến một số ngành công nghiệp của Việt Nam”, Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam (12), tr. 14-16;
  3. ACCA. (2016). Professional Accountants-The Future: Drivers of Change and Future Skills. London, UK: ACCA.
  4. PwC. (2018). Financial Statement Audit: Tech-Enabling the Audit for Enhanced Quality and Greater Insights. London, UK: Pricewaterhouse and Coopers.

 Factors affecting the readiness for digital transformation in the accouting field

Nguyen Thuy Hang

Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

The rapid development of information and communication technology in the context of the Fourth Industrial Revolution (4.0 Industry) has brought both opportunities and challenges to all organizations, businesses and employees. The goal of Vietnam’s National Digital Transformation Program is to develop a digital government, a digital economy, and a digital society, establish digital technology enterprises that can expand into the global market, and promote the digital transformation in all socio-economic field. The digital transformation is also happening in Vietnam’s accounting and auditing field. This study is to explore the factors affecting the readiness for digital transformation in the accouting field.

Keywords: accounting, auditing, digital transformation.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 2 tháng 1 năm 2023]