Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong chương trình đào tạo ngành lưu trữ học trình độ đại học tại Học viện Hành chính Quốc gia

Bài báo nghiên cứu "Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong chương trình đào tạo ngành lưu trữ học trình độ đại học tại Học viện Hành chính Quốc gia" do Trần Việt Hà - Nguyễn Thị Hồng (Học viện Hành chính Quốc gia) thực hiện.

TÓM TẮT:

Bài viết đề xuất xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong chương trình đào tạo trình độ đại học tại Học viện Hành chính Quốc gia. Hệ thống này được xây dựng dựa trên sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu phát triển và xem xét nhu cầu của các bên liên quan, tập trung vào: (1) Đảm bảo chất lượng đầu vào; (2) Bảo đảm chất lượng quá trình đào tạo và (3) Đảm bảo chất lượng đầu ra, tự đánh giá và phản hồi để cải tiến liên tục. Thông qua hệ thống này, sẽ cung cấp những phản hồi liên tục để giúp đề xuất và quyết định sự lựa chọn các giải pháp để liên tục cải tiến chất lượng đào tạo, phù hợp với triết lý văn hóa chất lượng của Học viện nhằm thu hút các bên liên quan vào việc cải tiến liên tục nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.

Từ khóa: đảm bảo chất lượng, chương trình đào tạo, trình độ đại học, chất lượng đào tạo, Học viện Hành chính Quốc gia.

1. Đặt vấn đề

Học viện Hành chính Quốc gia (Học viện) là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước.

Trải qua 65 năm hình thành và phát triển, nhận thức rõ sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi cũng như thực hiện chủ trương đổi mới căn bản, toàn diện của ngành Giáo dục. Học viện đã triển khai đồng bộ các giải pháp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Học viện theo hướng chủ động tham gia tiến trình tự chủ đại học và hội nhập quốc tế. Học viện luôn xác định bảo đảm chất lượng (BĐCL) giáo dục là ưu tiên hàng đầu, là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển. Để BĐCL, một trong những đòi hỏi quan trọng là Học viện phải xây dựng, phát triển một hệ thống BĐCL bên trong, đặc biệt là hệ thống BĐCL bên trong của chương trình đào tạo (CTĐT) trình độ đại học đang đào tạo tại Học viện, trong đó có ngành Lưu trữ học. Do đó, hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong chương trình đào tạo trình độ đại học có vai trò đặc biệt quan trọng để duy trì và nâng cao chất lượng đào tạo của các trường đại học.

2. Kết quả nghiên cứu

Khi nói đến bảo đảm chất lượng (BĐCL), chúng ta thường đề cập đến hai khái niệm: BĐCL bên trong (Internal Quality Assurance - IQA) và BĐCL bên ngoài (External Quality Assurance - EQA). BĐCL bên trong liên quan đến các chính sách và cơ chế của mỗi cơ sở giáo dục (CSGD)/CTĐT để đảm bảo CSGD/CTĐT đó thực hiện và đạt được sứ mệnh, giá trị, chiến lược và mục tiêu phát triển đã đề ra. BĐCL bên ngoài liên quan đến các hoạt động của một đơn vị bên ngoài CSGD/CTĐT, đó có thể là một tổ chức kiểm định, đánh giá các hoạt động của CSGD/CTĐT để quyết định liệu CSGD/CTĐT có đáp ứng các tiêu chuẩn đã thống nhất hay không.

2.1. Bảo đảm chất lượng bên trong chương trình đào tạo đại học

BĐCL bên trong CTĐT là hệ thống các chính sách, thủ tục, quy trình, hành động và thái độ được CSGD xác định, xây dựng và triển khai nhằm đạt được mục tiêu, duy trì, giám sát và củng cố chất lượng của các CTĐT bên trong CSGD (Woodhouse, 1998).

Theo AUN-QA (Đại học Quốc gia Hà Nội, 2009), BĐCL bên trong CTĐT tập trung vào: (1) Chất lượng đầu vào; (2) Chất lượng quá trình đào tạo và (3) Chất lượng đầu ra. BĐCL bên trong CTĐT được xây dựng dựa trên sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu phát triển và xét từ nhu cầu của các bên liên quan. Dựa vào đó, CSGD xây dựng và phát triển chuẩn đầu ra (CĐR) của CTĐT, từ đó xác định được nội dung cấu trúc chương trình dạy học, các phương pháp giảng dạy và học tập nhằm đạt được CĐR; xác định các hoạt động kiểm tra, đánh giá mức độ đạt được CĐR của CTĐT.

BĐCL bên trong là “các chính sách và cơ chế được thực hiện trong CSGD/CTĐT để đảm bảo rằng nó được thực hiện các mục đích riêng của mình và đáp ứng các tiêu chuẩn áp dụng cho giáo dục đại học nói chung hoặc các tiêu chuẩn nghề nghiệp” (Martin và Stella, 2007).

2.2. Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong chương trình đào tạo

Tùy thuộc vào bối cảnh của từng trường đại học, BĐCL bên trong là toàn bộ hệ thống, nguồn lực và thông tin dành cho việc thiết lập, duy trì, cải tiến chất lượng và tiêu chuẩn giảng dạy, học tập, nghiên cứu và phục vụ cộng đồng (The Inter-University Council for East Africa/DAAD, 2010); hay theo AUN (2011), BĐCL bên trong là “tổng thể các hệ thống, nguồn lực và thông tin dành cho việc thiết lập, duy trì và cải thiện chất lượng và tiêu chuẩn của hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và phục vụ cộng đồng. Đó là một hệ thống mà dưới sự tác động của nó, các nhà quản lí và nhân viên hài lòng với cơ chế kiểm soát đang hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng trong giáo dục đại học”. Hệ thống BĐCL bên trong là một hệ thống mà các nhà quản lí và cán bộ giảng dạy sử dụng các cơ chế quản lí nhằm duy trì và nâng cao chất lượng (Trần Anh Vũ, 2015). Để thực hiện BĐCL bên trong CTĐT, CSGD cần xây dựng hệ thống BĐCL bên trong bao gồm các chính sách, thủ tục, quy trình thực hiện BĐCL từ đầu vào, quá trình đào tạo và đầu ra để đạt được mục đích duy trì, giám sát và củng cố chất lượng các CTĐT trong CSGD đáp ứng tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu cụ thể cũng như CĐR của CTĐT, đáp ứng yêu cầu theo quy định của Luật Giáo dục đại học, cũng như Khung trình độ Quốc gia (Nguyễn Thị Khánh Trinh, 2020).

Các quan điểm trên đều có điểm chung đó là: xem xét BĐCL bên trong như một hệ thống. Theo đó, các CSGD/CTĐT dựa vào các nguồn lực của mình để thiết lập một hệ thống nhằm quản lí các hoạt động cốt lõi liên quan đến chất lượng, BĐCL nói chung hay BĐCL bên trong CTĐT.

Theo Boele (2007), hệ thống BĐCL bên trong các trường đại học châu Âu được xây dựng theo các cấp độ: chất lượng của sản phẩm, quá trình, tổ chức hay chính chất lượng của hệ thống BĐCL, tức là từ yếu tố đầu vào tới đầu ra. Theo Vroeijenstijin (1995), để BĐCL, các CSGD/CTĐT cần phải thiết lập hệ thống BĐCL bên trong đáp ứng các yêu cầu cơ bản về giám sát, đánh giá và cải tiến chất lượng. Ít nhất, trong hệ thống BĐCL bên trong phải có các thành tố của vòng tròn Deming, đó là: Lập kế hoạch; Thực hiện; Kiểm tra; Hành động (P-D-C-A).

2.3. Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học trình độ đại học tại Học viện

BĐCL bên trong CTĐT ngành Lưu trữ học trình độ đại học tại Học viện là hệ thống các cơ chế và các quy trình dựa trên các tiêu chí chất lượng, được sử dụng để kiểm soát, đánh giá chất lượng và phản hồi thông tin để cải tiến liên tục ngăn chặn hoặc khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình thực hiện. Mục tiêu BĐCL của CTĐT ngành Lưu trữ học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lôi cuốn tất cả các bên liên quan tham gia vào cải tiến liên tục và phát triển (xây dựng, thực hiện, điều chỉnh) CTĐT.

2.3.1. Học viện/Khoa xác định sứ mệnh, giá trị, chiến lược và mục tiêu phát triển chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học

Sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu phát triển CTĐT ngành Lưu trữ học là điểm khởi đầu của bất kì hệ thống quản lí chất lượng/BĐCL mà Học viện/khoa cần theo đuổi để dẫn dắt, tạo động lực và hình thành hệ thống BĐCL cũng như văn hóa chất lượng cho việc phát triển CTĐT.

Thực tế, sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu phát triển CTĐT ngành Lưu trữ học trình độ đại học tại Học viện cần được xây dựng/phát triển dựa trên phân tích SWOT nhằm xác định thế mạnh, hạn chế (môi trường bên trong), cơ hội và thách thức (môi trường bên ngoài) để có thể tận dụng các cơ hội, phát huy thế mạnh, nhằm khắc phục các tồn tại đi đôi với giảm thiểu các hạn chế trong quá trình thực hiện để đạt tới sứ mệnh, chiến lược, mục tiêu phát triển của CTĐT.

Một tiêu chí quan trọng khác là sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu trên phải nhất quán với khung chính sách, các chuẩn mực liên quan của quốc gia, địa phương, Học viện phải đảm bảo được truyền tải tới tất cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài Học viện liên quan đến CTĐT ngành Lưu trữ học. Vì vậy, sứ mệnh, giá trị, chiến lược phải được diễn đạt xúc tích, dễ hiểu với tất cả mọi người và lôi cuốn được tất cả các bên liên quan tham dự vào quá trình xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của CTĐT ngành Lưu trữ học.

2.3.2. Bảo đảm chất lượng đầu vào

- Học viện/Khoa phát triển CĐR về năng lực.

CĐR ngành Lưu trữ học không chỉ là cơ sở để thiết kế CTĐT, các học phần mà còn là thước đo để đánh giá chất lượng đào tạo, nên luôn được coi là linh hồn của quá trình BĐCL của CTĐT. Vì vậy, khi phát triển CĐR cần dựa trên việc phân tích vị trí việc làm và khả năng thích ứng với vị trí việc làm của người tốt nghiệp để xác định rõ ràng sinh viên (SV) cần đạt được khung năng lực (kiến thức, kĩ năng, thái độ). Khi xác định CĐR, cần xác định về năng lực, vị trí làm việc đòi hỏi, cũng như khả năng tiếp tục học nâng cao trình độ hay tự học suốt đời để cập nhật kiến thức trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ như hiện nay. Để đáp ứng bối cảnh phát triển nhanh như hiện nay, đòi hỏi CĐR thường bao gồm cả năng lực chung, cũng như năng lực chuyên môn nghề nghiệp.

CĐR ngành Lưu trữ học cần phải định kì điều chỉnh, bổ sung, chi tiết cho phù hợp với sứ mệnh, giá trị, chiến lược và mục tiêu phát triển của CTĐT, cũng như thực tiễn phát triển ngành/nghề và bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, quốc gia, quốc tế.

- Quản lí phát triển CTĐT ngành Lưu trữ học dựa vào CĐR.

CĐR ngành Lưu trữ học cần được chuyển tải vào CTĐT và cụ thể hóa thành kiến thức, kĩ năng, thái độ cần có qua các học phần và hoạt động giáo dục đào tạo để hình thành năng lực cho SV, cũng như cách giảng dạy và học tập như thế nào để đạt tới năng lực đó. Vì vậy, đòi hỏi cấu trúc CTĐT ngành Lưu trữ học phải chặt chẽ và kết nối rõ ràng giữa các học phần cũng như bài thi/kiểm tra và làm đồ án tốt nghiệp để đạt tới CĐR; đảm bảo cân bằng giữa kiến thức và kĩ năng chung, kiến thức cơ sở và chuyên môn nghề nghiệp của ngành đào tạo.

Nội dung CTĐT ngành Lưu trữ học phải dễ hiểu, công khai và dễ tiếp cận để các bên liên quan, đặc biệt là để SV biết rõ cần hoàn thành kiến thức và kĩ năng gì vào thời điểm nào cũng như hiểu rõ phương pháp giảng dạy và học tập được sử dụng để đạt tới CĐR. CTĐT ngành Lưu trữ học còn được sử dụng để tự đánh giá và giám sát việc thực hiện cũng như kiểm định chất lượng CTĐT.

Để đảm bảo CĐR CTĐT ngành Lưu trữ học cũng như các học phần đáp ứng được yêu cầu của các bên liên quan và xã hội, đòi hỏi Học viện/khoa cần có cơ chế lôi cuốn được các bên liên quan, đặc biệt là bên sử dụng lao động (SDLĐ) tham dự vào quá trình phát triển cũng như tổ chức thực hiện CĐR, CTĐT, học phần và thi/kiểm tra, đánh giá.

- Bảo đảm chất lượng tuyển sinh ngành Lưu trữ học dựa vào CĐR của CTĐT.

Chất lượng SV tốt nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng đầu vào, vì vậy, Học viện/Khoa phải có chính sách tuyển sinh với các tiêu chí hay yêu cầu tuyển sinh đầu vào rõ ràng dựa vào CĐR và các đặc trưng của CTĐT.

Dựa vào các tiêu chí trên, Học viện/Khoa cần phối hợp với các bên liên quan, đặc biệt là bên SDLĐ để lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện công tác tư vấn, hướng nghiệp và tuyển sinh. Số lượng SV cần tuyển được xác định dựa trên năng lực đào tạo của CTĐT so với yêu cầu về số lượng nhân lực của thị trường lao động cần có hiện tại và tương lai. Công tác “tư vấn hướng nghiệp” ở đây rất quan trọng, nên đòi hỏi Học viện/Khoa cần xây dựng được đội ngũ, cũng như quy trình tư vấn hướng nghiệp hiệu quả, phù hợp với ngành Lưu trữ học.

- Bảo đảm chất lượng đội ngũ giảng viên và nhân viên hỗ trợ ngành Lưu trữ học dựa vào năng lực.

Chất lượng GV đòi hỏi phải đáp ứng đầy đủ quy định về phẩm chất đạo đức, trình độ bằng cấp, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực đảm nhận giảng dạy trong CTĐT ngành Lưu trữ học cũng như kiến thức, kĩ năng và kinh nghiệm sư phạm để đảm bảo truyền tải và giao tiếp hiệu quả tới SV trong từng bối cảnh cụ thể. Hơn nữa, chất lượng đào tạo SV ngành Lưu trữ học phụ thuộc vào tương tác giữa GV, NV hỗ trợ và SV, đội ngũ GV chỉ có thể thực tiện tốt nhiệm vụ giảng dạy của mình khi chất lượng của nhân viên (NV) hỗ trợ tốt. Đội ngũ NV hỗ trợ là đội ngũ làm việc tại các phòng chức năng, thư viện, máy tính, nơi thực hành và thực tập, các dịch vụ hỗ trợ SV... Vì vậy, để BĐCL đội ngũ GV và NV hỗ trợ, đòi hỏi Học viện/Khoa cần tổ chức xây dựng được khung năng lực mà GV và từng loại NV hỗ trợ cần có để đáp ứng vị trí việc làm phù hợp với bối cảnh cụ thể của Học viện/Khoa; và dựa vào đó để chỉ đạo, tổ chức đánh giá, tuyển dụng, phân công và sử dụng đúng người, đúng việc cũng như tạo động lực, thăng tiến cho đội ngũ này để thực hiện thành công CTĐT ngành Lưu trữ học.

Đội ngũ GV và NV hỗ trợ cần được trao cơ hội để phát triển nghề nghiệp nhằm nâng cao năng lực (kiến thức, kĩ năng và thái độ) giảng dạy/đào tạo, làm việc, đặc biệt là các kĩ năng tự học. Đồng thời, phải có cơ chế để luân chuyển và điều chuyển GV và NV cho phù hợp... Để phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ GV và NV hỗ trợ, Học viện cần phải: Tổ chức đánh giá và xác định được một cách có hệ thống về nhu cầu đào tạo/bồi dưỡng dựa vào năng lực và dựa vào đó để tổ chức phát triển, bồi dưỡng theo từng vị trí công việc; Lập và thực hiện tốt kế hoạch đào tạo/bồi dưỡng phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ GV và NV hỗ trợ phù hợp với nhu cầu để đạt tới sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu phát triển của CTĐT.

- Bảo đảm chất lượng cơ sở vật chất và phương tiện dạy học ngành Lưu trữ học.

Cơ sở vật chất, phương tiện dạy học và các nguồn lực vật chất liên quan phục vụ cho CTĐT ngành Lưu trữ học phải phù hợp với nội dung, kiến thức, kỹ năng, phương pháp dạy học, kiểm tra đánh giá được quy định trong CTĐT. Để BĐCL cơ sở vật chất và phương tiện dạy học phục vụ cho đào tạo ngành Lưu trữ học đòi hỏi Học viện/Khoa phải:

- Có đầy đủ phương tiện/thiết bị dạy học/thực tập hiện đại, sẵn có và phân bổ sử dụng hiệu quả để giảng dạy hay thực hành.

- Thư viện phải cập nhật giáo trình, sách, tạp chí, tài liệu thông tin trên Internet và mạng nội bộ, CD-ROM,...

- Các hệ thống công nghệ thông tin được thiết lập và cập nhật với hạ tầng hiện đại; Phòng máy tính đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các bên liên quan đến giảng dạy, học tập, nghiên cứu…

2.3.3. Bảo đảm chất lượng quá trình đào tạo

- Bảo đảm chất lượng giảng dạy của GV.

Liên quan đến các tiêu chí: lập kế hoạch và tổ chức học tập tích cực, giảng dạy dễ hiểu và đảm bảo tính nhất quán của CTĐT (Nguyễn Tiến Hùng, 2008):

- Lập kế hoạch giảng dạy và tổ chức học tập tích cực: khi lập kế hoạch cũng như khi tổ chức giảng dạy/học tập, GV cần xác định rõ nội dung, phương pháp và hình thức dạy học phù hợp với đối tượng, thời gian, đặc điểm của SV..., để tạo điều kiện thuận lợi cho SV xác định rõ được mục tiêu học tập. Sử dụng cách tiếp cận lấy SV làm trung tâm khi lập kế hoạch và tổ chức giảng dạy để phát huy tính cực của SV và GV chỉ nên đóng vai trò người định hướng, hướng dẫn để SV tự khám phá kiến thức và vận dụng vào thực tiễn.

- Giảng dạy dễ hiểu: GV phải giúp SV hiểu sâu sắc nội dung giảng dạy, đòi hỏi GV cần phải biết cách tổ chức thảo luận, giúp SV tự đặt câu hỏi và hướng dẫn họ tự trả lời, chứ không chỉ thuyết trình và để SV tự khám phá. Bên cạnh đó, GV còn là người cố vấn học tập thực hiện nhiệm vụ động viên, khuyến khích, hỗ trợ, tư vấn cho SV trong và ngoài giờ lên lớp để hướng dẫn, trao đổi, giải đáp những thắc mắc, củng cố nội dung giúp SV nhận thức đầy đủ nội dung kiến thức… Các hoạt động này cần thường xuyên được đánh giá và điều chỉnh phù hợp với đối tượng SV và đặc trưng của từng CTĐT.

- Đảm bảo tính nhất quán của CTĐT: đòi hỏi bản thân GV cần thực hiện nghiêm túc các quy định liên quan đến thực hiện CTĐT; đồng thời, các đơn vị chức năng của Học viện (Ban Quản lý đào tạo, Ban Tổ chức cán bộ, Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng...), Khoa, Bộ môn cần có kế hoạch và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện giảng dạy của GV thông qua tổ chức hoạt động dự giờ, lấy ý kiến từ SV..., để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.

- Bảo đảm chất lượng học tập của sinh viên.

- Nội dung BĐCL học tập thường gồm: bảo đảm SV thực hiện đầy đủ, chính xác quy chế học tập và rèn luyện; đổi mới phương pháp học tập, tự kiểm tra, tự đánh giá phù hợp; thực hiện yêu cầu học tập mà GV yêu cầu...

- Thực tế, SV cần chủ động tổ chức, xây dựng, thực hiện, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hoạt động học tập của chính mình, dưới sự định hướng, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đánh giá từ phía GV. Để quản lí học tập hiệu quả, Học viện/Khoa cần xây dựng hệ thống và sử dụng phần mềm quản lí chuyên dụng để GV, cố vấn học tập có thể thường xuyên cập nhật được thông tin về kết quả học tập của SV từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là phản ánh của GV trực tiếp giảng dạy các học phần.

- Đánh giá tiến trình học tập của sinh viên và phản hồi thông tin để cải tiến.

Đánh giá SV là một trong các thành tố quan trọng nhất của hệ thống BĐCL của CTĐT ngành Lưu trữ học và cần đảm bảo bao gồm cả đánh giá trong và đánh giá ngoài:

- Đánh giá trong thường bao gồm đánh giá khi nhập học, thường qua kì thi tuyển sinh/xét tuyển; kiểm tra, đánh giá quá trình học tập và đánh giá kết quả tốt nghiệp của SV, để cung cấp thông tin cho hệ thống kiểm soát chất lượng đào tạo theo quá trình và dựa vào kết quả này có thể cải tiến liên tục và ngăn chặn sai sót trước khi nó xảy ra trong hệ thống BĐCL CTĐT ngành Lưu trữ học.

- Đánh giá ngoài là nguồn thông tin quan trọng để cải tiến hệ thống BĐCL CTĐT ngành Lưu trữ học và thường được thực hiện thông qua đánh giá theo dấu vết người tốt nghiệp, để xác định được khả năng tìm kiếm việc làm và mức độ năng lực thích ứng với vị trí việc làm của người tốt nghiệp.

- Vì vậy, đánh giá tiến trình học tập, tốt nghiệp và thích ứng việc làm của SV cần dựa vào CĐR của ngành Lưu trữ học để xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể ngay từ khi thiết kế CTĐT và công khai để GV và SV có thể tự đánh giá bản thân; và cần được thực hiện nhất quán, liên tục, nghiêm túc và quản lí xuyên suốt, nhằm tạo cơ hội cho SV chứng minh đầy đủ kết quả của mình. Kết quả kiểm tra, đánh giá phải đảm bảo tính công khai, công bằng và dễ tiếp cận với các bên liên quan, đặc biệt là SV...

- Bảo đảm chất lượng các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ SV.

Học viện/Khoa và các Ban/Trung tâm chức năng cần kiểm soát và hỗ trợ học tập của SV như thế nào để đạt tới CĐR đóng vai trò quan trọng trong BĐCL CTĐT ngành Lưu trữ học. Để kiểm soát và hỗ trợ học tập của SV có hiệu quả và chất lượng, đòi hỏi Học viện phải:

- Kiểm soát chặt chẽ tiến trình học tập và kết quả học tập của SV, thông qua ghi chép và lưu trữ tốt, đi đôi với phản hồi thông tin chính xác và kịp thời cho SV để phát huy và cải tiến khi cần thiết.

- Theo dõi và đánh giá kết quả tìm kiếm việc làm của SV tốt nghiệp và mức độ đáp ứng của họ so với yêu cầu vị trí việc làm, làm cơ sở cho việc điều chỉnh, bổ sung CĐR, CTĐT ngành Lưu trữ học, các học phần...

- Thiết lập môi trường học tập tích cực hỗ trợ SV đạt tới học tập có chất lượng, đòi hỏi GV phải tạo ra không chỉ môi trường học thuật, vật chất và tài liệu mà còn cả môi trường xã hội hay tâm lí để hỗ trợ học tập của SV cũng như các hoạt động lôi kéo SV vào môi trường học tập tương tác...

- Phát triển các quan hệ.

Quan hệ tốt giữa SV với nhau đóng vai trò quan trọng để học tập hợp tác tốt hơn, nên đòi hỏi phải tổ chức các hoạt động giảng dạy để phát triển được năng lực giao tiếp và năng lực quan hệ giữa cá nhân với nhau cho SV, làm cơ sở nền tảng cho học tập theo nhóm… (Yan và Kember, 2003).

Quan hệ giữa GV và SV là nhân tố trung gian hỗ trợ cho cả giảng dạy, học tập và mặc dù không trực tiếp ảnh hưởng tới phát triển các năng lực cho SV nhưng cũng đóng vai trò quan trọng vì nó tác động gián tiếp tới giảng dạy và học tập. Cần phát triển quan hệ gần gũi này để tạo điều kiện thuận lợi cho GV yêu cầu SV tham dự tích cực vào thảo luận và giúp gắn kết SV với nhau trong nhóm, dẫn tới các quan hệ tích cực giữa SV với nhau.

Quan hệ giữa Học viện với bên SDLĐ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các năng lực nghề nghiệp/chuyên môn cho SV. Thông qua các hoạt động phối hợp tổ chức các hội thảo, tập huấn, seminar tạo cơ hội để bên SDLĐ chia sẻ và tham dự vào phát triển CTĐT, cải tiến phương pháp giảng dạy; trao đổi thông tin với bên SDLĐ giúp Học viện, Khoa điều chỉnh mục tiêu, nội dung CTĐT...

2.3.4. Bảo đảm chất lượng đầu ra

BĐCL đầu ra CTĐT ngành Lưu trữ học thực chất là thiết lập Hệ thống kiểm soát, đánh giá chất lượng và phản hồi thông tin từ các bên liên quan về chất lượng đào tạo của CTĐT ngành Lưu trữ học, cụ thể:

- Hệ thống và công cụ kiểm soát, đánh giá chất lượng quá trình đào tạo.

Sau khi phân tích đầu vào, quá trình và đầu ra, Học viện/Khoa cần phải phân tích mức độ thỏa mãn của tất cả các bên liên quan, đặc biệt là bên SDLĐ, thông qua trả lời các câu hỏi: Họ đánh giá về hoạt động đào tạo và chất lượng đào tạo ngành Lưu trữ học của Học viện/Khoa như thế nào? Làm thế nào để thu thập được ý kiến của họ?... Vì vậy, cần thiết lập và vận hành hệ thống thu thập và đo, đánh giá mức độ hài lòng của các bên liên quan và tiếp theo cần phân tích kĩ lưỡng các thông tin thu thập được và kết quả đo, đánh giá để phát huy thế mạnh nhằm cải tiến, khắc phục các hạn chế của quá trình đào tạo và hệ thống BĐCL CTĐT ngành Lưu trữ học.

- Phản hồi thông tin từ các bên liên quan.

Đạt được chất lượng là đạt được các mục tiêu và một trong các mục tiêu quan trọng nhất nhằm đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan, đặc biệt là bên SDLĐ. Vì vậy, đòi hỏi cần phải xây dựng được hệ thống phản hồi thông tin từ các kết quả đánh giá thường xuyên và định kì CTĐT ngành Lưu trữ học, học phần và kết quả học tập với sự tham dự của tất cả các bên liên quan như lãnh đạo quản lí, GV, NV, SV, bên SDLĐ, SV đã tốt nghiệp... Các kết quả phản hồi thông tin từ các bên liên quan trên được sử dụng để cải tiến liên tục chất lượng CTĐT ngành Lưu trữ học, cũng như ngăn ngừa các sai sót trước khi xảy ra, vì vậy, cần lưu ý là cấu trúc thông tin phản hồi cần phù hợp với: đặc trưng của thị trường lao động, bên SDLĐ...; đặc điểm của GV, NV hỗ trợ...; đặc trưng của SV và SV đã tốt nghiệp; đặc trưng của các cấp quản lí...

2.3.5. Tự đánh giá và phản hồi thông tin để cải tiến liên tục

Thực tế, việc đánh giá chất lượng CTĐT ngành Lưu trữ học có thể được thực hiện bởi các cơ quan bên ngoài hay thông qua hệ thống BĐCL bên trong của CTĐT (Mayer và cộng sự, 2000), với BĐCL bên trong nhằm đảm bảo Học viện/Khoa có khả năng để chứng minh cấp độ chất lượng đào tạo của mình theo hệ thống chỉ số về chất lượng được xác định từ trước và được thực hiện bởi một hội đồng với sự tham gia của các thành viên của Học viện, cơ quan quản lí, cơ quan chuyên trách về khảo thí và kiểm định chất lượng và đại diện của các CSGD liên quan. Cho dù là BĐCL bên trong hay bên ngoài thì hệ thống BĐCL CTĐT ngành Lưu trữ học thường bao gồm một số các hoạt động, bắt đầu từ tự đánh giá và kết thúc với việc sử dụng các kết quả đánh giá để phản hồi thông tin và cải tiến liên tục nhằm ngăn chặn các sai sót trước khi xảy ra trong quá trình đào tạo.

      Chu trình cải tiến chất lượng liên tục phổ biến hiện nay là “FOCUS-PDCA”.

Hình: Chu trình cải tiến chất lượng liên tục FOCUS-PDCA

giáo dục đại học

Nguồn: Nguyễn Tiến Hùng, 2014

Trước hết là FOCUS bao gồm: (1) Tìm vấn đề/quá trình để cải tiến (Find a process to improve); (2) Tổ chức đội/nhóm cải tiến vấn đề/quá trình (Organize to improve a process); (3) Làm rõ kiến thức về vấn đề/quá trình cần cải tiến (Clarify what is known); (4) Hiểu nguyên nhân của vấn đề/quá trình cần cải tiến (Understand variation); và (5) Lựa chọn cách cải tiến vấn đề/quá trình (Select a process improvement). Tiếp đến PDCA: (1) Kế hoạch (Plan); (2) Thực hiện kế hoạch (Do); (3) Kiểm tra (Check); (4) Thực hiện điều chỉnh, khắc phục và phòng ngừa (Act).

Thực tế, chất lượng không có “điểm dừng” nên phải liên tục được cải tiến theo chu trình FOCUS-PDCA. Chu trình này là hệ thống quản lí dễ dàng thông qua giao tiếp với các đội/nhóm làm việc và giúp duy trì được công tác tổ chức và theo “dấu vết” chất lượng thực hiện cho đến kết quả cuối cùng. Hệ thống/chu trình FOCUS-PDCA được chứng minh rất thành công cho cách tiếp cận đội/nhóm cải tiến chất lượng liên tục.

3. Kết luận

Với quan điểm các hoạt động đều hướng đến mục tiêu không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng, việc hình thành và phát triển hệ thống BĐCL bên trong CTĐT ngành Lưu trữ học sẽ là nền tảng cho công tác BĐCL của Học viện. Đây sẽ là nơi cung cấp thông tin phản hồi liên tục giúp cho việc đề xuất và ra quyết định lựa chọn giải pháp cải tiến liên tục chất lượng đào tạo, phù hợp với triết lí văn hóa chất lượng là lôi cuốn tất cả các bên liên quan tham gia vào cải tiến liên tục chất lượng đào tạo. Khi hệ thống BĐCL bên trong các CTĐT được vận hành một cách hiệu quả thì Học viện sẽ đạt được đạt được sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu không những của CTĐT ngành Lưu trữ học mà còn của CSGD; đáp ứng các tiêu chuẩn của các tổ chức kiểm định chất lượng bên ngoài, giúp Học viện tiến nhanh trong tiến trình hội nhập quốc tế.

 

Tài liệu tham khảo:

  1. Đại học Quốc gia Hà Nội (2009). Sổ tay thực hiện các hướng dẫn đảm bảo chất lượng trong mạng lưới các trường đại học Đông Nam Á (bản dịch). NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
  2. Nguyễn Tiến Hùng (2014). Quản lí chất lượng trong giáo dục. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
  3. Nguyễn Thị Khánh Trinh (2020). Đảm bảo chất lượng chương trình đào tạo ngành Kinh tế tại Trường Đại học Ngoại thương. Luận án Tiến sĩ Khoa học Giáo dục, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam.
  4. Nguyễn Trung Thành (2019). Văn hóa chất lượng trong giáo dục đại học. Tạp chí Quản lí giáo dục, 4, 74-81.
  5. Trần Anh Vũ (2015). Đảm bảo chất lượng bên trong các trường đại học Việt Nam nhìn từ các nghiên cứu trong và ngoài nước. Tạp chí Giáo dục, 351, 28-30.AUN Secretariat (2011). Guide to AUN Actual Quality Assessment At Programme Level. Version No. 2.0.
  6. Boele E. B. (2007). Handbook internal quality assurance in higher education. Available at: https://www.anvur.it/wp-content/uploads/2015/04/ AEC%20Internal%20Quality%20Assu~.pdf.
  7. Martin M., & Stella A. (2007). External quality assurance in higher education: making choices. Paris: United Nations.
  8. Mayer D., Mullens J. E., Moore M. T., & Ralph J. (2000). Monitoring school quality: An Indicators Report, National Centre for Education Statistics. U.S. Department of Education.
  9. The Inter-University Council for East Africa/DAAD (2010). A Road map to Quality. Hand book for Quality Assurance in Higher Education, Volume 4, Implementation of a Quality Assurance System.

11. Vroeijenstijn A. I. (1995). Improvement and Accountability: Navigating between Scylla and Charybdis. Jessica Kingsley.

12. Woodhouse D. (1998). Audit Manual: Handbook for institutions and members of audit panels, 3rd edn. New Zealand Universities Academic Audit Unit, Wellington.

13. Yan L., & Kember D. (2003). The influence of the curriculum and learning environment on the learning approaches of groups of students outside the classroom. Learning Environments Research, 6, 285-307.

 

Developing a quality assurance system for the undergraduate archival studies program at the National Academy of Public Administration

Tran Viet Ha

Nguyen Thi Hong

National Academy of Public Administration

Abstract:

This study proposes the development of a comprehensive quality assurance system for the undergraduate training program at the National Academy of Public Administration (NAPA). The system is designed in alignment with the NAPA’s mission, core values, strategic goals, and stakeholder needs. It focuses on three key areas: ensuring input quality, maintaining the quality of the training process, and guaranteeing output quality. Additionally, the system incorporates self-assessment and feedback mechanisms to drive continuous improvement. By fostering a culture of ongoing evaluation and engagement, the proposed system aims to facilitate decision-making and implement solutions that enhance training quality, in line with the NAPA's commitment to a robust quality culture and continuous development.

Keywords: quality assurance, training program, university degree, training quality, National Academy of Public Administration.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 24 tháng 11 năm 2024]